Imagine la casa de sus sueños. Ahora imagínatela sin tejado, con paredes torcidas que difieren todas en tamaño, con ventanas donde debería estar el techo. Quiere salir, pero por mucho que intente encontrar una salida, no puede. Esto no es sólo cosa de pesadillas; es lo que parece un entorno SharePoint que carece de una arquitectura de la información adecuada.
Plan para boletines internos en SharePoint
1. Por qué debería enviar boletines informativos a sus empleados
2. Cómo redactar un boletín interno que sus empleados querrán leer
3. 10 ideas de temas que le ayudarán a poner en marcha su campaña de boletines internos
4. Por qué sus comunicaciones internas deben tratar también de la seguridad
5. Cómo utilizar la información de su campaña de boletines internos para mejorar los resultados
6. Cómo convertir SharePoint en la plataforma de compromiso definitiva
7. Cómo la arquitectura de la información le ayudará a automatizar la entrega de contenidos
8. Plantillas de correo electrónico responsive, ¿por qué las usamos?
9. Métricas de los boletines, clics en enlaces y aperturas, cómo funcionan
Al igual que en el post anterior, voy a desviarme un poco del tema. En este nuevo post, voy a abordar cómo la arquitectura de la información y la entrega automatizada de contenidos pueden ayudarle a construir una mejor intranet de SharePoint. Por supuesto, esto también le ayudará a enviar mejores boletines internos.
Empecemos por lo sencillo. Para crear y mantener una intranet que atraiga a los usuarios y les ahorre tiempo, necesitará una arquitectura de la información adecuada. (IA). Una AI bien pensada no sólo le ayudará a aumentar la producción global, sino que también le proporcionará un sistema en el que la entrega automatizada de contenidos funcione al máximo.
Antes de entrar en cómo se puede utilizar SharePoint Arquitectura de la Información para automatizar la entrega de contenido, quiero hablar brevemente acerca de lo que es IA, y por qué es esencial que usted lo utiliza correctamente.
¿Qué es la arquitectura de la información?
Arquitectura de la Información - a menudo llamado simplemente IA - es el término utilizado para describir cómo el contenido está ordenado, dado estructura, y se muestra en un sitio web de SharePoint o intranet. En términos más precisos, se refiere a cómo y dónde se disponen el contenido y los documentos en un sistema de intranet. Si su intranet de SharePoint fuera un edificio, su arquitectura de la información sería su plano.
¿Por qué es importante?
Siguiendo con la metáfora anterior, ¿construirías una casa sin un plano? Espero que no. Así que, antes de empezar a construir, debe saber cómo quiere que sea el resultado final y cómo quiere que funcione. Esto no es algo que se haga después de que la gente empiece a trabajar con la intranet (en teoría se podría, pero es mucho más trabajo). Para saber cómo iniciar y acelerar este proceso de cambio, consulte nuestro Plan de acción en 8 pasos en el post anterior de esta serie.
Para ilustrar la importancia de una buena AI, veamos qué aspecto tiene una intranet que funciona mal, es decir, que no ha implantado una buena AI, imaginando lo siguiente:
Acabas de empezar en este nuevo trabajo cuando tu jefe te llama con tu primera tarea. Quiere que crees un nuevo sitio para el proyecto y reúnas una lista de documentos, además de crear varios nuevos. Un juego de niños, piensas. Al fin y al cabo, ya lo has hecho muchas veces. Debería ser sencillo: crear un sitio, una biblioteca de documentos, algunas carpetas y ya está.
Mala suerte, descubres que no existe ninguna estructura común para la intranet en la que te estás perdiendo. Todos los sitios a los que tiene acceso tienen un aspecto y una estructura completamente diferentes. Aparte de eso, todas tus búsquedas resultan vanas. Es imposible que sepas cómo construir un sitio de proyecto adecuado en este páramo.
¿Cuáles son las mejores prácticas de arquitectura de la información?
Para evitar Kafkiano situaciones como la anterior, debe implementar una Arquitectura de la Información clara y bien planificada para su intranet de SharePoint.
Empecemos por lo que los autores del libro Arquitectura de la información para la World Wide Web, Peter Morville y Louis Rosenfeld. Este impresionante libro se conoce a menudo como la biblia de la arquitectura de la información.
Morville y Rosenfeld afirman que hay tres puntos principales que deben tenerse en cuenta a la hora de definir un AI. Estos son: una comprensión de la empresa/contexto, El contenido, y usuarios.
Empresa/Contexto
Para que su intranet funcione lo mejor posible, tendrá que comprender los objetivos generales de su empresa. Tenga en cuenta que ni el tiempo ni la actividad empresarial se detendrán cuando esté ocupado creando su arquitectura de la información. En particular, tenga siempre en cuenta el tiempo que está empleando y el presupuesto de que dispone para sus tareas.
Contenido
Es imprescindible que sepa qué contenido se almacenará en su SharePoint. Para tenerlo claro, debe averiguar dónde se almacena ahora toda la información, quién tiene acceso a qué (y lo que es más importante: quién necesita acceso a qué). Deberías comprobar los casos de uso, el ciclo de vida de la información, las políticas de retención, los flujos de trabajo de aprobación, las categorías, etc. Una buena forma de hacerlo es hacer un inventario de contenidos. Porque, si entiendes tu contenido, podrás implementar una estructura que permita las mejores búsquedas.
Usuarios
Puede que este aspecto no sea inmediatamente visible al principio de la arquitectura de la información. Sin embargo, es necesario tenerlo en cuenta para que las cosas funcionen lo mejor posible. Hágase las siguientes preguntas: ¿De qué manera utilizan los usuarios de su SharePoint la intranet, cuáles son sus tareas y cuáles son sus expectativas?
Arquitectura de la información
Debería ver SharePoint como una caja de Lego. Puede construir cualquier cosa imaginable con esos bloques a su disposición, y puede sentirse orgulloso cuando vea el resultado final de sus incesantes esfuerzos. Ahora, ¿cuáles son los bloques de construcción que utiliza en SharePoint para crear una IA sólida?
Colecciones de sitios
Contenedores ordenados lógicamente en los que se almacena una colección de subsitios.
Sitios (y subsitios)
Estos son el corazón de su SharePoint y son muy visibles para los usuarios. En otras palabras, los sitios son los contenedores en los que se almacenan las bibliotecas y listas. Recuerde: los sitios son los principales puntos de navegación para los usuarios.
Bibliotecas
Los encontrará en sus sitios. Encontrará sus archivos en sus bibliotecas. Específicamente, en sus bibliotecas encontrará: Páginas del sitio, Imágenes, Vídeos y Documentos.
Listas
Son muy similares a las bibliotecas. La principal diferencia es que en lugar de almacenar archivos almacenan ítems. Un elemento, a su vez, podría definirse como información estructurada que forma parte de una tabla o base de datos.
Carpetas
Los encontrarás en bibliotecas y listas. No son diferentes de las carpetas de tu ordenador.
Tipos de contenido
Se trata de una definición que se crea cuando se sube un nuevo tipo de elemento a la intranet. Puede utilizar un tipo de contenido para definir cómo se tratará un determinado tipo de elemento en el futuro. En todas las empresas hay distintos tipos de documentos (contratos, propuestas, manuales de usuario, documentos de investigación, informes, etc.) y cada uno de ellos tiene características diferentes que son importantes para el uso y la facilidad de búsqueda. Para estructurar mejor la información, recomiendo utilizar tipos de contenido. Más información cómo planificar la estructura, jerarquía y metadatos del tipo de contenido y por qué es importante.
Metadatos
Son las propiedades que se aplican a los elementos dentro de las bibliotecas o listas directamente desde los tipos de contenido. Son esenciales para el buen funcionamiento de la AI.
Metadatos gestionados
Es la versión centralizada de los metadatos. Se utiliza para crear consultas de búsqueda, reglas y refinamientos. Los metadatos gestionados son especialmente útiles para las grandes organizaciones.
Una vez que se haya familiarizado con estos elementos básicos, podrá decidir de qué manera puede utilizarlos mejor para sus necesidades y las de su empresa. Es una buena práctica esbozar un plano físico de su AI para garantizar los mejores resultados finales.
¿Qué hacer con los bloques de construcción?
Ahora bien, antes de que empieces a construir esa AI perfecta, nueva y brillante, hay 4 mandamientos extremadamente útiles que deberías seguir.
1. No seguir la estructura de la organización
Piense fuera de su estructura organizativa, porque quiere fomentar la colaboración entre departamentos. Tenga en cuenta: funciones y procesos, clientes, tipos de contenido, etc.
2. Centrarse en los metadatos
Utilizar carpetas para crear una estructura dista mucho de ser lo ideal. Es mucho mejor construir una AI sobre sólidos principios de metadatos. Así que para cada elemento, debes saber cosas como: ¿De qué trata? ¿Qué región abarca? Además, ¿de qué producto se trata? ¿Y de qué año es? Sabiendo esto será muy fácil encontrar, filtrar y navegar.
3. Organización centralizada de los nombres
La correcta denominación de todas las novedades es esencial para su AI. No sólo para construirla, sino también para mantenerla. Escribimos una entrada en el blog sobre las mejores prácticas para la denominación automatizada de documentos antes, ¡echa un vistazo!
4. Haga que la búsqueda funcione al máximo
La búsqueda debe ser fácil y directa. Cuando un usuario busca determinados elementos, debe poder encontrarlos tecleando la información que necesita. Para agilizar y mejorar este proceso: utilice reglas de consulta; promueva un resultado; complemente una consulta con propiedades adicionales, así como con filtros KW. Asegúrese de personalizar el panel de refinamiento; haga que sólo se muestren las opciones de filtro más relevantes para obtener un aspecto limpio y fácil de gestionar. Utilice la parte web de búsqueda de contenido para agregar contenido de cualquier lugar basado en una consulta de búsqueda y darle el estilo que desee. Puede encontrar muchas guías útiles sobre la experiencia de búsqueda en el blog de Bella Engen.
Utilice la AI para automatizar la entrega de contenidos
Obviamente, tener una AI bien pensada tiene muchas ventajas. Aparte de que su intranet funcione más rápido y de que todos sus documentos estén almacenados en lugares lógicos, le permitirá iniciar fácilmente la automatización de la entrega de contenidos. La automatización de la entrega de contenidos significa que ya no tendrá que rellenar documentos como contratos, facturas o incluso boletines informativos por correo electrónico. Puede dejar que SharePoint reconozca estos diferentes elementos y que sepa qué hacer con cada uno de ellos.
Veamos ahora un ejemplo de cómo utilizar la entrega automática de contenidos.
Cuando su AI esté construida y lista para su uso, necesitará tener un sitio de publicación en el que se almacenen todas sus páginas de noticias. Estas noticias pueden ir desde cambios en la política de la empresa hasta cumpleaños o un día de oficina en el parque acuático.
Añada propiedades de metadatos adicionales para definir el departamento correspondiente, el idioma, el tipo de noticia, etc. Ahora podrá filtrar sus noticias en función de estos diferentes criterios. También le permitirá mostrar fácilmente noticias personalizadas en los diferentes sitios de equipos o proyectos, en su página de inicio (utilizando una parte web de búsqueda de contenido o de consulta de búsqueda que haga referencia al contenido del sitio de noticias principal) o incluso en sus boletines internos.
Ahora que tienes toda esa información en un solo lugar, puedes utilizar una aplicación de terceros (te recomendamos JungleMail, pero obviamente son bastante parciales) para recopilar los datos y crear un boletín personalizado. Aquí no se utiliza simplemente la combinación de correspondencia, sino que también se hace uso de una función que denominamos bloques dinámicos. Estos bloques dinámicos pueden mostrar prácticamente cualquier elemento que sea relevante para los usuarios de su intranet, simplemente recopilándolo automáticamente de la lista o biblioteca de SharePoint adecuada.
Conclusión
En conclusión, espero que este post haya dejado claro por qué es imperativo no pensar en la creación de su AI como algo que se resolverá por sí solo. Si quieres sacar el máximo partido a tu intranet, a las múltiples funciones de SharePoint y, sobre todo, ahorrar tiempo y esfuerzo: diseñar una AI robusta es el camino a seguir. Al fin y al cabo, le durará muchos años.
Siguiente entrega de nuestra serie Buenas prácticas para boletines internos:
Por qué debería utilizar plantillas de correo electrónico con capacidad de respuesta.
Lleve sus comunicaciones internas a un nuevo nivel
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