La razón principal por la que los usuarios de SharePoint no prestan mucha atención a los nombres de archivo de SharePoint se puede resumir en una sola palabra: Metadatos. Dado que SharePoint nos permite describir todas las propiedades de un documento en los metadatos de su columna separada, consideramos que el propio nombre del archivo carece prácticamente de importancia.
Pero eso no es cierto.
En la mayoría de los casos, el nombre de archivo sigue siendo el principal identificador del documento en la biblioteca de SharePoint. Además, permite ordenar correctamente los elementos, ayuda a simplificar el proceso diario de gestión y hace más agradable la experiencia del usuario final.
Además, una vez que un documento está fuera de su entorno de SharePoint, como cuando los envía y recibe de clientes externos por correo electrónico, toda la información de metadatos se vuelve más difícil de acceder o se pierde por completo. Lo único que queda es el nombre del documento.
En este nuevo puesto de nuestro Serie de mejores prácticas de gestión de documentos de SharePoint, Voy a discutir algunas reglas, así como ideas sobre cómo nombrar los documentos para reforzar su sistema de automatización de documentos de SharePoint. ¡Quédate por aquí!
Planificar la gestión de documentos de SharePoint
1. Analizar los documentos existentes. Determinar tipos de documentos, propiedades;
2. Crear una estructura de tipos de contenido flexible y fácilmente ampliable;
3. Elija dónde y cómo almacenar los documentos en SharePoint;
4. Crear campos, sitios, bibliotecas y listas. 5. Añadir tipos de contenido;
5. Plan de permisos;
6. Definir y automatizar la asignación de nombres a los documentos de SharePoint;
7. Unificar la ubicación de las plantillas de documentos;
8. Distribuir el contenido en archivos más pequeños;
9. Automatización de documentos SharePoint;
10. Optimizar vistas y bibliotecas;
Paso 6. Defina y automatice la asignación de nombres a los documentos de SharePoint.
Comprender la necesidad de una política de nombres es sencillo: Sin una, cuando se enfrente a la tarea de poner nombre a un nuevo archivo, cada empleado lo hará según lo que ELLOS crean que es mejor, lo que significa que los archivos se nombrarán de múltiples formas distintas. Esta ruptura de la unidad no sólo genera confusión, sino también imprevisibilidad. niveles de riesgo a la empresa.
Ciertamente, una política de nomenclatura de documentos de SharePoint bien pensada puede ayudar a optimizar la búsqueda en SharePoint, mejorar la experiencia del usuario, organizar y filtrar archivos y mantener un rendimiento saludable del entorno.
Por eso se me ocurrieron 5 reglas globales para la nomenclatura de documentos de SharePoint. Eche un vistazo:
Regla #01: elija datos de nombre de archivo únicos
El primer paso en la asignación de nombres de SharePoint es definir qué datos se van a incluir en la estructura del nombre del archivo. Dado que estamos hablando de SharePoint, significa seleccionar qué metadatos son más importantes para ser resaltados por encima de los demás. Entonces, ¿qué hace que la información sea más importante en este escenario? Tenemos que tener en cuenta dos puntos:
Punto #1: La información importante debe hacer que los nombres de archivo de los documentos estén relacionados, pero también que sean ÚNICOS entre sí;
Por ejemplo: si tienes un gran número de documentos de ventas o proyectos en una biblioteca, como facturas, presupuestos, control de calidad, etc. Considere la posibilidad de incluir en el nombre del archivo una breve descripción o abreviatura del “tipo” de documento, como INV (facturas), QN (presupuestos) o QA (control de calidad), seguida del nombre del cliente y el número de identificación del documento. De este modo, todos los documentos se pueden relacionar, pero cada uno es único.
Incorrecto
- Contoso-Factura1.pdf
- Quality-Assurance-Document-Contoso-5.pdf
- Contoso_ClientQuotation.pdf
Correcto
- INV-Contoso-01.pdf
- QA-Contoso-05.pdf
- QN-Contoso-01.pdf
Punto #2: La información importante debe optimizar los procesos diarios relacionados con los documentos (por ejemplo, clasificación, filtrado y búsqueda).
En la mayoría de los casos, recomendamos incluir en la estructura de nombres algunas secuencias de documentos únicas, como el número de documento o el ID de cliente. Esto puede ayudarle a organizar los archivos de forma más estructurada y a encontrarlos más rápidamente cuando sea necesario.
Incorrecto
- Presupuesto-2015-NuevoDocumento.pdf
- ProyectoContoso-Propuesta de patrocinio-V1Borrador.pdf
- Contoso_Group_Germany_Office-Quotation.pdf
Correcto
• QN-15-0001.pdf
[Tipo + año + ID del documento]
• P023-SP-V01_1.pdf
[ID del proyecto + tipo + versión preliminar]
• CL204320-QN.pdf
[ID de cliente + tipo]
Ambos puntos pueden variar mucho en función del escenario de que se trate. Sólo probando encontrarás una solución óptima para cada caso. Céntrate en la cantidad de información utilizada: los elementos suficientes para identificar el documento rápidamente y permitir que las búsquedas sean precisas y específicas, pero no demasiados que comprometan el tiempo de recuperación con datos innecesarios.
Incorrecto
• Factura-Contoso.pdf
Información insuficiente
• Presupuesto-Cliente_Contoso-2015-n2-Version2.pdf
Contiene información innecesaria
Correcto
• INV-Contoso-0125.pdf
• QN-Contoso-15-002-V02.pdf
Regla #02: hazlo corto
Como he mencionado antes, el nombre del archivo debe ser lo más corto posible sin perder su potencial para ser identificado y buscado. Además, los nombres de archivo más largos tardan más tiempo en leerse y recordarse. Dado que SharePoint incluye los nombres de archivo en sus URL, un nombre de archivo largo generará una ruta de archivo de SharePoint larga, lo que complica la compartición por correo electrónico. Además, el exceso de datos puede ralentizar el rendimiento del entorno.
Hay muchas formas de reducir el tamaño de un nombre de archivo: Empiece por sustituir las palabras repetitivas por prefijos o abreviaturas (por ejemplo, DRG para dibujos) y establezca una convención de versiones (por ejemplo, v. 01, 02 representa las versiones principales de los documentos, y v.01_01, 02_01 representa los borradores de cada una de las versiones principales, respectivamente).
Incorrecto
• ProyectoContoso-Dibujos4-VersionFinal.pdf
- Universidad de Alemania - Pago-2014-Borrador1.pdf
Correcto
- P025-DRG-004-V01.pdf
[ID del proyecto + Tipo + ID del documento + Versión final].
• UniGER-PAY-V01_01.pdf
[Cliente + Tipo + Versión preliminar]
Evita utilizar espacios en los nombres de los archivos. SharePoint no puede incluirlos en las URL, por lo que sustituye cada uno de ellos por un “” y hace que la ruta del archivo resulte difícil de leer. Por lo tanto, utiliza el guión (-) para delimitar cada elemento distinto y el guión bajo (_) para separar varias palabras dentro del mismo elemento. También es una opción poner en mayúscula la primera letra de cada palabra.
Incorrecto
- Contoso grupo factura 1.pdf
URL= …\Contosogroupinvoice1.pdf
- JungleMail SharePoint 2013 Versión de prueba V.3.pdf
URL= …\JungleMailSharePoint2013TrialVersionV.3.pdf
Correcto
- ContosoGrp-INV-01.pdf
URL= ...\ContosoGrp-INV-01.pdf
- JungleMail_SP13-Prueba-V03.pdf
URL= ...\JungleMail_SP13-Trial-V03.pdf
Norma #03: definir el orden de los datos
El orden de los elementos presentes en el nombre del archivo puede ser un punto crítico para el éxito de un sistema de gestión de documentos. No sólo interferirá en la forma de almacenar y visualizar los documentos, sino también en la forma de buscarlos. Sin embargo, aquí hay que tener en cuenta dos puntos:
Punto #1: Los elementos del nombre de fichero deben ordenarse según su nivel de detalle: de lo general a lo más específico. Es más lógico.
Punto #2: Los elementos del nombre de fichero con el mismo nivel de detalle deben ordenarse según su importancia en el proceso de recuperación. Además, el elemento más “buscado por” debe ir primero.
Incorrecto
- Version2-Propuesta de patrocinio-Contoso.pdf
- 3Trimestre-2015-Contrato_de_asociación-EnovaPoint.pdf
Correcto
• SP-Contoso-V02.pdf
[El tipo es más general / La versión es más específica].
• EnovaPoint-PCT-Q3-15.pdf
[El cliente es más importante para la búsqueda]
Una vez más, el proceso debe variar en función del perfil de los documentos de que se trate y del objetivo de sus contenedores. Es necesario considerar cada biblioteca/lista de SharePoint, o cada carpeta, por separado para que la búsqueda y la clasificación de los documentos puedan rendir al máximo.
Pero he aquí algunas ideas que pueden ayudar. En primer lugar: nunca utilices números de menos de 2 cifras. Esto es muy importante para mantener el orden numérico de los ficheros cuando se ordenan por nombre. Sin duda, incluya siempre un cero delante del número 0-9. Parece obvio, lo sé, pero en algún momento se te pasará por alto.
Lo mismo para las fechas: siempre se presentan en un número de 8 dígitos y al revés, es decir, siguiendo este patrón “AAAAMMDD” (Año, Mes, Fecha) para garantizar una correcta presentación en orden cronológico. Si incluye el número de identificación del documento en el nombre del archivo, debe tener siempre en cuenta la rotación de documentos de su empresa. Por ejemplo, si está en el rango de 100 mil, un sufijo de 3 dígitos no será suficiente. En este caso, comience con el número “000001” y siga a partir de ahí.
Incorrecto
- QualityAssurance-Contoso-07-04-2015WorkOrder.pdf
- Fev_10_2015-MarketingMeeting.pdf
- JungleDocs_Trial-John_Smith-n120.pdf
Correcto
• QA-WO-Contoso-20150407.pdf
[Tipo + Tipo2 + Cliente + Fecha]
• 20150210-Mktg-MTG.pdf
[Fecha + Departamento + Tipo]
- SmithJohn-JD_Trial_00120.pdf
[Nombre + Producto + Versión]
Norma #04: plan de uso externo
Está bastante claro que todas estas políticas de nomenclatura están pensadas para soportar los metadatos ya presentes en el documento de SharePoint. Por eso no todos los datos deben insertarse necesariamente en el nombre.
Pero, ¿qué ocurre cuando los archivos tienen que salir del entorno de SharePoint? De hecho, ya no podemos contar con que todos los metadatos y la estructura de carpetas de SharePoint sean visibles o de fácil acceso. Un archivo puede perder su contexto y se puede perder en la estructura de documentos.
Por esta razón, es importante planificar los nombres de archivo de forma diferente para los documentos destinados a ser compartidos por correo electrónico o dispositivos portátiles. Las reglas “Hacerlo corto” y “Definir el orden de los datos” pueden aplicarse de la misma manera. Lo que cambia es la selección de los datos, que deben incluir más información.
Sin embargo, una buena forma de hacerlo es disolviendo un estructura jerárquica de carpetas e integrando los datos en el nombre de archivo del documento. No sólo ayudará a la gestión de documentos en general a tener menos niveles de carpetas, sino que hace que la búsqueda y la identificación sean más precisas.
Incorrecto
- .../JungleDocs/Documentación/Report/ExportSPLists.pdf
- .../DocumentosComerciales/Presupuestos/Clientes/Contoso/151002.pdf
- .../EnovaPoint/Site/Blog/Articles/DocManagPart02.pdf
Correcto
- .../JungleDocs/JD_DOC-Report-ExpSPLists.pdf
• …/Sales/QN-Contoso-20151002.pdf
- .../EnovaPoint/Blog-ART-DocManagP02.pdf
Regla #05: aplicar la política y automatizar
El último punto sobre la nomenclatura de documentos SharePoint que quiero discutir es que, incluso si usted tiene una política de nomenclatura conveniente, usted todavía necesita todo el mundo a seguirlo. Aunque, eso podría ser una tarea difícil de hacer. Como hemos dicho antes, cada contenedor tiene sus convenciones específicas, y no todo el mundo está familiarizado con todos los detalles. Es por eso que recomendamos automatizar este proceso.
Puede automatizar el proceso de rellenado de metadatos con las funciones predeterminadas de SharePoint. Utilice una combinación de valores de columna predeterminados y también la validación de columnas, para asegurarse de que sus documentos tienen un conjunto correcto de propiedades.
Sin embargo, no puede realizar este mismo proceso fácilmente en la columna Título. Para ello, puede utilizar herramientas de terceros. Naturalmente, para nosotros, que sería JungleDocs. Permite nombrar documentos con fórmulas, lo que significa que puedes especificar el patrón que JungleDocs debe seguir y nombrará tus documentos en consecuencia. Casi cualquier tipo de nombre es posible, sólo depende de la complejidad de la fórmula que podamos escribir.
Una vez que lo tengamos instalado, todos los documentos nuevos se nombrarán automáticamente y los prefijos se establecerán correctamente sin que tengas que preocuparte por ello. Puede establecer otros valores de columna automáticamente de la misma manera, por lo que no tiene que preocuparse por el nombre del documento en absoluto.
Gracias por seguir esta serie de blogs, y manténgase en contacto para la próxima entrada sobre gestión de contenidos de documentos.
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