Imaginez la maison de vos rêves. Imaginez maintenant qu'elle n'a pas de toit, que les murs sont tordus et de tailles différentes, que les fenêtres se trouvent là où le plafond devrait être. Vous voulez sortir, mais vous avez beau essayer de trouver une sortie, vous n'y arrivez pas. Ce n'est pas seulement un cauchemar, c'est ce à quoi ressemble un environnement SharePoint dépourvu d'une architecture de l'information appropriée.
Prévoir des lettres d'information internes dans SharePoint
1. Pourquoi envoyer des lettres d'information à vos employés ?
2. Comment rédiger une lettre d'information interne que vos employés voudront lire ?
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4. Pourquoi votre bulletin d'information interne devrait également porter sur la sécurité
5. Comment utiliser les informations relatives à votre campagne de lettres d'information internes pour en améliorer les résultats ?
6. Comment transformer votre SharePoint en une plateforme d'engagement ultime
7. Comment l'architecture de l'information vous aidera à automatiser la diffusion du contenu
8. Modèles d'e-mails réactifs : pourquoi les utiliser ?
9. Métriques des lettres d'information, clics sur les liens et ouvertures, comment elles fonctionnent
Tout comme dans le billet précédent, je vais faire un peu de détour. Dans ce nouveau billet, j'aborderai la façon dont l'architecture de l'information et la livraison automatisée de contenu peuvent vous aider à construire un meilleur intranet SharePoint. Bien entendu, cela vous permettra également d'envoyer de meilleures lettres d'information internes.
Commençons par le plus simple. Pour créer et maintenir un intranet qui engage les gens et leur fait gagner du temps, vous aurez besoin d'une architecture de l'information appropriée. (IA). Une IA bien conçue vous permettra non seulement d'augmenter votre production globale, mais aussi de mettre en place un système dans lequel la diffusion automatisée de contenu fonctionnera de manière optimale.
Avant d'aborder la manière dont vous pouvez utiliser l'architecture d'information SharePoint pour automatiser la diffusion de votre contenu, j'aimerais expliquer brièvement ce qu'est l'architecture d'information et pourquoi il est essentiel de l'utiliser correctement.
Qu'est-ce que l'architecture de l'information ?
L'architecture de l'information - souvent appelée simplement IA - est le terme utilisé pour décrire la manière dont le contenu est ordonné, structuré et présenté sur un site web SharePoint ou un intranet. En termes plus précis, il s'agit de savoir comment et où le contenu et les documents sont disposés dans un système intranet. Si votre intranet SharePoint était un bâtiment, votre architecture de l'information serait son plan.
Pourquoi est-ce important ?
Pour reprendre la métaphore ci-dessus, construiriez-vous une maison sans plan ? J'espère que non. Ainsi, avant de commencer à construire, vous devez savoir à quoi vous voulez que le résultat final ressemble et comment vous voulez qu'il fonctionne. Ce n'est pas quelque chose que l'on fait après que les gens ont commencé à travailler avec l'intranet (en théorie, c'est possible, mais c'est beaucoup plus de travail). Pour une bonne vue d'ensemble de la manière de démarrer et d'accélérer ce processus de changement, consultez notre Plan d'action en 8 étapes dans le précédent article de cette série.
Pour illustrer l'importance d'une bonne AI, voyons à quoi ressemble un intranet qui fonctionne mal - un intranet qui n'a pas réussi à mettre en œuvre une bonne AI - en imaginant ce qui suit :
Vous venez de commencer ce nouveau travail lorsque votre patron vous appelle pour vous confier votre première tâche. Il veut que vous créiez un nouveau site de projet, que vous rassembliez une liste de documents et que vous en créiez plusieurs nouveaux. Un jeu d'enfant, pensez-vous. Après tout, vous avez déjà fait cela à maintes reprises. Ce devrait être simple : créer un site, une bibliothèque de documents, quelques dossiers et le tour est joué.
Pas de chance, vous découvrez qu'il n'existe aucune structure commune pour l'intranet dans lequel vous êtes en train de vous perdre. Chaque site auquel vous avez accès a un aspect et une structure complètement différents. De plus, toutes vos recherches n'aboutissent à rien. Il vous est impossible de savoir comment construire un site de projet digne de ce nom dans ce désert.
Quelles sont les meilleures pratiques en matière d'architecture de l'information ?
Pour éviter Kafkaïen Comme dans le cas précédent, vous devez mettre en place une architecture de l'information claire et bien planifiée pour votre intranet SharePoint.
Commençons par ce que disent les auteurs du livre Architecture de l'information pour le World Wide Web, Peter Morville et Louis Rosenfeld. Ce livre impressionnant est souvent considéré comme la bible de l'architecture de l'information.
Morville et Rosenfeld affirment qu'il y a trois points principaux à prendre en compte lors de la définition d'une AI. Ces points sont les suivants : une compréhension de la entreprise/contexte, le contenu, et utilisateurs.
Entreprise/Contexte
Pour que votre intranet fonctionne au mieux, vous devez comprendre les objectifs généraux de votre entreprise. Gardez à l'esprit que ni le temps ni l'activité de l'entreprise ne s'arrêteront lorsque vous serez occupé à créer votre architecture de l'information. En particulier, tenez toujours compte du temps que vous prenez et du budget dont vous disposez pour vos tâches.
Contenu
Il est impératif que vous sachiez quel contenu sera stocké dans votre SharePoint. Pour bien comprendre cela, vous devez déterminer où toutes les informations sont actuellement stockées, qui a accès à quoi (et plus important encore : qui a besoin d'accéder à quoi). Vous devez vérifier les cas d'utilisation, le cycle de vie des informations, les politiques de conservation, les flux d'approbation, les catégories, etc. Une bonne façon de procéder consiste à dresser un inventaire du contenu. En effet, si vous comprenez votre contenu, vous serez en mesure de mettre en place une structure qui permettra d'effectuer les meilleures recherches.
Utilisateurs
Cet aspect peut ne pas être immédiatement visible au début de votre travail d'architecture de l'information. Néanmoins, il est nécessaire d'en tenir compte pour que les choses se passent le mieux possible. Posez-vous les questions suivantes : Comment les utilisateurs de votre SharePoint utilisent-ils l'intranet, quelles sont leurs tâches et quelles sont leurs attentes ?
Les éléments constitutifs de l'architecture de l'information
Vous devriez considérer SharePoint comme une boîte de Lego. Vous pouvez construire tout ce qui est imaginable avec ces blocs à votre disposition - et vous pouvez être fier lorsque vous voyez le résultat final de vos efforts incessants. Quels sont les éléments de base que vous utilisez dans SharePoint pour créer une IA solide ?
Collections de sites
Conteneurs logiquement ordonnés dans lesquels vous stockez une collection de sous-sites.
Sites (et sous-sites)
Ils sont au cœur de votre SharePoint et sont très visibles pour les utilisateurs. En d'autres termes, les sites sont les conteneurs dans lesquels vous stockez les bibliothèques et les listes. N'oubliez pas que les sites sont les principaux points de navigation pour les utilisateurs.
Bibliothèques
Vous les trouverez sur vos sites. Vous trouverez vos fichiers dans vos bibliothèques. Plus précisément, vous trouverez dans vos bibliothèques : Pages du site, Images, Vidéos et Documents.
Listes
Ils sont très similaires aux bibliothèques. La principale différence est qu'au lieu de stocker des fichiers, ils stockent des éléments. Un élément, à son tour, peut être défini comme une information structurée faisant partie d'un tableau ou d'une base de données.
Dossiers
Vous les trouverez dans des bibliothèques et des listes. Ils ne sont pas différents des dossiers de votre ordinateur.
Types de contenu
Il s'agit d'une définition créée lorsqu'un nouveau type d'élément est téléchargé sur l'intranet. Vous pouvez utiliser un type de contenu pour définir la manière dont un certain type d'élément sera traité à l'avenir. Dans chaque entreprise, il existe différents types de documents (contrats, propositions, manuels d'utilisation, documents de recherche, rapports, etc.) et chacun d'entre eux possède des caractéristiques différentes qui sont importantes pour l'utilisation et la facilité de recherche. Pour une meilleure structuration de l'information, je recommanderais d'utiliser des types de contenu. Pour en savoir plus comment planifier la structure du type de contenu, la hiérarchie et les métadonnées et pourquoi c'est important.
Métadonnées
Ce sont les propriétés qui sont appliquées aux éléments à l'intérieur des bibliothèques ou des listes directement à partir des types de contenu. Elles sont essentielles au bon fonctionnement de l'interface utilisateur.
Métadonnées gérées
Il s'agit de la version centralisée des métadonnées. Vous l'utiliserez pour élaborer des requêtes de recherche, des règles et des affinements. Les métadonnées gérées sont particulièrement utiles pour les grandes organisations.
Une fois que vous vous serez familiarisé avec ces éléments constitutifs, vous pourrez décider de la manière dont vous pouvez les utiliser au mieux pour répondre à vos besoins et à ceux de votre entreprise. Il est conseillé d'esquisser un plan physique de votre AI afin d'obtenir les meilleurs résultats possibles.
Que faire de vos blocs de construction ?
Avant de vous lancer dans la construction de cette IA parfaite, nouvelle et brillante, il y a quatre commandements extrêmement utiles à suivre.
1. Ne pas suivre la structure de l'organisation
Pensez à l'extérieur de votre structure organisationnelle, car vous voulez promouvoir la collaboration entre les services. Gardez à l'esprit : les fonctions et les processus, les clients, les types de contenu, etc.
2. Focus sur les métadonnées
Se contenter d'utiliser des dossiers pour créer une structure est loin d'être idéal. Il est de loin préférable de construire une AI sur des principes solides en matière de métadonnées. Ainsi, pour chaque élément, vous devez savoir des choses comme : De quoi s'agit-il ? De quelle région s'agit-il ? De plus, de quel produit s'agit-il ? Et de quelle année s'agit-il ? En sachant cela, il sera très facile de trouver, de filtrer et de naviguer.
3. Organiser le nommage de manière centralisée
Il est essentiel pour votre AI de nommer correctement tous les nouveaux éléments. Non seulement pour la construire, mais aussi pour la maintenir. Nous avons écrit un article de blog sur les meilleures pratiques pour la dénomination automatisée des documents avant, jetez-y un coup d'œil !
4. Optimiser le fonctionnement de la recherche
La recherche doit être simple et directe. Lorsqu'un utilisateur recherche certains éléments, il doit pouvoir les trouver en tapant les informations dont il a besoin. Pour accélérer et améliorer ce processus : utiliser des règles de recherche ; promouvoir un résultat ; compléter une recherche avec des propriétés supplémentaires ainsi que des filtres KW. Veillez à personnaliser le panneau d'affinage ; n'affichez que les options de filtrage les plus pertinentes pour une présentation claire et facile à gérer. Utilisez la partie web de recherche de contenu pour agréger du contenu provenant de n'importe où sur la base d'une requête de recherche et donnez-lui le style que vous souhaitez. Vous trouverez de nombreux guides utiles sur l'expérience de recherche sur le blog de Bella Engen.
Utiliser l'IA pour automatiser la diffusion de contenu
Il est évident qu'il y a de nombreux avantages à disposer d'une IA bien conçue. Outre le fait que votre intranet fonctionne plus rapidement et que tous vos documents sont stockés à des endroits logiques, il vous permettra de lancer facilement l'automatisation de la fourniture de contenu. L'automatisation de la fourniture de contenu signifie que vous ne devez plus remplir des documents tels que des contrats, des factures ou même des bulletins d'information par courrier électronique. Vous pouvez laisser SharePoint reconnaître ces différents éléments et lui permettre de savoir quoi faire avec chacun d'entre eux.
Voyons maintenant un exemple d'utilisation de la diffusion automatisée de contenu.
Lorsque votre IA sera construite et prête à l'emploi, vous devrez disposer d'un site de publication dans lequel seront stockées toutes vos pages d'actualités. Ces nouvelles peuvent aller de la modification de la politique de l'entreprise aux anniversaires, en passant par une sortie au parc aquatique.
Ajoutez des propriétés de métadonnées supplémentaires pour définir le département concerné, la langue, le type d'actualité, etc. Vous pourrez désormais filtrer vos actualités en fonction de ces différents critères. Cela vous permettra également d'afficher facilement des actualités personnalisées sur les différents sites d'équipe ou de projet, sur votre page d'accueil (à l'aide d'une partie web de recherche de contenu ou de requête de recherche qui renvoie au contenu du site d'actualités principal) ou même dans vos bulletins d'information internes.
Maintenant que vous avez toutes ces informations en un seul endroit, vous pouvez utiliser une application tierce (nous recommandons JungleMail, mais sont évidemment très partiaux) pour collecter les données et créer une lettre d'information personnalisée. Dans ce cas, vous ne vous contentez pas d'utiliser la fusion de courrier, mais vous faites également appel à une fonction que nous appelons les blocs dynamiques. Ces blocs dynamiques peuvent afficher pratiquement n'importe quel élément pertinent pour les utilisateurs de votre intranet, en le rassemblant automatiquement à partir de la liste ou de la bibliothèque SharePoint appropriée.
Conclusion
En conclusion, j'espère que ce billet a clairement montré pourquoi il est impératif de ne pas considérer la création de votre IA comme quelque chose qui se fera tout seul. Si vous souhaitez tirer le meilleur parti de votre intranet, des nombreuses fonctions de SharePoint et, surtout, économiser du temps et des efforts, la conception d'une IA robuste est la meilleure solution. Après tout, elle vous servira pendant de nombreuses années.
Suite de notre série "Meilleures pratiques pour les lettres d'information internes" :
Pourquoi vous devriez utiliser des modèles d'email réactifs.
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