Como el título anterior puede haber dejado adivinar, voy a hacer un poco de desvío en este post. En lugar de centrarme en los boletines internos, me centraré en SharePoint. La razón es simple. Para que los boletines internos florezcan, se necesita un entorno de intranet fructífero.
Plan para boletines internos en SharePoint
1. Por qué debería enviar boletines informativos a sus empleados
2. Cómo redactar un boletín interno que sus empleados querrán leer
3. 10 ideas de temas que le ayudarán a poner en marcha su campaña de boletines internos
4. Por qué sus comunicaciones internas deben tratar también de la seguridad
5. Cómo utilizar la información de su campaña de boletines internos para mejorar los resultados
6. Cómo convertir SharePoint en la plataforma de compromiso definitiva
7. Cómo la arquitectura de la información le ayudará a automatizar la entrega de contenidos
8. Plantillas de correo electrónico responsive, ¿por qué las usamos?
9. Métricas de los boletines, clics en enlaces y aperturas, cómo funcionan
La mayoría de las personas que han trabajado con SharePoint estarán de acuerdo en que constituye una base perfecta para una intranet que funcione bien. Pero espere, ¿ha detectado el problema al que aludía en la frase anterior? Está en la palabra base. Por mucho potencial que tenga SharePoint, hay que retocarlo para que funcione a pleno rendimiento.
Entonces, ¿cómo mantener el compromiso de sus empleados utilizando SharePoint? Abordando 5 puntos clave, explicaré cómo -con un poco de trabajo y mucho empuje- su intranet SharePoint puede ser la plataforma de compromiso definitiva.
1. Crear un plan de acción
Roma no se construyó en un día. Su nueva y perfeccionada intranet de SharePoint tampoco lo será. Como el cambio siempre empieza con un plan, partiremos de ahí. Para un análisis práctico de cómo se consigue el cambio, he adaptado y optimizado Los 8 pasos del cambio del Dr. John Kotter para crear y mantener una intranet atractiva:
- Primer paso: CONOZCA donde surge el problema porque es aquí donde se aprovechan las oportunidades
- Segundo paso: CONSTRUIR apoyo en toda la organización
- Paso 3: ENVISION sus resultados y diseñar iniciativas estratégicas para alcanzarlos
- Paso 4: RECLUTA voluntarios de su organización
- Paso 5: Libera el camino REMOVER obstáculos y barreras
- Paso 6: Fijar a corto plazo OBJETIVOS
- Paso 7: Mantener la aceleración hacia CAMBIAR ir a
- Paso 8: MEDIR cambiar dentro de su organización para que forme parte de ella
Para sacar el máximo partido a tu propio plan de 8 pasos, es esencial que sepas qué herramientas tienes a tu disposición. Hablemos de esas herramientas y de cómo pueden ayudarte.
2. Domina las herramientas a tu disposición
SharePoint ofrece varias herramientas, todas ellas altamente personalizables. Si las utiliza bien, le garantizamos que impulsarán su compromiso. Las herramientas fundamentales para acelerar el compromiso son: Noticias, Calendarios, Blogs, Páginas Wiki, Foros de debate, Encuestas, Boletines y Alertas. Veamos ahora más detenidamente cada una de ellas.
Noticias
Es la forma por excelencia de compartir los logros de la empresa. La publicación de un flujo constante y relevante de noticias en SharePoint desempeñará un papel fundamental en la vitalidad de su intranet. Y es fácil hacerlo utilizando su biblioteca de páginas de publicación. Esta función es excelente porque es muy fácil de modificar: puede hacer que las noticias aparezcan en la mayoría de las partes de su intranet utilizando partes web de búsqueda y consulta. Cuando haya publicado una noticia y ésta cambie (seamos sinceros, siempre cambia), la función check in/check out de SharePoint facilita la actualización de la publicación de forma rápida y sin esfuerzo. Para las noticias más breves, utilice la lista de anuncios; colóquela en la página de inicio para llegar a la gente al instante.
Herramientas de redes sociales
Similar a su sección de Noticias, pero más centrado en la conversación que en informar; dentro de su SharePoint, puede crear sus propios medios de comunicación social. Yammer y SharePoint Newsfeed funcionan de forma similar a las redes sociales existentes. Es una forma fácil y accesible para que los usuarios compartan breves fragmentos de información entre sí. También puede tratarse de temas más ligeros, ya que así todos tendrán un espacio más agradable en el que trabajar. Ambas están bien integradas en SharePoint y contribuirán a crear una plataforma más atractiva.
Calendarios
Los calendarios hacen exactamente lo que se espera de ellos: mantienen a la gente al día, les recuerdan los plazos que se acercan y también ofrecen una visión clara de todos los acontecimientos importantes que tendrán lugar en un futuro próximo. Los elementos que debería añadir a su calendario son: eventos, planes de vacaciones del departamento o de la empresa, reuniones y cumpleaños. También puede darle un toque especial añadiendo un día temático de la oficina cada pocos meses; el Día de Hablar como un Pirata siempre ha sido muy popular en nuestra experiencia.
Páginas Wiki
Aquí es donde estableces una sólida base de conocimientos para tu organización. Para empezar: cree una base de tutoriales fáciles de leer y sencillos de ejecutar. Anime al personal a añadir sus comentarios y a debatir sus mejores prácticas. De este modo, puede estar seguro de que las mejoras se impulsan a un nivel de colaboración intermedio de la organización, en lugar de imponerse de arriba abajo. Para sacar el máximo partido de sus páginas wiki, debería utilizar servicios de búsqueda preconfigurados e integrarlos con sus columnas de metadatos.
Blogs
Este será el lugar con más opiniones de su intranet SharePoint. Por ejemplo, comparta ideas, conocimientos prácticos, consejos sobre procesos y debátalos desde su blog. Pida a los usuarios más activos en los foros de debate que también contribuyan al blog. Además, pida a usuarios de varios departamentos que contribuyan a formar una comunidad interfuncional. Con su blog no sólo conseguirá la participación de los usuarios, sino que aumentará colectivamente sus conocimientos y competencias.
Recuerde que la gente, por naturaleza, aprende. Así que no les importará que compartas hechos y novedades interesantes sobre tu sector. De hecho, 65% de la población son aprendices visuales. Aprovéchate de ello y comparte infografías bonitas e informativas para que el aprendizaje sea más visual.
Foros de debate
Un tablón de debate o foro es el lugar perfecto para entablar conversación con los miembros del personal. O, lo que es lo mismo, pueden conversar entre ellos. Un buen consejo: adapte su tablón de debate para que tenga un aspecto visual impactante; ¿por qué no copia aquí lo que tan bien hacen las redes sociales? Para obtener los mejores resultados, coloque el foro de debate en su página de inicio. De este modo, la gente siempre ve si se está debatiendo algo que le interesa personalmente.
Encuestas
No tienen por qué utilizarse en el sentido tradicional. Utilízalas para acelerar y amenizar las conversaciones, o para votar sobre asuntos de oficina más ligeros, como si deberíamos poner una máquina expendedora que dé caramelos gratis. (¡Claro que deberíamos!)
Boletines y alertas
Mantener una comunicación eficaz y atractiva significa transmitir mensajes anticipados, personales y pertinentes a las personas que desean recibirlos. Su boletines y las alertas deben ser personalizables por y para cada individuo. De este modo, los destinatarios podrán optar por recibir o no mensajes y seleccionar los que desean recibir, lo que garantiza una mayor tasa de apertura y de clics.
3. Causar conectividad entrecruzada
Lo que viene a continuación puede plantear el nudo gordiano de la creación de una intranet atractiva. Sin embargo, también es el medio para alcanzar el éxito. La ventaja de SharePoint que más valoramos es que todas las herramientas mencionadas de su intranet pueden trabajar juntas para crear una experiencia de usuario fluida. Ahora le toca a usted provocar un flujo de lo que nos gustaría llamar conectividad entrecruzada.
Asegúrese de que todas las funciones que considere más importantes sean de fácil acceso, preferiblemente desde su página de inicio. No hay nada más peligroso que las funciones ocultas a 5 clics de profundidad en su intranet. A continuación, cree enlaces entre las distintas funciones. Las noticias pueden guiar a los usuarios a tutoriales ya disponibles o a debates sobre mejores prácticas en sus páginas Wiki. Utilice el foro de debate y las encuestas de forma opuesta para iniciar diálogos.
Tendrá que acelerar la conectividad cruzada, especialmente cuando acabe de lanzar su intranet mejorada. De este modo, podrá entablar diálogos constantes y estables e impulsar el compromiso. Además, puede estar seguro de que la interacción en su intranet de SharePoint pasa de ser algo poco habitual a formar parte de la vida cotidiana de la oficina.
4. Supervisar y mejorar
Ahora tendrá que supervisar la eficacia de su intranet SharePoint mejorada y más atractiva. La forma más sencilla de hacerlo es fijando un par de objetivos a corto y largo plazo cuando esté empezando. Podrían ser:
- Reducir en 5 días el plazo de respuesta a las propuestas en un plazo de 30 días
- Mejora de la satisfacción del cliente y del personal en 2 puntos en 90 días
- Aumentar las ventas en 5% en los próximos 90 días
- Aumento del número de páginas vistas/visitadas en 20%
¿Has alcanzado tus objetivos? Vas por buen camino, aunque eso no significa que puedas dejar el resto en manos de la fe. ¿No has alcanzado tus objetivos? No hay problema. En primer lugar, averigua por qué, y haz cambios y mejoras donde puedas.
Seguramente habrás oído alguna vez que cometer errores está bien, siempre y cuando sólo los cometas una vez... ¡incluso puede que estés harto de oírlo o de verlo en carteles motivacionales! Sin embargo, es una excelente máxima a tener en cuenta a la hora de construir y mantener su intranet SharePoint. El proyecto de convertir su SharePoint en la plataforma de compromiso definitiva no termina cuando el servicio está en línea, ni tampoco 30 días después. Así que siga supervisando y mejorando su intranet. Al fin y al cabo, es un sistema en crecimiento.
5. Boletines y SharePoint
Como el objetivo de esta serie de blogs es ayudarle a optimizar sus campañas de boletines internos, quiero volver sobre este tema ahora.
Los boletines internos son el pegamento que mantiene unida su intranet. Por tanto, los boletines deben llevar a la gente a su intranet, y viceversa. Deben tratar los mismos temas, ya que son de los que se habla. Cuando vea que un determinado tema se discute ampliamente en su foro de debate, inclúyalo en su próximo boletín interno. Del mismo modo, puede utilizar sus boletines para iniciar una nueva conversación, enlazando con una encuesta, una entrada de blog o un nuevo tema en el tablón de debate.
SharePoint, como he mencionado antes, es altamente personalizable. Incluso puede crear una solución que recopile datos de sus listas de SharePoint para redactar boletines automáticamente. ¿No tiene tiempo para hacerlo usted mismo? Afortunadamente, también existen aplicaciones de terceros que pueden hacerlo por usted.
Aquí, de nuevo, vemos que la conectividad entrecruzada desempeña un papel activo en la creación y distribución de contenidos. Tenga esto en cuenta como punto de partida, cree su propio plan de 8 pasos y pronto estará en camino de crear y gestionar una intranet SharePoint más atractiva.
Conclusión
SharePoint es, más de lo que la gente podría pensar, una plataforma social. Además, puede ayudar a construir relaciones que conduzcan a una mayor confianza y a una comunicación y colaboración más abiertas en toda la organización.
Cuando SharePoint funciona como su intranet, el personal estará continuamente activo en la plataforma, trabajando e interactuando con todas sus funciones. Al proporcionar toda la información relevante en el momento adecuado mediante el uso de herramientas de búsqueda eficientes, taxonomía, colaboración y todas las funciones disponibles de SharePoint, puede crear una intranet mejor y también más atractiva.
Próximamente en nuestra serie Buenas prácticas para boletines internos:
Cómo la arquitectura de la información le ayudará a automatizar la entrega de contenidos
Lleve sus comunicaciones internas a un nuevo nivel
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