La seguridad de los documentos SharePoint es un verdadero problema cuando hablamos de SharePoint Management. Usted lo sabe. No es de extrañar que uno de los errores más comunes que las empresas se enfrentan cuando se trata de SharePoint es tener los usuarios finales con más privilegios de acceso a los documentos que deberían.
Parece un problema sencillo de resolver, pero la realidad de controlar el acceso de los empleados a contenidos confidenciales, y asegurarse de que su acceso no es demasiado amplio, es un reto para muchos.
Por eso decidí incluir, como uno de los puntos de cobertura de nuestro Serie de blogs sobre gestión de documentos de SharePoint, algunos consejos sobre los permisos en SharePoint, compartiendo cómo dar acceso a los recursos correctamente, cómo prevenir las brechas de seguridad en SharePoint, y cómo planificar sus permisos sin comprometer su sistema de gestión y automatización de documentos en SharePoint.
Planificar la gestión de documentos de SharePoint
1. Analizar los documentos existentes. Determinar tipos de documentos, propiedades;
2. Crear una estructura de tipos de contenido flexible y fácilmente ampliable;
3. Elija dónde y cómo almacenar los documentos en SharePoint;
4. Crear campos, sitios, bibliotecas y listas. 5. Añadir tipos de contenido;
5. Plan de permisos;
6. Definir y automatizar la asignación de nombres a los documentos de SharePoint;
7. Unificar la ubicación de las plantillas de documentos;
8. Distribuir el contenido en archivos más pequeños;
9. Automatización de documentos SharePoint;
10. Optimizar vistas y bibliotecas;
Paso 5. Planifique los permisos.
La planificación de permisos es una parte crucial de todo sistema de gestión de documentos, no sólo por el factor confidencial de los contenidos empresariales, sino porque unos planes de seguridad incoherentes pueden suponer obstáculos difíciles de superar en el proceso de generación de documentos de la empresa.
Debes planificarlos con cuidado, especialmente en entornos con muchos documentos o elementos, o cuando necesites mover contenidos constantemente. Con un número creciente de documentos y bibliotecas, es fácil perder de vista los permisos, tener problemas de rendimiento y poner en peligro la seguridad.
No sólo es posible que necesite proteger de forma diferente el mismo documento para distintos usuarios, sino también que tenga que cambiar su conjunto de permisos de acceso durante su ciclo de vida. Y esto es lo que hace que este escenario sea tan desafiante. Repasaré ahora ambos casos:
Configuración de permisos de SharePoint
Observará que SharePoint ha hecho un gran trabajo proporcionando opciones para personalizar los permisos, y en los aspectos más diversos, haciendo que el proceso de creación de un sistema de gestión de documentos sea realmente único para cada empresa.
Grupos SharePoint
El primer aspecto es que SharePoint no sólo permite establecer los permisos a usuarios individuales sino también a un grupo de ellos (Grupos de SharePoint). Los permisos concedidos a un grupo son válidos para todos los usuarios que incluya. La regla aquí es: Utiliza grupos para asignar permisos, dejando los permisos basados en usuarios sólo para casos realmente específicos.
Nota: Para SharePoint 2010, Microsoft recomienda utilizar grupos de AD, en lugar de utilizar grupos de SharePoint, debido a las limitadas capacidades de rastreo continuo de búsqueda.
El secreto está en cómo planifique sus Grupos de SharePoint. Asegúrese de agrupar usuarios con idénticas demandas de acceso. Prueba a filtrarlos por departamento, o proyecto, o incluso descripción del puesto. Cuantos menos casos únicos, más fácil será hacer un seguimiento de lo que ocurre.
Dónde establecer permisos en SharePoint
El segundo punto es que los permisos pueden establecerse en función de dónde deben tener acceso los usuarios: desde un acceso más amplio, con un permiso a nivel de Colección de Sitios raíz, hasta otros más precisos, como a nivel de Sitio, Lista/Biblioteca, Carpeta y Elemento. Con la ayuda de algunas herramientas de terceros, puede incluso establecer permisos a nivel de columna.
Asigne siempre permisos al nivel más alto posible. Los permisos de niveles inferiores se heredan de los superiores a menos que los rompa y cree un permiso único llamado Permisos de Concesión Fina (FGP). En la mayoría de los casos, los permisos de nivel de Sitio o Biblioteca deberían ser suficientes.
Niveles de permisos de SharePoint
El último punto que quiero mencionar, al conceder acceso basado en el perfil de usuario, son los Niveles de Permiso de SharePoint. Son conjuntos predefinidos de permisos que se pueden asignar a usuarios individuales, o grupos de SharePoint, basados en los requisitos funcionales del usuario. Los niveles de permiso de SharePoint 2013 se definen a nivel de Colección de Sitios, se heredan del objeto padre por defecto y podrían otorgar capacidades de Control Total, Diseño, Edición, Lectura o Acceso Limitado. Puede obtener más información sobre los niveles de permiso de SharePoint en la sección Página de ayuda de Office.
El punto que quiero destacar es que, si un nivel de permiso de SharePoint no es absolutamente preciso para sus necesidades, puede duplicarlo y personalizarlo a su demanda. Por ejemplo: personalizar el permiso Editar, excluyendo la opción de eliminar documentos.
Modificación de los permisos de un documento durante su ciclo de vida
Como he mencionado antes, a veces tendrás que cambiar los permisos de un documento durante su ciclo de vida o de acuerdo con algún proceso de negocio.
Por ejemplo: Un grupo de usuarios sólo debe tener permisos de “Lectura” de documentos en una biblioteca, y se requiere que participen en un Workflow de aprobación. Sin embargo, participar en flujos de trabajo que no contienen un paso de suplantación puede requerir que los usuarios tengan permisos de “Edición”. Para evitar esta situación, puede aplicar diferentes técnicas para controlar el acceso.
Primera técnica: flujos de trabajo
Puede utilizar un flujo de trabajo secundario que cambie los permisos del usuario a “Editar”, sólo para que se complete la acción de aprobación. Puede hacerlo rompiendo la Herencia de Permisos y estableciendo el permiso “Editar” para ese usuario o grupo en particular.
Después de que el usuario apruebe el documento, sólo tiene que devolver los permisos heredando de nuevo los permisos de biblioteca o carpeta. Puede hacer esto mediante otro flujo de trabajo. Intente buscar en Google “How to Create a Workflow to Change Item Level Permissions” si necesita más instrucciones.
Otra opción es utilizar Receptores de eventos para controlar los permisos de edición. Esto es muy potente porque puedes tomar decisiones de seguridad basadas en cualquier metadato de una lista o biblioteca.
Segunda técnica: utilizar carpetas
Puedes utilizar diferentes carpetas con distintos conjuntos de permisos y mover documentos entre ellas para controlar el acceso durante el ciclo de vida del documento. Y no se preocupe por perder el historial de flujos de trabajo u otros datos. Estarán a salvo mientras trabajes en la misma biblioteca de SharePoint.
Tercera técnica: Utilizar la pertenencia a grupos
A veces, cuando se dispone de módulos personalizados, es posible que se desee restringir el acceso a determinadas funciones, botones, etc. Para ello, utilice la pertenencia a grupos. Por ejemplo, puede crear un grupo de SharePoint y darle el nombre correspondiente. A continuación, puede añadir usuarios o grupos específicos al grupo de SharePoint para permitirles utilizar o ejecutar una función. Por supuesto, debes adaptar tu código para este tipo de escenario.
Definir la responsabilidad de seguridad
¿Quién va a ser el responsable de mantener la seguridad de SharePoint? Se trata de una pregunta crítica que, si se responde mal, puede echar por tierra todo el trabajo realizado hasta el momento. Siempre se van a crear nuevos usuarios y nuevos documentos, y si el plan de seguridad no se sigue correctamente, se puede crear una brecha de seguridad en un abrir y cerrar de ojos. Estudia la estructura de tu empresa y determina un usuario responsable.
Esto es lo que quería presentar relacionado con los permisos. Por favor, echa un vistazo a los próximos posts de esta serie donde voy a discutir la importancia de un automatización de la denominación de documentos, y mucho más.
Automatice sus documentos SharePoint
Pruebe gratis la automatización de documentos de JungleDocs.
Empezar gratis