Stellen Sie sich Ihr Traumhaus vor. Jetzt stellen Sie sich vor, dass es kein Dach hat, mit krummen Wänden, die alle unterschiedlich groß sind, mit Fenstern, wo die Decke sein sollte. Sie wollen raus, aber so sehr Sie sich auch bemühen, einen Ausgang zu finden, Sie können es nicht. Das ist nicht nur der Stoff, aus dem Albträume sind, sondern so sieht eine SharePoint-Umgebung aus, der es an einer angemessenen Informationsarchitektur mangelt.
Plan für interne Newsletter in SharePoint
1. Warum Sie Newsletter an Ihre Mitarbeiter verschicken sollten
2. Wie man einen internen Newsletter schreibt, den Ihre Mitarbeiter gerne lesen werden
3. 10 Themenideen, die Ihnen helfen, Ihre interne Newsletter-Kampagne zu starten
4. Warum Ihre interne Newsletter-Kommunikation auch der Sicherheit dienen sollte
5. Wie Sie Einblicke in Ihre interne Newsletter-Kampagne nutzen können, um die Ergebnisse zu steigern
6. Wie Sie Ihren SharePoint in die ultimative Engagement-Plattform verwandeln
7. Wie Informationsarchitektur Ihnen helfen wird, die Bereitstellung von Inhalten zu automatisieren
8. Responsive E-Mail-Vorlagen, warum verwenden wir sie?
9. Newsletter Metriken, Link Klicks und Öffnungen, wie sie funktionieren
Wie im letzten Beitrag werde ich auch hier ein wenig abschweifen. In diesem neuen Beitrag werde ich darauf eingehen, wie Informationsarchitektur und automatisierte Inhaltsbereitstellung Ihnen helfen können, ein besseres SharePoint-Intranet aufzubauen. Natürlich können Sie damit auch bessere interne Newsletter versenden.
Fangen wir ganz einfach an. Um ein Intranet zu erstellen und aufrechtzuerhalten, das die Menschen anspricht und ihnen Zeit spart, brauchen Sie eine geeignete Informationsarchitektur (IA). Eine gut durchdachte IA hilft Ihnen nicht nur, die Gesamtproduktion zu steigern, sondern bietet Ihnen auch ein System, in dem die automatisierte Bereitstellung von Inhalten optimal funktioniert.
Bevor wir uns damit beschäftigen, wie Sie die SharePoint-Informationsarchitektur nutzen können, um die Bereitstellung von Inhalten zu automatisieren, möchte ich kurz erläutern, was IA ist und warum es wichtig ist, sie richtig einzusetzen.
Was ist Informationsarchitektur?
Informationsarchitektur - oft einfach IA genannt - ist der Begriff, der beschreibt, wie Inhalte auf einer SharePoint-Website oder im Intranet geordnet, strukturiert und dargestellt werden. Genauer gesagt geht es darum, wie und wo Inhalte und Dokumente in einem Intranet-System angeordnet sind. Wenn Ihr SharePoint-Intranet ein Gebäude wäre, dann wäre Ihre Informationsarchitektur der Bauplan.
Warum ist das wichtig?
Würden Sie, um bei der obigen Metapher zu bleiben, ein Haus ohne einen Bauplan bauen? Ich hoffe nicht. Bevor Sie also mit dem Bau beginnen, sollten Sie wissen, wie das Endergebnis aussehen und wie es funktionieren soll. Das ist nichts, was man tut, nachdem die Leute angefangen haben, mit dem Intranet zu arbeiten (theoretisch könnte man das, es ist nur viel mehr Arbeit). Einen guten Überblick darüber, wie Sie diesen Veränderungsprozess beginnen und beschleunigen können, finden Sie in unserem 8-stufiger Aktionsplan im vorherigen Beitrag dieser Serie.
Um die Bedeutung einer guten IA zu verdeutlichen, stellen wir uns vor, wie ein schlecht funktionierendes Intranet aussieht - eines, das keine gute IA implementiert hat:
Sie haben gerade Ihre neue Stelle angetreten, als Ihr Chef Sie mit Ihrer ersten Aufgabe anruft. Er möchte, dass Sie eine neue Projektseite einrichten und eine Liste von Dokumenten zusammenstellen sowie mehrere neue Dokumente erstellen. Ein Kinderspiel, denken Sie. Schließlich haben Sie das ja schon oft gemacht. Es sollte ganz einfach sein: eine Website, eine Dokumentenbibliothek und einige Ordner erstellen, und schon sind Sie fertig.
Pech gehabt: Sie stellen fest, dass es für das Intranet, in dem Sie sich nun verlieren, überhaupt keine gemeinsame Struktur gibt. Jede Website, zu der Sie Zugang haben, sieht völlig anders aus und ist anders aufgebaut. Außerdem bleiben alle Ihre Suchanfragen ergebnislos. Sie können unmöglich wissen, wie Sie in dieser Einöde eine richtige Projektseite aufbauen sollen.
Was sind die besten Praktiken für die Informationsarchitektur?
Zur Vermeidung von Kafkaesk Situationen wie der oben beschriebenen sollten Sie eine klare, gut geplante Informationsarchitektur für Ihr SharePoint-Intranet implementieren.
Beginnen wir mit dem, was die Autoren des Buches Informationsarchitektur für das World Wide Web, Peter Morville und Louis Rosenfeld, zu sagen haben. Dieses beeindruckende Buch wird oft als die Bibel der Informationsarchitektur bezeichnet.
Morville und Rosenfeld stellen fest, dass es drei wichtige Punkte gibt, die bei der Definition einer Folgenabschätzung berücksichtigt werden sollten. Diese sind: ein Verständnis für die Geschäft/Kontext, die Inhalt, und Benutzer.
Geschäft/Kontext
Damit Ihr Intranet optimal funktioniert, müssen Sie die allgemeinen Ziele Ihres Unternehmens verstehen. Denken Sie daran, dass weder die Zeit noch die Geschäftstätigkeiten stillstehen, wenn Sie mit der Erstellung Ihrer Informationsarchitektur beschäftigt sind. Berücksichtigen Sie insbesondere immer die Zeit, die Sie benötigen, und das Budget, das Ihnen für Ihre Aufgaben zur Verfügung steht.
Inhalt
Es ist unbedingt erforderlich, dass Sie wissen, welche Inhalte in Ihrem SharePoint gespeichert werden. Um ein klares Verständnis dafür zu bekommen, sollten Sie herausfinden, wo alle Informationen jetzt gespeichert sind, wer Zugriff auf was hat (und noch wichtiger: wer Zugriff auf was braucht). Sie sollten die Anwendungsfälle, den Lebenszyklus der Informationen, die Aufbewahrungsrichtlinien, die Genehmigungsworkflows, die Kategorien usw. prüfen. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, ist die Erstellung eines Inhaltsinventars. Denn wenn Sie Ihre Inhalte verstehen, können Sie eine Struktur einrichten, die eine optimale Suche ermöglicht.
Benutzer
Dieser Aspekt ist zu Beginn Ihrer Informationsarchitektur vielleicht nicht sofort sichtbar. Dennoch ist es notwendig, ihn zu berücksichtigen, damit die Dinge so reibungslos wie möglich funktionieren. Stellen Sie sich die folgenden Fragen: Wie nutzen die Benutzer Ihres SharePoint das Intranet, was sind ihre Aufgaben und was sind ihre Erwartungen?
Die Bausteine der Informationsarchitektur
Betrachten Sie SharePoint als eine Kiste mit Legosteinen. Mit den Bausteinen, die Ihnen zur Verfügung stehen, können Sie alles Erdenkliche bauen - und Sie können stolz sein, wenn Sie das Endergebnis Ihrer unermüdlichen Bemühungen sehen. Was sind nun die Bausteine, die Sie in SharePoint für die Erstellung einer soliden IA verwenden?
Website-Sammlungen
Logisch geordnete Container, in denen Sie eine Sammlung von Unterseiten speichern.
Standorte (und Unterstandorte)
Sie bilden das Herzstück Ihres SharePoint und sind für die Benutzer gut sichtbar. Mit anderen Worten: Websites sind die Container, in denen Sie Bibliotheken und Listen speichern. Denken Sie daran: Websites sind die Hauptnavigationspunkte für die Benutzer.
Bibliotheken
Diese finden Sie auf Ihren Websites. Sie finden Ihre Dateien in Ihren Bibliotheken. Konkret finden Sie in Ihren Bibliotheken: Seiten, Bilder, Videos und Dokumente.
Verzeichnisse
Diese sind den Bibliotheken sehr ähnlich. Der Hauptunterschied besteht darin, dass sie keine Dateien, sondern Elemente speichern. Ein Element wiederum könnte man als strukturierte Information definieren, die Teil einer Tabelle oder Datenbank ist.
Ordner
Sie finden diese in Bibliotheken und Listen. Sie unterscheiden sich nicht von den Ordnern auf Ihrem Computer.
Inhaltstypen
Dies ist eine Definition, die erstellt wird, wenn ein neuer Objekttyp in das Intranet hochgeladen wird. Sie können einen Inhaltstyp verwenden, um festzulegen, wie eine bestimmte Art von Elementen in Zukunft behandelt werden soll. In jedem Unternehmen gibt es verschiedene Arten von Dokumenten (Verträge, Angebote, Benutzerhandbücher, Forschungsdokumente, Berichte usw.), und jedes dieser Dokumente hat unterschiedliche Merkmale, die für die Nutzung und die Durchsuchbarkeit wichtig sind. Für die optimale Strukturierung von Informationen empfehle ich die Verwendung von Inhaltstypen. Lesen Sie mehr über wie man die Struktur, die Hierarchie und die Metadaten des Inhaltstyps plant und warum dies wichtig ist.
Metadaten
Dies sind die Eigenschaften, die auf Elemente in Bibliotheken oder Listen direkt aus Inhaltstypen angewendet werden. Sie sind wesentlich für eine reibungslos funktionierende IA.
Verwaltete Metadaten
Dies ist die zentralisierte Version der Metadaten. Sie werden diese verwenden, um Suchabfragen, Regeln und Verfeinerungen zu erstellen. Verwaltete Metadaten sind besonders praktisch für große Organisationen.
Sobald Sie sich mit diesen Bausteinen vertraut gemacht haben, können Sie entscheiden, wie Sie sie am besten für Ihre eigenen Bedürfnisse und die Ihres Unternehmens nutzen können. Es empfiehlt sich, eine physische Blaupause Ihrer IA zu entwerfen, um das beste Endergebnis zu erzielen.
Was machen Sie mit Ihren Bausteinen?
Bevor Sie nun mit dem Aufbau der perfekten, neuen und glänzenden IA beginnen, sollten Sie 4 äußerst nützliche Gebote beachten.
1. Folgen Sie nicht der Struktur der Organisation
Denken Sie über Ihre Organisationsstruktur hinaus, denn Sie wollen die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fördern. Denken Sie an: Funktionen und Prozesse, Kunden, Inhaltstypen usw.
2. Fokus auf Metadaten
Die Verwendung von Ordnern zur Schaffung einer Struktur ist alles andere als ideal. Viel besser ist es, eine IA auf soliden Metadatenprinzipien aufzubauen. Für jedes Element sollten Sie also Dinge wissen wie: Worum geht es hier? Auf welche Region bezieht er sich? Um welches Produkt handelt es sich außerdem? Und für welches Jahr ist er bestimmt? Wenn Sie diese Informationen kennen, wird es sehr einfach sein, den Artikel zu finden, zu filtern und zu navigieren.
3. Zentrale Organisation der Namensgebung
Die korrekte Benennung aller neuen Artikel ist für Ihre Folgenabschätzung unerlässlich. Nicht nur, um sie aufzubauen, sondern auch, um sie aufrechtzuerhalten. Wir haben einen Blogbeitrag geschrieben über die besten Praktiken für die automatische Benennung von Dokumenten vorher, sehen Sie sich das an!
4. Damit die Suche optimal funktioniert
Die Suche sollte einfach und übersichtlich sein. Wenn ein Benutzer nach bestimmten Elementen sucht, sollte er sie finden können, indem er die benötigten Informationen eingibt. Um diesen Prozess zu beschleunigen und zu verbessern, sollten Sie Abfrageregeln verwenden; ein Ergebnis vorziehen; eine Abfrage mit zusätzlichen Eigenschaften und KW-Filtern ergänzen. Stellen Sie sicher, dass Sie das Verfeinerungs-Panel anpassen; lassen Sie nur die relevantesten Filteroptionen anzeigen, um ein sauberes und einfach zu handhabendes Aussehen zu erhalten. Verwenden Sie das Webpart für die Inhaltssuche, um auf der Grundlage einer Suchabfrage Inhalte von überall her zu sammeln und diese nach Ihren Wünschen zu gestalten. Auf dem Blog von Bella Engen finden Sie viele nützliche Anleitungen für die Sucherfahrung.
IA zur Automatisierung der Inhaltsbereitstellung verwenden
Eine gut durchdachte interne Verwaltung hat natürlich viele Vorteile. Abgesehen davon, dass Ihr Intranet schneller läuft und alle Ihre Dokumente an logischen Orten gespeichert sind, können Sie damit problemlos mit der Automatisierung der Bereitstellung von Inhalten beginnen. Automatisierte Inhaltsbereitstellung bedeutet, dass Sie Dokumente wie Verträge, Rechnungen oder sogar E-Mail-Newsletter nicht mehr ausfüllen müssen. SharePoint kann diese verschiedenen Elemente erkennen und weiß, was mit jedem einzelnen zu tun ist.
Sehen wir uns nun ein Beispiel für die automatische Bereitstellung von Inhalten an.
Wenn Ihre IA fertiggestellt und einsatzbereit ist, benötigen Sie eine Veröffentlichungsseite, auf der alle Ihre Nachrichtenseiten gespeichert werden. Diese Nachrichten können von Änderungen der Unternehmensrichtlinien über Geburtstage bis hin zu einem Betriebsausflug in den Wasserpark reichen.
Fügen Sie zusätzliche Metadateneigenschaften hinzu, um die entsprechende Abteilung, Sprache, Nachrichtenart usw. zu definieren. Jetzt können Sie Ihre Nachrichten nach diesen verschiedenen Kriterien filtern. Außerdem können Sie so auf einfache Weise personalisierte Nachrichten auf den verschiedenen Team- oder Projektseiten, auf Ihrer Homepage (mithilfe einer Inhaltssuche oder eines Webparts für Suchanfragen, der auf Inhalte auf der primären Nachrichtenseite verweist) oder sogar in Ihren internen Newslettern anzeigen.
Da Sie nun alle Informationen an einem Ort haben, können Sie eine App eines Drittanbieters verwenden (wir empfehlen JungleMail, ), um die Daten zu sammeln und einen personalisierten Newsletter zu erstellen. Hier verwenden Sie nicht nur den Seriendruck, sondern nutzen auch eine Funktion, die wir dynamische Blöcke nennen. Diese dynamischen Blöcke können praktisch jedes Element anzeigen, das für die Benutzer Ihres Intranets relevant ist, indem sie es einfach automatisch aus der richtigen SharePoint-Liste oder -Bibliothek abrufen.
Schlussfolgerung
Abschließend hoffe ich, dass dieser Beitrag deutlich gemacht hat, warum es unbedingt notwendig ist, die Erstellung Ihrer IA nicht als etwas zu betrachten, das sich von selbst erledigen wird. Wenn Sie das Beste aus Ihrem Intranet und den vielen Funktionen von SharePoint herausholen und vor allem Zeit und Mühe sparen wollen, ist die Entwicklung einer robusten IA der richtige Weg. Schließlich wird sie Ihnen noch viele Jahre erhalten bleiben.
Der nächste Teil unserer Serie über bewährte Praktiken für interne Newsletter:
Warum Sie responsive E-Mail-Vorlagen verwenden sollten.
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