Immagina la casa dei tuoi sogni. Ora immaginala senza tetto, con pareti storte e tutte di dimensioni diverse, con finestre al posto del soffitto. Vorresti uscire, ma per quanto ti sforzi di trovare un’uscita, non ci riesci. Non si tratta solo di un incubo: è proprio così che si presenta un ambiente SharePoint privo di un’adeguata architettura delle informazioni.
Piano per le newsletter interne in SharePoint
1. Perché dovresti inviare newsletter ai tuoi dipendenti
2. Come scrivere una newsletter interna che i tuoi dipendenti vorranno leggere
3. 10 idee per gli argomenti che ti aiuteranno a dare slancio alla tua campagna di newsletter interna
4. Perché anche le comunicazioni interne tramite newsletter dovrebbero riguardare la sicurezza
5. Come sfruttare le informazioni raccolte sulla tua campagna di newsletter interna per migliorare i risultati
6. Come trasformare il tuo SharePoint nella piattaforma di coinvolgimento per eccellenza
7. In che modo l’architettura delle informazioni ti aiuterà ad automatizzare la distribuzione dei contenuti
8. Modelli di email responsive: perché li utilizziamo?
9. Indicatori delle newsletter, clic sui link e aperture: come funzionano
Proprio come nel post precedente, mi permetterò una piccola digressione. In questo nuovo post parlerò di come l’architettura delle informazioni e la distribuzione automatizzata dei contenuti possano aiutarvi a creare una intranet SharePoint più efficace. Naturalmente, questo vi aiuterà anche a inviare newsletter interne di qualità superiore.
Cominciamo dalle cose semplici. Per creare e mantenere una rete intranet che coinvolga gli utenti e allo stesso tempo faccia loro risparmiare tempo, è necessaria un’architettura delle informazioni adeguata (IA). Un’architettura dell’informazione ben progettata non solo ti aiuterà ad aumentare la produttività complessiva, ma ti fornirà anche un sistema in cui la distribuzione automatizzata dei contenuti funziona al meglio.
Prima di approfondire come è possibile utilizzare l'architettura delle informazioni (IA) di SharePoint per automatizzare la distribuzione dei contenuti, vorrei spiegare brevemente che cos'è l'IA e perché è fondamentale utilizzarla correttamente.
Che cos’è l’architettura dell’informazione?
L'architettura dell'informazione – spesso indicata semplicemente con l'acronimo IA – è il termine utilizzato per descrivere il modo in cui i contenuti vengono ordinati, strutturati e visualizzati su un sito web SharePoint o su una rete intranet. Più precisamente, si riferisce al modo e alla posizione in cui i contenuti e i documenti vengono disposti all'interno di un sistema intranet. Se la vostra intranet SharePoint fosse un edificio, l'architettura dell'informazione ne rappresenterebbe il progetto.
Perché è importante?
Rimanendo in linea con la metafora di cui sopra, costruireste mai una casa senza un progetto? Spero di no. Quindi, prima di iniziare a costruire, dovresti sapere quale sarà il risultato finale e come vorresti che funzionasse. Non è qualcosa che si fa dopo che le persone hanno iniziato a utilizzare l’intranet (in teoria si potrebbe, ma richiede molto più lavoro). Per una buona panoramica su come avviare e accelerare questo processo di cambiamento, consulta il nostro Piano d'azione in 8 fasi nel post precedente di questa serie.
Per illustrare l’importanza di una buona architettura dell’informazione, vediamo come si presenta un’intranet mal funzionante – ovvero una che non è riuscita a implementare una buona architettura dell’informazione – immaginando quanto segue:
Hai appena iniziato questo nuovo lavoro quando il tuo capo ti chiama per affidarti il tuo primo incarico. Vuole che tu crei un nuovo sito di progetto, che raccolga un elenco di documenti e che ne crei diversi di nuovi. Un gioco da ragazzi, pensi. Dopotutto, l’hai già fatto tante volte in passato. Dovrebbe essere semplice: crea un sito, una raccolta documenti, alcune cartelle e il gioco è fatto.
Che sfortuna: ti rendi conto che non esiste alcuna struttura comune per l’intranet in cui ti stai perdendo. Ogni sito a cui hai accesso ha un aspetto e una struttura completamente diversi dagli altri. Inoltre, tutte le tue ricerche non danno alcun risultato. È impossibile per te capire come creare un sito di progetto adeguato in questa landa desolata.
Quali sono le migliori pratiche per l'architettura dell'informazione?
Per evitare kafkiano In situazioni come quella sopra descritta, è opportuno implementare un’architettura delle informazioni ben definita e ben pianificata per la propria intranet SharePoint.
Cominciamo con ciò che gli autori del libro Architettura dell'informazione per il World Wide Web, Peter Morville e Louis Rosenfeld, hanno da dire. Questo straordinario libro viene spesso definito la “bibbia” dell’Information Architecture.
Morville e Rosenfeld sostengono che ci siano tre punti fondamentali da tenere in considerazione quando si definisce un’architettura dell’informazione. Questi sono: la comprensione del affari/contesto, il contenuto, e utenti.
Attività/Contesto
Affinché la vostra intranet funzioni al meglio, dovrete comprendere gli obiettivi generali della vostra azienda. Tenete presente che né il tempo né l’attività aziendale si fermeranno mentre siete impegnati a creare la vostra architettura dell’informazione. In particolare, tenete sempre in considerazione il tempo che impiegate e il budget a vostra disposizione per le vostre attività.
Contenuto
È fondamentale sapere quali contenuti verranno archiviati nel proprio SharePoint. Per avere un quadro chiaro della situazione, è necessario individuare dove sono attualmente archiviate tutte le informazioni, chi ha accesso a cosa (e, cosa ancora più importante: chi ha bisogno di accedere a cosa). Dovreste esaminare i casi d’uso, il ciclo di vita delle informazioni, le politiche di conservazione, i flussi di lavoro di approvazione, le categorie e così via. Un buon modo per farlo è redigere un inventario dei contenuti. Infatti, se comprendete i vostri contenuti, sarete in grado di implementare una struttura che consentirà di effettuare ricerche ottimali.
Utenti
Questo aspetto potrebbe non essere immediatamente evidente all’inizio del processo di progettazione dell’architettura delle informazioni. Tuttavia, è necessario tenerne conto per garantire che tutto funzioni nel modo più fluido possibile. Ponetevi le seguenti domande: in che modo gli utenti del vostro SharePoint utilizzano l’intranet, quali sono le loro attività e quali sono le loro aspettative?
Gli elementi costitutivi dell'architettura dell'informazione
Dovresti considerare SharePoint come una scatola di Lego. Con quei mattoncini a tua disposizione puoi costruire qualsiasi cosa tu possa immaginare – e puoi sentirti orgoglioso quando vedrai il risultato finale dei tuoi incessanti sforzi. Ora, quali sono i mattoncini che utilizzi in SharePoint per creare una solida architettura dell’informazione?
Raccolte di siti
Contenitori organizzati in modo logico in cui è possibile archiviare una raccolta di sottositi.
Siti (e sottositi)
Questi elementi costituiscono il cuore di SharePoint e sono ben visibili agli utenti. In altre parole, i siti sono i contenitori in cui si archiviano le raccolte e gli elenchi. Ricorda: i siti sono i principali punti di navigazione per gli utenti.
Biblioteche
Li troverete nei vostri siti. Troverete i vostri file nelle vostre librerie. Nello specifico, nelle vostre librerie troverete: Pagine del sito, Immagini, Video e Documenti.
Elenchi
Sono molto simili alle librerie. La differenza principale sta nel fatto che, invece di memorizzare file, memorizzano elementi. Un elemento, a sua volta, può essere definito come un’informazione strutturata che fa parte di una tabella o di un database.
Cartelle
Le troverete nelle librerie e negli elenchi. Non sono diverse dalle cartelle presenti sul vostro computer.
Tipi di contenuto
Si tratta di una definizione creata quando viene caricato un nuovo tipo di elemento nell'intranet. È possibile utilizzare un tipo di contenuto per definire come verrà gestito in futuro un determinato tipo di elemento. In ogni azienda esistono diversi tipi di documenti (contratti, proposte, manuali d’uso, documenti di ricerca, relazioni, ecc.) e ciascuno di essi presenta caratteristiche diverse che sono importanti ai fini dell’utilizzo e della ricercabilità. Per una strutturazione ottimale delle informazioni, consiglio di utilizzare i tipi di contenuto. Per saperne di più su Come pianificare la struttura, la gerarchia e i metadati dei tipi di contenuto e perché è importante.
Metadati
Queste sono le proprietà che vengono applicate agli elementi all’interno delle librerie o degli elenchi direttamente dai tipi di contenuto. Sono fondamentali per il corretto funzionamento dell’architettura dell’informazione.
Metadati gestiti
Questa è la versione centralizzata dei metadati. La utilizzerete per creare query di ricerca, regole e filtri. I metadati gestiti sono particolarmente utili per le grandi organizzazioni.
Una volta acquisita familiarità con questi elementi costitutivi, potrai decidere in che modo utilizzarli al meglio per le tue esigenze e quelle della tua azienda. È buona norma tracciare uno schema fisico della tua architettura dell’informazione per garantire i migliori risultati finali.
Cosa fare con i tuoi mattoncini?
Ora, prima di metterti all’opera per creare quella nuova e perfetta architettura dell’informazione, ci sono 4 regole fondamentali che dovresti seguire.
1. Non seguire la struttura dell'organizzazione
Cerca di guardare oltre la struttura organizzativa della tua azienda, poiché il tuo obiettivo è promuovere la collaborazione tra i vari reparti. Tieni presente: funzioni e processi, clienti, tipi di contenuti, ecc.
2. Concentrarsi sui metadati
Limitarsi a utilizzare le cartelle per creare una struttura è tutt’altro che ideale. È molto meglio costruire un’architettura dell’informazione (IA) basata su solidi principi di metadati. Quindi, per ogni elemento, dovresti sapere cose come: Di cosa tratta? Quale regione riguarda? Inoltre, a quale prodotto si riferisce? E a quale anno si riferisce? Conoscendo questi elementi, sarà molto facile trovare, filtrare e navigare tra i contenuti.
3. Organizzare in modo centralizzato la denominazione
Una denominazione corretta di tutti i nuovi elementi è fondamentale per la tua architettura dell'informazione. Non solo per crearla, ma soprattutto per mantenerla nel tempo. Abbiamo scritto un post sul blog a riguardo le migliori pratiche per la denominazione automatica dei documenti Se non l'hai ancora visto, dai un'occhiata!
4. Ottimizzare la ricerca
La ricerca dovrebbe essere semplice e intuitiva. Quando un utente cerca determinati elementi, dovrebbe essere in grado di trovarli digitando le informazioni di cui ha bisogno. Per velocizzare e migliorare questo processo: utilizza le regole di ricerca; metti in evidenza un risultato; integra una query con proprietà aggiuntive e filtri per parole chiave. Assicurati di personalizzare il pannello di raffinamento; mostra solo le opzioni di filtro più rilevanti per ottenere un aspetto pulito e facilmente gestibile. Utilizza la web part di ricerca dei contenuti per aggregare contenuti da qualsiasi fonte in base a una query di ricerca e personalizzane lo stile come preferisci. Puoi trovare molte guide utili sull’esperienza di ricerca sul blog di Bella Engen.
Utilizza l'IA per automatizzare la distribuzione dei contenuti
Ovviamente, una struttura di informazione ben progettata offre numerosi vantaggi. Oltre a garantire una maggiore velocità di funzionamento della vostra intranet e a consentire l’archiviazione di tutti i documenti in posizioni logiche, vi permetterà di avviare facilmente l’automazione della distribuzione dei contenuti. La distribuzione automatizzata dei contenuti significa che non dovrete più compilare manualmente documenti come contratti, fatture o persino newsletter via e-mail. Potrete lasciare che SharePoint riconosca questi diversi elementi e gli farete sapere come gestirli singolarmente.
Vediamo ora un esempio di come si potrebbe utilizzare la distribuzione automatizzata dei contenuti.
Una volta che la tua IA sarà stata realizzata e sarà pronta per l'uso, dovrai disporre di un sito di pubblicazione in cui siano archiviate tutte le tue pagine di notizie. Queste notizie potrebbero riguardare qualsiasi argomento, dai cambiamenti nelle politiche aziendali ai compleanni, fino a una gita di gruppo al parco acquatico.
Aggiungi ulteriori proprietà dei metadati per definire il reparto di riferimento, la lingua, il tipo di notizia e così via. Ora potrai filtrare le tue notizie in base a questi diversi criteri. Ciò ti consentirà inoltre di mostrare facilmente notizie personalizzate sui siti dei diversi team o progetti, sulla tua home page (utilizzando una web part di ricerca dei contenuti o di query di ricerca che fa riferimento ai contenuti presenti sul sito principale delle notizie) o persino nelle tue newsletter interne.
Ora che hai tutte queste informazioni in un unico posto, puoi utilizzare un’app di terze parti (ti consigliamo JungleMail, ma sono ovviamente piuttosto di parte) per raccogliere i dati e creare una newsletter personalizzata. In questo caso non ci si limita a utilizzare la stampa unione, ma si ricorre anche a una funzionalità che chiamiamo “blocchi dinamici”. Questi blocchi dinamici possono mostrare praticamente qualsiasi elemento rilevante per gli utenti della vostra intranet, semplicemente prelevandolo automaticamente dall’elenco o dalla libreria SharePoint appropriati.
Conclusione
In conclusione, spero che questo post abbia chiarito perché è fondamentale non pensare alla creazione della propria architettura dell’informazione (IA) come a qualcosa che si risolverà da sé. Se volete ottenere il massimo dalla vostra intranet, dalle numerose funzionalità di SharePoint e, soprattutto, risparmiare tempo e fatica: progettare un’architettura dell’informazione solida è la strada da seguire. Dopotutto, vi accompagnerà per molti anni a venire.
Il prossimo articolo della nostra serie “Migliori pratiche per le newsletter interne”:
Perché dovresti utilizzare modelli di email responsive.
Porta la tua comunicazione interna a un nuovo livello
Prova gratuitamente lo strumento per newsletter JungleMail!
Inizia gratis