Eine wirksame interne Kommunikation hängt stark von klaren Strukturen und Verfahren ab. Das Versenden von E-Mails ist nach wie vor die Hauptmethode, um Inhalte mit den Mitarbeitern zu teilen - und es braucht immer noch viel Zeit, um es richtig zu machen. Es überrascht daher nicht, dass Unternehmen versuchen, diesen Prozess so weit wie möglich zu automatisieren. In diesem Artikel befassen wir uns mit automatisch generierten internen Newslettern in SharePoint.
Das Problem mit der internen Newsletter-Automatisierung
E-Mail-Automatisierung wird im Allgemeinen mit E-Mail-Marketing in Verbindung gebracht, d. h. mit dem Versand von E-Mails an potenzielle oder bestehende Kunden. Diese E-Mails fallen im Allgemeinen in zwei Gruppen:
- E-Mails auslösen werden automatisch auf der Grundlage des Verhaltens des Besuchers/Abonnenten/Kunden versandt (Begrüßungs-E-Mail, E-Mail mit abgebrochenem Einkaufswagen, E-Mail mit Empfehlung an einen Freund usw.)
- Drip-feed-E-Mails liefern sequentielle Nachrichten, die auf einem Zeitrahmen basieren. Sie werden am häufigsten für die Kommunikation mit Abonnenten verwendet, die sich für kostenlose Inhalte angemeldet haben, und ihr Ziel ist es, sie zu ermutigen, den nächsten Schritt im Verkaufstrichter zu tun.
Beide E-Mail-Typen richten sich vor allem an Zielgruppen außerhalb des Unternehmens. Solche E-Mails auf Autopilot zu schalten, ist relativ einfach, denn Sie müssen sie nur einmal einrichten.
Haben Sie schon einmal von vollautomatische interne E-Mail-Kampagnen?
Wahrscheinlich noch nicht - und dafür gibt es gute Gründe.
Sicherlich ist es schon seit langem möglich, einige Aspekte interner Newsletter zu automatisieren (z. B. durch Vorlagen, Zeitpläne oder automatische Aktualisierung der Empfängerliste). Aber das ist weit entfernt von einem "Einstellen und Vergessen"-Szenario.
Interne Kommunikationsspezialisten stehen hier vor einer doppelten Herausforderung. Zum einen müssen sie monatlich, wöchentlich oder manchmal sogar täglich neue relevante Inhalte für ihre Kollegen erstellen. Zum anderen müssen sie diese Inhalte in Newsletter übertragen. Es mag überraschen, dass dieser Prozess im besten Fall immer noch auf das gute alte Copy-Paste oder Drag-and-Drop hinausläuft.
Die IT bietet neue Möglichkeiten, selbst die kontextabhängigsten Prozesse zu automatisieren - beispielsweise die interne Kommunikation.
Sicherlich gibt es keine App auf der Welt, die automatisch sinnvolle Inhalte für die interne Kommunikation erstellen kann. Aber wäre es nicht großartig, wenn es eine Software gäbe, die Inhalte aus verschiedenen Quellen abrufen und ganz von selbst in eine E-Mail einfügen könnte?
Das ist einer der Gründe, warum wir die JungleMail und JungleMail für Office 365. Einfach ausgedrückt, können diese Produkte eine E-Mail automatisch mit Inhalten aus bestimmten SharePoint- oder Office 365-Inhaltsquellen füllen. Sehen wir uns an, wie Unternehmen JungleMail nutzen können, um interne E-Mail-Kampagnen vollständig zu automatisieren.
Einführung von dynamischen Inhalten
Typische Quellen für interne Kommunikationsinhalte in SharePoint und Office 365 sind:
- Unternehmensnachrichten (Ankündigungen, Nachrichten über Personen, Status-Updates usw.),
- Blogbeiträge,
- Kalenderveranstaltungen.
Je nach Typ und Version der SharePoint-Plattform können diese Inhaltsquellen unterschiedliche Namen, Pfade und Layouts haben. Im Allgemeinen handelt es sich jedoch um Varianten von SharePoint-Listen oder -Bibliotheken, die Sie über Dynamic Content automatisch in Ihrem Newsletter anzeigen lassen können.
Dynamic Content ist eine einzigartige Funktion von JungleMail und JungleMail für Office 365, die eine Verbindung zwischen einem bestimmten Teil der E-Mail-Vorlage (d.h. einem einzelnen Block oder dem gesamten Abschnitt) und einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek herstellt.
Das Aktivieren von dynamischen Inhalten in JungleMail ist ganz einfach:
1. Öffnen Sie den JungleMail Campaign Builder, wählen Sie Empfänger und Vorlage aus;
2. Wählen Sie einen Abschnitt aus und machen Sie ihn mit einem einzigen Klick dynamisch;
3. Wählen Sie eine SharePoint-Liste für die automatische Inhaltserstellung aus;
4. Fügen Sie einen Block in den Abschnitt ein. Wählen Sie dann im rechten Bereich eine Spalte aus der Sharepoint-Liste, die Sie in diesem Block verwenden möchten.
Alles bereit! Wie Sie in der Abbildung unten sehen können, können Sie, sobald Sie eine SharePoint-Liste für dynamische Inhalte festgelegt haben, diese Inhalte weiter nach Listenansicht und nach den Spalten in dieser Ansicht filtern. Sie können auch Sendebedingungen festlegen, um sicherzustellen, dass Newsletter nur dann verschickt werden, wenn es Neuigkeiten zu berichten gibt. Ein ausführlicheres Tutorial zum Thema Dynamische Inhalte finden Sie unter hier.
Hinweis: JungleMail für Office 365 kann nur auf Websitesammlungen zugreifen, denen es zuvor als App hinzugefügt wurde. Sie können auf Listen in einer anderen Websitesammlung zugreifen (einer anderen als der, in der Sie die App gestartet haben), indem Sie die Quell-URL im Feld Inhaltsliste angeben, anstatt die Funktion Durchsuchen zu verwenden.
Warum überhaupt automatisieren?
Kurz gesagt, Dynamic Content entlastet interne Kommunikationsspezialisten von der Notwendigkeit, neue Inhalte manuell in interne Newsletter einzufügen. Das Hinzufügen von Bildern, Texten und das Einrichten von Links in einem Newsletter kann zwischen 15 Minuten und einer Stunde dauern. Vor allem, wenn der Inhalt über mehrere SharePoint-Listen und -Bibliotheken verstreut ist. JungleMail kann das für Sie im Handumdrehen erledigen.
Aber noch leistungsfähiger ist die Kombination aus Dynamic Content und wiederkehrenden Kampagnen. Wie bei vielen anderen internen E-Mail-Lösungen können Sie mit JungleMail Newsletter-Kampagnen planen und diese so oft wie nötig wiederholen. Darüber hinaus haben Sie automatisch generierte E-Mail-Inhalte und sEndbedingungen um sicherzustellen, dass diese Inhalte sinnvoll sind.
Mit anderen Worten: Mit JungleMail können Sie es wirklich einstellen und vergessen - und die Vorteile enden hier nicht. Interne E-Mail-Automatisierung, kombiniert mit Dynamic Content, hilft:
- Stunden sparen der manuellen Arbeit, die jede Woche für die Erstellung von Newslettern aufgewendet wird,
- Stärkere Personalisierung (z. B. durch automatisches Einfügen des Empfängernamens),
- Verringern Sie die Fehlerwahrscheinlichkeits in Newsletter-Inhalten.
Der Inhalt selbst wird jedoch nicht aus dem Nichts in diesen SharePoint-Listen erscheinen. Aber mit den richtigen Automatisierungswerkzeugen können sich die Kommunikatoren mehr auf die Erstellung von Inhalten, die Optimierung und letztlich auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter konzentrieren.
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