Une communication interne efficace repose en grande partie sur la mise en place de structures et de pratiques claires. L'envoi d'e-mails reste le principal moyen de partager du contenu avec les employés - et il faut encore beaucoup de temps pour le faire correctement. Il n'est donc pas surprenant que les entreprises cherchent à automatiser ce processus autant que possible. Dans cet article, nous parlerons des bulletins d'information internes générés automatiquement dans SharePoint.
Le problème de l'automatisation des lettres d'information internes
L'automatisation des courriels est généralement associée au marketing par courriel, c'est-à-dire à l'envoi de courriels à des clients potentiels ou existants. Ces courriels se répartissent généralement en deux groupes :
- Déclencher des courriels sont envoyés automatiquement en fonction du comportement du visiteur, de l'abonné ou du client (courriel de bienvenue, courriel relatif au panier abandonné, courriel de référence à un ami, etc.)
- Courriels en continu délivrer des messages séquentiels basés sur un calendrier. Ils sont le plus souvent utilisés pour communiquer avec les abonnés qui se sont inscrits pour recevoir du contenu gratuit, et leur objectif est d'encourager le passage à l'étape suivante de l'entonnoir de vente.
Ces deux types d'e-mails s'adressent notamment à des publics extérieurs à l'entreprise. Il est relativement facile de mettre ce type d'e-mails en pilote automatique, car vous ne devez les configurer qu'une seule fois.
Avez-vous entendu parler de des campagnes de courrier électronique internes entièrement automatisées?
Probablement pas encore, et il y a de bonnes raisons à cela.
Certes, il est possible d'automatiser certains aspects des lettres d'information internes depuis longtemps (par exemple, en utilisant des modèles, des calendriers ou une mise à jour automatique de la liste des destinataires). Mais on est loin d'un scénario du type "on règle et on oublie".
Les spécialistes de la communication interne sont confrontés à un double défi. D'une part, ils doivent créer un nouveau contenu pertinent pour leurs collègues tous les mois, toutes les semaines et parfois même tous les jours. D'autre part, ils doivent transférer ce contenu dans des bulletins d'information. Il est peut-être surprenant de constater que ce processus se résume encore, dans le meilleur des cas, à un bon vieux copier-coller ou à un glisser-déposer.
Les technologies de l'information offrent de nouveaux moyens d'automatiser les processus les plus sensibles au contexte, tels que la communication interne.
On peut affirmer sans risque de se tromper qu'il n'existe pas d'application au monde capable de créer automatiquement un contenu pertinent pour les communications internes. Mais ne serait-il pas formidable de disposer d'un logiciel capable d'extraire du contenu de diverses sources et de l'insérer tout seul dans un courriel ?
C'est en partie pour cette raison que nous avons créé JungleMail et JungleMail pour Office 365. En d'autres termes, ces produits peuvent automatiquement alimenter un e-mail avec du contenu provenant de sources de contenu SharePoint ou Office 365 spécifiées. Voyons comment les organisations peuvent utiliser JungleMail pour automatiser entièrement les campagnes d'emailing internes.
Présentation du contenu dynamique
Les sources typiques de contenu de communication interne dans SharePoint et Office 365 sont les suivantes :
- Nouvelles de l'entreprise (annonces, nouvelles des personnes, mises à jour du statut, etc,),
- articles de blog,
- les événements du calendrier.
Selon le type et la version de la plateforme SharePoint, ces sources de contenu peuvent avoir des noms, des chemins d'accès et une présentation différents. Cependant, en général, il s'agit de variantes de listes ou de bibliothèques SharePoint - et vous pouvez les faire apparaître automatiquement dans votre lettre d'information grâce au contenu dynamique.
Le contenu dynamique est une fonctionnalité unique de JungleMail et JungleMail for Office 365 qui établit un lien entre une partie spécifiée du modèle d'email (c'est-à-dire un bloc individuel ou la section entière) et une liste ou une bibliothèque SharePoint.
L'activation du contenu dynamique dans JungleMail est simple :
1. Ouvrez JungleMail campaign builder, sélectionnez les destinataires et le modèle ;
2. Sélectionnez une section et rendez-la dynamique d'un simple clic ;
3. Sélectionnez une liste SharePoint pour la génération automatique de contenu ;
4. Insérez un bloc dans la section. Ensuite, dans le panneau de droite, choisissez une colonne de la liste Sharepoint que vous souhaitez utiliser dans ce bloc.
Tout est prêt ! Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessous, une fois que vous avez spécifié une liste SharePoint pour le contenu dynamique, vous pouvez filtrer ce contenu par vue de liste et par colonnes dans cette vue. Vous pouvez également définir des conditions d'envoi pour vous assurer que les lettres d'information ne seront envoyées que s'il y a des nouvelles à communiquer. Vous trouverez un tutoriel plus détaillé sur le contenu dynamique ici.
Note : JungleMail pour Office 365 ne peut accéder qu'aux collections de sites où il a été précédemment ajouté en tant qu'application. Vous pouvez accéder aux listes d'une autre collection de sites (différente de celle sur laquelle vous avez lancé l'application) en spécifiant l'URL source dans le champ Liste de contenu au lieu d'utiliser la fonction Parcourir.
Pourquoi automatiser ?
En bref, le contenu dynamique évite aux spécialistes de la communication interne d'avoir à insérer manuellement de nouveaux contenus dans les bulletins d'information internes. L'ajout d'images, de textes et de liens dans une lettre d'information peut prendre entre 15 minutes et une heure. Surtout si le contenu est dispersé dans plusieurs listes et bibliothèques SharePoint. JungleMail peut le faire pour vous en un rien de temps.
Mais ce qui est encore plus puissant, c'est la combinaison du contenu dynamique et des campagnes récurrentes. Comme beaucoup d'autres solutions d'email interne, JungleMail vous permet de programmer des campagnes de newsletter et de les répéter aussi souvent que nécessaire. En outre, vous disposez d'un contenu d'email généré automatiquement et de sconditions de clôture pour s'assurer que ce contenu est significatif.
En d'autres termes, avec JungleMail, vous pouvez vraiment le configurer et l'oublier - et les avantages ne s'arrêtent pas là. L'automatisation interne des e-mails, combinée au contenu dynamique, aide :
- Économiser des heures de travail manuel consacré à la création de lettres d'information chaque semaine,
- Accroître la personnalisation (par exemple, en insérant automatiquement le nom du destinataire),
- Réduire le risque d'erreurdans le contenu de la lettre d'information.
Cela dit, le contenu lui-même n'apparaîtra pas de lui-même dans ces listes SharePoint. Mais le fait de disposer des bons outils d'automatisation permet aux communicateurs de se concentrer davantage sur la création et l'optimisation du contenu et, en fin de compte, sur la satisfaction des employés.
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