Una comunicación interna eficaz depende en gran medida de contar con estructuras y prácticas claras. El correo electrónico sigue siendo la principal forma de compartir contenido con los empleados, y hacerlo bien sigue requiriendo mucho tiempo. Como era de esperar, las empresas han buscado automatizar este proceso en la medida de lo posible. En este artículo, hablaremos de los boletines internos generados automáticamente en SharePoint.
El problema de la automatización de los boletines internos
La automatización del correo electrónico suele asociarse con el marketing por correo electrónico, es decir, el envío de correos electrónicos a clientes potenciales o actuales. Estos correos electrónicos suelen dividirse en dos grupos:
- Correos electrónicos automáticos se envían automáticamente en función del comportamiento del visitante, suscriptor o cliente (correo de bienvenida, correo por carrito abandonado, correo para recomendar a un amigo, etc.)
- Correos electrónicos programados envían mensajes secuenciales según un calendario. Se utilizan sobre todo para comunicarse con los suscriptores que se han registrado para recibir contenido gratuito, y su objetivo es animarles a dar el siguiente paso en el embudo de ventas.
Cabe destacar que ambos tipos de correos electrónicos están dirigidos a destinatarios externos a la empresa. Automatizar este tipo de correos es relativamente fácil, ya que solo hay que configurarlos una vez.
A ver, ¿has oído hablar de campañas de correo electrónico internas totalmente automatizadas?
Probablemente todavía no, y hay buenas razones para ello.
Es cierto que desde hace tiempo es posible automatizar algunos aspectos de los boletines internos (por ejemplo, mediante plantillas, programaciones o la actualización automática de la lista de destinatarios). Pero eso dista mucho de ser un proceso que se pueda configurar una vez y olvidarse.
El reto al que se enfrentan los especialistas en comunicación interna es doble. En primer lugar, deben crear nuevos contenidos relevantes para sus compañeros cada mes, cada semana o, a veces, incluso a diario. Además, deben plasmar esos contenidos en boletines informativos. Aunque pueda sorprender, este proceso sigue reduciéndose, en el mejor de los casos, al clásico «copiar y pegar» o «arrastrar y soltar».
Las tecnologías de la información ofrecen nuevas formas de automatizar incluso los procesos más dependientes del contexto, como la comunicación interna.
Ahora bien, se puede afirmar con total seguridad que no existe ninguna aplicación en el mundo capaz de crear automáticamente contenido relevante para las comunicaciones internas. Pero, ¿no sería estupendo contar con un software que pudiera recopilar contenido de diversas fuentes e insertarlo en un correo electrónico por sí solo?
En parte, esa es la razón por la que creamos JungleMail y JungleMail para Office 365. En pocas palabras, estos productos pueden rellenar automáticamente un correo electrónico con contenido procedente de fuentes específicas de SharePoint u Office 365. Veamos cómo pueden las organizaciones utilizar JungleMail para automatizar por completo las campañas de correo electrónico internas.
Presentación del contenido dinámico
Las fuentes habituales de contenido de comunicación interna en SharePoint y Office 365 son:
- noticias de la empresa (anuncios, noticias sobre personas, actualizaciones de estado, etc.),
- entradas de blog,
- eventos del calendario.
Dependiendo del tipo y la versión de la plataforma de SharePoint, estas fuentes de contenido pueden tener nombres, rutas y diseños diferentes. Sin embargo, en general, todas son variantes de listas o bibliotecas de SharePoint, y puedes hacer que aparezcan automáticamente en tu boletín informativo mediante el contenido dinámico.
El contenido dinámico es una función exclusiva de JungleMail y JungleMail para Office 365 que establece un vínculo entre una parte concreta de una plantilla de correo electrónico (por ejemplo, un bloque concreto o toda una sección) y una lista o biblioteca de SharePoint.
Habilitar el contenido dinámico en JungleMail es muy sencillo:
1. Abre el generador de campañas de JungleMail, selecciona los destinatarios y la plantilla;
2. Selecciona una sección y conviértela en dinámica con un solo clic;
3. Selecciona una lista de SharePoint para la generación automática de contenido;
4. Inserta un bloque en la sección. A continuación, en el panel de la derecha, selecciona una columna de la lista de SharePoint que quieras utilizar en ese bloque.
¡Todo listo! Como puedes ver en la captura de pantalla que aparece a continuación, una vez que especifiques una lista de SharePoint para el «Contenido dinámico», podrás filtrar aún más ese contenido por vista de lista y por las columnas de dicha vista. También puedes establecer condiciones de envío para asegurarte de que los boletines solo se envíen si hay novedades que comunicar. Puedes encontrar un tutorial más detallado sobre el «Contenido dinámico» aquí.
Nota: JungleMail para Office 365 solo puede acceder a las colecciones de sitios en las que se haya añadido previamente como aplicación. Para acceder a las listas de otra colección de sitios (distinta de aquella en la que se ha iniciado la aplicación), especifique la URL de origen en el campo «Lista de contenido» en lugar de utilizar la función «Examinar».
¿Por qué automatizar?
En resumen, el contenido dinámico libera a los especialistas en comunicación interna de la necesidad de insertar manualmente nuevos contenidos en los boletines internos. Añadir imágenes, textos y configurar enlaces en un boletín puede llevar entre 15 minutos y una hora, sobre todo si el contenido está disperso en varias listas y bibliotecas de SharePoint. JungleMail puede hacerlo por ti en un abrir y cerrar de ojos.
Pero aún más potente es la combinación de contenido dinámico y campañas periódicas. Al igual que muchas otras soluciones de correo electrónico internas, JungleMail te permite programar campañas de boletines informativos y repetirlas tantas veces como sea necesario. Además, dispones de contenido de correo electrónico generado automáticamente y...condiciones de finalización para asegurarnos de que este contenido sea relevante.
En otras palabras, con JungleMail puedes configurarlo y olvidarte de él, y las ventajas no terminan ahí. La automatización del correo electrónico interno, combinada con el contenido dinámico, ayuda a:
- Ahorra horas de trabajo manual dedicado a crear boletines informativos cada semana,
- Aumentar la personalización (por ejemplo, insertando automáticamente el nombre del destinatario),
- Reducir la probabilidad de cometer erroresen el contenido del boletín.
Dicho esto, el contenido en sí no aparecerá de la nada en esas listas de SharePoint. Sin embargo, contar con las herramientas de automatización adecuadas permite a los responsables de la comunicación centrarse más en la creación y optimización de contenidos y, en última instancia, en la satisfacción de los empleados.
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