Una comunicazione interna efficace dipende in larga misura dall’adozione di strutture e procedure chiare. L’invio di e-mail rimane il principale canale per condividere contenuti con i dipendenti – e farlo nel modo giusto richiede ancora molto tempo. Non sorprende, quindi, che le aziende stiano cercando di automatizzare il più possibile questo processo. In questo articolo parleremo delle newsletter interne generate automaticamente in SharePoint.
Il problema dell'automazione delle newsletter interne
L'automazione delle e-mail è solitamente associata all'e-mail marketing, ovvero all'invio di e-mail a clienti potenziali o esistenti. Queste e-mail si dividono generalmente in due categorie:
- Email automatiche vengono inviate automaticamente in base al comportamento dei visitatori, degli iscritti o dei clienti (email di benvenuto, email relativa al carrello abbandonato, email “Segnala ad un amico”, ecc.)
- Email a cadenza regolare inviare messaggi in sequenza secondo una tempistica prestabilita. Sono utilizzati principalmente per comunicare con gli iscritti che si sono registrati per accedere a contenuti gratuiti, e il loro obiettivo è quello di incoraggiarli a compiere il passo successivo nel funnel di vendita.
In particolare, entrambi i tipi di e-mail sono rivolti a un pubblico esterno all’azienda. Mettere in automatica e-mail di questo tipo è relativamente facile, poiché basta configurarle una sola volta.
Allora, hai sentito parlare di campagne e-mail interne completamente automatizzate?
Probabilmente non ancora – e ci sono ottime ragioni per questo.
Certo, è già da molto tempo che è possibile automatizzare alcuni aspetti delle newsletter interne (ad esempio, utilizzando modelli, pianificazioni o l'aggiornamento automatico dell'elenco dei destinatari). Ma siamo ben lontani da uno scenario del tipo “imposta e dimentica”.
La sfida che gli specialisti della comunicazione interna devono affrontare in questo ambito è duplice. Innanzitutto, devono creare nuovi contenuti rilevanti per i propri colleghi con cadenza mensile, settimanale o, talvolta, persino giornaliera. Inoltre, devono trasferire tali contenuti nelle newsletter. Per quanto possa sorprendere, questo processo si riduce ancora, nella migliore delle ipotesi, al buon vecchio copia-incolla o trascina-e-rilascia.
L'IT offre nuovi modi per automatizzare anche i processi più sensibili al contesto, come la comunicazione interna.
A questo punto, si può affermare con certezza che non esiste al mondo un’app in grado di creare automaticamente contenuti significativi per le comunicazioni interne. Ma non sarebbe fantastico avere un software in grado di raccogliere contenuti da varie fonti e inserirli in un’e-mail in modo completamente autonomo?
Questo è uno dei motivi per cui abbiamo creato JungleMail e JungleMail per Office 365. In parole povere, questi prodotti sono in grado di compilare automaticamente un’e-mail con contenuti provenienti da fonti specificate su SharePoint o Office 365. Vediamo come le organizzazioni possono utilizzare JungleMail per automatizzare completamente le campagne e-mail interne.
Presentazione dei contenuti dinamici
Le fonti tipiche dei contenuti di comunicazione interna in SharePoint e Office 365 sono:
- notizie aziendali (annunci, notizie sulle persone, aggiornamenti di stato ecc.),
- post sul blog,
- eventi in calendario.
A seconda del tipo e della versione della piattaforma SharePoint, queste fonti di contenuto possono avere nomi, percorsi e struttura diversi. Tuttavia, in generale, sono tutte varianti delle liste o delle librerie di SharePoint – ed è possibile farle apparire automaticamente nella propria newsletter tramite il contenuto dinamico.
Il "Contenuto dinamico" è una funzionalità esclusiva di JungleMail e JungleMail for Office 365 che crea un collegamento tra una parte specifica del modello di e-mail (ad esempio, un singolo blocco o un'intera sezione) e un elenco o una raccolta di SharePoint.
Abilitare i contenuti dinamici in JungleMail è semplicissimo:
1. Aprire lo strumento di creazione delle campagne di JungleMail, selezionare i destinatari e il modello;
2. Seleziona una sezione e rendila dinamica con un solo clic;
3. Selezionare un elenco di SharePoint per la generazione automatica dei contenuti;
4. Inserisci un blocco nella sezione. Quindi, nel pannello di destra, seleziona una colonna dall'elenco di SharePoint che desideri utilizzare in quel blocco.
Tutto pronto! Come puoi vedere nella schermata qui sotto, una volta specificato un elenco di SharePoint per i contenuti dinamici, puoi filtrare ulteriormente tali contenuti in base alla visualizzazione dell’elenco e alle colonne presenti in quella visualizzazione. Puoi anche impostare delle condizioni di invio per assicurarti che le newsletter vengano inviate solo se ci sono novità da comunicare. Puoi trovare un tutorial più dettagliato sui contenuti dinamici qui.
Nota: JungleMail per Office 365 può accedere solo alle raccolte di siti in cui è stata precedentemente aggiunta come app. È possibile accedere agli elenchi presenti in un’altra raccolta di siti (diversa da quella in cui è stata avviata l’app) specificando l’URL di origine nel campo “Elenco contenuti” anziché utilizzare la funzione “Sfoglia”.
Perché automatizzare, in fin dei conti?
In breve, Dynamic Content solleva gli addetti alla comunicazione interna dalla necessità di inserire manualmente nuovi contenuti nelle newsletter interne. L'aggiunta di immagini e testi e l'inserimento di link in una newsletter può richiedere da 15 minuti a un'ora, soprattutto se i contenuti sono sparsi in diversi elenchi e librerie di SharePoint. JungleMail può farlo per voi in un batter d'occhio.
Ma ancora più efficace è la combinazione tra contenuti dinamici e campagne ricorrenti. Come molte altre soluzioni di posta elettronica interne, JungleMail consente di programmare campagne di newsletter e di ripeterle tutte le volte che è necessario. Inoltre, sono disponibili contenuti e-mail generati automaticamente e scondizioni di conclusione per assicurarci che questo contenuto sia significativo.
In altre parole, con JungleMail puoi davvero configurarlo una volta per tutte e non pensarci più – e i vantaggi non finiscono qui. L’automazione interna delle e-mail, abbinata ai contenuti dinamici, ti aiuta a:
- Risparmia ore di lavoro manuale dedicato alla creazione delle newsletter ogni settimana,
- Migliorare la personalizzazione (ad esempio, inserendo automaticamente il nome del destinatario),
- Ridurre la probabilità di errorenei contenuti della newsletter.
Detto questo, i contenuti non appariranno da soli in quegli elenchi di SharePoint. Tuttavia, disporre degli strumenti di automazione adeguati consente ai responsabili della comunicazione di concentrarsi maggiormente sulla creazione e sull’ottimizzazione dei contenuti e, in ultima analisi, sulla soddisfazione dei dipendenti.
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