{"id":16240,"date":"2022-01-12T14:05:54","date_gmt":"2022-01-12T14:05:54","guid":{"rendered":"https:\/\/www.enovapoint.com\/?p=16240"},"modified":"2023-12-27T10:43:54","modified_gmt":"2023-12-27T10:43:54","slug":"i-modi-migliori-per-archiviare-i-documenti-in-sharepoint","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.enovapoint.com\/it\/blog\/best-ways-to-store-documents-in-sharepoint\/","title":{"rendered":"I modi migliori per archiviare i documenti in SharePoint"},"content":{"rendered":"

Realizzare un sistema di gestione dei documenti efficace su SharePoint non \u00e8 un compito difficile. Tuttavia, richiede sicuramente una notevole quantit\u00e0 di conoscenze e impegno. Credetemi, il processo pu\u00f2 richiedere un po\u2019 di tempo, ma ne varr\u00e0 la pena per il futuro della vostra azienda, quando la complessit\u00e0 e la mole dei documenti potrebbero diventare insostenibili. Nella speranza di rendere questo processo pi\u00f9 accessibile a tutti, condivider\u00f2 le nostre migliori pratiche sulla gestione dei documenti in SharePoint in una serie di post.<\/p>\n

Nella prima parte di questa serie ho presentato un Modello di piano di gestione dei documenti in SharePoint<\/a> e abbiamo discusso i primi due punti: quanto sia importante analizzare i documenti esistenti nel proprio ambiente e come creare una struttura coerente dei tipi di contenuto.<\/p>\n

In questo post tratter\u00f2 altri due aspetti: parler\u00f2 del tipo di contenitori da scegliere per l'archiviazione dei documenti in SharePoint 2010 o 2013 e mostrer\u00f2 come procedere.<\/p>\n

Piano per la gestione dei documenti in SharePoint<\/h2>\n

\n1. Analizzare i documenti esistenti. Individuare i tipi e le caratteristiche dei documenti;<\/a>
\n2. Creare una struttura dei tipi di contenuto flessibile e facilmente estendibile;<\/a>
\n3. Scegliere dove e come archiviare i documenti in SharePoint;<\/strong>
\n4. Creare campi, siti, librerie ed elenchi. Aggiungere tipi di contenuto;<\/strong>
\n5. Pianificare le autorizzazioni;<\/a>
\n6. Definire e automatizzare la denominazione dei documenti in SharePoint;<\/a>
\n7. Unificare la posizione dei modelli di documento;<\/a>
\n8. Suddividere i contenuti in file pi\u00f9 piccoli;<\/a>
\n9. Automazione dei documenti in SharePoint;<\/a>
\n10. Ottimizzare le viste e le librerie;<\/a><\/p>\n

Passaggio 3. Scegliere dove e come archiviare i documenti in SharePoint.<\/h2>\n

\nQuando si parla di DOVE archiviare i documenti in SharePoint, ci si trova sempre di fronte a una scelta da fare. \u00c8 meglio utilizzare un elenco o una raccolta di SharePoint?<\/p>\n

Come sapete, in SharePoint \u00e8 possibile scegliere di archiviare i documenti nelle liste di SharePoint, come allegati agli elementi, oppure nelle raccolte documenti, come elementi a s\u00e9 stanti. Ebbene, la scelta non \u00e8 cos\u00ec semplice come si potrebbe pensare e dipende da alcune variabili, quali i tipi di documento, i processi aziendali, i requisiti di sicurezza e le funzionalit\u00e0 che si desidera ottenere. Esaminiamo entrambi i casi:<\/p>\n

Elenco di SharePoint: archiviazione dei documenti come allegati degli elementi<\/h2>\n

\nVantaggi:<\/strong><\/p>\n

\u2022 Un singolo elemento pu\u00f2 contenere pi\u00f9 documenti, poich\u00e9 ogni elemento funge da contenitore per i documenti ad esso allegati. \u00c8 una buona opzione (soprattutto se si utilizza SharePoint Foundation, dove non \u00e8 possibile utilizzare \"I miei siti\" o \"Insiemi di documenti\") per archiviare documenti in entrata quali: comunicazioni via e-mail con lettere commerciali, ordini del giorno o verbali di riunioni allegati; contratti con specifiche aggiuntive o appendici; elenchi dei dipendenti con la relativa documentazione individuale; l\u2019archiviazione degli stessi documenti ma in formati diversi (ad esempio .docx e .pdf) o di documenti che non richiedono modifiche;
\n\u2022 Le autorizzazioni a livello di elemento e l'accesso concesso in modo dettagliato potrebbero essere configurati pi\u00f9 facilmente rispetto alle raccolte di documenti. Questo perch\u00e9 per gli elenchi sono disponibili impostazioni aggiuntive quali:<\/p>\n

\"I
\nLibreria di SharePoint: archiviazione dei documenti come elementi<\/h4>\n

\nVantaggi:<\/strong><\/p>\n

\u2022 L'apertura dei documenti \u00e8 pi\u00f9 veloce e pi\u00f9 comoda;
\n\u2022 Supporta la modifica simultanea di un documento o la co-autorialit\u00e0;
\n\u2022 Supporta il Apri con Esplora file di Windows<\/em> funzione e semplifica la gestione dei documenti, nonch\u00e9 le operazioni di copia ed eliminazione;
\n\u2022 La generazione di documenti e il processo di unione della posta sono semplificati grazie all\u2019utilizzo dei metadati dei file e alla compilazione automatica. \u00c8 particolarmente indicato per la creazione di contratti, fatture, proposte commerciali, presentazioni e report personalizzabili con SharePoint, soprattutto utilizzando il nostro soluzione per l'automazione dei documenti JungleDocs<\/a>;<\/p>\n

Credo sia chiaro che la scelta di utilizzare le librerie di SharePoint per archiviare i documenti comporti pi\u00f9 vantaggi che svantaggi e offra maggiori possibilit\u00e0 di utilizzo. Ecco perch\u00e9 cerchiamo di evitare l\u2019uso delle liste di SharePoint quando progettiamo sistemi di gestione dei documenti in SharePoint. Inoltre, \u00e8 per questo motivo che in questo post e nei successivi articoli della serie mi concentrer\u00f2 sull\u2019archiviazione dei documenti nelle librerie. Preferiamo considerare i documenti come il fulcro del sistema, con i tipi di contenuto, i metadati e i modelli che fungono da elementi di supporto per garantire eccellenti possibilit\u00e0 di automazione e migrazione dei documenti.<\/p>\n

Una volta deciso dove archiviare i documenti, puoi passare a COME gestirli; ci\u00f2 dipende da variabili quali il numero previsto di elementi, i requisiti ambientali e le considerazioni relative alle autorizzazioni. Analizziamo alcuni metodi di archiviazione disponibili in SharePoint:<\/p>\n

Opinioni sincere<\/h4>\n

\nSi tratta di un'opzione predefinita, molto diffusa e ottima per le biblioteche che contengono meno di 5000 voci e che non utilizzano autorizzazioni granulari. Se ritieni che la tua biblioteca non raggiunger\u00e0 tale numero, o che ci\u00f2 avverr\u00e0 solo tra qualche anno, procedi pure con Views, poich\u00e9 \u00e8 il metodo pi\u00f9 semplice e pi\u00f9 facilmente gestibile. L\u2019unica eccezione \u00e8 la necessit\u00e0 di raggruppare i documenti o di disporre di contenitori per essi;<\/p>\n

Cartelle<\/h4>\n

\nHo letto molti blog diversi in cui si sostiene che le cartelle siano un male a causa dei loro problemi di usabilit\u00e0 e di adozione. Concordo sugli svantaggi in termini di usabilit\u00e0 legati all\u2019uso delle cartelle; tuttavia, a volte \u00e8 necessario utilizzarle per garantire un ambiente SharePoint efficiente. Ecco un consiglio: salvate tutti i documenti nella directory principale della libreria e, quando il numero di documenti si avvicina alla soglia predefinita di 5000 elementi nella visualizzazione di SharePoint (per SharePoint 2010 e SharePoint 2013), spostate una parte consistente dei vostri documenti in una cartella. \u00c8 possibile raggruppare i documenti in cartelle per mese o per ID, ad esempio \u201c1-4000\u201d. Valutate l\u2019utilizzo dei tipi di contenuto delle cartelle, poich\u00e9 ci\u00f2 vi consentir\u00e0 di disporre di metadati aggiuntivi, di una migliore descrizione del contenuto e persino di personalizzare le visualizzazioni all\u2019interno di queste cartelle;<\/p>\n

Raccolte di documenti<\/h4>\n

\nSi tratta di cartelle ibride dotate di alcune funzionalit\u00e0 aggiuntive. Il vantaggio principale dei set di documenti \u00e8 la possibilit\u00e0 di propagare i metadati ai documenti al loro interno. Ci\u00f2 risulta particolarmente utile per caricare in blocco nuovi documenti, come ad esempio contratti con allegati o informazioni sui dipendenti. \u00c8 possibile impostare i metadati di un singolo documento caricato, ma quando si esegue l\u2019operazione in blocco, dubito che qualcuno torni indietro per modificare le propriet\u00e0 di ogni singolo file. Utilizzando i set di documenti non \u00e8 necessario farlo. I metadati condivisi verranno aggiornati da un\u2019operazione pianificata. A seconda della quantit\u00e0 di informazioni coinvolte, l\u2019operazione pianificata potrebbe richiedere un po\u2019 di tempo prima che tutti i metadati siano correttamente impostati per i nuovi documenti. Ma funzioner\u00e0. Non preoccupatevi.<\/p>\n

Affidarsi a un'unica soluzione per la gestione dei documenti in SharePoint non funzioner\u00e0. L'ideale sarebbe utilizzare un po' di tutto per massimizzare l'efficienza. Quindi, qualunque combinazione scegliate, archiviare i documenti in un unico posto vi consentir\u00e0 di sfruttare le funzionalit\u00e0 di SharePoint e, credetemi, \u00e8 molto pi\u00f9 efficiente di qualsiasi soluzione possiamo escogitare da soli. Le visualizzazioni, i filtri e la ricerca sono tutti strumenti potenti che vi semplificheranno notevolmente la vita.<\/p>\n

L'ultimo punto di questa parte di cui vorrei parlare non riguarda il modo in cui si archiviano i documenti, ma come \u00e8 possibile accedervi o filtrarli facilmente. Dovrebbe integrare tutti i metodi di archiviazione descritti sopra:<\/p>\n

Metadati gestiti<\/h4>\n

\nConsiste in termini gestiti a livello centrale che possono essere utilizzati come attributi degli articoli. Il livello di gestione pu\u00f2 variare, da un insieme di termini rigorosamente definito a insiemi aperti che consentono il contributo degli utenti. La gestione centralizzata garantisce la coerenza all\u2019interno dell\u2019azienda e facilita la ricerca. Tuttavia, tutti i dipendenti dell\u2019azienda devono conoscere i termini o i \u201ctag\u201d per poterli utilizzare correttamente. Potrebbe essere necessaria una breve formazione.<\/p>\n

Passaggio 4. Creare campi, siti, librerie ed elenchi. Aggiungere tipi di contenuto.<\/h2>\n

\nA questo proposito, tratter\u00f2 l\u2019organizzazione logica delle librerie partendo dalla considerazione delle dimensioni che la vostra libreria dovr\u00e0 avere. Ovviamente, non intendo dire che tutti i documenti debbano essere archiviati in un\u2019unica libreria come \u201cDocumenti condivisi\u201d, Dio non voglia. La gestione dei documenti in SharePoint viene solitamente effettuata raggruppando documenti con tipi di contenuto uguali o simili e utilizzando una raccolta di siti e librerie di documenti. A volte, in ambienti molto grandi, i documenti dovrebbero essere suddivisi in diverse raccolte di siti o persino in applicazioni web con database di contenuti separati.<\/p>\n

Prima di creare spazi di archiviazione per tutti i tipi di documenti nel proprio SharePoint, \u00e8 opportuno analizzare la situazione attuale e definire una struttura per le informazioni. \u00c8 necessario calcolare quanti siti e sottositi saranno necessari, quante raccolte di documenti ci saranno e come saranno collegate tra loro. \u00c8 consigliabile che il numero di spazi di archiviazione o raccolte di documenti sia il pi\u00f9 ridotto possibile.<\/p>\n

Consiglio utile:<\/strong> \u00c8 consigliabile archiviare i dati utilizzati pi\u00f9 di frequente al livello superiore della gerarchia di gestione dei documenti. Il motivo principale \u00e8 che \u00e8 possibile creare solo riferimenti che provengono dal sito padre. Le colonne del sito possono ereditare solo verso il basso, quindi i riferimenti andranno solo verso l'alto. \u00c8 possibile aggirare questa limitazione solo modificando direttamente le propriet\u00e0 del campo di riferimento.<\/p>\n

Due tecniche<\/h4>\n

\nUtilizziamo due tecniche per organizzare la struttura dei dati. La prima \u00e8 quella standard, in cui si organizzare i documenti in base al tipo di documento<\/strong>: tipi di documenti quali proposte, contratti, accordi di riservatezza (NDA), lettere commerciali, ecc. e documenti relativi a diverse organizzazioni, progetti, dipendenti e cos\u00ec via \u2013 inserendo il tutto in librerie separate. In sostanza, classifichiamo questi documenti utilizzando i campi di riferimento dei siti principali (aziende, dipendenti, numero di progetto, ecc.). Utilizzando questo metodo di organizzazione, avrete tutti i documenti dello stesso tipo in un\u2019unica libreria. Ad esempio, tutte le proposte relative a pi\u00f9 clienti si troveranno nella stessa libreria.<\/p>\n

Un\u2019altra tecnica consiste nel organizzare i contenuti per entit\u00e0<\/strong>, come Cliente, Progetto o Dipendente. Utilizzando questa tecnica, si organizza la struttura in base al principio \u201cSito per Cliente\u201d o \u201cSito per Progetto\u201d, ecc. Ogni sito conterr\u00e0 al suo interno le librerie, gli elenchi, i calendari o le pagine necessari.<\/p>\n

Il metodo \"un sito per entit\u00e0\" pu\u00f2 rivelarsi molto utile una volta definiti i modelli di sito per le nuove entit\u00e0. Anche noi di EnovaPoint utilizziamo questa tecnica per la gestione dei progetti. Tuttavia, questa architettura pu\u00f2 rivelarsi davvero problematica nel caso in cui sia necessario modificare una struttura esistente. \u00c8 necessario prestare molta attenzione quando si implementano tali strutture per un numero elevato di entit\u00e0-siti. In questo caso, \u00e8 assolutamente necessario disporre di un piano o di strumenti adeguati nel caso in cui si debba modificare la struttura. Potrebbero sorgere complicazioni se fosse necessario generare report da pi\u00f9 sedi o monitorare una libreria specifica per individuare eventuali modifiche o scadenze.<\/p>\n

Per questa volta \u00e8 tutto. Sentitevi liberi di lasciare eventuali commenti e non dimenticate di dare un\u2019occhiata al Terza parte di questa serie dedicata alla gestione dei documenti in SharePoint<\/a> in cui spiego come pianificare le autorizzazioni senza compromettere il sistema di gestione dei documenti e di automazione in SharePoint.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Realizzare un sistema di gestione dei documenti efficace su SharePoint non \u00e8 un compito difficile. Tuttavia, richiede sicuramente una notevole quantit\u00e0 di conoscenze e impegno. Credetemi, il processo pu\u00f2 richiedere un po\u2019 di tempo, ma ne varr\u00e0 la pena per il futuro della vostra azienda, quando la complessit\u00e0 e la mole dei documenti potrebbero diventare insostenibili. Nella speranza di rendere questo processo pi\u00f9 accessibile a tutti, condivido le nostre migliori pratiche sulla gestione dei documenti in SharePoint in un\u2026<\/p>","protected":false},"author":5,"featured_media":16243,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[10],"tags":[],"class_list":["post-16240","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-document-automation"],"acf":[],"yoast_head":"\nBest Ways to Store Documents in SharePoint<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Explore techniques for efficient document management in your SharePoint environment. 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