Se stai cercando dei metodi per modificare contemporaneamente le proprietà di più elementi o documenti di SharePoint, sei nel posto giusto. Ti mostreremo un'opzione di modifica in blocco integrata e un'alternativa decisamente più affidabile.
#1 Modifica in blocco in SharePoint Online
I siti SharePoint Online di Office 365 hanno introdotto il supporto per la modifica in blocco nell'ambito di un aggiornamento del gennaio 2018. Grazie a questa funzionalità, è possibile selezionare e aggiornare contemporaneamente diverse proprietà degli elementi di un elenco. Si noti che questa funzionalità è disponibile solo nella visualizzazione moderna dell'elenco, quindi assicurati di utilizzarla prima di proseguire.
La procedura è molto semplice: seleziona gli elementi che desideri aggiornare e clicca sul riquadro dei dettagli. Lì vedrai i campi corrispondenti alle colonne delle proprietà degli elementi. Compila quei campi, clicca su “Salva” e il sistema aggiornerà di conseguenza tutti gli elementi selezionati.
#2 Regole di aggiornamento di JungleDocs
La modifica in blocco dei metadati in SharePoint Online fa esattamente quello che dice. Tuttavia, sappiamo per esperienza diretta che spesso gli utenti hanno bisogno di una soluzione di modifica in blocco più sofisticata. Per questo motivo, abbiamo creato le “Regole di aggiornamento”, una funzionalità all’interno di JungleDocs per Office 365. Diamo un'occhiata ai principali vantaggi delle regole di aggiornamento rispetto alla modifica in blocco standard.
Automazione dei valori delle colonne
Molto spesso, quando si gestiscono nuovi elementi o documenti, capita di dover aggiornare più volte la stessa proprietà – o un insieme di proprietà – (ad esempio, modificando lo stato di un cliente). Questo scenario richiede una qualche forma di automazione.
Una regola di aggiornamento funziona come un modello, ovvero un insieme di modifiche predefinite. È possibile configurarla una volta sola e poi applicarla con un semplice clic. Inutile dire che, nel lungo periodo, i modelli consentono di risparmiare molto tempo.
Mentre la modifica in blocco nativa è limitata agli elementi degli elenchi di SharePoint, le regole di aggiornamento consentono di modificare in blocco le proprietà sia degli elementi che dei documenti.
Rinominazione in blocco
Oltre alle proprietà, puoi anche utilizzare le regole di aggiornamento per modificare in blocco i nomi dei file dei documenti. E non solo: avrai a disposizione diverse opzioni di denominazione dei file che ti saranno di grande aiuto. Tra le altre cose, la tua regola di aggiornamento può essere modificata per inserire automaticamente un testo specificato, vari tipi di separatori o una sequenza numerica. Tutte le modifiche sono immediatamente visibili nell’anteprima del nome del file.
Inoltre, è possibile utilizzare formule nel nome del file per estrarre la prima parola da un valore specificato in una colonna. È anche possibile utilizzare formule per calcolare automaticamente e inserire la data di domani nel nome del file. Qualunque sia la convenzione di denominazione dei file che si sta seguendo, è possibile automatizzarla con JungleDocs per Office 365.
Percorso di salvataggio dinamico
Spesso è necessario (o conveniente) non solo modificare le proprietà dei documenti, ma anche spostarli successivamente in una cartella diversa. Ad esempio, potresti voler spostare i tuoi potenziali clienti in un’altra directory dopo che sono diventati clienti effettivi, apportando al contempo alcune modifiche o aggiunte ai loro metadati.
Utilizzando le regole di aggiornamento, è possibile configurare un percorso di salvataggio dinamico in modo che i file vengano automaticamente spostati in cartelle prestabilite, con la creazione di nuove cartelle se necessario. È inoltre possibile applicare determinate condizioni. Ad esempio, è possibile creare una cartella il cui nome derivi dal valore di una colonna specifica, dalla data corrente e da altri criteri.
Ecco fatto: due modi per modificare in blocco elementi e documenti in SharePoint Online – uno manuale e uno automatizzato. Quale preferireste e conoscete altri approcci?
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