Semplificazione, automazione, impiego di robot: queste sono le realtà del nostro tempo. Eppure, in ogni lavoro ci troviamo di fronte a compiti monotoni che ci fanno chiedere perché non siano stati ancora automatizzati. Su 10 persone che utilizzano SharePoint per creare documenti, 9 lo fanno in un modo noioso, ripetitivo e inutilmente complicato. Approfondisci l’argomento e scopri come automatizzare la creazione dei documenti!
Piano per la gestione dei documenti in SharePoint
1. Analizzare i documenti esistenti. Individuare i tipi e le caratteristiche dei documenti;
2. Creare una struttura dei tipi di contenuto flessibile e facilmente estendibile;
3. Scegliere dove e come archiviare i documenti in SharePoint;
4. Creare campi, siti, librerie ed elenchi. Aggiungere tipi di contenuto;
5. Pianificare le autorizzazioni;
6. Definire e automatizzare la denominazione dei documenti in SharePoint;
7. Unificare la posizione dei modelli di documento;
8. Suddividere i contenuti in file più piccoli;
9. Automazione dei documenti in SharePoint;
10. Ottimizzare le viste e le librerie;
Cosa significa tutto questo in termini più concreti? Quando si creano più contratti, fatture e report in SharePoint, la maggior parte delle persone si limita a copiare e incollare i dati da un file all’altro o da un elenco di SharePoint a un documento. Chiunque abbia mai fatto questa operazione sa bene quanto possa essere noioso. Tuttavia, con gli strumenti giusti, è possibile automatizzare questo processo e lasciare che sia SharePoint a svolgere il lavoro al posto vostro.
In questo post illustrerò le fasi della creazione di documenti in SharePoint che è possibile automatizzare, oltre alle migliori pratiche relative a questo processo.
Passaggio 9. Automazione dei documenti in SharePoint.
Dubito che qualcuno possa negare l'utilità dell'automazione della creazione dei documenti in SharePoint. Tuttavia, prima di poter iniziare, è necessario prepararsi. È opportuno elaborare un piano d'azione, un piano di gestione dei documenti e, oltre a ciò, definire una tempistica per il percorso di cambiamento.
Un buon punto di partenza è leggere i post precedenti di questa serie. Nel corso della serie, trattiamo tutte le migliori pratiche per l'automazione dei documenti in SharePoint, compresi gli aspetti più tecnici.
Quali processi è possibile automatizzare?
È possibile automatizzare la creazione di praticamente qualsiasi documento che si utilizza regolarmente in SharePoint. Ed è proprio questo che apprezziamo di questo prodotto: è estremamente versatile e si adatta perfettamente alle nostre esigenze.
Le offerte, le fatture e anche i rapporti sono tra i documenti più diffusi in qualsiasi azienda. Poiché devono essere creati e compilati regolarmente, sono anche candidati ideali per l’automazione. Passiamo ora all’aspetto tecnico della questione.
Come avviare l'automazione dei documenti
Esistono due modi principali per creare un sistema di gestione dei documenti. Il primo consiste nel creare modelli di documento per ogni possibile scenario e poi compilarli con i dati richiesti quando necessario. A nostro avviso, si tratta di un metodo poco diretto che presenta diversi svantaggi.
Il secondo metodo, che noi preferiamo, consiste nel lasciare che i documenti vengano compilati automaticamente. Questo metodo è anche una delle caratteristiche principali di Jungle Docs e JungleDocs per Office 365. Richiede una configurazione iniziale, ma da quel momento in poi ti farà risparmiare un sacco di tempo.
Innanzitutto, è necessario creare un modello pulito e, successivamente, una serie di file più piccoli che includano tutte le informazioni opzionali. Questi file più piccoli vengono chiamati “Small Parts”. È quindi possibile aggiungere facilmente un numero qualsiasi di “Small Parts” a un modello per creare un documento pronto per l’invio.
Importante: Le piccole parti, di per sé, non costituiscono un documento; rappresentano semplicemente gli elementi costitutivi di un documento finale.
Configurazione di un modello
Supponiamo che tu voglia creare un modello di fattura. In esso dovresti inserire tutte le informazioni fisse necessarie, come l’impaginazione, l’indirizzo della tua azienda e così via. Ovviamente, dovresti omettere tutti i dati specifici di una singola fattura: data, dati del cliente, prodotti, codici fiscali, preventivi e così via.
A quel punto, dovrai aggiungere segnaposto per i contenuti nel tuo modello. Quando crei una nuova fattura, i campi segnaposto verranno compilati automaticamente con i tuoi metadati di SharePoint (ad esempio, nomi e indirizzi).
E che dire di quei piccoli componenti?
La sezione "Small Parts" conterrà alcune informazioni relative ai contratti, ai clienti e così via, che ti serviranno solo in alcune fatture specifiche, non in tutte. Utilizzando "Small Parts", potrai selezionare gli elementi necessari spuntando le relative caselle di controllo e lasciare che il documento venga creato automaticamente.
Vantaggi dell'automazione
Il primo vantaggio è ovvio: l’automazione dei processi di creazione dei documenti vi farà risparmiare tempo. Anzi, molto tempo.
Inoltre, l’automazione garantirà una struttura più coerente all’architettura delle informazioni di SharePoint, il che si tradurrà in un funzionamento più fluido della rete intranet. Potrete creare modelli ben definiti e archiviare le informazioni opzionali nelle varie cartelle. A proposito, potrete anche automatizzare la denominazione dei documenti in modo che la vostra intranet diventi più facile da navigare.
Quali difficoltà hai incontrato nella creazione di documenti aziendali? L'automazione dei documenti ti sembra qualcosa che ti interesserebbe provare?
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