Se qualche anno fa il monitoraggio delle e-mail era ancora considerato un lusso, oggi è diventato la norma indiscussa. Nei precedenti articoli di questa serie abbiamo spiegato perché è fondamentale monitorare le campagne delle newsletter interne. Questo post è dedicato ai più curiosi tra voi. In questo breve approfondimento della serie, vedremo come funziona effettivamente questo meccanismo di monitoraggio.
Piano per le newsletter interne in SharePoint
1. Perché dovresti inviare newsletter ai tuoi dipendenti
2. Come scrivere una newsletter interna che i tuoi dipendenti vorranno leggere
3. 10 idee per gli argomenti che ti aiuteranno a dare slancio alla tua campagna di newsletter interna
4. Perché anche le comunicazioni interne tramite newsletter dovrebbero riguardare la sicurezza
5. Come sfruttare le informazioni raccolte sulla tua campagna di newsletter interna per migliorare i risultati
6. Come trasformare il tuo SharePoint nella piattaforma di coinvolgimento per eccellenza
7. In che modo l’architettura delle informazioni ti aiuterà ad automatizzare la distribuzione dei contenuti
8. Modelli di email responsive: perché li utilizziamo?
9. Indicatori delle newsletter, clic sui link e aperture: come funzionano
Innanzitutto, ci sono tre elementi fondamentali che dovete monitorare (e se non lo state ancora facendo, dovreste davvero iniziare subito!). Ecco i tre di cui ci occupiamo:
Ciascuno di questi elementi è importante di per sé e tutti utilizzano meccanismi di tracciamento distinti. Vediamo inoltre come viene implementato e come funziona il meccanismo di tracciamento di ciascuno di essi.
Come funziona il tracciamento per l'invio e la ricezione delle e-mail
Questo è il meno tecnico dei tre e può essere descritto al meglio come una tavola di calcolo automatica (beh, sempre che le metafore analogiche ti siano familiari, ovviamente). Sul tuo schermo vedrai apparire il numero totale di email inviate. Quando uno degli indirizzi email a cui stavi inviando era non valido, l’email verrà respinta dal server e apparirà sulla tua dashboard come non ricevuta. Quindi, può capitare che tu invii 1000 email, ma che solo 980 destinatari le ricevano.
È fondamentale trovare un fornitore di servizi di invio di email di massa che ti consenta di individuare le email respinte. In questo modo, potrai contattare il titolare dell’indirizzo email per aggiornare i dati di contatto oppure eliminarlo dalla tua lista, in modo da evitare l’accumulo di email inutili – che rallentano la velocità di invio – durante le campagne di invio di email di massa.
Come funziona il monitoraggio delle aperture delle e-mail
Esiste un metodo semplice ed efficace per monitorare le e-mail che viene utilizzato da chiunque invii campagne di e-mail di massa. Nelle comunicazioni che inviate tramite provider come MailChimp, GetResponse, MailerLite, oppure il nostro JungleMail, viene inserita una piccola immagine invisibile nella parte inferiore del corpo HTML delle tue e-mail. Inoltre, questo metodo di tracciamento viene spesso definito “tracciamento tramite web beacon”.
Questo grafico di tracciamento è unico per ogni email, destinatario e campagna. Quando un utente apre l'email e visualizza le immagini in essa contenute, le immagini vengono scaricate dal servizio, attivando i singoli meccanismi di tracciamento e registrando l'evento come "apertura dell'email" nel report della campagna.
Le risposte automatiche, come i messaggi di assenza dall'ufficio, in genere non scaricano questa immagine, quindi non dovrebbero essere conteggiate come aperture.)
Una piccola nota a margine: L'utilizzo dei web beacon può essere lo standard del settore per il monitoraggio delle aperture delle e-mail, ma presenta tuttavia alcune limitazioni di cui è bene essere a conoscenza. Poiché questo metodo di monitoraggio si basa su un'immagine nascosta incorporata nel codice della campagna, il monitoraggio delle aperture non funzionerà nelle campagne in testo semplice. Allo stesso modo, non funzionerà se i tuoi iscritti o il loro client di posta elettronica hanno scelto di non visualizzare le immagini.
Tienilo presente: in questo modo saprai che devi prendere i risultati del monitoraggio con le pinze. In alternativa, potresti chiedere ai tuoi iscritti di aggiungerti alla loro rubrica o di abilitare la visualizzazione delle immagini nel loro client di posta elettronica, per ottenere un monitoraggio delle aperture più accurato.
Come funziona il monitoraggio dei clic sui link
Si utilizza un meccanismo simile per tracciare i link inseriti nel corpo dell’e-mail. La maggior parte dei provider di posta elettronica offre la possibilità di selezionare i link che si desidera tracciare. Per ogni link inserito nel corpo dell’e-mail verrà generata una sequenza numerica univoca che andrà ad aggiungersi al link originale. Una volta cliccato, il link reindirizzerà il destinatario alla pagina desiderata, senza che questi si accorga del link di tracciamento.
In questo modo puoi monitorare facilmente tutti i clic sui link. E una volta che i destinatari hanno cliccato sul link e si trovano sul tuo sito web, puoi monitorare quanto tempo vi trascorrono, quali contenuti li interessano e quali altri link cliccano successivamente. Una funzionalità estremamente utile perché ti offre una visione approfondita dei comportamenti dei tuoi destinatari e ti dà l’opportunità di soddisfare meglio le loro esigenze.
Migliori pratiche per l'integrazione del monitoraggio
Il monitoraggio non è una scienza complicata. Tutte le soluzioni per il monitoraggio sono già state sviluppate e sono pronte all'uso. Basta trovare un fornitore che offra i meccanismi di monitoraggio più adatti alle tue esigenze. I fornitori di servizi di invio di email di massa offrono quasi sempre la funzione di monitoraggio. Assicurati però che offrano esattamente ciò di cui hai bisogno!
Valutazione dei risultati del monitoraggio delle e-mail
Il monitoraggio e la misurazione delle campagne della newsletter interna sono elementi essenziali di qualsiasi strategia di comunicazione interna ben pianificata. Ho già scritto in precedenza su come sia possibile utilizzare i risultati raccolti grazie al monitoraggio per potenziare le campagne della newsletter interna, in un post precedente in questa serie.
A questo proposito vorrei aggiungere che è una buona idea confrontare i risultati di apertura con altri dati presenti nel tuo account. Pensa, ad esempio, all’attività sulla stessa intranet, in modo da poter comprendere ancora meglio il comportamento dei tuoi iscritti. Successivamente, puoi utilizzare le statistiche di apertura per segmentare la tua lista, rivolgerti a determinati destinatari e inviare email di follow-up, inviti o persino sfide o quiz. A te la scelta!
In sintesi
Non si può fare a meno del monitoraggio. Il monitoraggio è fondamentale affinché qualsiasi strategia ben ponderata relativa alla newsletter interna possa raggiungere il suo pieno potenziale. Ora che sapete come funzionano le diverse opzioni di monitoraggio, dovreste essere in grado di sfruttarle al meglio. Buona fortuna e buon invio!
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