La sicurezza dei documenti in SharePoint è una questione davvero importante quando si parla di gestione di SharePoint. Lo sapete bene. Non c’è da stupirsi che uno degli errori più comuni che le aziende commettono quando utilizzano SharePoint sia quello di concedere agli utenti finali più privilegi di accesso ai documenti di quanti ne dovrebbero avere.
Sembra un problema semplice da risolvere, ma in realtà gestire l’accesso dei dipendenti ai contenuti riservati e garantire che tale accesso non sia troppo ampio rappresenta una sfida per molti.
Ecco perché ho deciso di includere, tra gli argomenti trattati nel nostro Serie di post sul blog dedicata alla gestione dei documenti in SharePoint, alcuni consigli sulle autorizzazioni di SharePoint, su come concedere correttamente l'accesso alle risorse, su come prevenire violazioni della sicurezza in SharePoint e su come pianificare le autorizzazioni senza compromettere il sistema di gestione dei documenti e di automazione in SharePoint.
Piano per la gestione dei documenti in SharePoint
1. Analizzare i documenti esistenti. Individuare i tipi e le caratteristiche dei documenti;
2. Creare una struttura dei tipi di contenuto flessibile e facilmente estendibile;
3. Scegliere dove e come archiviare i documenti in SharePoint;
4. Creare campi, siti, librerie ed elenchi. Aggiungere tipi di contenuto;
5. Pianificare le autorizzazioni;
6. Definire e automatizzare la denominazione dei documenti in SharePoint;
7. Unificare la posizione dei modelli di documento;
8. Suddividere i contenuti in file più piccoli;
9. Automazione dei documenti in SharePoint;
10. Ottimizzare le viste e le librerie;
Fase 5. Pianificare le autorizzazioni.
Le autorizzazioni di pianificazione costituiscono una parte fondamentale di ogni sistema di gestione dei documenti, non solo per la natura riservata dei contenuti aziendali, ma anche perché piani di sicurezza incoerenti possono creare ostacoli difficili da superare nel processo di generazione dei documenti aziendali.
È opportuno pianificarle con attenzione, soprattutto in ambienti con un gran numero di documenti o elementi, oppure quando è necessario spostare continuamente i contenuti. Con l’aumentare del numero di documenti e librerie, è facile perdere il controllo delle autorizzazioni, incorrere in problemi di prestazioni e compromettere la sicurezza.
Non solo potrebbe essere necessario proteggere in modo diverso lo stesso documento per utenti diversi, ma potrebbe anche essere necessario modificare le autorizzazioni di accesso nel corso del suo ciclo di vita. Ed è proprio questo che rende questo scenario così complesso. Esaminerò ora entrambi i casi:
Configurazione delle autorizzazioni di SharePoint
Noterete che SharePoint ha fatto un ottimo lavoro nel fornire opzioni per personalizzare le autorizzazioni, e questo in una vasta gamma di ambiti, rendendo il processo di creazione di un sistema di gestione dei documenti davvero unico per ogni azienda.
Gruppi di SharePoint
Il primo aspetto è che SharePoint non solo consente di impostare le autorizzazioni per singoli utenti, ma anche per un gruppo di essi (Gruppi di SharePoint). Le autorizzazioni concesse a un gruppo sono valide per tutti gli utenti che ne fanno parte. La regola in questo caso è: Utilizza i gruppi per assegnare le autorizzazioni, riservando quelle basate sugli utenti solo a casi davvero specifici.
Nota: Per SharePoint 2010, Microsoft consiglia di utilizzare i gruppi AD anziché i gruppi di SharePoint, a causa delle limitate funzionalità di scansione continua per la ricerca.
Il segreto sta nel modo in cui si pianificano i gruppi di SharePoint. Assicurati di raggruppare gli utenti con esigenze di accesso identiche. Prova a filtrarli per reparto, progetto o persino per mansione. Meno casi particolari ci sono, più facile sarà tenere sotto controllo ciò che accade.
Dove impostare le autorizzazioni in SharePoint
Il secondo punto è che le autorizzazioni possono essere impostate in base alle aree a cui gli utenti devono avere accesso: da un accesso più ampio, con un’autorizzazione a livello di raccolta siti (root), a autorizzazioni più precise, come quelle a livello di sito, di elenco/libreria, di cartella e di elemento. Con l’aiuto di alcuni strumenti di terze parti, è persino possibile impostare autorizzazioni a livello di colonna.
Assegnare sempre le autorizzazioni al livello più alto possibile. Le autorizzazioni dei livelli inferiori vengono ereditate da quelle dei livelli superiori, a meno che non si intervenga per modificarle e si crei un’autorizzazione specifica denominata “Fine Granted Permissions” (FGP). Nella maggior parte dei casi, le autorizzazioni a livello di sito o di libreria dovrebbero essere sufficienti.
Livelli di autorizzazione di SharePoint
L’ultimo punto che desidero menzionare, quando si concede l’accesso in base al profilo utente, riguarda i livelli di autorizzazione di SharePoint. Si tratta di insiemi predefiniti di autorizzazioni che possono essere assegnati a singoli utenti o a gruppi di SharePoint, in base alle esigenze funzionali dell’utente. I livelli di autorizzazione di SharePoint 2013 sono definiti a livello di raccolta siti, vengono ereditati per impostazione predefinita dall’oggetto padre e possono concedere funzionalità di Controllo completo, Progettazione, Modifica, Lettura o Accesso limitato. Per ulteriori informazioni sui livelli di autorizzazione di SharePoint, consultare la Pagina di supporto per l'ufficio.
Quello che voglio sottolineare è che, se un livello di autorizzazione di SharePoint non è perfettamente adeguato alle vostre esigenze, potete duplicarlo e personalizzarlo in base alle vostre necessità. Ad esempio: personalizzare l'autorizzazione "Modifica", escludendo l'opzione di eliminazione dei documenti.
Modifica dei permessi dei documenti durante il loro ciclo di vita
Come ho già detto in precedenza, a volte sarà necessario modificare i permessi di un documento nel corso del suo ciclo di vita o in base a determinati processi aziendali.
Ad esempio: un gruppo di utenti dovrebbe disporre solo di autorizzazioni di “Lettura” sui documenti in una raccolta e deve partecipare a un flusso di lavoro di approvazione. Tuttavia, la partecipazione a flussi di lavoro che non prevedono una fase di impersonificazione potrebbe richiedere che gli utenti dispongano di autorizzazioni di “Modifica”. Per ovviare a questa situazione, è possibile applicare diverse tecniche per controllare l’accesso.
Tecnica n. 1: Utilizzo dei flussi di lavoro
È possibile utilizzare un flusso di lavoro secondario che modifichi i permessi dell'utente impostandoli su “Modifica”, esclusivamente per consentire il completamento dell'azione di approvazione. A tal fine, è necessario interrompere l'ereditarietà dei permessi e assegnare il permesso “Modifica” a quel particolare utente o gruppo.
Dopo che l'utente ha approvato il documento, è sufficiente ripristinare le autorizzazioni ereditando nuovamente quelle della libreria o della cartella. È possibile farlo tramite un altro flusso di lavoro. Se hai bisogno di ulteriori istruzioni, prova a cercare su Google “Come creare un flusso di lavoro per modificare le autorizzazioni a livello di elemento”.
Un'altra opzione consiste nell'utilizzare i ricevitori di eventi per controllare i permessi di modifica. Si tratta di una funzionalità molto potente, poiché consente di prendere decisioni in materia di sicurezza sulla base di qualsiasi metadato presente in un elenco o in una raccolta.
Tecnica n. 2: Utilizzo delle cartelle
È possibile utilizzare cartelle diverse con impostazioni di autorizzazioni diverse e spostare i documenti da una all’altra per controllare l’accesso durante il ciclo di vita del documento. E non preoccuparti di perdere la cronologia dei flussi di lavoro o altri dati: sono al sicuro fintanto che lavori nella stessa libreria di SharePoint.
Tecnica n. 3: Sfruttare l'appartenenza a un gruppo
A volte, quando si utilizzano moduli personalizzati, può capitare di voler limitare l'accesso a determinate funzionalità, pulsanti, ecc. A tal fine, è possibile ricorrere all'appartenenza a un gruppo. Ad esempio, è possibile creare un gruppo SharePoint e assegnargli un nome appropriato. Successivamente, è possibile aggiungere utenti o gruppi specifici a tale gruppo SharePoint per consentire loro di utilizzare o eseguire una determinata funzionalità. Naturalmente, è necessario adattare il codice sottostante a questo tipo di scenario.
Definizione delle responsabilità in materia di sicurezza
Chi sarà responsabile della sicurezza di SharePoint? Si tratta di una domanda fondamentale, la cui risposta errata potrebbe vanificare tutto il lavoro svolto finora. Verranno sempre creati nuovi utenti e nuovi documenti e, se il piano di sicurezza non viene seguito correttamente, si può verificare una violazione della sicurezza in un batter d’occhio. Analizzate la struttura della vostra azienda e individuate un utente responsabile.
Questo è ciò che volevo illustrare riguardo ai permessi. Vi invito a leggere i prossimi articoli di questa serie, in cui tratterò l’importanza di un automatizzazione della denominazione dei documenti, e molto altro ancora.
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