A partire da questo post, daremo il via a una serie di articoli dedicati alla gestione dei documenti in SharePoint, condividendo alcune delle nostre esperienze in materia di gestione documentale in generale, oltre ad alcuni semplici consigli su SharePoint relativi all’automazione dei documenti, che possono migliorare le prestazioni e l’efficienza della vostra azienda.
Con questa serie di post, forniremo una panoramica dei punti chiave per la creazione di un sistema di gestione dei documenti efficace su SharePoint e di alcuni aspetti delicati che potresti trascurare.
Introduzione alla gestione dei documenti e all'automazione in SharePoint
Si è parlato molto della gestione dei documenti e dell’automazione in SharePoint, e se ne parlerà ancora molto, perché i documenti non scompariranno, almeno non nel prossimo futuro, e dobbiamo gestirli. Più lo facciamo in modo efficiente, meglio è.
Se avete letto qualcosa sui fallimenti nell'implementazione della gestione dei documenti in SharePoint e su come Microsoft consiglia, per garantire le prestazioni del sistema, considerando che in SharePoint 2010 o 2013 non si possono avere più di 5000 elementi per contenitore e solo 2000 elementi per SharePoint 2007, si potrebbe pensare che SharePoint non sia affatto progettato per gestire grandi quantità di documenti.
Nel 2008, noi di EnovaPoint abbiamo avuto una brutta esperienza con un ambiente SharePoint mal progettato per un cliente con un volume di 100.000 documenti all’anno. Abbiamo dovuto impiegare un mese per correggere tutti gli errori, lavorando su cartelle, autorizzazioni e flussi di lavoro. Credetemi, in quel momento ero convinto che SharePoint non fosse adatto a grandi quantità di documenti. Fortunatamente mi sbagliavo. In realtà, SharePoint è in grado di gestire enormi quantità di documenti; l’unica cosa a cui bisogna prestare attenzione è progettarlo nel modo GIUSTO fin dall’inizio.
Se desideri configurare SharePoint per gestire i documenti, soprattutto se si tratta di un numero elevato, è necessario che sia in grado di adattarsi alla crescita della tua azienda. Dovete prendere in considerazione molti aspetti, come la corretta struttura di siti, elenchi e raccolte, la creazione dei tipi di contenuto, l’uso delle cartelle, le autorizzazioni e i flussi di lavoro, la ricerca, la conservazione, ecc. Ecco perché è fondamentale realizzare un sistema di gestione e automazione dei documenti in SharePoint che sia scalabile e flessibile. E non è un compito facile.
Pianificazione della gestione dei documenti in SharePoint
La prima cosa di cui hai bisogno è un piano chiaro e preciso, in cui descrivere gli aspetti relativi alla gestione dei documenti in SharePoint. Il piano è fondamentale per creare un’architettura adeguata per la gestione dei documenti in SharePoint, se vuoi evitare problemi in futuro.
Per semplificare le cose, ho preparato un elenco, una sorta di piano, con tutto ciò che serve per un sistema di gestione dei documenti SharePoint ben progettato. In questo post tratterò i primi due argomenti del piano. Ne tratterò sicuramente altri nei prossimi post del blog.
Piano per la gestione dei documenti in SharePoint
1. Analizzare i documenti esistenti. Individuare i tipi e le caratteristiche dei documenti;
2. Creare una struttura dei tipi di contenuto flessibile e facilmente estendibile;
3. Scegli dove e come archiviare i documenti in SharePoint;
4. Crea campi, siti, librerie ed elenchi. Aggiungi tipi di contenuto;
5. Piano relativo alle autorizzazioni;
6. Definire e automatizzare la denominazione dei documenti in SharePoint;
7. Unificare la posizione dei modelli di documento;
8. Dividere i contenuti in file più piccoli;
9. Automazione dei documenti in SharePoint;
10. Ottimizzare le viste e le librerie;
Questo non è un piano universale. Il piano, ovviamente, varierà a seconda del grado di maturità dell’azienda. Tuttavia, senza punti chiaramente definiti, sarà difficile creare un buon sistema di gestione dei documenti e dei contenuti su SharePoint. La serie tratta della gestione dei documenti su SharePoint in generale, ma quando parlo di SharePoint mi riferisco, almeno nella maggior parte dei casi, a SharePoint Server 2013.
Fase 1. Analizzare i documenti esistenti. Individuare i tipi e le proprietà dei documenti.
I documenti, i dati e i processi organizzativi esistenti sono il motore del vostro progetto nel percorso verso la realizzazione di sistemi di gestione documentale adeguati utilizzando SharePoint 2013 o SharePoint 2010. Analizzando i documenti, i dati e i processi esistenti e discutendone con i colleghi dei diversi reparti, potrai farti un’idea chiara dell’architettura di SharePoint, dell’elenco delle proprietà richieste, delle librerie, delle liste di SharePoint, dei tipi di contenuto, dei possibili scenari di automazione e generazione dei documenti in SharePoint, nonché dei flussi di lavoro di revisione o approvazione e delle autorizzazioni.
Se prendiamo in esame, ad esempio, i documenti e i processi dei reparti Vendite o Risorse Umane nell’ambito della gestione documentale, noteremo che presentano numerose attività simili relative alla creazione di documenti privi di errori, alla facilità di ricerca, all’aggregazione di dati o documenti, alla reportistica, alla gestione della scadenza dei documenti, all’approvazione, ecc.
Durante la revisione dei documenti è necessario prestare attenzione a:
• Quali documenti utilizzano, che aspetto hanno e quali tipi di contenuti dovresti creare per descriverli in modo esaustivo?
• Quali dati potrebbero essere inseriti automaticamente nei documenti?
• Devo utilizzare quei dati come metadati del documento?
• Quali dati è necessario inserire negli elenchi per poterli riutilizzare nei documenti futuri? Un buon esempio sono gli elenchi di aziende o dipendenti, che è possibile riutilizzare tramite i campi di riferimento.
Ok, parliamo dei tipi di documento e dei tipi di contenuto. I tipi di documento sono le diverse tipologie di documenti utilizzati da un’organizzazione. I tipi di contenuto sono contenitori di SharePoint utilizzati per archiviare un insieme di proprietà dei documenti, il loro ordine e i modelli di documento. Potreste chiedervi: “Un tipo di documento è la stessa cosa di un tipo di contenuto?” In sostanza sì, o almeno sono molto simili.
Quindi, il numero dei tipi di documento dovrebbe essere uguale a quello dei tipi di contenuto? La risposta è no, nella maggior parte dei casi, perché è preferibile adottare una struttura gerarchica (genitore-figlio) dei tipi di contenuto per garantire scalabilità, flessibilità e una gestione più semplice dei tipi di contenuto in futuro. Tuttavia, in ambienti molto piccoli potresti non avere alcun tipo di contenuto, o averne solo pochi, per la creazione di documenti da modelli. Ma per una migliore strutturazione delle informazioni, consiglio di utilizzare i tipi di contenuto.
Proprietà. La ragione principale per cui si consiglia di creare delle proprietà deriva dalla necessità di ordinare o effettuare ricerche in base a tali dati, inserire dati nei documenti, utilizzare i campi delle proprietà per determinati calcoli o processi di automazione, per la descrizione degli elementi negli elenchi, nonché a fini di reportistica e business intelligence.
Dove creare i campi di proprietà? Consiglio di crearli a livello di sito e di aggiungerli alle raccolte documenti tramite i tipi di contenuto. Nella maggior parte dei casi, creiamo colonne a livello di sito solo per le raccolte documenti; per gli elenchi utilizziamo invece le colonne locali dell’elenco. Quando si creano i campi proprietà, è importante scegliere il tipo di dati corretto. Si tenga presente che ogni campo di riferimento aggiuntivo rallenta il rendering della visualizzazione dell’elenco in SharePoint.
Crea nomi di colonne senza spazi e poi rinominalo dopo la creazione. In questo modo avrai nomi di colonne chiari e ordinati, senza quelle fastidiose aggiunte del tipo _x0020_ con cui SharePoint sostituisce gli spazi.
Fase 2. Creare una struttura dei tipi di contenuto flessibile e facilmente estendibile.
Prima di creare i tipi di contenuto, pianificare attentamente la struttura, la gerarchia e i metadati dei tipi di contenuto.
• Se desideri utilizzare i tipi di contenuto in tutti i siti della tua raccolta di siti, creali nel sito radice (home).
• Per semplificare la gestione, raggruppa i tuoi tipi di contenuto personalizzati in nuovi gruppi significativi. Ad esempio, puoi raggruppare i tipi di contenuto per reparto: _Risorse umane, _Finanza, _IT, _Progetti, ecc.
I gruppi sono ordinati in ordine alfabetico, quindi utilizzo il simbolo “_” nel nome del gruppo per assicurarmi che i miei gruppi di tipi di contenuto personalizzati compaiano in cima all'elenco dei tipi di contenuto del sito, in modo da poterli trovare facilmente.
Crea sempre i tuoi tipi di contenuto personalizzati derivati dai tipi di contenuto standard predefiniti di SharePoint. Ad esempio, per i tipi di modulo delle liste utilizza il tipo standard “Elemento”, mentre per i tipi di contenuto dei documenti utilizza il tipo standard “Documento”. In futuro, questo ti consentirà di aggiornare SharePoint senza perdere le personalizzazioni.
• La relazione gerarchica consente di riutilizzare le impostazioni (campi) definite in un tipo di contenuto (genitore) in altri tipi di contenuto (figli). La gerarchia dei tipi di contenuto può essere estesa a larghezza e profondità infinite. Tuttavia, la pratica consigliata è quella di utilizzare una gerarchia genitore-figlio a 3 livelli.
Gerarchia dei tipi di contenuto genitore-figlio: un’analisi approfondita in un contesto di vendite e contabilità:
Il vostro team di vendita desidera creare preventivi e fatture.
Stabilire quali metadati comuni devono essere acquisiti per entrambi i tipi di documenti (preventivi e fatture). In questo modo potremo creare un tipo di contenuto “principale” denominato “_Vendite” (derivato dal tipo di contenuto “Documento” di SharePoint) che contiene le colonne che saranno condivise:
• Data del documento
• Cliente
• Totale
• Note
A quel punto si dovrebbero creare tipi di contenuto secondari distinti “_Citazioni” e “_Fatture”ereditando queste colonne dal genitore“_Vendite“. Aggiungere quindi colonne univoche ai tipi di contenuto secondari, _Quotations e _Invoices, per completare l’insieme delle colonne. Ad esempio, la colonna DueDate nel caso delle fatture o ValidUntil nel caso dei preventivi.
Una volta definite tutte le colonne, crea un nuovo tipo di contenuto e fallo ereditare da _Quotations o _Invoices, a seconda dei casi, in modo da avere un tipo di contenuto separato dedicato esclusivamente alla memorizzazione della configurazione di un modello. Questo ti consentirà di riutilizzare l'insieme di colonne necessario, pur potendo utilizzare modelli diversi.
Ecco quindi come si presenta la sequenza finale dei tipi di contenuto: Documento -> _Vendite (per memorizzare le proprietà principali che si adattano ai livelli secondari) -> _Citazioni (per memorizzare tutti i campi obbligatori relativi ai preventivi -> Modello di preventivo 1 (utilizzando l'insieme di colonne di _Quotations e memorizzando le informazioni di Template1).
Pensa a dei metadati utili e prova a non inserire troppe colonne nei tuoi tipi di contenuto. Inoltre, evita di inserire troppe obbligatorio anche i campi. Gli utenti non apprezzeranno certo perdere tempo a compilare moduli troppo lunghi. Oppure, in alternativa, puoi utilizzare il nostro JungleDocs, soluzione per l'automazione dei documenti in SharePoint per compilare automaticamente la maggior parte delle colonne.
Concludo qui questo post, ma non dimenticate di dare un’occhiata alla seconda parte di questo Serie sulla gestione dei documenti in SharePoint in cui ti aiuto a decidere se utilizzare gli elenchi di documenti o le librerie di SharePoint per archiviare i tuoi file e ti presento due strategie per organizzarli al meglio.
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