Realizzare un sistema di gestione dei documenti efficace su SharePoint non è un compito difficile. Tuttavia, richiede sicuramente una notevole quantità di conoscenze e impegno. Credetemi, il processo può richiedere un po’ di tempo, ma ne varrà la pena per il futuro della vostra azienda, quando la complessità e la mole dei documenti potrebbero diventare insostenibili. Nella speranza di rendere questo processo più accessibile a tutti, condividerò le nostre migliori pratiche sulla gestione dei documenti in SharePoint in una serie di post.
Nella prima parte di questa serie ho presentato un Modello di piano di gestione dei documenti in SharePoint e abbiamo discusso i primi due punti: quanto sia importante analizzare i documenti esistenti nel proprio ambiente e come creare una struttura coerente dei tipi di contenuto.
In questo post tratterò altri due aspetti: parlerò del tipo di contenitori da scegliere per l'archiviazione dei documenti in SharePoint 2010 o 2013 e mostrerò come procedere.
Piano per la gestione dei documenti in SharePoint
1. Analizzare i documenti esistenti. Individuare i tipi e le caratteristiche dei documenti;
2. Creare una struttura dei tipi di contenuto flessibile e facilmente estendibile;
3. Scegliere dove e come archiviare i documenti in SharePoint;
4. Creare campi, siti, librerie ed elenchi. Aggiungere tipi di contenuto;
5. Pianificare le autorizzazioni;
6. Definire e automatizzare la denominazione dei documenti in SharePoint;
7. Unificare la posizione dei modelli di documento;
8. Suddividere i contenuti in file più piccoli;
9. Automazione dei documenti in SharePoint;
10. Ottimizzare le viste e le librerie;
Passaggio 3. Scegliere dove e come archiviare i documenti in SharePoint.
Quando si parla di DOVE archiviare i documenti in SharePoint, ci si trova sempre di fronte a una scelta da fare. È meglio utilizzare un elenco o una raccolta di SharePoint?
Come sapete, in SharePoint è possibile scegliere di archiviare i documenti nelle liste di SharePoint, come allegati agli elementi, oppure nelle raccolte documenti, come elementi a sé stanti. Ebbene, la scelta non è così semplice come si potrebbe pensare e dipende da alcune variabili, quali i tipi di documento, i processi aziendali, i requisiti di sicurezza e le funzionalità che si desidera ottenere. Esaminiamo entrambi i casi:
Elenco di SharePoint: archiviazione dei documenti come allegati degli elementi
Vantaggi:
• Un singolo elemento può contenere più documenti, poiché ogni elemento funge da contenitore per i documenti ad esso allegati. È una buona opzione (soprattutto se si utilizza SharePoint Foundation, dove non è possibile utilizzare "I miei siti" o "Insiemi di documenti") per archiviare documenti in entrata quali: comunicazioni via e-mail con lettere commerciali, ordini del giorno o verbali di riunioni allegati; contratti con specifiche aggiuntive o appendici; elenchi dei dipendenti con la relativa documentazione individuale; l’archiviazione degli stessi documenti ma in formati diversi (ad esempio .docx e .pdf) o di documenti che non richiedono modifiche;
• Le autorizzazioni a livello di elemento e l'accesso concesso in modo dettagliato potrebbero essere configurati più facilmente rispetto alle raccolte di documenti. Questo perché per gli elenchi sono disponibili impostazioni aggiuntive quali:
Libreria di SharePoint: archiviazione dei documenti come elementi
Vantaggi:
• L'apertura dei documenti è più veloce e più comoda;
• Supporta la modifica simultanea di un documento o la co-autorialità;
• Supporta il Apri con Esplora file di Windows funzione e semplifica la gestione dei documenti, nonché le operazioni di copia ed eliminazione;
• La generazione di documenti e il processo di unione della posta sono semplificati grazie all’utilizzo dei metadati dei file e alla compilazione automatica. È particolarmente indicato per la creazione di contratti, fatture, proposte commerciali, presentazioni e report personalizzabili con SharePoint, soprattutto utilizzando il nostro soluzione per l'automazione dei documenti JungleDocs;
Credo sia chiaro che la scelta di utilizzare le librerie di SharePoint per archiviare i documenti comporti più vantaggi che svantaggi e offra maggiori possibilità di utilizzo. Ecco perché cerchiamo di evitare l’uso delle liste di SharePoint quando progettiamo sistemi di gestione dei documenti in SharePoint. Inoltre, è per questo motivo che in questo post e nei successivi articoli della serie mi concentrerò sull’archiviazione dei documenti nelle librerie. Preferiamo considerare i documenti come il fulcro del sistema, con i tipi di contenuto, i metadati e i modelli che fungono da elementi di supporto per garantire eccellenti possibilità di automazione e migrazione dei documenti.
Una volta deciso dove archiviare i documenti, puoi passare a COME gestirli; ciò dipende da variabili quali il numero previsto di elementi, i requisiti ambientali e le considerazioni relative alle autorizzazioni. Analizziamo alcuni metodi di archiviazione disponibili in SharePoint:
Opinioni sincere
Si tratta di un'opzione predefinita, molto diffusa e ottima per le biblioteche che contengono meno di 5000 voci e che non utilizzano autorizzazioni granulari. Se ritieni che la tua biblioteca non raggiungerà tale numero, o che ciò avverrà solo tra qualche anno, procedi pure con Views, poiché è il metodo più semplice e più facilmente gestibile. L’unica eccezione è la necessità di raggruppare i documenti o di disporre di contenitori per essi;
Cartelle
Ho letto molti blog diversi in cui si sostiene che le cartelle siano un male a causa dei loro problemi di usabilità e di adozione. Concordo sugli svantaggi in termini di usabilità legati all’uso delle cartelle; tuttavia, a volte è necessario utilizzarle per garantire un ambiente SharePoint efficiente. Ecco un consiglio: salvate tutti i documenti nella directory principale della libreria e, quando il numero di documenti si avvicina alla soglia predefinita di 5000 elementi nella visualizzazione di SharePoint (per SharePoint 2010 e SharePoint 2013), spostate una parte consistente dei vostri documenti in una cartella. È possibile raggruppare i documenti in cartelle per mese o per ID, ad esempio “1-4000”. Valutate l’utilizzo dei tipi di contenuto delle cartelle, poiché ciò vi consentirà di disporre di metadati aggiuntivi, di una migliore descrizione del contenuto e persino di personalizzare le visualizzazioni all’interno di queste cartelle;
Raccolte di documenti
Si tratta di cartelle ibride dotate di alcune funzionalità aggiuntive. Il vantaggio principale dei set di documenti è la possibilità di propagare i metadati ai documenti al loro interno. Ciò risulta particolarmente utile per caricare in blocco nuovi documenti, come ad esempio contratti con allegati o informazioni sui dipendenti. È possibile impostare i metadati di un singolo documento caricato, ma quando si esegue l’operazione in blocco, dubito che qualcuno torni indietro per modificare le proprietà di ogni singolo file. Utilizzando i set di documenti non è necessario farlo. I metadati condivisi verranno aggiornati da un’operazione pianificata. A seconda della quantità di informazioni coinvolte, l’operazione pianificata potrebbe richiedere un po’ di tempo prima che tutti i metadati siano correttamente impostati per i nuovi documenti. Ma funzionerà. Non preoccupatevi.
Affidarsi a un'unica soluzione per la gestione dei documenti in SharePoint non funzionerà. L'ideale sarebbe utilizzare un po' di tutto per massimizzare l'efficienza. Quindi, qualunque combinazione scegliate, archiviare i documenti in un unico posto vi consentirà di sfruttare le funzionalità di SharePoint e, credetemi, è molto più efficiente di qualsiasi soluzione possiamo escogitare da soli. Le visualizzazioni, i filtri e la ricerca sono tutti strumenti potenti che vi semplificheranno notevolmente la vita.
L'ultimo punto di questa parte di cui vorrei parlare non riguarda il modo in cui si archiviano i documenti, ma come è possibile accedervi o filtrarli facilmente. Dovrebbe integrare tutti i metodi di archiviazione descritti sopra:
Metadati gestiti
Consiste in termini gestiti a livello centrale che possono essere utilizzati come attributi degli articoli. Il livello di gestione può variare, da un insieme di termini rigorosamente definito a insiemi aperti che consentono il contributo degli utenti. La gestione centralizzata garantisce la coerenza all’interno dell’azienda e facilita la ricerca. Tuttavia, tutti i dipendenti dell’azienda devono conoscere i termini o i “tag” per poterli utilizzare correttamente. Potrebbe essere necessaria una breve formazione.
Passaggio 4. Creare campi, siti, librerie ed elenchi. Aggiungere tipi di contenuto.
A questo proposito, tratterò l’organizzazione logica delle librerie partendo dalla considerazione delle dimensioni che la vostra libreria dovrà avere. Ovviamente, non intendo dire che tutti i documenti debbano essere archiviati in un’unica libreria come “Documenti condivisi”, Dio non voglia. La gestione dei documenti in SharePoint viene solitamente effettuata raggruppando documenti con tipi di contenuto uguali o simili e utilizzando una raccolta di siti e librerie di documenti. A volte, in ambienti molto grandi, i documenti dovrebbero essere suddivisi in diverse raccolte di siti o persino in applicazioni web con database di contenuti separati.
Prima di creare spazi di archiviazione per tutti i tipi di documenti nel proprio SharePoint, è opportuno analizzare la situazione attuale e definire una struttura per le informazioni. È necessario calcolare quanti siti e sottositi saranno necessari, quante raccolte di documenti ci saranno e come saranno collegate tra loro. È consigliabile che il numero di spazi di archiviazione o raccolte di documenti sia il più ridotto possibile.
Consiglio utile: È consigliabile archiviare i dati utilizzati più di frequente al livello superiore della gerarchia di gestione dei documenti. Il motivo principale è che è possibile creare solo riferimenti che provengono dal sito padre. Le colonne del sito possono ereditare solo verso il basso, quindi i riferimenti andranno solo verso l'alto. È possibile aggirare questa limitazione solo modificando direttamente le proprietà del campo di riferimento.
Due tecniche
Utilizziamo due tecniche per organizzare la struttura dei dati. La prima è quella standard, in cui si organizzare i documenti in base al tipo di documento: tipi di documenti quali proposte, contratti, accordi di riservatezza (NDA), lettere commerciali, ecc. e documenti relativi a diverse organizzazioni, progetti, dipendenti e così via – inserendo il tutto in librerie separate. In sostanza, classifichiamo questi documenti utilizzando i campi di riferimento dei siti principali (aziende, dipendenti, numero di progetto, ecc.). Utilizzando questo metodo di organizzazione, avrete tutti i documenti dello stesso tipo in un’unica libreria. Ad esempio, tutte le proposte relative a più clienti si troveranno nella stessa libreria.
Un’altra tecnica consiste nel organizzare i contenuti per entità, come Cliente, Progetto o Dipendente. Utilizzando questa tecnica, si organizza la struttura in base al principio “Sito per Cliente” o “Sito per Progetto”, ecc. Ogni sito conterrà al suo interno le librerie, gli elenchi, i calendari o le pagine necessari.
Il metodo "un sito per entità" può rivelarsi molto utile una volta definiti i modelli di sito per le nuove entità. Anche noi di EnovaPoint utilizziamo questa tecnica per la gestione dei progetti. Tuttavia, questa architettura può rivelarsi davvero problematica nel caso in cui sia necessario modificare una struttura esistente. È necessario prestare molta attenzione quando si implementano tali strutture per un numero elevato di entità-siti. In questo caso, è assolutamente necessario disporre di un piano o di strumenti adeguati nel caso in cui si debba modificare la struttura. Potrebbero sorgere complicazioni se fosse necessario generare report da più sedi o monitorare una libreria specifica per individuare eventuali modifiche o scadenze.
Per questa volta è tutto. Sentitevi liberi di lasciare eventuali commenti e non dimenticate di dare un’occhiata al Terza parte di questa serie dedicata alla gestione dei documenti in SharePoint in cui spiego come pianificare le autorizzazioni senza compromettere il sistema di gestione dei documenti e di automazione in SharePoint.
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