L’email marketing è ampiamente utilizzato in diversi settori, ma risulta particolarmente efficace nel campo dell’istruzione superiore. L’email non solo è conveniente dal punto di vista economico, ma rappresenta anche un modo pratico per inviare messaggi mirati a studenti e dipendenti. Le newsletter possono essere utilizzate per inviare informazioni diverse a vari gruppi all’interno del vostro istituto. Gli istituti di istruzione superiore possono entrare in contatto con gli studenti attuali e futuri, nonché con i membri del proprio personale, migliorare l’esperienza di inserimento, aumentare la visibilità e rafforzare l’immagine del proprio istituto. L’email marketing richiede una strategia che parta dalla scelta degli strumenti da utilizzare e si concluda con la definizione dei contenuti delle newsletter da inviare.
In questa guida tratteremo i seguenti argomenti:
- Perché il settore dell’istruzione superiore dovrebbe inviare e-mail utilizzando uno strumento per la creazione di newsletter?
- Quale strumento per la newsletter scegliere?
- Quali newsletter inviare?
- Come inviare newsletter professionali?
Perché il settore dell’istruzione superiore dovrebbe inviare e-mail utilizzando uno strumento per la creazione di newsletter?
La Generazione Z trascorre il proprio tempo online 8 o più ore al giorno. È evidente che il modo più semplice per raggiungere gli studenti sia online. La posta elettronica, se aggiornata, rappresenta uno dei mezzi di comunicazione più affidabili ed economici. Secondo un sondaggio, il 97% degli studenti è disposto a fornire il proprio indirizzo e-mail. Per l’istruzione superiore ciò significa che l’e-mail è uno strumento molto efficiente non solo per condividere informazioni con gli studenti attualmente iscritti, ma anche per comunicare con i potenziali studenti. Inoltre, l’e-mail è un modo pratico per tenere aggiornati i dipendenti sugli avvenimenti importanti. Allora perché i provider di posta elettronica come Outlook o Yahoo non sono sufficienti?
1. Elenco degli abbonati
Disporre di uno strumento dedicato alle newsletter significa poter suddividere tutti i destinatari in liste e raggrupparli in base a diversi criteri, quali l’area di studio, l’anno di corso, il programma o un interesse specifico. È facile avere una panoramica degli iscritti nei vari gruppi; tuttavia, queste liste richiedono manutenzione: devono essere controllate e aggiornate frequentemente. Questa difficoltà può essere superata se lo strumento per la newsletter offre la possibilità di inviare le comunicazioni a gruppi di Office 365 o AD (le liste si aggiornano automaticamente in base alle modifiche apportate nel sistema Microsoft 365).
2. Contenuti personalizzati
La suddivisione degli iscritti in gruppi distinti offre la possibilità di inviare contenuti mirati. Le e-mail possono essere personalizzate in modo altamente personalizzato in modo automatico utilizzando gli strumenti giusti per le newsletter. Opzioni quali contenuto dinamico consente di compilare automaticamente un messaggio in base al profilo del destinatario e ad altre condizioni (senza bisogno di conoscenze o competenze di programmazione). Inoltre, una newsletter può essere personalizzata con il nome di uno studente o di un dipendente, il suo corso di studi o la facoltà di appartenenza. Il contenuto può essere selezionato in base alle preferenze del destinatario.
3. Branding
Le newsletter consentono di mettere in risalto il marchio del proprio istituto con facilità. Innanzitutto, è importante garantire la coerenza del marchio in tutti i canali di comunicazione (colori, uso del logo, caratteri tipografici e relativi colori, iconografia e fotografia). Gli strumenti dedicati alle newsletter consentono di creare modelli riutilizzabili; ciò significa che il brand book di un’università o di un college può essere integrato in ogni messaggio inviato agli studenti attuali e potenziali, nonché agli ex studenti.
4. Separazione dei contenuti
Un unico strumento può essere utilizzato da diversi reparti senza alcuna difficoltà. Diversi dipartimenti possono utilizzare lo stesso strumento ed evitare la confusione derivante dalla condivisione accidentale degli stessi contenuti. Avere tutti i contenuti, come le newsletter inviate, i modelli, le immagini della galleria e i dati analitici, in un unico posto può creare confusione, soprattutto se l’organizzazione è di grandi dimensioni. Strumenti per le newsletter come JungleMail consentire la presenza di diversi team di comunicazione, il che implica un ambiente separato per ciascun reparto che invia e gestisce le newsletter.
5. Newsletter automatizzate
L'automazione del flusso di lavoro relativo alle e-mail può far risparmiare molto tempo. L'invio automatico di newsletter ai potenziali studenti consente di rimanere costantemente in contatto con loro e di condividere informazioni preziose sulla propria scuola durante il processo di ammissione. Automatizzate l'invio delle newsletter agli studenti attualmente iscritti in base alle loro preferenze, in modo che ricevano continuamente informazioni utili sugli eventi della scuola.
Quale strumento per la newsletter scegliere?
Attualmente esistono numerose opzioni tra cui scegliere quando si tratta di selezionare uno strumento per le newsletter. Come scegliere lo strumento più adatto alle vostre esigenze di comunicazione? È fondamentale considerare non solo i prezzi e le funzionalità di uno strumento, ma anche gli aspetti relativi alla sicurezza e all’integrazione con altre piattaforme. Forse disponete già di una rete intranet? Questo strumento si integra con i sistemi che utilizzate attualmente? Ecco alcune domande utili e aspetti da considerare nella scelta di un software per newsletter adatto alla vostra organizzazione.
1. Sicurezza
Lo strumento per la newsletter che avete scelto è sicuro? Per ogni istituzione, la sicurezza informatica dovrebbe essere una priorità assoluta nella scelta di qualsiasi soluzione IT. Assicuratevi che lo strumento per la newsletter adotti tutte le misure di sicurezza necessarie, abbia definito standard di sicurezza e rispetti le procedure di protezione dei dati. Verificate dove vengono archiviati i dati del vostro strumento e se i data center cloud siano conformi alle normative e dispongano delle certificazioni di sicurezza.
2. Ora di invio
Con quale velocità possono essere inviate le tue e-mail? È importante tenere conto della velocità di invio delle newsletter, perché è auspicabile che le informazioni raggiungano gli iscritti contemporaneamente e non con un intervallo di diverse ore. Le aziende specializzate nella fornitura di software per la gestione delle newsletter dovrebbero indicarti la loro velocità di invio.
3. Risparmio di tempo
Uno strumento ti fa risparmiare tempo? Valuta quanto sia facile da usare e comoda da creare una newsletter. Uno strumento dovrebbe fornire indicazioni chiare sui passaggi da seguire per creare e inviare una newsletter. Inoltre, dovrebbe includere un editor "drag-and-drop" che faciliti l’inserimento delle sezioni e l’aggiunta di informazioni nel tuo modello. Per andare oltre, uno strumento per le newsletter può essere integrato con la tua intranet? Ad esempio, JungleMail Lo strumento per le newsletter è in grado di compilare automaticamente la tua newsletter con le informazioni provenienti dai siti di comunicazione di SharePoint.
4. Coinvolgimento
Uno strumento per la creazione di newsletter offre agli studenti la possibilità di interagire con i contenuti? Come sappiamo, una comunicazione davvero efficace è bidirezionale. Incoraggiate il coinvolgimento degli studenti all’interno della newsletter, ponete loro domande e chiedete un feedback. In JungleMail Potete invitare i vostri studenti a visitare il sito SharePoint per lasciare commenti e partecipare a una discussione sulla newsletter. Uno strumento permette di creare automaticamente un sito (una copia) della vostra newsletter sulla vostra intranet. I nuovi studenti possono così scoprire cosa succedeva nella loro scuola prima del loro arrivo.
5. Analisi dei dati
Quanti dati mostrerà il tuo strumento? Di default, la maggior parte degli strumenti per le newsletter offre la possibilità di controllare metriche di base quali i tassi di apertura, i clic e le cancellazioni. Analisi avanzate È anche possibile visualizzare i dati suddivisi per facoltà e sede. Il monitoraggio delle e-mail consente a chi si occupa della comunicazione di misurare il coinvolgimento e migliorare le newsletter. Dati completi possono stimolare nuove idee per i contenuti e aumentare il coinvolgimento.
Quali newsletter inviare?
Per ogni segmento è importante inviare una newsletter mirata e di valore. È fondamentale valutare attentamente quali contenuti includere nelle e-mail destinate a potenziali studenti, nuovi studenti, studenti iscritti, ex studenti o dipendenti dell’istituto.
1. Studenti iscritti
Invia informazioni mirate agli studenti attualmente iscritti. Le università e gli istituti superiori utilizzano newsletter settimanali e mensili per comunicare eventuali aggiornamenti. Le e-mail possono essere utilizzate per inviare promemoria, comunicare modifiche agli orari, informare sulle borse di studio, sugli eventi e su altri argomenti. Utilizza la funzione di compilazione automatica dei contenuti di SharePoint per automatizzare la creazione delle tue newsletter ed esportale sulla tua intranet, in modo che gli studenti possano interagire e rispondere alle informazioni condivise.
2. Futuri studenti
Invita i potenziali studenti a frequentare il tuo istituto. Raccogli gli indirizzi e-mail degli studenti che in futuro cercheranno un posto dove studiare: l'invio di newsletter può essere uno dei modi più efficaci per promuovere la tua scuola, poiché le e-mail possono essere altamente personalizzate.
3. Ex allievi della scuola
Resta in contatto con gli ex studenti. Le e-mail possono essere molto utili per comunicare con gli studenti dopo la laurea. Invia agli ex studenti aggiornamenti importanti, informazioni su iniziative ed eventi tramite e-mail.
4. Dipendenti
Tieni aggiornati i membri del tuo staff tramite newsletter. Esistono diversi modi per comunicare con i dipendenti, ma l’e-mail rimane un’opzione affidabile perché le informazioni importanti vengono sempre ricevute e non vanno perse come invece può accadere nelle chat. Assicurati che il personale non si perda alcun cambiamento significativo, riunione o evento della tua istituzione.
Come inviare newsletter professionali?
Una newsletter accattivante, reattiva e con contenuti di valore è ciò che ogni organizzazione desidera, ma è particolarmente importante per gli istituti di istruzione. Sembra difficile da realizzare? Non lo è, se si conoscono i passaggi necessari per creare una newsletter professionale.
1. Progettazione
Siate coerenti con l’immagine della vostra organizzazione. Questa regola vale anche per le e-mail. Create i vostri modelli seguendo il manuale di identità visiva della vostra scuola: logo, colori e caratteri tipografici. Rendete le vostre newsletter riconoscibili agli studenti e rafforzate il vostro marchio. Riutilizzate i vostri modelli e le diverse sezioni delle newsletter (è possibile JungleMail strumento per la newsletter).
2. Reattività
La maggior parte degli studenti utilizza quotidianamente dispositivi mobili. Di solito, anche le e-mail vengono controllate sui cellulari. Di conseguenza, è fondamentale utilizzare modelli di newsletter completamente responsive. Un’e-mail inviata deve adattarsi allo schermo di qualsiasi dispositivo per evitare un’esperienza utente insoddisfacente (zoom, ridimensionamento, ecc.).
3. Oggetto
L’oggetto è la prima cosa che il destinatario vede nella propria casella di posta elettronica. È indubbiamente necessario che sia preciso e che indichi cosa ci si può aspettare dalla newsletter. È particolarmente importante scegliere l’oggetto giusto quando si inviano newsletter agli studenti. Questi ultimi devono destreggiarsi tra la vita accademica e quella sociale, quindi assicurati di catturare la loro attenzione. Se ci sono informazioni essenziali o una scadenza imminente, esprimi l’urgenza nell’oggetto.
4. Invito all'azione
Gli studenti sono solitamente molto impegnati con i compiti, le attività assegnate e le letture. Tieni presente che una newsletter non dovrebbe contenere troppe informazioni e che i contenuti devono essere chiari. Un invito all'azione (CTA) dovrebbe essere utilizzato con giudizio ed essere correlato agli argomenti più rilevanti della tua newsletter.
5. Test A/B
La maggior parte degli strumenti per la creazione di newsletter offre funzionalità di analisi. Assicurati di controllare i risultati delle tue newsletter e di valutare come migliorarle. Testa le tue newsletter per capire con quali contenuti gli studenti interagiscono meglio. Sperimenta con l'oggetto, la lunghezza del testo, varia il numero di articoli, prova a personalizzarle molto o per niente e modifica l'orario di invio.
Infine, non dimenticare che una newsletter deve essere facile da leggere e da seguire. Crea delle sezioni e inserisci diversi tipi di contenuti, ad esempio elementi grafici, inviti, video e immagini. Dai un’occhiata all’esempio di newsletter universitaria qui sotto.
Avviare o migliorare la propria strategia di comunicazione via e-mail può sembrare un compito arduo, ma seguire questa guida dovrebbe aiutarti a orientarti in questo ambito della comunicazione e a partire con il piede giusto. Ti invitiamo a iniziare fin da oggi a inviare newsletter professionali a studenti e personale!
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