Ogni organizzazione deve affrontare sfide specifiche quando si tratta di strategia e gestione della comunicazione interna. I processi di comunicazione tra i dipendenti risultano ancora più complessi nelle grandi aziende, dove numerosi specialisti lavorano insieme utilizzando lo stesso software. Scopri di più su come gestire in modo efficace i team di comunicazione.
Ciò che può semplificare la creazione di contenuti è disporre di ambienti separati con strumenti dedicati per ciascun reparto o ciascun team di comunicazione. Oggi vedremo come facilitare il lavoro dei responsabili della comunicazione interna nella gestione delle newsletter interne e dei sondaggi nell'aggiornamento JungleMail.
Siti del team di comunicazione
I software per newsletter dispongono solitamente di un unico ambiente condiviso da più utenti. Ciò significa che tutti i contenuti creati e caricati sono visibili agli altri, il che rende difficile per più utenti lavorare in modo efficiente con lo strumento.
Nell'app JungleMail per newsletter e sondaggi è possibile separare contenuti quali modelli, newsletter, analisi, impostazioni ecc. tra diversi siti dedicati ai team di comunicazione. Ciò consente ai team di comunicazione di lavorare facilmente con lo stesso strumento, pur disponendo di ambienti distinti. In questo modo si evita qualsiasi confusione nella ricerca dei modelli corretti e delle sezioni salvate, nell'invio di informazioni sensibili e nella verifica delle analisi relative alle newsletter inviate.
Gestione dei team e dei ruoli nella comunicazione
In precedenza, i ruoli di autorizzazione degli utenti si applicavano a tutti i siti di comunicazione, e quello era l'unico ambiente in cui gestirli in JungleMail. Con il nuovo aggiornamento e l'introduzione dei siti virtuali dei team di comunicazione (indipendenti da SharePoint), è emersa chiaramente la necessità di gestire gli utenti per ciascun sito dei team di comunicazione.
L'accesso degli utenti è ora gestito tramite la funzione di gestione utenti del sito del team di comunicazione. Se un utente non è presente nell'elenco, non ha accesso al sito del team di comunicazione di JungleMail.
Pertanto, durante l'aggiornamento tutti gli utenti presenti nell'elenco globale sono stati copiati in ciascun sito del team di comunicazione. È vero, ciò potrebbe aver comportato un po’ di lavoro in più per riorganizzare gli utenti (a cui non è stato concesso alcun altro accesso), ma ha sicuramente migliorato il processo di gestione degli utenti.
Nota: Le autorizzazioni di SharePoint vengono prese in considerazione per i siti del team di comunicazione collegati a SharePoint.
Nuovo sito del team di comunicazione virtuale
Non è più necessario creare team di comunicazione dedicati a JungleMail nei siti SharePoint. Gli amministratori globali possono creare siti virtuali dei team di comunicazione direttamente nelle impostazioni globali di JungleMail.
I siti del team di comunicazione creati nell'app non sono collegati a SharePoint per impostazione predefinita. Gli utenti possono abilitare il collegamento a SharePoint nelle Impostazioni per utilizzare funzionalità quali Contenuti dinamici.
Gestione dei siti del team di comunicazione
Le grandi organizzazioni devono essere in grado di suddividere il proprio lavoro in qualsiasi sistema utilizzato dai diversi reparti. In questo modo, i dipendenti evitano confusione e si concentrano esclusivamente sulla creazione dei contenuti di comunicazione.
In JungleMail per Office 365, gli amministratori dovevano accedere allo strumento da siti SharePoint distinti per apportare semplici modifiche. Con l'ultimo aggiornamento, abbiamo introdotto un modo molto pratico per accedere a ciascun sito.
Qualsiasi utente che abbia accesso a più di un sito del team di comunicazione può passare facilmente da uno all’altro utilizzando un pulsante nella parte superiore dell’applicazione JungleMail per Office 365 e selezionando il sito desiderato dall’elenco a discesa. Gli amministratori globali possono visualizzare tutti i siti del team di comunicazione disponibili e gestirli senza dover aprire l’applicazione da una posizione specifica.
Suggerimento: Assegna un nome ai siti del team di comunicazione in base alla struttura della tua azienda, in modo da poter passare rapidamente da uno all’altro.
Ruolo di amministratore globale
Abbiamo introdotto il Amministratore globale ruolo che semplifica la gestione degli utenti e dei siti del team di comunicazione. Gli account di amministratore globale hanno accesso alle impostazioni di tutti i siti del team di comunicazione e possono aggiungere o modificare i ruoli di ciascun utente.
Gli utenti con questo ruolo possono creare e accedere al sito dei report cumulativi, dove è disponibile una panoramica di tutte le newsletter programmate e inviate, insieme ai relativi dati analitici.
Report cumulativi (funzionalità Enterprise)
Gli amministratori globali possono creare e accedere al sito dei report cumulativi, che consente loro di visualizzare le newsletter programmate, nonché le analisi e i report complessivi relativi alle newsletter inviate da tutti i siti del team di comunicazione.
Gli utenti hanno la possibilità di filtrare i dati analitici in base alla data. I report cumulativi mostrano il numero di newsletter inviate, i tassi di apertura e di clic, i messaggi non recapitati, le cancellazioni dall'iscrizione e anche la ripartizione dei dispositivi utilizzati per la lettura. Gli amministratori globali possono verificare la ripartizione statistica di ciascuna newsletter inviata, gestire le newsletter programmate ed elaborare i report.
Suggerimento: Anziché confrontare i dati analitici provenienti da diversi siti, crea un “Report cumulativo per sito” per avere una panoramica delle newsletter inviate in un unico posto.
Piani Enterprise e Pro aggiornati
Offriamo tre piani di abbonamento per la soluzione di newsletter per Microsoft 365: Standard, Pro ed Enterprise. In ciascun piano, gli utenti possono separare i propri dati relativi alle newsletter, quali modelli, newsletter inviate, immagini, analisi e account di invio, tra diversi siti del JungleMail Communication Team.
Disporre di più di un sito del team di comunicazione significa che ogni team di comunicazione della vostra organizzazione può disporre di un ambiente dedicato. Ciò consente ai diversi reparti di lavorare più facilmente con lo stesso strumento, pur mantenendo separati i propri flussi di lavoro.
Di recente abbiamo aggiornato JungleMail per i piani di abbonamento Pro ed Enterprise di Office 365. Il piano Pro ora prevede due siti del team di comunicazione invece di uno, mentre il piano Enterprise ne offre un numero illimitato.
Nota: L'amministratore globale può accedere a tutti i siti del team di comunicazione, creare e visualizzare il sito dei report cumulativi.
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I software dedicati alle medie imprese e alle grandi aziende fanno davvero la differenza in termini di efficienza lavorativa dei dipendenti. Investire negli strumenti giusti permette ai team interni di concentrarsi sulla creazione di contenuti anziché sugli aspetti tecnici. Scopri tutta la potenza della gestione dei siti dei team di comunicazione con JungleMail 365 per promuovere la collaborazione all’interno della tua organizzazione.
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