Come il titolo sopra riportato potrebbe avervi fatto intuire, in questo post mi permetterò una piccola digressione. Anziché concentrarmi sulle newsletter interne, punterò i riflettori su SharePoint. Il motivo è semplice: affinché le newsletter interne possano dare il meglio di sé, è necessario disporre di un ambiente intranet efficiente.
Piano per le newsletter interne in SharePoint
1. Perché dovresti inviare newsletter ai tuoi dipendenti
2. Come scrivere una newsletter interna che i tuoi dipendenti vorranno leggere
3. 10 idee per gli argomenti che ti aiuteranno a dare slancio alla tua campagna di newsletter interna
4. Perché anche le comunicazioni interne tramite newsletter dovrebbero riguardare la sicurezza
5. Come sfruttare le informazioni raccolte sulla tua campagna di newsletter interna per migliorare i risultati
6. Come trasformare il tuo SharePoint nella piattaforma di coinvolgimento per eccellenza
7. In che modo l’architettura delle informazioni ti aiuterà ad automatizzare la distribuzione dei contenuti
8. Modelli di email responsive: perché li utilizziamo?
9. Indicatori delle newsletter, clic sui link e aperture: come funzionano
La maggior parte delle persone che hanno lavorato con SharePoint concorderà sul fatto che esso costituisca una base perfetta per una intranet ben funzionante. Ma un attimo: avete individuato il problema a cui ho accennato nella frase precedente? Si trova proprio nella parola base. Per quanto SharePoint possa avere un grande potenziale, deve essere ottimizzato affinché funzioni al meglio.
Allora, come si fa a mantenere alto il coinvolgimento dei dipendenti utilizzando SharePoint? Illustrando cinque punti chiave, vi spiegherò come – con un po’ di impegno e tanta determinazione – la vostra intranet SharePoint possa diventare la piattaforma di coinvolgimento per eccellenza.
1. Elaborare un piano d'azione
Roma non è stata costruita in un giorno. E nemmeno la vostra nuova e ottimizzata intranet SharePoint lo sarà. Poiché il cambiamento inizia sempre con un piano, partiremo proprio da lì. Per un’analisi pratica di come si realizza il cambiamento, ho adattato e ottimizzato Gli 8 passi del cambiamento del dottor John Kotter per la creazione e la gestione di una intranet coinvolgente:
• Fase 1: SAPERE è proprio qui che sorge il problema, perché è proprio qui che si colgono le opportunità
• Fase 2: COSTRUIRE supporto in tutta la vostra organizzazione
• Fase 3: ENVISION i vostri risultati e definire iniziative strategiche per raggiungerlo
• Fase 4: ASSUNZIONI volontari provenienti dalla vostra organizzazione
• Fase 5: Liberare il passaggio RIMOZIONE ostacoli e barriere
• Fase 6: Definire gli obiettivi a breve termine OBIETTIVI
• Passaggio 7: Continuare ad accelerare verso CAMBIO in corso
• Passaggio 8: MISURA apportare cambiamenti all'interno della vostra organizzazione affinché diventi parte integrante di essa
Per ottenere il massimo dal tuo piano in 8 fasi, è fondamentale capire quali strumenti hai a disposizione. Parliamo di questi strumenti e di come possono aiutarti.
2. Impara a utilizzare al meglio gli strumenti a tua disposizione
SharePoint mette a disposizione diversi strumenti, tutti altamente personalizzabili. Se utilizzati correttamente, sono in grado di aumentare il coinvolgimento degli utenti. Gli strumenti fondamentali da utilizzare per stimolare il coinvolgimento sono: Notizie, Calendari, Blog, Pagine Wiki, Forum di discussione, Sondaggi, Newsletter e Avvisi. Ora diamo un'occhiata più da vicino a ciascuno di essi.
Notizie
Questo è il modo migliore per condividere i risultati raggiunti dall'azienda. La pubblicazione di un flusso costante e pertinente di notizie su SharePoint avrà un ruolo fondamentale nel garantire la vitalità della vostra intranet. E farlo è facile utilizzando la libreria delle pagine di pubblicazione. Questa funzionalità è eccellente perché è facilmente modificabile: potete far apparire le notizie nella maggior parte delle sezioni della vostra intranet utilizzando i web part di ricerca e query. Quando avete pubblicato una notizia e poi la notizia stessa cambia – ammettiamolo, succede sempre – la funzione di check-in/check-out di SharePoint vi permette di aggiornare la vostra pubblicazione in modo semplice, rapido e senza sforzo. Per le notizie più brevi dovreste utilizzare l’elenco degli annunci; inseritelo nella homepage per raggiungere immediatamente gli utenti.
Strumenti di social networking
Simile alla sezione “Notizie”, ma più incentrata sulla conversazione che sull’informazione; all’interno di SharePoint è possibile creare il proprio social media. Yammer e la funzione “Newsfeed” di SharePoint funzionano in modo simile ai social network esistenti. Si tratta di un modo semplice e accessibile che consente agli utenti di condividere brevi informazioni tra loro. Si può parlare anche di argomenti più leggeri, poiché ciò contribuirà a creare un ambiente di lavoro più piacevole per tutti! Entrambe le funzionalità sono ben integrate in SharePoint e contribuiranno a rendere la piattaforma più coinvolgente.
Calendari
I calendari fanno esattamente quello che ci si aspetta da loro: tengono le persone aggiornate, ricordano loro le scadenze imminenti e offrono anche una panoramica chiara di tutti gli eventi importanti in programma nel prossimo futuro. Gli elementi che dovresti considerare di aggiungere al tuo calendario sono: eventi, programmi di ferie del reparto o dell’azienda, riunioni e compleanni. Potreste ravvivare l’atmosfera aggiungendo una giornata a tema in ufficio una volta ogni pochi mesi; secondo la nostra esperienza, la “Giornata del parlare come un pirata” ha sempre riscosso grande successo.
Pagine Wiki
È qui che si crea una solida base di conoscenze per la propria organizzazione. Per iniziare: create una raccolta di tutorial di facile lettura e semplici da seguire. Incoraggiate il personale ad aggiungere i propri commenti e a discutere delle migliori pratiche. In questo modo, potrete essere certi che i miglioramenti vengano promossi a livello collaborativo all’interno dell’organizzazione, anziché essere imposti dall’alto verso il basso. Per ottenere il massimo dalle vostre pagine Wiki, dovreste utilizzare i servizi di ricerca sul sito preconfigurati e integrarli con le vostre colonne di metadati.
Blog
Questo sarà lo spazio più ricco di opinioni della vostra intranet SharePoint. Ad esempio, potrete condividere idee, know-how, consigli sui processi e discuterne all’interno del vostro blog. Chiedete agli utenti più attivi nei forum di discussione di iniziare a contribuire anche al blog. Inoltre, coinvolgi utenti provenienti da diversi reparti per contribuire alla creazione di una comunità interfunzionale. Attraverso il tuo blog non solo coinvolgerai le persone, ma farai crescere collettivamente le conoscenze e le competenze.
Ricorda che le persone, per natura, amano imparare. Quindi non avranno nulla in contrario se condividerai fatti e novità interessanti sul tuo settore. Infatti, il 65% della popolazione apprende meglio attraverso immagini. Sfrutta questo aspetto e condividi infografiche accattivanti e informative per offrire un’esperienza di apprendimento più visiva.
Forum di discussione
Una bacheca di discussione o un forum è il luogo ideale dove puoi interagire con i membri dello staff. Oppure, altrettanto bene, loro possono dialogare tra di loro. Un consiglio utile: personalizza il tuo forum in modo che risulti visivamente accattivante: perché non prendi spunto da ciò che i social network fanno così bene? Per ottenere i migliori risultati, inserisci il forum nella tua homepage. In questo modo, gli utenti potranno sempre vedere se si sta discutendo di qualcosa che li interessa personalmente.
Sondaggi
Non è necessario utilizzarli nel senso tradizionale del termine. Usateli per dare slancio e ravvivare le conversazioni, oppure per votare su questioni più leggere in ufficio, come ad esempio se dovremmo mettere un distributore automatico che distribuisca caramelle gratis. (Certo che dovremmo!)
Newsletter e avvisi
Per garantire una comunicazione efficace e coinvolgente è necessario trasmettere messaggi attesi, personalizzati e pertinenti a chi desidera riceverli. Il vostro newsletter e le notifiche dovrebbero essere personalizzabili per e da parte di ogni singolo utente. I destinatari potranno così scegliere se iscriversi o cancellarsi e selezionare i messaggi che desiderano ricevere, garantendo un tasso di apertura e di clic più elevato.
3. Creare una connettività incrociata
Il passo successivo potrebbe rappresentare il nodo gordiano della creazione di una intranet coinvolgente. Tuttavia, è anche la vostra chiave per il successo. Il vantaggio di SharePoint che apprezziamo di più è che tutti gli strumenti sopra citati presenti nella vostra intranet possono integrarsi tra loro per creare un’esperienza utente fluida. Ora sta a voi dare vita a ciò che ci piace definire «connettività incrociata».
Assicurati che tutte le funzionalità che ritieni più importanti siano facilmente accessibili, preferibilmente dalla tua home page. Niente è più controproducente di funzioni nascoste a cinque clic di distanza all’interno della tua intranet. Successivamente, dovresti creare collegamenti tra ciascuna di queste funzioni. Le notizie possono indirizzare gli utenti verso tutorial già disponibili o discussioni sulle migliori pratiche nelle tue pagine Wiki. Utilizza il forum di discussione e i sondaggi in modo complementare per avviare dialoghi.
Dovrete accelerare la connettività incrociata, soprattutto nella fase di lancio della vostra intranet migliorata. In questo modo, potrete avviare dialoghi coerenti e costanti e rafforzare il coinvolgimento. Inoltre, potrete essere certi che l’interazione sulla vostra intranet SharePoint passerà dall’essere un’attività sporadica a diventare parte integrante della vita quotidiana in ufficio.
4. Monitorare e migliorare
Ora dovrai monitorare l'efficacia della tua intranet SharePoint, ora migliorata e più coinvolgente. Il modo più semplice per farlo è fissare un paio di obiettivi a breve e a lungo termine sin dall'inizio. Potrebbero essere:
• Ridurre i tempi di risposta alle proposte di 5 giorni entro 30 giorni
• Aumentare la soddisfazione dei clienti e del personale di 2 punti in 90 giorni
• Aumentare le vendite del 5% nei prossimi 90 giorni
• Aumentare il numero di visualizzazioni di pagina/visite del 20%
Hai raggiunto i tuoi obiettivi? Sei sulla buona strada, anche se questo non significa che puoi affidarti alla fortuna. Non hai raggiunto i tuoi obiettivi? Non è ancora un problema. Per prima cosa, cerca di capire perché e apporta modifiche e miglioramenti dove possibile.
Probabilmente avrete già sentito dire che commettere errori va bene, purché li si commetta una sola volta – forse siete persino stufi di sentirlo dire o di vederlo scritto sui poster motivazionali! Ciononostante, è un ottimo principio da tenere a mente quando si crea e si gestisce la propria intranet SharePoint. Il progetto volto a trasformare SharePoint nella piattaforma di coinvolgimento per eccellenza non termina quando il servizio è online, né si conclude 30 giorni dopo. Continuate quindi a monitorare e migliorare la vostra intranet. Dopotutto, si tratta di un sistema in continua evoluzione.
5. Newsletter e SharePoint
Poiché l'obiettivo di questa serie di post è quello di aiutarti a ottimizzare le tue campagne di newsletter interne, vorrei tornare ora su questo argomento.
Le newsletter interne, nonostante il cliché, sono il collante che tiene insieme la vostra intranet. Di conseguenza, le newsletter dovrebbero indirizzare le persone verso la vostra intranet e viceversa. Dovrebbero trattare gli stessi argomenti, poiché sono proprio quelli di cui si parla. Quando notate che un determinato argomento è ampiamente discusso sul vostro forum, inseritelo nella vostra prossima newsletter interna. Allo stesso modo, potete utilizzare le newsletter per avviare una nuova conversazione, inserendo un link a un sondaggio, a un post sul blog o a un nuovo argomento sul forum.
SharePoint, come ho già detto, è altamente personalizzabile. Potresti persino creare una soluzione che raccolga dati dalle tue liste di SharePoint per redigere automaticamente delle newsletter. Non hai tempo per farlo da solo? Fortunatamente, esistono anche app di terze parti in grado di farlo al posto tuo.
Anche in questo caso, vediamo che la connettività incrociata sta svolgendo un ruolo attivo nella creazione e nella distribuzione dei contenuti. Tenetelo presente come punto di partenza, create il vostro piano in 8 fasi e presto sarete sulla buona strada per creare e gestire una intranet SharePoint più coinvolgente.
In conclusione
SharePoint è, più di quanto si possa pensare, una piattaforma social. Inoltre, può aiutare a costruire relazioni che favoriscono una maggiore fiducia e una comunicazione e una collaborazione più aperte all’interno dell’organizzazione.
Quando SharePoint funge da intranet, il personale sarà costantemente attivo sulla piattaforma, utilizzando e interagendo con tutte le sue funzionalità. Fornendo tutte le informazioni rilevanti al momento giusto grazie all’uso di strumenti di ricerca efficienti, alla tassonomia, alla collaborazione e a tutte le funzionalità disponibili di SharePoint, è possibile creare un’intranet migliore e anche più coinvolgente.
Prossimamente nella nostra serie “Migliori pratiche per le newsletter interne”:
In che modo l'architettura dell'informazione ti aiuterà ad automatizzare la distribuzione dei contenuti
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