Gestire i documenti nel proprio SharePoint con precisione e attenzione è un passo fondamentale per ottimizzare la propria intranet. Ciò consentirà alla propria organizzazione di raggiungere il suo pieno potenziale. Dove e come si archivieranno i documenti farà la differenza. A differenza di quanto avviene sul proprio computer desktop, in SharePoint, al posto delle cartelle, si utilizzeranno le “Viste” e le “Librerie” per organizzare le informazioni.
Piano per la gestione dei documenti in SharePoint
1. Analizzare i documenti esistenti. Individuare i tipi e le caratteristiche dei documenti;
2. Creare una struttura dei tipi di contenuto flessibile e facilmente estendibile;
3. Scegliere dove e come archiviare i documenti in SharePoint;
4. Creare campi, siti, librerie ed elenchi. Aggiungere tipi di contenuto;
5. Pianificare le autorizzazioni;
6. Definire e automatizzare la denominazione dei documenti in SharePoint;
7. Unificare la posizione dei modelli di documento;
8. Suddividere i contenuti in file più piccoli;
9. Automazione dei documenti in SharePoint;
10. Ottimizzare le viste e le librerie.
In questo post vi spiegherò cosa sono le Views, come utilizzarle e crearle e come sfruttarle al meglio. Nel corso dell’articolo condividerò con voi anche alcune delle mie esperienze personali e i miei consigli.
Passaggio 10: Ottimizzazione delle viste e delle librerie
Probabilmente conosci bene quel momento terribile in cui proprio non riesci a trovare quel file di cui hai bisogno proprio in quel momento. Individuare un file specifico può risultare piuttosto difficile se il tuo SharePoint è pieno zeppo di cartelle diverse. Ma niente panico. È qui che le viste vengono in tuo soccorso.
Visualizzazioni sono lo strumento migliore per individuare rapidamente i file in SharePoint. Ti evitano il disordine che una moltitudine di cartelle comporterebbe. (Ecco perché è fondamentale prestare attenzione quando si creano nuove cartelle, e ne parlerò più approfonditamente più avanti in questo post).
Allora, perché dovresti iniziare a utilizzare le visualizzazioni proprio ora? Ti consentiranno di utilizzare filtri e stili per organizzare e mostrare le informazioni già disponibili nelle tue liste e librerie. E sai una cosa? Anche senza che tu te ne renda conto, nella tua lista o libreria c’è sempre una vista attivata. La vista standard selezionata automaticamente è “tutti gli elementi”. Anche se non lo sapevi, l’hai sicuramente già vista prima.
Ora vediamo come puoi utilizzare le viste per migliorare la tua intranet SharePoint esistente e, di fatto, rendere la tua intranet un ambiente più piacevole.
Tipi di visualizzazione
In SharePoint sono disponibili solo quattro tipi di viste dinamiche. Tuttavia, è possibile creare una vista personalizzata utilizzando una delle viste dinamiche come base. In questo modo, è possibile creare praticamente qualsiasi cosa.
Ora diamo un’occhiata veloce ai diversi tipi di viste in tempo reale e ai vantaggi specifici di ciascuna di esse.
Visualizzazione calendario
La vista standard è… beh, è proprio standard. Ciò significa che è semplice e intuitiva. Quando crei un elenco o una raccolta, questa è la vista che vedrai. Più precisamente: la vista standard mostra tutte le informazioni disponibili in un elenco sotto forma di tabella Excel statica.
Puoi scegliere diversi stili per la tua vista standard. Ogni stile conferisce alla vista un aspetto diverso. Vale la pena provarli tutti per trovare quello più adatto a te.
Visualizzazione calendario
La visualizzazione calendario è esattamente ciò che ci si aspetterebbe. Presenta tutte le informazioni presenti nell'elenco in formato calendario. Inoltre, è possibile scegliere se visualizzare il calendario per settimana, mese, giorno o qualsiasi altro intervallo di tempo si desideri.
Visualizzazione scheda tecnica
Analogamente alla visualizzazione standard, la visualizzazione "Datasheet" ha l'aspetto di un foglio di Excel. La grande differenza, e al contempo il vantaggio, è che in questa visualizzazione è possibile modificare i dati in blocco. Questa funzione vi farà sicuramente risparmiare tempo, quindi tenetela bene a mente.
Vista Gantt
Una vista Gantt non è molto diversa da un calendario. Entrambe si basano sulle date. La vista Gantt, tuttavia, è leggermente più avanzata e mostra l'avanzamento dei diversi elementi nel tempo. La vista Gantt è uno strumento utile che offre una rapida panoramica dello stato di avanzamento di un progetto.
Come modificare una vista
Modificare una vista esistente è semplice. Per iniziare, clicca su “Modifica vista”. Verranno visualizzate le impostazioni configurate al momento della creazione della vista e potrai modificarle.
Nota: Si dovrebbe modificare una vista solo se né tu né i tuoi colleghi avrete più bisogno di utilizzarla esattamente nella sua forma attuale. Poiché la modificherai, le impostazioni originali andranno perse. Se in futuro avrai ancora bisogno di questa vista esattamente come è ora, invece di modificarla ogni volta, dovresti crearne una completamente nuova. Diamo un'occhiata veloce a come farlo.
Troverai l'opzione per creare una nuova vista proprio accanto a “Modifica vista”. A questo punto dovrai selezionare uno dei tipi di vista elencati sopra. Ci sono tantissime impostazioni diverse tra cui scegliere. Se riesci a immaginare una vista, puoi crearla.
Ecco una breve guida passo passo in cui mostro come creare una nuova vista. In questo caso ho creato una nuova vista per ordinare le fatture della mia azienda per anno e mese. Lo faccio in modo che in seguito sia davvero facile faccio in modo che SharePoint crei automaticamente i report sulle vendite per me!
Creare una vista da zero
1. Vai all'elenco in cui sono archiviate le informazioni che ti servono. Nel mio caso si tratta delle fatture.
2. Ora clicca sui puntini per aprire un menu a tendina e seleziona "Crea vista". Si aprirà il menu di configurazione per la creazione di una nuova vista.
3. Scegli il tipo di visualizzazione. In questo caso, la visualizzazione standard è quella più adatta alle mie esigenze.
4. Scegli un nome per la tua nuova vista.
5. Seleziona le colonne che desideri visualizzare spuntando le caselle corrispondenti.
6. Poiché desidero che questa vista raggruppi le informazioni relative alle mie fatture per mese e anno, dovrò configurarla di conseguenza. Scorrere verso il basso. Nel menu ‘Raggruppa per", selezionare "Raggruppa prima per la colonna Mese" e, successivamente, "Raggruppa per la colonna Anno".
7. Una volta verificato di aver impostato la visualizzazione come desiderato, posso premere OK per salvarla.
È stato facile, vero? A dire il vero, creare una vista è stata una delle prime cose che ho imparato a fare in SharePoint. Sono rimasto stupito da quanto fosse intuitivo.
Quali sono le migliori pratiche per le viste di SharePoint?
Uno dei problemi principali nella progettazione di SharePoint – come vi diranno tutti – è che gli utenti creano troppe cartelle all’interno delle librerie. Sarebbe molto meglio, in termini di velocità e facilità di ricerca, se si creassero invece delle viste. Ma perché le cartelle sono così dannose?
Quando si crea una cartella, questa diventa un elenco a sé stante di elementi o documenti. Il problema è che, quando si crea un filtro nella propria libreria per visualizzare, ad esempio, tutti i documenti creati nel 2016, il filtro ignorerà tutto ciò che si trova all’interno delle cartelle.
Esiste una regola empirica piuttosto semplice per evitare questo problema. Ogni volta che crei una nuova cartella in un elenco o in una raccolta, chiediti se ciò non influirà sulle tue ricerche future.
Non sei ancora convinto e vuoi comunque usare le cartelle? Ecco altri motivi per non farlo:
• Modificare le strutture delle cartelle richiede tempo, mentre modificare i metadati è facile.
• Spostare una cartella comporta la modifica dell'intero URL: ecco perché i membri del tuo team non riusciranno più a ritrovare il documento.
• Le cartelle aumentano la lunghezza dell'URL, che non viene più visualizzato correttamente quando supera i 260 caratteri circa.
• Rende la selezione e il filtraggio dei tuoi documenti un compito difficile, se non addirittura impossibile.
• La navigazione diventerà un grosso problema. A un certo punto non saprai più come sei arrivato a questa cartella, figuriamoci come tornare indietro!
Questi sono solo alcuni dei motivi. Potrei (e mi piacerebbe molto) citarne molti altri, ma questo post non deve trasformarsi in una filippica contro i documenti.
Ora che abbiamo trattato le viste di SharePoint, possiamo passare alle librerie. Affronterò questa parte del post seguendo lo stesso approccio utilizzato nella prima parte.
Che cos’è una libreria di SharePoint?
La prima cosa da sapere quando si utilizza SharePoint è che si lavorerà sempre all’interno di un elenco o di una raccolta. Per capire esattamente cosa sia una raccolta, è necessario comprendere la differenza tra i due.
Innanzitutto, una "Lista" è semplicemente un indice. Non è molto diversa da quella che si creerebbe in Excel. Tuttavia, in SharePoint, si ha un maggiore controllo sulle diverse colonne che si creano.
In secondo luogo, una Libreria è praticamente la stessa cosa. C'è però una grande differenza: invece di un semplice elenco di elementi nella tabella, troverai tutti i documenti che hai scaricato da SharePoint. Può trattarsi di file PDF, PowerPoint, documenti Word, ecc.
Ora, prima di concludere questo post, passiamo alle migliori pratiche per le vostre librerie di SharePoint.
Quali sono le migliori pratiche per le librerie di SharePoint?
Tutte le linee guida che ho menzionato in precedenza per la gestione delle viste valgono anche per le vostre librerie di SharePoint. Vorrei ribadire ancora una volta che l’uso dei metadati rappresenta una valida alternativa all’uso delle cartelle. Un numero eccessivo di cartelle renderà sempre più difficile la navigazione all’interno del vostro SharePoint.
1. Quando crei una nuova Libreria, scegli un nome breve e descrittivo. Sarebbe meglio dargli un nome composto da una sola parola, perché il nome che gli assegni ora diventerà anche l’URL della tua Libreria. Potrai sempre modificare il nome in un secondo momento. L’URL manterrà quindi la forma semplice che gli hai assegnato in precedenza! In questo modo eviterai anche che l’URL contenga il simbolo [] ogni volta che viene utilizzato uno spazio.
2. Assicurati che sia impostata la proprietà. In questo modo, avrai la certezza che solo gli utenti designati possano accedere e/o modificare i file presenti nella Libreria.
3. Limita ogni vista della libreria a un massimo di 1.000 documenti. Questo contribuirà a velocizzare notevolmente il caricamento della pagina, fidati.
4. Quando lavori con le tue librerie, ti consigliamo di abilitare le funzioni "Versioni" e "Cronologia". In questo modo si attiverà la funzionalità di check-in/check-out di SharePoint. Si tratta di uno strumento estremamente utile quando si lavora a progetti collaborativi.
Conclusione
Tutto sommato, l'uso delle viste e delle librerie di SharePoint dovrebbe risultare piuttosto semplice. Si può tranquillamente affermare che la creazione di viste e librerie sia una delle operazioni più semplici in SharePoint. E, in effetti, quando inizierete a mettere in pratica i consigli che ho fornito in questo post, dovreste notare un netto miglioramento in termini di velocità e usabilità nella vostra intranet SharePoint, sia essa nuova o già esistente.
Per concludere questo post, vorrei insistere un’ultima volta su questo aspetto, piccolo ma fondamentale: non abusate delle cartelle. Finiranno per ritorcersi contro di voi. I metadati dovrebbero essere il vostro elemento fondamentale di riferimento.
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