Se utilizzi SharePoint per gestire i dati aziendali, esistono diversi scenari in cui potresti voler ricevere promemoria via e-mail. Ad esempio, una notifica accompagnata da un’e-mail sui prossimi compleanni dei dipendenti o sulla scadenza di un contratto potrebbe rivelarsi molto utile.
Uno dei modi più rapidi per creare promemoria per gli elementi di SharePoint è utilizzare Microsoft Flow. Innanzitutto, è necessario aggiungere una colonna “Data e ora” all’elenco. Useremo questa colonna come punto di riferimento per Microsoft Flow al momento dell’invio dei promemoria. Una volta creata questa colonna, basta fare clic con il tasto destro del mouse sull’elemento, quindi fare clic su Flusso > Imposta un promemoria > [Nome colonna].
Nella finestra a comparsa potrai anche specificare con quanti giorni di anticipo desideri ricevere i promemoria. L'e-mail che riceverai avrà un aspetto simile a questo:
Certamente, questa funzionalità di promemoria è sufficiente solo per le attività più semplici. Ad esempio, se si desidera inviare promemoria per i compleanni, sarà necessario modificare manualmente la data ogni anno. Inoltre, non è possibile aggiungere una descrizione né modificare in alcun modo il design del promemoria. Ora vediamo come è possibile fare tutto questo e molto altro ancora con il nostro strumento di posta elettronica per SharePoint Online.
Creazione di promemoria con JungleMail per Office 365
In realtà, JungleMail è stato progettato principalmente per inviare campagne e-mail, non promemoria. Tuttavia, con qualche piccola modifica può trasformarsi in un potente strumento di notifica. Dai un’occhiata ai due esempi qui sotto.
#1: Configurazione dei promemoria per i compleanni
L'obiettivo di questo tutorial è quello di impostare promemoria annuali via e-mail per i prossimi compleanni dei dipendenti, nel caso in cui i dati dei dipendenti, comprese le date di nascita, siano memorizzati in un elenco di SharePoint.
1. Creare un elenco SharePoint con una colonna di tipo “Data e ora”. Nel nostro esempio, questa colonna si chiama Data di nascita.
2. Aggiungere alla lista una colonna di tipo “Calcolata”. Questa colonna è necessaria per estrarre automaticamente i valori relativi al mese e al giorno dal Data di nascita colonna. Inoltre, eliminando i valori relativi all'anno dalla colonna, non sarà necessario aggiornarla ogni anno. Più avanti configureremo JungleMail in modo che esamini questa colonna e verifichi se è il momento di inviare un promemoria. Ecco il risultato:
oppure, per aggiungere una colonna di questo tipo, vai su Impostazioni elenco > Crea colonna. Inserisci il nome della colonna, seleziona il tipo “Calcolato” e inserisci questa formula:
=MESE(Data di nascita)&”-“&GIORNO(Data di nascita)
Per spiegare la sintassi di questa particolare formula ci vorrebbe un articolo a parte, quindi vi chiediamo solo un po‘ di pazienza – oppure, se siete interessati, potete approfondire l’argomento su scrivere formule per i campi calcolati.
3. Avvia JungleMail per Office 365 e seleziona un modello. Puoi scegliere un modello dalla libreria o crearne uno nuovo da zero. Useremo questo modello per i promemoria via e-mail.
4. Configurare i contenuti dinamici. Nel modello creeremo due diversi blocchi di contenuto: uno per visualizzare la data e un altro per recuperare da SharePoint il nome o i nomi dei dipendenti che festeggiano il compleanno in questa data.
Nota: Se sei un nuovo utente di JungleMail, ti invitiamo a leggere ulteriori informazioni su come creare contenuto dinamico nella nostra documentazione o in questo post sul blog.
Ecco le formule che abbiamo utilizzato nei blocchi di contenuto:
- {FormatDate(Today;”dddd, d MMMM”)} – inserisce la data odierna (scopri di più su JungleMail sintassi di formattazione della data (come indicato nella nostra documentazione).
- {S:[Nome]} {S:[Cognome]} – recupera dall'elenco di SharePoint il nome e il cognome della persona che oggi festeggia il compleanno.
Ecco come si presenta, nel nostro caso, un modello con le formule:
5. Configurare le condizioni di invio. Vogliamo che JungleMail verifichi se il BirthCustom il valore della colonna corrisponde alla data odierna (in altre parole, se oggi è il compleanno di qualcuno) e inviare un promemoria solo in tal caso. La formula per la data stessa è FormatDate(Oggi; “M-d”).
Infine, ai sensi di Non inviare e-mail se il risultato è, seleziona È vuoto. Ecco la configurazione della sezione dinamica:
Ed ecco il risultato che stiamo cercando, come mostrato nella fase di anteprima della campagna:
Si noti che nell'esempio il promemoria viene inviato lo stesso giorno del compleanno. Se si desidera ricevere il promemoria con un giorno di anticipo, è necessario modificare la formula della condizione in FormatDate(Oggi+1; “M-d”).
Ora vediamo come puoi applicare gli stessi principi per creare promemoria via e-mail relativi agli abbonamenti ai prodotti in scadenza.
#2: Creazione di promemoria di fidelizzazione
SharePoint è senza dubbio uno dei migliori strumenti disponibili per archiviare e gestire i dati dei clienti, comprese le informazioni relative a contratti o abbonamenti e alle rispettive date di scadenza. Se sei un responsabile delle vendite o un imprenditore, ricevere una notifica in anticipo sulla scadenza di un abbonamento contribuisce sicuramente a garantire un'eccellente assistenza clienti. In questo esempio, ti mostriamo come utilizzare JungleMail per Office 365 come strumento di promemoria per il rinnovo.
1. Creare un elenco SharePoint contenente i dati relativi ai clienti e ai prodotti. Questo elenco dovrebbe contenere il nome dell'azienda, il nome o la versione del prodotto, la data di scadenza e altre informazioni rilevanti per te.
2. Avvia JungleMail per Office 365 e specifica i destinatari. A differenza dei promemoria di compleanno inviati a tutti, è preferibile che le notifiche relative alla fidelizzazione vengano inviate solo a te (o ad altri dipendenti incaricati della gestione della fidelizzazione). Configura il Destinatari agire di conseguenza.
3. Seleziona un modello JungleMail e configura i contenuti dinamici. In questo caso abbiamo optato per un design pulito e semplice. Analogamente all’esempio precedente, abbiamo innanzitutto creato una sezione dinamica contenente diversi blocchi di contenuto. Abbiamo poi configurato tali blocchi in modo che recuperassero i metadati da determinate colonne dell’elenco di SharePoint.
4. Specificare le condizioni di invio. Dato che volevamo ricevere il promemoria una settimana prima della data di scadenza, la formula era FormatDate(Oggi+7; “M-d”).
Ed ecco il risultato, così come appare in Outlook:
Come potete vedere, configurare JungleMail per inviare promemoria relativi agli elementi di SharePoint è relativamente semplice e può rivelarsi estremamente utile. Se utilizzate già questo strumento, speriamo che questo post vi offra qualche nuova idea. E se siete alle prime armi con SharePoint, provate JungleMail per Office 365 Provaci!
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