Sai qual è il tasso medio di apertura delle email di benvenuto rispetto alle normali newsletter aziendali? No? Allora preparati a una sorpresa. Si aggira intorno al 60%. Sì, avete letto bene. Quasi 200% in più rispetto al tasso di apertura del 20% di un’offerta promozionale. E allora vi chiederete: perché non sto utilizzando queste informazioni per ottenere di più dalle procedure di vendita della mia azienda?
Non so risponderti, ma posso dirti con certezza che non sei l’unico a non averlo ancora capito. Fino a poco tempo fa anche noi facevamo parte di questo gruppo, insieme a migliaia di altre aziende, sottovalutando il potere di questi messaggi automatici. “E cosa è cambiato?” Ci siamo resi conto che potevamo utilizzare il nostro Ambiente SharePoint e alcuni Personalizzazione degli avvisi di SharePoint per farlo funzionare. E anche tu puoi farlo!
Dopo aver vissuto l'esperienza di pianificazione e riprogettazione della nostra serie di e-mail automatizzate, ho pensato di condividere quanto ho imparato in una serie di post sul blog divisa in due parti: nella prima, elencherò alcune idee, basate sulla nostra esperienza e su casi d'uso concreti, su come migliorare le procedure di vendita utilizzando gli avvisi personalizzati di SharePoint; nella seconda, parlerò invece di alcune best practice da seguire nella progettazione delle e-mail transazionali di SharePoint.
Sentitevi liberi di utilizzare tutto questo come fonte di ispirazione, adattando ogni caso alle esigenze e ai requisiti della vostra azienda. Ma prima, vorrei approfondire un po’ di più questo tipo di messaggio automatico di cui parlavo prima.
Cosa sono le email transazionali?
Le email di benvenuto fanno parte di una categoria di messaggi denominata “email transazionali” o “email automatiche”. Come suggerisce il nome, questa categoria comprende messaggi generati da eventi specifici o azioni dell’utente. Si tratta di risposte automatiche all’interazione del cliente con la tua azienda.
Ad esempio, quando un utente effettua un acquisto sul sito web della tua azienda, dovrebbe ricevere una conferma automatica dell’ordine e, successivamente, una notifica di spedizione e consegna relativa all’acquisto. Si tratta in tutti i casi di email transazionali. Lo stesso accade quando ci si iscrive a un blog e si riceve un messaggio di benvenuto, oppure sulle piattaforme social (come Facebook), dove si ricevono notifiche quando qualcuno commenta i propri post.
“Quindi, visto che si tratta di messaggi automatici, sono simili agli avvisi o ai promemoria di SharePoint?” Ci siamo quasi! Le e-mail transazionali sono rivolte principalmente a utenti esterni e clienti. Ma a parte questo, sono praticamente identiche. Ed è proprio per questo che utilizzare gli avvisi di SharePoint a questo scopo è una scelta molto sensata. Se solo fosse così semplice (ve ne parlerò più approfonditamente più avanti).
Perché le email automatiche sono importanti?
Le email transazionali sono considerate la forma più efficace di email marketing per il semplice fatto che gli utenti attendono effettivamente che il messaggio arrivi nella loro casella di posta e sono certi che il contenuto dell’email sarà importante e utile per loro. Ciò si traduce in un tasso di apertura e di clic più elevato. Immagina di sfruttarlo a fini di vendita. È una miniera d’oro! Fidati di me.
È diverso da una campagna di email di massa, o da un’email commerciale, in cui ogni utente di una lista riceve lo stesso contenuto. Le email transazionali vengono inviate individualmente, sono personali, personalizzate, pertinenti e assolutamente convenienti, sia per l’azienda che per il cliente. E dovresti continuare a gestirle in questo modo se desideri trarne il massimo vantaggio.
Un altro aspetto da considerare è che solo circa il 2% delle vendite viene concluso al primo contatto. Gli studi dimostrano che, prima di concludere una vendita, la maggior parte degli utenti necessita di 5-6 contatti con l’azienda per garantire l’allineamento delle aspettative e instaurare un rapporto di fiducia. Le email transazionali possono rappresentare un ottimo strumento per risolvere questo problema. Una campagna di email automatiche ben progettata ed efficace, con il giusto tipo di contenuti, può aumentare la notorietà del marchio, migliorare la fiducia nell’azienda e rafforzare la fedeltà dei clienti.
Personalizzazione degli avvisi di SharePoint
Come ho già detto in precedenza, gli avvisi di SharePoint sarebbero, in teoria, un’ottima soluzione per questa situazione. Si potrebbe, ad esempio, attivare un avviso ogni volta che viene concluso un nuovo acquisto. Tuttavia, con le funzionalità predefinite di SharePoint 2010 e 2013, non è semplice selezionare destinatari personalizzati, personalizzare i modelli e utilizzare la stampa unione con informazioni provenienti da più elenchi. Se non si desidera ricorrere a flussi di lavoro SharePoint complessi, le possibilità sono piuttosto limitate.
In questo caso, è necessario utilizzare uno strumento di terze parti per estendere le funzionalità di avviso di SharePoint. Sul mercato sono disponibili diverse opzioni, ma io utilizzerò JungleBell per questa dimostrazione.
Caso aziendale: download della versione di prova del prodotto
Ho creato un caso basato su questo evento scatenante: quando un nuovo cliente scarica una versione di prova della nostra soluzione per newsletter su SharePoint, JungleMail, dal nostro sito web. Elencherò quattro possibili messaggi che possono essere attivati da questo evento e le funzionalità di avviso di SharePoint utilizzate per ciascuno di essi.
Giorno 1 – Email di benvenuto
Questa è la prima e-mail inviata al cliente, subito dopo il download della versione di prova del prodotto. Non mi soffermerò sui dettagli del contenuto, ma in sostanza contiene un messaggio di benvenuto e alcune informazioni utili (link alla documentazione e all'indirizzo e-mail dell'assistenza).
Viene attivato quando viene creato un elemento
Per implementare questo messaggio, ho creato un elenco di SharePoint denominato “Richieste di download”. Inoltre, ho impostato l’inserimento automatico di nuovi elementi ogni volta che il modulo di download viene inviato sul sito web. In sostanza, ho configurato un avviso di SharePoint che si attiva ogni volta che viene creato un nuovo elemento. Nota: l’elenco “Richieste di download” deve contenere una colonna “E-mail” da utilizzare come destinatario degli avvisi.
Ho utilizzato JungleBell, innanzitutto, perché volevo impostare una condizione affinché l’avviso venisse attivato solo quando veniva scaricata una versione di prova del prodotto “JungleMail”, e non qualsiasi altra. In questo modo posso utilizzare un unico elenco di SharePoint per tutti i download e filtrare gli eventi scatenanti. In secondo luogo, volevo utilizzare i metadati “Email” del nuovo elemento come destinatario dell’avviso, cosa che SharePoint di per sé non mi permette di fare. Infine, volevo lavorare sul modello di mail per integrare le informazioni e personalizzarlo.
Dai un'occhiata alle configurazioni che ho utilizzato:
Giorno 5 – Contenuti integrativi
Il secondo messaggio viene inviato 5 giorni dopo il download della versione di prova e contiene link a letture complementari relative al prodotto (post del blog e schede sulle nuove funzionalità).
Stampa unione da più elenchi
L'obiettivo è quello di inviare ai clienti un aggiornamento con le ultime informazioni che abbiamo pubblicato sul prodotto che stanno provando, senza però dover modificare il modello di promemoria di SharePoint ogni volta che vengono caricati nuovi contenuti. Volevo eseguire una stampa unione dei dati provenienti da due diversi elenchi SharePoint esistenti: “Post del blog” e “Tutorial”, presentando 3 elementi di ciascun elenco nel corpo del promemoria. Tali elementi dovevano essere correlati al prodotto in prova scaricato (JungleMail) e dovevano inoltre essere quelli caricati/creati più di recente.
Ci sono riuscito utilizzando la funzione "repeater" di JungleBell, selezionando gli elenchi di origine, le condizioni e i limiti per gli elementi. Per visualizzare solo i dati più recenti, ho ordinato le visualizzazioni degli elenchi dal più recente al più vecchio. D'ora in poi, ogni volta che verrà caricato qualcosa di nuovo in entrambi gli elenchi di origine, gli avvisi verranno aggiornati automaticamente.
Giorno 20 – La scadenza si avvicina
Questo messaggio viene inviato 20 giorni dopo il download e contiene un promemoria che il periodo di prova sta per scadere.
Invia un avviso quando la data si avvicina
È una cosa semplice: inviare un’e-mail di promemoria quando mancano 10 giorni alla data di scadenza (fine del periodo di prova). Con le normali funzionalità di SharePoint non è possibile gestire le date in scadenza o già scadute. In JungleBell ho incluso questa informazione come condizione di attivazione.
Giorno 30 – Fine della sperimentazione
Questa e-mail, inviata 30 giorni dopo il download, annuncia la fine del periodo di prova del prodotto. Invita il cliente ad acquistare la versione completa del prodotto e contiene un link per iscriversi alla nostra newsletter. Anche questa è l'ultima e-mail transazionale prevista per questo caso e segna la conclusione di questa specifica procedura di vendita.
Esegui il flusso di lavoro di SharePoint
Come ho già detto in precedenza, questo segna la fine della procedura di vendita automatizzata e deve essere registrato ai fini di azioni future. Ad esempio, per l’attivazione di telefonate e follow-up mensili. Il punto è che l’informazione relativa alla scadenza del periodo di prova deve essere inclusa nei metadati del cliente. Il modo migliore per farlo è tramite un flusso di lavoro di SharePoint.
Con JungleBell potrei avviare un flusso di lavoro di SharePoint (EndTrial) quando scatta l'avviso, modificando la data di una colonna specifica per indicare che tutti i messaggi relativi al periodo di prova sono stati consegnati.
Conclusione
Credo sia chiaro che una buona serie di email transazionali ti aiuterà a definire le aspettative aziendali. Inoltre, ti consentirà di instaurare rapporti con i tuoi clienti, quindi usale con saggezza. Ricorda che nessuno vuole essere sommerso da troppi messaggi. Scherziamo sempre dicendo che il numero perfetto è sempre 1 messaggio in meno rispetto al piano iniziale. Fai qualche test e trova il giusto equilibrio.
Abbiamo sperimentato e scoperto nuovi modi per raggiungere i nostri clienti. Ad oggi, gli avvisi personalizzati di SharePoint rimangono la soluzione migliore. Sono convenienti, facili da implementare e da personalizzare.