Le modalità con cui raccogliete, utilizzate, conservate e gestite i dati personali dei cittadini dell’Unione europea stanno per cambiare. A partire dal 25 maggio 2018 Entra in vigore il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Questo nuovo regolamento a livello europeo ha un impatto diretto sulle vostre attività di email marketing. Non si tratta di un aspetto da sottovalutare, poiché le sanzioni per la mancata conformità possono arrivare fino a 20 milioni di euro.
In questo articolo del blog vi forniremo una breve panoramica del GDPR e vi aiuteremo a capire in che modo influirà sulle vostre attività di email marketing.
Che cos’è il GDPR?
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è una nuova normativa dell’Unione Europea che disciplina le modalità di trattamento dei dati personali. Inoltre, dato che il mondo digitale è in continua evoluzione, il GDPR ha lo scopo di aggiornare le precedenti leggi sulla protezione dei dati (sostituisce la direttiva del 1995). Il suo obiettivo è rafforzare la protezione dei dati all’interno dell’UE applicando norme (e sanzioni!) relative alle modalità di trattamento, raccolta e conservazione dei dati personali.
È applicabile alla mia attività?
Se la vostra organizzazione tratta, conserva o utilizza i dati personali di cittadini dell’UE, il GDPR si applica alla vostra organizzazione. Per «dati personali» si intendono tutte le informazioni che conservate sui vostri clienti, inclusi indirizzi e-mail, nomi, numeri di telefono, dati comportamentali, ecc. È importante sottolineare che il regolamento si applica anche ai dati personali esportati al di fuori dell’UE (ad esempio negli Stati Uniti).
Cosa significa questo per la mia strategia di email marketing?
Il GDPR impone norme più rigorose sulle modalità con cui è necessario richiedere, registrare e gestire il consenso all’invio di comunicazioni di marketing. In pratica, ciò significa che il consenso deve essere prestato in modo attivo ed esplicito dalle persone che forniscono il proprio indirizzo e-mail prima che sia possibile inviare loro delle e-mail.
Il presente consenso deve essere concesso attivamente. Ciò significa che non è possibile farlo tramite una casella già spuntata. La casella deve essere spuntata attivamente dal cliente stesso. Un modo corretto per registrare il consenso sarebbe quello di inserire una casella di spunta sotto il campo dell'indirizzo e-mail:
Inoltre, è importante che il consenso sia esplicito. Ciò significa che il cliente deve avere ben chiaro a cosa sta aderendo (vedi l'immagine sopra).
Si noti che, qualora venisse richiesto, dovrete essere in grado di presentare la prova del consenso prestato. È quindi importante conservare una registrazione di tutti i consensi prestati dai vostri iscritti.
Il consenso è sempre necessario?
No, è possibile inviare e-mail senza ottenere il consenso. Anziché basarsi sul consenso, è possibile dichiarare che si inviano newsletter perché ciò è finalizzato a promuovere gli ’interessi legittimi‘ della propria attività. Tuttavia, e questo è importante, la persona a cui si inviano le e-mail dovrebbe avere un rapporto con voi. Ad esempio, ha acquistato uno dei tuoi prodotti. Spetta a ciascuna azienda decidere quale soluzione si adatta meglio alla loro azienda – sia che si basi sul consenso o su interessi legittimi – e garantire che siano conformi al GDPR.
Si applica ai dati raccolti in precedenza?
Sì, è proprio così! Ciò significa che dovrai verificare le modalità con cui hai raccolto i dati in precedenza. Se tali dati personali non sono stati acquisiti nel rispetto del requisito previsto dal GDPR, ovvero il consenso attivo ed esplicito, dovrai chiedere a queste persone se puoi continuare a inviare loro e-mail. Potresti, ad esempio, inviare loro un’e-mail per ottenere una riconferma del loro consenso.
Molte aziende attualmente ottengono il consenso tramite poche righe inserite nella loro Informativa sulla privacy o nei Termini di servizio. Ciò non sarà più sufficiente.
Quali nuovi diritti acquisiscono i cittadini dell’UE?
Il GDPR conferisce ai cittadini dell'UE diritti aggiuntivi per aiutarli ad assumere il controllo dei propri dati personali.
Diritto all’oblio
Se un cittadino si avvale di tale diritto, ciò significa che la società in possesso dei suoi dati dovrà cancellarli tutti.
Diritto di accesso
I cittadini hanno il diritto di chiedervi, a titolo gratuito, in che modo utilizzate i loro dati.
Notifica di violazione
In caso di violazione dei dati, hai 72 ore di tempo dal momento in cui ne sei venuto a conoscenza per informare i tuoi clienti.
Diritto alla portabilità
Quando un cliente ne fa richiesta, è necessario fornirgli i dati in vostro possesso che lo riguardano.
Lista di controllo per verificare che le tue attività di email marketing siano conformi al GDPR
Segui la lista di controllo riportata di seguito per assicurarti di poter continuare a inviare e-mail di marketing ai tuoi clienti:
Fase 1: Innanzitutto, fatevi un’idea generale della vostra attuale politica in materia di dati.
- È sicuro?
- Chi può accedervi?
- A chi vengono trasferiti i dati (a terzi)?
- Per quanto tempo viene conservato?
Fase 2: Assicurati di avere i dettagli dei consensi già registrati.
- Disponete della documentazione relativa al consenso fornito dai vostri clienti? (È necessario ottenere il consenso per ogni operazione effettuata sui dati)
- Il consenso è stato prestato in modo attivo ed esplicito? Oppure è stato semplicemente menzionato nella vostra Informativa sulla privacy o nei Termini di servizio, oppure la casella era già spuntata?
Fase 3: Probabilmente dovrai aggiornare la tua Informativa sulla privacy, i Termini di servizio e i moduli di registrazione per conformarti alle nuove normative.
Fase 4: Assicurati che anche i soggetti terzi con cui collabori siano conformi al GDPR.
- Individua tutti i tuoi fornitori esterni e verifica le modalità con cui raccolgono e trattano i dati
- Comprendere le misure di sicurezza adottate per proteggere i dati
Fase 5: informate il vostro personale in merito al GDPR e alle sue implicazioni per la vostra azienda.
Nota: Non siamo avvocati e ogni azienda dovrà adottare strategie diverse per conformarsi al GDPR. Non basate la vostra strategia di conformità esclusivamente su questo articolo, ma assicuratevi piuttosto di comprendere appieno le nuove norme e di avere un’idea chiara delle misure che la vostra azienda può adottare per conformarsi. Per ulteriori informazioni, visitate il sito web ufficiale del GDPR.
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