Il motivo principale per cui gli utenti di SharePoint non prestano molta attenzione ai nomi dei file in SharePoint può essere riassunto in una sola parola: Metadati. Poiché SharePoint ci permette di descrivere ogni proprietà di un documento nei metadati delle rispettive colonne, riteniamo che il nome del file in sé abbia ormai un significato quasi nullo.
Ma non è vero.
Nella maggior parte dei casi, il nome del file rimane l'identificatore principale del documento nella libreria di SharePoint. Inoltre, consente di ordinare correttamente gli elementi, contribuisce a semplificare il processo di gestione quotidiano e rende più piacevole l'esperienza dell'utente finale.
Inoltre, una volta che un documento esce dall'ambiente SharePoint, ad esempio quando lo si invia o lo si riceve da clienti esterni tramite e-mail, diventa più difficile accedere a tutte le informazioni relative ai metadati, che possono addirittura andare completamente perse. L'unica informazione che rimane è il nome del documento.
In questo nuovo articolo del nostro Serie sulle migliori pratiche per la gestione dei documenti in SharePoint, parlerò di alcune regole e di alcune idee su come denominare i documenti per potenziare il vostro sistema di automazione dei documenti in SharePoint. Quindi restate sintonizzati!
Piano per la gestione dei documenti in SharePoint
1. Analizzare i documenti esistenti. Individuare i tipi e le caratteristiche dei documenti;
2. Creare una struttura dei tipi di contenuto flessibile e facilmente estendibile;
3. Scegliere dove e come archiviare i documenti in SharePoint;
4. Creare campi, siti, librerie ed elenchi. Aggiungere tipi di contenuto;
5. Pianificare le autorizzazioni;
6. Definire e automatizzare la denominazione dei documenti in SharePoint;
7. Unificare la posizione dei modelli di documento;
8. Suddividere i contenuti in file più piccoli;
9. Automazione dei documenti in SharePoint;
10. Ottimizzare le viste e le librerie;
Passaggio 6. Definire e automatizzare la denominazione dei documenti in SharePoint.
Capire perché sia necessaria una politica di denominazione dei file è semplice: in assenza di tale politica, quando si tratta di assegnare un nome a un nuovo file, ogni dipendente lo farà secondo ciò che ritiene più opportuno, il che significa che i file avranno nomi diversi tra loro. Questa mancanza di uniformità non solo genera confusione, ma comporta anche conseguenze imprevedibili livelli di rischio all'azienda.
Senza dubbio, una politica di denominazione dei documenti in SharePoint ben studiata può contribuire a ottimizzare la ricerca in SharePoint, migliorare l’esperienza degli utenti, organizzare e filtrare i file e garantire prestazioni ottimali dell’ambiente.
Ecco perché ho elaborato 5 regole generali per la denominazione dei documenti in SharePoint. Date un’occhiata:
Regola #01: scegliere nomi di file univoci
Il primo passo nella definizione dei nomi in SharePoint consiste nel stabilire quali dati includere nella struttura dei nomi dei file. Trattandosi di SharePoint, ciò significa selezionare quali metadati sono più importanti e vanno quindi messi in evidenza rispetto agli altri. Ma cosa rende un’informazione più importante in questo contesto? Ci sono due aspetti da considerare:
Punto #1: Le informazioni importanti dovrebbero garantire che i nomi dei file del documento siano correlati tra loro, ma anche UNICI l'uno rispetto all'altro;
Ad esempio: se in una libreria è presente un gran numero di documenti relativi alle vendite o ai progetti, come fatture, preventivi, documenti relativi alla garanzia di qualità, ecc. Valuta la possibilità di includere nel nome del file una breve descrizione o un'abbreviazione del “tipo” di documento, come INV per le fatture, QN per i preventivi o QA per la garanzia di qualità, seguita dal nome del cliente e dal numero identificativo del documento. In questo modo i file saranno tutti correlati, ma ogni singolo file rimarrà unico.
Errato
• Contoso-Fattura1.pdf
• Documento-sulla-garanzia-di-qualità-Contoso-5.pdf
• Contoso_ClientQuotation.pdf
Corretto
• INV-Contoso-01.pdf
• QA-Contoso-05.pdf
• QN-Contoso-01.pdf
Punto #2: Le informazioni importanti dovrebbero consentire di ottimizzare le operazioni quotidiane relative ai documenti (ad esempio, lo smistamento, il filtraggio e la ricerca).
Nella maggior parte dei casi, consigliamo di includere nella struttura del nome alcune sequenze univoche relative al documento, come il numero del documento o l'ID del cliente. Ciò può aiutarti a organizzare i file in modo più strutturato e a trovarli più rapidamente quando necessario.
Errato
• Preventivo-2015-NuovoDocumento.pdf
• ProjectContoso-Proposta di sponsorizzazione-V1Bozza.pdf
• Contoso_Group_Germany_Office-Quotation.pdf
Corretto
• QN-15-0001.pdf
[Tipo + Anno + ID documento]
• P023-SP-V01_1.pdf
[ID progetto + Tipo + Versione provvisoria]
• CL204320-QN.pdf
[ID cliente + Tipo]
Entrambi questi aspetti possono variare notevolmente a seconda dello scenario in questione. Solo effettuando dei test è possibile individuare la soluzione ottimale per ogni singolo caso. Concentrati sulla quantità di informazioni utilizzate: solo gli elementi sufficienti a identificare rapidamente il documento e a consentire ricerche precise e specifiche, ma non troppi, per non compromettere i tempi di recupero con dati superflui.
Errato
• Fattura-Contoso.pdf
Informazioni insufficienti
• Preventivo-Cliente_Contoso-2015-n2-Versione2.pdf
Contiene informazioni superflue
Corretto
• INV-Contoso-0125.pdf
• QN-Contoso-15-002-V02.pdf
Regola #02: sii conciso
Come ho già detto in precedenza, il nome del file dovrebbe essere il più breve possibile senza comprometterne la riconoscibilità e la ricercabilità. Inoltre, i nomi dei file più lunghi richiedono più tempo per essere letti e memorizzati. Poiché SharePoint include i nomi dei file nei propri URL, un nome lungo genererà un percorso file SharePoint altrettanto lungo, rendendo più complicata la condivisione tramite e-mail. Inoltre, un eccesso di dati può rallentare le prestazioni dell’ambiente.
Esistono molti modi per ridurre la lunghezza del nome di un file: si può iniziare sostituendo le parole ripetitive con prefissi o abbreviazioni (ad esempio, DRG per i disegni) e stabilendo una convenzione di numerazione delle versioni (ad esempio, v. 01, 02 indicano le versioni principali dei documenti, mentre v.01_01, 02_01 rappresentano rispettivamente le bozze di ciascuna versione principale).
Errato
• ProjectContoso-Drawings4-Versione finale.pdf
• Università della Germania – Pagamento-2014-Bozza1.pdf
Corretto
• P025-DRG-004-V01.pdf
[ID progetto + Tipo + ID documento + Versione definitiva]
• UniGER-PAY-V01_01.pdf
[Cliente + Tipo + Versione provvisoria]
Evita di utilizzare spazi nei nomi dei file. SharePoint non è in grado di includerli negli URL, sostituendo ciascuno di essi con “” e rendendo il percorso del file di difficile lettura. Di conseguenza, utilizzare il trattino (-) per delimitare ogni elemento distinto e il trattino basso (_) per separare più parole all'interno dello stesso elemento. È inoltre possibile scrivere la prima lettera di ogni parola in maiuscolo.
Errato
• Fattura collettiva del gruppo Contoso 1.pdf
URL= …\Contosogroupinvoice1.pdf
• JungleMail SharePoint 2013 Versione di prova V.3.pdf
URL= …\JungleMailSharePoint2013TrialVersionV.3.pdf
Corretto
• ContosoGrp-INV-01.pdf
URL= …\ContosoGrp-INV-01.pdf
• JungleMail_SP13-Trial-V03.pdf
URL= …\JungleMail_SP13-Trial-V03.pdf
Regola #03: definire l'ordine dei dati
L'ordine degli elementi presenti nel nome del file può rappresentare un fattore determinante per il successo di un sistema di gestione dei documenti. Infatti, non solo influisce sul modo in cui i documenti vengono archiviati e visualizzati, ma anche sul modo in cui vengono ricercati. Tuttavia, in questo contesto occorre tenere presenti due aspetti:
Punto #1: Gli elementi del nome del file dovrebbero essere ordinati in base al loro livello di dettaglio: dal più generico al più specifico. È più logico.
Punto #2: Gli elementi del nome del file con lo stesso livello di dettaglio dovrebbero essere ordinati in base alla loro importanza nel processo di recupero. Inoltre, l’elemento più “ricercato” dovrebbe essere il primo.
Errato
• Versione2-Proposta di sponsorizzazione-Contoso.pdf
• 3Quarto-2015-Contratto-di-partenariato-EnovaPoint.pdf
Corretto
• SP-Contoso-V02.pdf
[Il tipo è più generico / La versione è più specifica]
• EnovaPoint-PCT-Q3-15.pdf
[Il cliente è più importante per la ricerca]
Ancora una volta, la procedura dovrebbe variare in base al profilo dei documenti in questione e allo scopo dei contenitori in cui sono archiviati. È necessario considerare separatamente ogni libreria/elenco di SharePoint, o ogni cartella, affinché la ricerca e l'ordinamento dei documenti possano funzionare al meglio.
Ecco però alcuni consigli che potrebbero esserti utili. Innanzitutto: non usare mai numeri con meno di due cifre. Questo è molto importante per mantenere l’ordine numerico dei file quando vengono ordinati per nome. Inoltre, assicurati sempre di inserire uno zero davanti ai numeri da 0 a 9. Sembra ovvio, lo so, ma prima o poi ti capiterà di dimenticarlo.
Lo stesso vale per le date: vanno sempre indicate con un numero di 8 cifre e in ordine inverso, ovvero seguendo questo schema: “YYYYMMDD” (Anno, Mese, Giorno) per garantire una corretta visualizzazione in ordine cronologico. Se si include il numero di identificazione del documento nel nome del file, è necessario tenere sempre in considerazione il volume di documenti della propria azienda. Ad esempio, se si tratta di un intervallo di 100 mila, un suffisso a 3 cifre non sarà sufficiente. In questo caso, iniziare con il numero “000001” e proseguire da lì.
Errato
• Garanzia di qualità - Contoso - 07-04-2015 Ordine di lavoro.pdf
• Fev_10_2015-MarketingMeeting.pdf
• JungleDocs_Trial-John_Smith-n120.pdf
Corretto
• QA-WO-Contoso-20150407.pdf
[Tipo + Tipo 2 + Cliente + Data]
• 20150210-Riunione-Marketing.pdf
[Data + Dipartimento + Tipo]
• SmithJohn-JD_Trial_00120.pdf
[Nome + Prodotto + Versione]
Regola #04: piano per uso esterno
È piuttosto evidente che tutte queste politiche di denominazione abbiano lo scopo di integrare i metadati già presenti nel documento di SharePoint. Ecco perché non tutti i dati devono necessariamente essere inseriti nel nome.
Ma cosa succede quando i file devono uscire dall'ambiente SharePoint? Infatti, non possiamo più contare sul fatto che tutti i metadati e la struttura delle cartelle di SharePoint siano visibili o facilmente accessibili. Un file può perdere il proprio contesto e si rischia di smarrirlo nella struttura dei documenti.
Per questo motivo, è importante scegliere nomi di file diversi per i documenti destinati alla condivisione tramite e-mail o dispositivi portatili. Le regole relative alla “scelta di nomi brevi” e alla “definizione dell’ordine dei dati” possono essere applicate allo stesso modo. Ciò che cambia è la selezione dei dati, che dovrebbe includere maggiori informazioni.
Tuttavia, un ottimo modo per farlo è sciogliere un struttura gerarchica delle cartelle e integrando i dati nel nome del file del documento. Non solo la riduzione del numero di livelli di cartelle faciliterà la gestione dei documenti in generale, ma renderà anche la ricerca e l’identificazione più precise.
Errato
• …/JungleDocs/Documentazione/Report/ExportSPLists.pdf
• …/Documenti di vendita/Preventivi/Clienti/Contoso/151002.pdf
• …/EnovaPoint/Site/Blog/Articles/DocManagPart02.pdf
Corretto
• …/JungleDocs/JD_DOC-Report-ExpSPLists.pdf
• …/Vendite/QN-Contoso-20151002.pdf
• …/EnovaPoint/Blog-ART-DocManagP02.pdf
Regola #05: applicare la politica e automatizzare
L’ultimo punto che vorrei affrontare riguardo alla denominazione dei documenti in SharePoint è che, anche se si dispone di una politica di denominazione efficace, è comunque necessario che tutti la rispettino. Tuttavia, questo potrebbe rivelarsi un compito arduo. Come abbiamo già detto, ogni contenitore avrebbe le proprie convenzioni specifiche e non tutti avrebbero familiarità con tutti i dettagli del caso. Ecco perché consigliamo vivamente di automatizzare questo processo.
È possibile automatizzare il processo di compilazione dei metadati utilizzando le funzionalità predefinite di SharePoint. Utilizzate una combinazione di valori predefiniti delle colonne e di convalida delle colonne per assicurarvi che i vostri documenti presentino un insieme corretto di proprietà.
Tuttavia, non è possibile applicare facilmente la stessa procedura alla colonna “Titolo”. A tal fine, è possibile ricorrere a strumenti di terze parti. Naturalmente, nel nostro caso, si tratterebbe di JungleDocs. Consente di assegnare nomi ai documenti tramite formule, il che significa che è possibile specificare lo schema che JungleDocs dovrà seguire e il programma assegnerà i nomi ai documenti di conseguenza. È possibile utilizzare praticamente qualsiasi tipo di nome; tutto dipende solo dalla complessità della formula che riusciamo a scrivere correttamente.
Una volta configurato, ogni nuovo documento verrà denominato automaticamente e i prefissi verranno impostati correttamente senza che tu debba preoccupartene. Puoi impostare automaticamente anche altri valori delle colonne allo stesso modo, così non dovrai preoccuparti affatto della denominazione dei documenti.
Grazie per aver seguito questa serie di post sul blog; restate sintonizzati per il prossimo articolo dedicato alla gestione dei contenuti dei documenti!
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