Questo post sul blog è, infatti, una risposta a una domanda concreta posta da una delle nostre clienti. Stava cercando un modo semplice per archiviare automaticamente le newsletter in SharePoint Online. Inoltre, preferiva che fossero “in formato leggibile”, ovvero con tutta la formattazione intatta. Idealmente, l’intero processo doveva essere anche gratuito, quindi gli strumenti di terze parti rappresentavano un’opzione di ultima istanza. Continua a leggere per scoprire due modi per archiviare le e-mail con Microsoft Flow.
Fortunatamente, c'è un modo per fare tutto questo, ed è relativamente semplice – se sai cosa cercare. Questo tutorial si concentra sui seguenti argomenti:
- I professionisti del marketing che desiderano concedere ai propri colleghi l'accesso in sola lettura alle newsletter
- Utenti che desiderano creare un archivio di newsletter consultabile in SharePoint Online
Novità sul flusso di lavoro
Noi di EnovaPoint puntiamo molto sull'automazione, quindi siamo entusiasti di vedere la crescente popolarità dei servizi che aiutano le persone a dedicare meno tempo alle attività ripetitive.
Uno dei principali protagonisti in questo campo è Microsoft Flow, uno strumento basato sul cloud che consente di creare e automatizzare processi composti da più attività che coinvolgono diverse applicazioni. Nel settore IT, tali processi sono denominati “workflow”, mentre Microsoft li chiama “flows”. Saranno proprio questi il fulcro di questo tutorial.
Per creare un flusso, dovrai specificare quale azione deve essere eseguita quando si verifica un determinato evento. Questo evento è noto come grilletto. Quindi, l'evento principale innesca un'azione, che a sua volta ne innesca un'altra, e così via, fino al completamento del processo. Questo, in breve, è il funzionamento di Microsoft Flow.
Lanciato nel 2016, Microsoft Flow supporta attualmente oltre 200 applicazioni diverse e due dei principali client di posta elettronica: Outlook e Gmail. Se utilizzi un altro client, l’unica opzione a tua disposizione sono strumenti di terze parti compatibili con Flow, come Parserr, che richiedono un account separato e rendono l’intera configurazione un po‘ più complicata.
Metodo #1: Caricare un’e-mail nella raccolta di SharePoint
Come abbiamo già accennato in precedenza, è possibile archiviare automaticamente le newsletter sia come documenti in una raccolta di SharePoint Online sia come elementi di un elenco. Cominciamo con il primo metodo.
- Crea una raccolta SharePoint che fungerà da archivio delle newsletter.
- Scegli l'account e-mail dal quale caricare le newsletter su SharePoint Online. Successivamente, configura l'invio automatico di una copia della tua newsletter a quell'account. In JungleMail per Office 365, puoi aggiungere ulteriori destinatari cliccando sull'icona a forma di ingranaggio, quindi cliccando su Altro.
- Accedi a Microsoft Flow. Assicurati che il tuo account disponga anche dell'accesso al sito di SharePoint Online in cui desideri creare l'archivio.
Clicca I miei flussi, poi Crea da zero.
Nell'elenco dei trigger riportato di seguito, individua e clicca su Quando arriva una nuova e-mail. Se desideri che vengano copiate solo determinate newsletter, clicca su Mostra opzioni avanzate per restringere il campo delle condizioni di attivazione.
Una volta terminato, clicca su Un nuovo passo e aggiungi un'azione Outlook di Office 365 – Esportazione delle e-mail.
Clicca sul ID messaggio. Quindi, nella finestra a comparsa sulla destra, individua il contenuto dinamico denominato ID messaggio.
Aggiungi un'azione SharePoint – Crea file. Qui potrai specificare la posizione e le proprietà del testo della tua newsletter:Indirizzo del sito: inserisci l'URL del sito di destinazione. Di norma, dovresti trovarlo nell'elenco a discesa.
Percorso della cartella: inserire il nome della libreria di destinazione.
Nome file: qui puoi dare libero sfogo alla tua creatività e combinare testo statico con diversi valori selezionati dal menu a tendina dei contenuti dinamici. Oppure potresti semplicemente aggiungere Oggetto. Ora, se vuoi che il file sia leggibile dal tuo browser, aggiungi il suffisso .eml o .mht alla fine e verifica quale formato funziona meglio per te.
Contenuto del file: aggiungi Corpo dal menu a tendina dei contenuti dinamici.
Salva e verifica il tuo flusso. Se riscontri degli errori, ricontrolla i percorsi dei file: molto probabilmente il problema sta proprio lì.
La struttura finale del flusso dovrebbe essere la seguente:
Ed ecco il testo della newsletter, salvato come documento della libreria:
Metodo #2: Salva l'e-mail in un elenco di SharePoint
La conversione delle e-mail in elementi di un elenco di SharePoint Online consente di conservare ulteriori informazioni relative alle e-mail sotto forma di metadati. Si tratta di un grande vantaggio se in seguito si intende lavorare in modo approfondito sull’archivio delle newsletter. Grazie alle colonne dei metadati, sarà possibile ordinare, filtrare e raggruppare gli elementi (ad esempio, le newsletter), rendendoli così molto più facili da trovare.
Ecco come creare un flusso di lavoro:
- Crea un elenco di SharePoint che fungerà da archivio delle tue newsletter. Quindi, crea le colonne di base di cui avrai bisogno in questo elenco (ad esempio, Oggetto, Data di invio, Da).
- Ripeti i passaggi da 2 a 5 della guida sopra riportata.
- Aggiungi un'azione SharePoint – Crea elemento e compila i campi:
- Indirizzo del sito: inserisci l'URL del sito di destinazione. Di norma dovresti trovarlo nell'elenco a discesa.
- Nome dell'elenco: nome dell'elenco di SharePoint in cui è archiviata la tua newsletter.
- I restanti campi rispecchieranno le colonne che hai creato nell'elenco. Scegli i metadati appropriati per tali colonne selezionando il contenuto dinamico dal menu a tendina.
- Salva e verifica il tuo flusso.
Ecco un esempio della nostra struttura di flusso:
Ed ecco il risultato:
Ora puoi selezionare l'elemento e poi cliccare sull'icona delle informazioni a destra per visualizzare il contenuto dell'e-mail. In alternativa, puoi cliccare su Torna alla versione classica di SharePoint in basso a sinistra dello schermo – in questo modo il contenuto delle e-mail verrà visualizzato direttamente nell'elenco:
Integrare le newsletter nel sito di comunicazione
Una volta caricate le newsletter su SharePoint Online, ci sono diversi modi per condividere questi contenuti. Probabilmente il più efficace è quello di includere l'archivio in un sito di comunicazione di SharePoint.
Introdotti alla fine dello scorso anno, i siti di comunicazione fanno parte del pacchetto Office 365. Per citare Microsoft, sono “perfetti per campagne interne trasversali all’azienda, report settimanali e mensili, aggiornamenti sullo stato di avanzamento, lanci di prodotti, eventi e altro ancora“. In breve, rappresentano un ottimo modo per comunicare con un pubblico più ampio all’interno della propria organizzazione.
I siti di comunicazione sono disponibili in due modelli configurabili (illustrati sopra), oppure puoi partire da una pagina vuota.
Ad esempio, puoi creare un sito dedicato alla comunicazione e poi creare una pagina al suo interno per comunicare gli aggiornamenti su un particolare progetto aziendale. Tra le altre cose, una pagina del genere potrebbe mostrare un’anteprima delle ultime newsletter inviate ai clienti. Abbiamo scoperto che il modo migliore per farlo era:
- creare una lista separata per le newsletter;
- configurare un flusso Microsoft per importare le newsletter in questa lista;
- aggiungi il visualizzatore di file webpart nella pagina.
La cosa migliore è che l'archivio delle newsletter viene aggiornato automaticamente non appena viene pubblicata una nuova newsletter – e, di conseguenza, verrà aggiornato anche il tuo sito dedicato alla comunicazione.
Archivia automaticamente le e-mail in SharePoint
App JungleMail per newsletter e sondaggi’Gli utenti risparmiano tempo poiché non devono configurare l'archiviazione delle e-mail con Microsoft Flow. L'app è in grado di archiviare automaticamente le newsletter in SharePoint. Grazie all'integrazione con JungleMail Archivio delle newsletter di SharePoint Per questa funzione basta selezionare il sito in cui desideri archiviare le newsletter.
Speriamo che questo tutorial ti abbia aiutato a trovare ciò che stavi cercando!
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