Proseguendo con la nostra serie dedicata alla gestione dei documenti, arriviamo al tema del contenuto dei documenti stessi. Vi spiegherò come gestire in modo efficiente il contenuto dei documenti e garantire un ambiente ben organizzato. A prima vista si potrebbe pensare che il modo in cui gestiamo il contenuto dei documenti non sia importante, purché i documenti stessi siano facili da trovare. Tuttavia, il modo in cui scegliete di gestire il contenuto dei documenti influisce direttamente sulla struttura di SharePoint come sistema di gestione dei documenti e può persino limitare o ampliare le possibilità di gestione dei documenti. Continuate a leggere per scoprire due modi per archiviare i modelli di documento in SharePoint!
Piano per la gestione dei documenti in SharePoint
1. Analizzare i documenti esistenti. Individuare i tipi e le caratteristiche dei documenti;
2. Creare una struttura dei tipi di contenuto flessibile e facilmente estendibile;
3. Scegliere dove e come archiviare i documenti in SharePoint;
4. Creare campi, siti, librerie ed elenchi. Aggiungere tipi di contenuto;
5. Pianificare le autorizzazioni;
6. Definire e automatizzare la denominazione dei documenti in SharePoint;
7. Unificare la posizione dei modelli di documento;
8. Suddividere i contenuti in file più piccoli;
9. Automazione dei documenti in SharePoint;
10. Ottimizzare le viste e le librerie;
Passaggio 7. Unificare la posizione dei modelli di documento.
La prima cosa da fare in questo caso è dare un'occhiata al piano del vostro sistema di gestione dei documenti (che, si spera, abbiate preparato in precedenza) e prendere nota di tutti i diversi documenti che archiviate o generate nei vostri siti SharePoint. Questo vi consentirà di decidere quali tipi di modelli utilizzare.
Come consiglio generale, i modelli dovrebbero contenere solo i contenuti più comuni e le relative impaginazioni. Ciò significa che nel modello non dovrebbero figurare informazioni concrete relative ai clienti o ai servizi.
Per noi di EnovaPoint, un modello ideale è semplicemente un layout per i nuovi documenti che indichi dove inserire tutti i dati, come i dettagli dei clienti, le descrizioni dei prodotti e i listini prezzi. Come possiamo farlo? Suddividiamo tutti i contenuti in file più piccoli e creiamo i nuovi documenti unendo tra loro questi file più piccoli. Ne parlerò più approfonditamente nel prossimo passaggio.
È consigliabile archiviare i modelli in un'unica posizione. Se si utilizzano i tipi di contenuto per creare documenti in SharePoint, è possibile archiviare tutti i modelli in un'unica raccolta di SharePoint e assegnare semplicemente un modello al tipo di contenuto desiderato per utilizzarlo nella raccolta desiderata. Ciò offre numerosi vantaggi rispetto all'impostazione predefinita modello di tipo di contenuto oppure scegliendo di caricarne uno nuovo:
• Puoi assicurarti di utilizzare solo l'ultima versione del modello;
• È possibile cercare e trasferire facilmente i modelli; nella vista Esplora è persino possibile spostarli tutti con un semplice trascinamento;
• È possibile gestire chi può modificare i modelli tramite la gestione di autorizzazioni in un unico posto e, di conseguenza, potrai monitorare facilmente chi utilizza i modelli.
Naturalmente, in alcuni casi non è possibile utilizzare un’unica libreria per la propria farm di SharePoint. Il nostro consiglio, in questo caso, rimane sostanzialmente lo stesso: è opportuno creare e gestire una posizione separata almeno per tutti i documenti “di sistema” della propria raccolta di siti. È consigliabile disporre di un sito separato in cui archiviare in modo sicuro i modelli e gli altri elementi del proprio sistema di gestione dei documenti di SharePoint.
Passaggio 8. Suddividere i contenuti in file più piccoli.
I modelli e la distribuzione dei contenuti sono strettamente correlati perché, a un certo punto, sarà necessario inserire i contenuti distribuiti nei modelli, altrimenti il tutto non avrebbe alcun senso. Con "distribuzione dei contenuti" intendo dire che tutti i contenuti riutilizzabili dovrebbero avere una propria posizione di archiviazione separata.
Prendiamo in esame il seguente esempio:
Dobbiamo redigere delle proposte per i nostri clienti e, a seconda delle loro esigenze e dei prodotti che proponiamo, il documento finale assume forme diverse. Tuttavia, esistono diversi modi per procedere e analizziamo ora due approcci opposti.
Metodo #1
Possiamo provare a creare tutte le possibili varianti della proposta finale, in modo che, quando ne avremo bisogno, basterà prenderne una già pronta, inserire i dati del cliente e inviarla.
Sembra semplice, una volta implementato non richiede quasi alcuno sforzo, ma comporta molti problemi. Il più grande di questi è probabilmente lo sforzo necessario per mantenere tutto aggiornato. Diversi tipi di proposte potrebbero contenere riferimenti al prodotto specifico e, una volta che questo cambia, tutti i documenti dovranno essere aggiornati separatamente; ammettiamolo, quasi nessuno lo fa. L’aggiornamento avviene solo quando è assolutamente necessario.
Un’altra grande preoccupazione, a questo punto, è la scalabilità: se venisse introdotto un nuovo prodotto, potrebbe essere necessario creare contemporaneamente molti tipi diversi di proposte, aumentando così in modo esponenziale il numero dei “modelli”. In effetti, questa situazione non può mai essere positiva. A un certo punto, nessuno saprà più quale sia il documento corretto.
Metodo #2
Anziché disporre di documenti già pronti per ogni situazione, suggeriamo di crearli al momento. Ho già accennato brevemente al contenuto dei modelli. In particolare, i modelli dovrebbero contenere esclusivamente i contenuti comuni a ogni possibile variante del documento finale. Ad esempio, supponiamo che la mia proposta sia composta dai seguenti capitoli: frontespizio contenente le informazioni sull’azienda e sul cliente, introduzione relativa all’oggetto della proposta, dettagli specifici della proposta e una ”Conclusione” che può includere testimonianze dei clienti o listini prezzi, a seconda della situazione.
“A seconda” è la parola chiave in questo caso: se guardiamo attentamente, ogni parte della proposta varia. Qual è il contenuto comune a questo punto? Nel mio caso, è solo il frontespizio. Ed è esattamente così che si presenta il mio modello: un frontespizio con intestazione e piè di pagina, alcuni spazi riservati alle informazioni del cliente e ai dettagli della proposta. Tutto il resto lo archiviamo in file separati in altre librerie.
Questo presenta diversi vantaggi rispetto al primo metodo:
• Riduce notevolmente il numero di documenti da gestire;
• Ogni informazione è presente in un unico posto e ciò significa che basta un solo aggiornamento per mantenere aggiornato un argomento;
• Lo spazio di archiviazione può essere definito in modo rigoroso e l'accesso può essere limitato ai gruppi o alle persone autorizzate.
Ma come funziona, in realtà?
Come potete immaginare, sono più propenso a utilizzare il secondo metodo. Nella realtà, tuttavia, dobbiamo trovare una soluzione comune, sfruttando al meglio tutte le conoscenze a nostra disposizione. A questo punto, il tutto si presenterebbe più o meno così:
• Un sito separato denominato “Small Parts” ospita tutti i file di sistema, i modelli e i contenuti distribuiti, che chiamiamo “Small Parts”; qui non vengono creati documenti veri e propri.
• Su quel sito è disponibile una libreria di modelli; a seconda del numero di modelli, potresti dover utilizzare più librerie per separare i diversi tipi;
• Per i componenti di piccole dimensioni, esiste un’unica libreria con diverse cartelle dedicate a tutti i tipi disponibili di componenti di piccole dimensioni; disponiamo di modelli diversi a seconda dei prodotti, ma conserviamo comunque tutte le informazioni effettive nella cartella dei componenti di piccole dimensioni;
• Al di fuori del sito del sistema, i documenti generati vengono archiviati in diverse librerie.
Come ho già detto, utilizziamo JungleDocs per generare documenti, quindi disporre di più modelli semplifica il processo di creazione in questa fase, poiché il numero di modelli è ancora inferiore a dieci. I nostri modelli contengono spazi riservati per le informazioni sui clienti e per i componenti minori. Per creare un documento basta avviare JungleDocs, selezionare il modello da utilizzare e i componenti minori da includere. Tutto il resto viene fatto automaticamente, quindi è semplicissimo.
Anche senza JungleDocs, questo tipo di distribuzione dei contenuti ha senso. Come possiamo vedere, i vantaggi sono molteplici e l’unico svantaggio è che richiede un po’ più di copia-incolla per ottenere lo stesso risultato.
Grazie per aver seguito questa serie, in bocca al lupo con i tuoi documenti!
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