Les modalités de collecte, d'utilisation, de stockage et de gestion des données personnelles des citoyens de l'Union européenne sont sur le point de changer. Sur 25 mai 2018 le règlement général sur la protection des données (RGPD) entre en vigueur. Ce nouveau règlement à l'échelle de l'UE a un impact direct sur vos activités d'email marketing. Ce n'est pas quelque chose à négliger, car les amendes pour non-conformité peuvent atteindre 20 millions d'euros.
Dans cet article de blog, nous vous donnerons un aperçu rapide du GDPR et vous aiderons à comprendre comment il affectera votre marketing par courriel.
Qu'est-ce que le GDPR ?
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est un nouvel ensemble de règles de l'Union européenne qui couvre les modalités de traitement des données à caractère personnel. En outre, le monde numérique étant en constante évolution, le GDPR vise à mettre à jour les lois précédentes sur la protection des données (il remplace la directive de 1995). Il vise à renforcer la protection des données au sein de l'UE en imposant des règles (et des sanctions !) sur la manière dont les données personnelles sont traitées, acquises et stockées.
Cela s'applique-t-il à mon entreprise ?
Si votre organisation traite, stocke ou utilise les données personnelles de citoyens de l'UE, le GDPR s'applique à vous. Les données à caractère personnel couvrent toutes les informations que vous stockez sur vos clients, y compris les adresses électroniques, les noms, les numéros de téléphone, les données comportementales, etc. Il est important de noter que le règlement s'applique toujours aux données à caractère personnel exportées en dehors de l'UE (vers les États-Unis, par exemple).
Qu'est-ce que cela signifie pour mon marketing par courrier électronique ?
Le GDPR impose des règles plus strictes sur la manière dont vous recherchez, enregistrez et gérez le consentement pour l'envoi de communications marketing. En pratique, cela signifie que le consentement doit être donné activement et explicitement par les personnes qui vous fournissent leur adresse électronique avant que vous puissiez leur envoyer des courriels.
Ce consentement doit être activement donné. Cela signifie qu'il n'est pas possible d'utiliser une case pré-cochée. La case doit être cochée par le client lui-même. Une manière correcte d'enregistrer le consentement serait d'utiliser une case à cocher sous le champ de l'adresse électronique :
En outre, il est important que le consentement soit explicite. Cela signifie que le client doit savoir clairement à quoi il s'engage (voir l'image ci-dessus).
Notez que si on vous le demande, vous devrez être en mesure de présenter une preuve du consentement donné. Il est donc important que vous conserviez un registre de tous les consentements donnés par vos abonnés.
Le consentement est-il toujours nécessaire ?
Non, il est possible d'envoyer des courriers électroniques sans obtenir de consentement. Au lieu de vous appuyer sur le consentement, vous pouvez déclarer que vous envoyez des lettres d'information parce que vous le faites pour servir les ’intérêts légitimes‘ de votre entreprise. Cependant, et c'est important, la personne à qui vous envoyez des courriels doit avoir une relation avec vous. Par exemple, elle a acheté l'un de vos produits. Il appartient à chaque entreprise de décider la manière qui convient le mieux à leur entreprise - que ce soit en s'appuyant sur le consentement ou sur les intérêts légitimes - et de s'assurer qu'ils sont conformes au GDPR.
S'applique-t-elle aux données collectées antérieurement ?
Oui, c'est le cas ! Cela signifie que vous devez vérifier la manière dont vous avez précédemment collecté les données. Si ces données à caractère personnel n'ont pas été collectées conformément à l'exigence du GDPR relative au consentement actif et explicite, cela signifie que vous devrez demander à ces personnes si vous pouvez continuer à leur envoyer des courriels. Vous pouvez, par exemple, leur envoyer un courriel pour leur demander de reconfirmer leur consentement.
De nombreuses entreprises recueillent désormais le consentement de leurs clients par le biais de quelques lignes dans leur politique de confidentialité ou leurs conditions d'utilisation. Cela ne suffira plus.
Quels sont les nouveaux droits des citoyens de l'UE ?
Le GDPR donne aux citoyens de l'UE des droits supplémentaires pour les aider à contrôler leurs données personnelles.
Droit à l'oubli
Si un citoyen fait appel à ce droit, cela signifie que l'entreprise qui détient ses données devra les effacer.
Droit d'accès
Les citoyens ont le droit de vous demander un rapport, sans frais, sur la manière dont vous utilisez leurs données.
Notification de violation
En cas de violation de données, vous disposez de 72 heures à partir du moment où vous avez eu connaissance de la violation pour en informer vos clients.
Droit à la portabilité
Lorsqu'un client le demande, vous devez lui fournir les données que vous détenez à son sujet.
Liste de contrôle pour vous assurer que vos activités de marketing par courriel sont conformes au GDPR
Suivez la liste de contrôle ci-dessous pour vous assurer que vous pouvez continuer à envoyer des courriels de marketing à vos clients :
Étape 1 : tout d'abord, faites le point sur votre politique actuelle en matière de données.
- Est-il sûr ?
- Qui y a accès ?
- Où les données sont-elles transférées (tiers) ?
- Combien de temps est-elle conservée ?
Étape 2 : assurez-vous d'avoir les détails du consentement précédemment enregistré.
- Disposez-vous des documents relatifs au consentement donné par vos clients ? (Le consentement doit être donné pour tout ce que vous faites avec les données)
- Le consentement a-t-il été donné de manière active et explicite ? Ou était-il simplement mentionné dans votre politique de confidentialité, vos conditions de service, ou la case était-elle déjà cochée ?
Étape 3 : vous devrez probablement réviser votre politique de confidentialité, vos conditions de service et vos formulaires d'inscription pour vous conformer à la nouvelle réglementation.
Étape 4 : s'assurer que les tiers avec lesquels vous travaillez sont également conformes au GDPR.
- Identifiez tous vos fournisseurs tiers et vérifiez la manière dont ils collectent et traitent les données.
- Comprendre les mesures de sécurité mises en place pour protéger les données
Étape 5 : informer votre personnel sur le GDPR et ses implications pour votre entreprise.
Remarque : nous ne sommes pas des juristes et les entreprises devront mettre en place des stratégies différentes pour se conformer au GDPR. Ne fondez pas votre stratégie de mise en conformité uniquement sur cet article, mais assurez-vous de bien comprendre la nouvelle réglementation et les mesures que votre entreprise peut prendre pour s'y conformer. Pour plus d'informations, consultez le site officiel du GDPR.
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