La simplification, l'automatisation, l'emploi de robots sont des réalités de notre époque. Pourtant, dans chaque emploi, nous sommes confrontés à des tâches monotones qui nous amènent à nous demander pourquoi elles n'ont pas encore été automatisées. Pour 10 personnes utilisant SharePoint pour créer des documents, 9 le feront d'une manière fastidieuse, répétitive et inutilement compliquée. Entrez dans le vif du sujet et découvrez l'automatisation de la création de documents !
Planifier la gestion des documents SharePoint
1. Analyser les documents existants. Déterminer les types de documents, leurs propriétés ;
2. Créer une structure de type de contenu flexible et facilement extensible ;
3. Choisir où et comment stocker les documents dans SharePoint ;
4. Créer des champs, des sites, des bibliothèques et des listes. Ajouter des types de contenu ;
5. Prévoir les autorisations ;
6. Définir et automatiser le nommage des documents SharePoint ;
7. Unifier l'emplacement des modèles de documents ;
8. Distribuer le contenu dans des fichiers plus petits ;
9. Automatisation des documents SharePoint ;
10. Optimiser les vues et les bibliothèques ;
Qu'est-ce que cela signifie plus concrètement ? Lorsqu'ils créent plusieurs contrats, factures et rapports dans SharePoint, la plupart des gens copient et collent des données d'un fichier dans un autre ou d'une liste SharePoint dans un document. Quiconque a déjà fait cela sait à quel point ce rituel peut être fastidieux. Cependant, avec les bons outils, vous pouvez automatiser ce processus et laisser SharePoint faire le travail à votre place.
Dans ce billet, je présenterai les étapes de création de documents SharePoint que vous pouvez automatiser, ainsi que les meilleures pratiques pour ce processus.
Étape 9. Automatisation des documents SharePoint.
Personne ne niera l'utilité d'automatiser la création de documents dans SharePoint. Cependant, avant de commencer, vous devez vous préparer. Vous devez créer un plan d'action, un plan de gestion des documents et, en outre, esquisser un calendrier pour votre trajectoire de changement.
Un bon point de départ est la lecture des articles précédents de cette série. Tout au long de cette série, nous discutons des meilleures pratiques pour l'automatisation des documents dans SharePoint, y compris les aspects plus techniques.
Quels processus pouvez-vous automatiser ?
Vous pouvez automatiser la création de pratiquement tous les documents que vous utilisez régulièrement dans SharePoint. Et c'est exactement ce que nous aimons dans ce produit : il est hautement adaptable pour faire ce que nous voulons qu'il fasse.
Les propositions, les factures et les rapports font partie des documents les plus courants dans une entreprise. Comme ils doivent être créés et remplis régulièrement, ce sont des candidats parfaits pour l'automatisation. Passons maintenant à l'aspect technique de cette histoire.
Comment démarrer l'automatisation des documents
Il existe deux façons principales de créer un système de traitement des documents. La première consiste à créer des modèles de documents pour chaque scénario possible et à les remplir avec les données requises lorsque cela est nécessaire. Il s'agit là d'un moyen détourné qui présente un certain nombre d'inconvénients.
La deuxième méthode, et celle que nous préférons, consiste à laisser les documents être remplis automatiquement pour vous. Cette méthode est également l'une des principales caractéristiques de Jungle Docs et JungleDocs pour Office 365. Il nécessite une configuration initiale, mais à partir de là, il vous fera gagner beaucoup de temps.
Tout d'abord, vous devez créer un modèle propre et, consécutivement, un ensemble de fichiers plus petits qui incluent toutes les informations facultatives. Nous appelons ces fichiers plus petits des "Small Parts". N'importe quel nombre de petites parties peut ensuite être facilement ajouté à un modèle pour créer un document prêt à être envoyé.
Important : Les petites parties ne constituent pas en elles-mêmes un document, mais seulement les éléments constitutifs d'un document final.
Mise en place d'un modèle
Supposons que vous souhaitiez créer un modèle de facture. Vous devez y ajouter toutes les informations statiques nécessaires, telles que la mise en page, l'adresse de votre entreprise, etc. Bien entendu, vous devez omettre toutes les données spécifiques à une facture individuelle : date, informations sur le client, produits, numéros de taxe, devis, etc.
Ensuite, vous ajouter des espaces réservés au contenu à votre modèle. Lorsque vous créez une nouvelle facture, les espaces réservés seront automatiquement remplis avec vos métadonnées SharePoint (par exemple, les noms et les adresses).
Et qu'en est-il des petites pièces ?
Vos petits éléments comprendront des informations sur les contrats, les clients, etc. dont vous n'aurez besoin que pour certaines factures, et non pour l'ensemble d'entre elles. Avec Small Parts, vous sélectionnerez les éléments dont vous avez besoin en cliquant sur les cases à cocher Small Parts appropriées, et vous laisserez le document se créer pour vous.
Avantages de l'automatisation
Le premier avantage est évident : l'automatisation de vos processus de création de documents vous fera gagner du temps. En fait, beaucoup de temps.
En outre, l'automatisation produira une structure plus cohérente de votre architecture d'information SharePoint, ce qui se traduira par un fonctionnement plus fluide de l'intranet. Vous créerez des modèles clairs et vous stockerez des informations facultatives dans des dossiers. Par ailleurs, vous pouvez également Automatiser le nommage des documents afin que votre intranet devienne plus facilement navigable.
Quelles difficultés avez-vous rencontrées lors de la création de documents professionnels ? L'automatisation des documents vous semble-t-elle une solution intéressante ?
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