Si vous avez cherché des méthodes pour modifier les propriétés de plusieurs éléments ou documents SharePoint à la fois, vous êtes au bon endroit. Nous allons vous présenter une option intégrée d'édition en bloc et une alternative beaucoup plus robuste.
#1 Édition en bloc dans SharePoint Online
Les sites Office 365 SharePoint Online ont introduit la prise en charge de l'édition en bloc dans le cadre d'une mise à jour de janvier 2018. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez sélectionner et mettre à jour simultanément plusieurs propriétés d'éléments de liste. Notez que cette fonctionnalité ne fonctionne que dans la vue de liste moderne, alors assurez-vous que vous l'utilisez avant de continuer.
La procédure est simple : sélectionnez les éléments que vous souhaitez mettre à jour et cliquez sur le volet des détails. Vous y verrez des champs correspondant aux colonnes de propriétés des éléments. Remplissez ces champs, cliquez sur Enregistrer et le système mettra à jour tous les éléments sélectionnés en conséquence.
#2 JungleDocs Règles de mise à jour
L'édition en masse des métadonnées dans SharePoint Online fait exactement ce qu'elle dit. Cependant, nous savons par expérience que les utilisateurs ont souvent besoin d'une solution d'édition en bloc plus sophistiquée. C'est pourquoi nous avons créé les règles de mise à jour - une fonctionnalité de JungleDocs pour Office 365. Examinons les principaux avantages des règles de mise à jour par rapport à l'édition en masse standard.
Automatisation de la valeur des colonnes
Très souvent, lorsque vous gérez de nouveaux éléments ou documents, vous souhaitez mettre à jour exactement la même propriété - ou un ensemble de propriétés - à plusieurs reprises (par exemple, modification du statut d'un client). Ce scénario nécessite une certaine forme d'automatisation.
Une règle de mise à jour fonctionne comme un modèle - un ensemble de modifications prédéfinies. Vous pouvez la configurer une fois et l'appliquer d'un simple clic. Il va sans dire que les modèles peuvent vous faire gagner beaucoup de temps à long terme.
Alors que l'édition en masse native est limitée aux éléments des listes SharePoint, les règles de mise à jour permettent de modifier en masse les propriétés des éléments et des documents.
Renommage par lots
Outre les propriétés, vous pouvez également utiliser les règles de mise à jour pour modifier en masse les noms de fichiers des documents. Et ce n'est pas tout : vous disposez d'un grand nombre d'options de dénomination de fichiers pour vous aider. Entre autres, votre règle de mise à jour peut être modifiée pour insérer automatiquement un texte spécifié, différents types de séparateurs ou une séquence de chiffres. Toutes les modifications sont instantanément visibles dans un aperçu du nom de fichier.
En outre, vous pouvez utiliser des formules dans le nom de fichier pour extraire le premier mot d'une valeur de colonne spécifiée. Vous pouvez également utiliser des formules pour calculer et insérer automatiquement la date du lendemain dans un nom de fichier. Quelle que soit la convention de dénomination de fichier que vous suivez, vous pouvez l'automatiser avec JungleDocs pour Office 365.
Chemin d'épargne dynamique
Il est souvent nécessaire (ou pratique) non seulement de réécrire les propriétés des documents, mais aussi de déplacer ces documents dans un autre dossier. Par exemple, vous pouvez vouloir déplacer vos prospects dans un autre répertoire après qu'ils soient devenus des clients, avec quelques changements ou ajouts dans leurs métadonnées.
À l'aide des règles de mise à jour, vous pouvez définir un chemin d'enregistrement dynamique de sorte que les fichiers soient automatiquement déplacés vers des dossiers prédéterminés, de nouveaux dossiers étant créés si nécessaire. Vous pouvez également appliquer certaines conditions. Par exemple, un dossier peut être nommé d'après la valeur d'une colonne spécifique, la date du jour ou d'autres critères.
Et voilà : 2 façons d'éditer en masse des éléments et des documents dans SharePoint Online - une basique et une automatisée. Laquelle préférez-vous et connaissez-vous d'autres approches ?
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