La sécurité des documents SharePoint est un véritable enjeu lorsque l'on parle de gestion SharePoint. Vous le savez. Il n'est donc pas étonnant que l'une des erreurs les plus courantes auxquelles les entreprises sont confrontées lorsqu'elles utilisent SharePoint soit le fait que les utilisateurs finaux disposent de plus de privilèges d'accès aux documents qu'ils ne le devraient.
Le problème semble simple à résoudre, mais la réalité du contrôle de l'accès des employés à des contenus confidentiels, et l'assurance que cet accès n'est pas trop large, est un défi pour beaucoup.
C'est pourquoi j'ai décidé d'inclure, comme l'un des points de couverture de notre Série de blogs sur la gestion des documents SharePoint, Le site SharePoint, quelques conseils sur les permissions SharePoint, en partageant comment donner l'accès aux ressources correctement, comment prévenir les failles de sécurité SharePoint, et comment planifier vos permissions sans compromettre votre système de gestion de documents et d'automatisation dans SharePoint.
Planifier la gestion des documents SharePoint
1. Analyser les documents existants. Déterminer les types de documents, leurs propriétés ;
2. Créer une structure de type de contenu flexible et facilement extensible ;
3. Choisir où et comment stocker les documents dans SharePoint ;
4. Créer des champs, des sites, des bibliothèques et des listes. Ajouter des types de contenu ;
5. Prévoir les autorisations ;
6. Définir et automatiser le nommage des documents SharePoint ;
7. Unifier l'emplacement des modèles de documents ;
8. Distribuer le contenu dans des fichiers plus petits ;
9. Automatisation des documents SharePoint ;
10. Optimiser les vues et les bibliothèques ;
Étape 5. Prévoir les autorisations.
La planification des autorisations est un élément essentiel de tout système de gestion des documents, non seulement en raison du caractère confidentiel du contenu de l'entreprise, mais aussi parce que des plans de sécurité incohérents peuvent constituer des obstacles difficiles à surmonter dans le processus de génération des documents de l'entreprise.
Vous devez les planifier avec soin, en particulier dans les environnements contenant de nombreux documents ou éléments, ou lorsque vous devez constamment déplacer du contenu. Avec un nombre croissant de documents et de bibliothèques, vous pouvez facilement perdre la trace des autorisations, rencontrer des problèmes de performance et compromettre la sécurité.
Non seulement vous pouvez avoir besoin de sécuriser différemment le même document pour des utilisateurs distincts, mais vous pouvez également avoir à modifier son ensemble d'autorisations d'accès au cours de son cycle de vie. C'est ce qui rend ce scénario si difficile. Je vais maintenant passer en revue les deux cas :
Définition des autorisations SharePoint
Vous remarquerez que SharePoint a fait un excellent travail en fournissant des options pour personnaliser les permissions, et dans les aspects les plus divers, rendant le processus de construction d'un système de gestion de documents vraiment unique pour chaque entreprise.
Groupes SharePoint
Le premier aspect est que SharePoint permet non seulement de définir des autorisations pour des utilisateurs individuels, mais aussi pour un groupe d'utilisateurs (groupes SharePoint). Les autorisations accordées à un groupe sont valables pour tous les utilisateurs que vous incluez. La règle est la suivante : Utilisez des groupes pour attribuer les autorisations, en réservant les autorisations basées sur l'utilisateur aux cas vraiment spécifiques.
Remarque : Pour SharePoint 2010, Microsoft recommande d'utiliser les groupes AD plutôt que les groupes SharePoint, en raison des capacités limitées de recherche continue.
Le secret réside dans la manière dont vous planifiez vos groupes SharePoint. Veillez à regrouper les utilisateurs dont les demandes d'accès sont identiques. Essayez de les filtrer par département, par projet ou même par description de poste. Moins il y a de cas uniques, plus il est facile de suivre ce qui se passe.
Où définir les autorisations dans SharePoint
Le deuxième point est que les autorisations peuvent être définies en fonction de l'endroit auquel les utilisateurs doivent avoir accès : d'un accès plus large, avec une autorisation au niveau de la collection de sites racine, à des autorisations plus précises, comme au niveau du site, de la liste/bibliothèque, du dossier et de l'élément. Avec l'aide d'outils tiers, vous pouvez même définir des autorisations au niveau des colonnes.
Attribuez toujours des autorisations au niveau le plus élevé possible. Les autorisations des niveaux inférieurs sont héritées des autorisations parentales, sauf si vous les supprimez et créez une autorisation unique appelée "Fine Granted Permissions" (FGP). Dans la plupart des cas, des autorisations au niveau du site ou de la bibliothèque devraient suffire.
Niveaux de permission SharePoint
Le dernier point que je souhaite mentionner, lors de l'octroi d'un accès basé sur le profil de l'utilisateur, concerne les niveaux de permission de SharePoint. Il s'agit d'ensembles prédéfinis de permissions qui peuvent être attribuées à des utilisateurs individuels, ou à des groupes SharePoint, en fonction des exigences fonctionnelles de l'utilisateur. Les niveaux de permission SharePoint 2013 sont définis au niveau de la collection de sites, sont hérités de l'objet parent par défaut et peuvent accorder des capacités de contrôle total, de conception, d'édition, de lecture ou d'accès limité. Pour en savoir plus sur les niveaux de permission SharePoint, consultez la section Page d'aide du bureau.
Le point que je veux souligner est que, si un niveau de permission SharePoint n'est pas absolument précis pour vos besoins, vous pouvez le dupliquer et l'adapter à votre demande. Par exemple : personnaliser l'autorisation de modification, en excluant l'option de suppression des documents.
Modifier les autorisations d'un document au cours de son cycle de vie
Comme je l'ai déjà mentionné, vous devrez parfois modifier les autorisations d'un document au cours de son cycle de vie ou en fonction d'un processus commercial.
Par exemple : Un groupe d'utilisateurs ne doit avoir que des autorisations de “Lecture” des documents dans une bibliothèque et doit participer à un processus d'approbation. Cependant, la participation à des flux de travail qui ne contiennent pas d'étape d'usurpation d'identité peut nécessiter que les utilisateurs disposent d'autorisations “Modifier”. Pour contourner cette situation, vous pouvez appliquer différentes techniques de contrôle d'accès.
Première technique : utiliser des flux de travail
Vous pouvez utiliser un Workflow secondaire qui change les permissions de l'utilisateur en “Editer”, uniquement pour que l'action d'approbation soit complétée. Vous pouvez le faire en brisant l'héritage des permissions et en définissant la permission “Modifier” pour cet utilisateur ou ce groupe particulier.
Une fois que l'utilisateur a approuvé le document, il vous suffit de rétablir les autorisations en héritant à nouveau des autorisations de la bibliothèque ou du dossier. Vous pouvez le faire au moyen d'un autre flux de travail. Essayez de chercher sur Google “Comment créer un flux de travail pour modifier les autorisations au niveau de l'élément” si vous avez besoin de plus d'instructions.
Une autre option consiste à utiliser des récepteurs d'événements pour contrôler les autorisations de modification. Cette option est très puissante car elle permet de prendre des décisions en matière de sécurité sur la base des métadonnées d'une liste ou d'une bibliothèque.
Deuxième technique : utilisation des dossiers
Vous pouvez utiliser différents dossiers avec différents jeux d'autorisations et déplacer des documents entre eux pour contrôler l'accès au cours du cycle de vie du document. Ne craignez pas de perdre l'historique des flux de travail ou d'autres données. Ils sont en sécurité tant que vous travaillez dans la même bibliothèque SharePoint.
Troisième technique : Utiliser l'appartenance à un groupe
Parfois, lorsque vous avez mis en place des modules personnalisés, vous pouvez souhaiter restreindre l'accès à des fonctions, boutons, etc. spécifiques. Pour ce faire, utilisez l'appartenance à un groupe. Par exemple, vous pouvez créer un groupe SharePoint et le nommer en conséquence. Vous pouvez ensuite ajouter des utilisateurs ou des groupes spécifiques au groupe SharePoint pour leur permettre d'utiliser ou d'exécuter une fonctionnalité. Bien entendu, vous devez adapter votre code à ce type de scénario.
Définir la responsabilité en matière de sécurité
Qui sera responsable du maintien de la sécurité de votre SharePoint ? Il s'agit là d'une question cruciale qui, si elle reçoit une mauvaise réponse, peut effacer tout le travail accompli jusqu'à présent. De nouveaux utilisateurs et de nouveaux documents seront toujours créés, et si le plan de sécurité n'est pas suivi correctement, une faille de sécurité peut être créée en un clin d'œil. Étudiez la structure de votre entreprise et déterminez un utilisateur responsable.
Voici ce que je voulais vous présenter concernant les permissions. Je vous invite à consulter les prochains billets de cette série où je parlerai de l'importance d'une l'automatisation de la dénomination des documents, et bien d'autres choses encore.
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