À partir de cet article, nous commencerons une série d'articles sur la gestion des documents SharePoint, en partageant un peu de notre expérience de la gestion des documents en général, et quelques conseils SharePoint simples sur l'automatisation des documents qui peuvent améliorer la performance et l'efficacité de votre entreprise.
Dans cette série de billets, nous allons passer en revue les principaux points de la construction d'un système de gestion documentaire réussi sur SharePoint, ainsi que certains points délicats que vous pourriez négliger.
Introduction à la gestion et à l'automatisation des documents SharePoint
On a beaucoup parlé de la gestion et de l'automatisation des documents SharePoint, et on en parlera encore beaucoup, car les documents ne disparaissent pas, du moins dans un avenir prévisible, et nous devons les gérer. Plus nous le faisons efficacement, mieux c'est.
Si vous avez lu des articles sur les échecs de la mise en œuvre de la gestion de documents SharePoint et sur la façon dont Microsoft recommande, Si l'on considère que, pour préserver les performances de l'environnement, il ne faut pas dépasser 5000 éléments par conteneur dans SharePoint 2010 ou 2013, et seulement 2000 éléments pour SharePoint 2007, on peut penser que SharePoint n'est pas du tout conçu pour gérer de grands nombres de documents.
Chez EnovaPoint en 2008, nous avons eu une mauvaise expérience avec un environnement SharePoint mal conçu pour un client avec 100.000 documents par an. Nous avons dû passer un mois à réparer tout ce qui n'allait pas, en travaillant sur les dossiers, les permissions et les flux de travail. Croyez-moi, à ce moment-là, j'étais convaincu que SharePoint n'était pas adapté à de grandes quantités de documents. Heureusement, j'avais tort. En réalité, SharePoint peut gérer d'énormes quantités de documents, la seule chose à faire est de l'architecturer correctement dès le départ.
Si vous souhaitez configurer votre SharePoint pour gérer des documents, traiter un grand nombre d'entre eux, vous devez pouvoir l'adapter à la croissance de votre entreprise. Vous devez prendre en compte un grand nombre d'éléments, comme la structure correcte des sites, des listes et des bibliothèques, la manière de construire vos types de contenu, l'utilisation des dossiers, les autorisations et les flux de travail, la recherche, la rétention, etc. C'est pourquoi il est crucial de construire un système de gestion documentaire et d'automatisation SharePoint évolutif et flexible. Et ce n'est pas une tâche facile.
Planification de la gestion des documents SharePoint
La première chose à faire est de disposer d'un plan clair et précis, dans lequel vous pouvez décrire les aspects liés à la gestion des documents dans SharePoint. Le plan est essentiel pour créer une architecture correcte pour la gestion des documents SharePoint si vous voulez éviter des problèmes à l'avenir.
Pour simplifier les choses, j'ai préparé une liste, comme un plan, avec tout ce qui est nécessaire pour un système de gestion de documents SharePoint bien conçu. Avec ce billet, je vais couvrir les 2 premiers sujets du plan. Je ne manquerai pas d'en aborder d'autres dans des articles ultérieurs.
Planifier la gestion des documents SharePoint
1. Analyser les documents existants. Déterminer les types de documents, leurs propriétés ;
2. Créer une structure de type de contenu flexible et facilement extensible ;
3. Choisir où et comment stocker les documents dans SharePoint;
4. Créer des champs, des sites, des bibliothèques et des listes. Ajouter des types de contenu;
5. Prévoir les autorisations;
6. Définir et automatiser le nommage des documents SharePoint;
7. Unifier l'emplacement des modèles de documents;
8. Distribuer le contenu dans des fichiers plus petits;
9. Automatisation des documents SharePoint;
10. Optimiser les vues et les bibliothèques;
Il ne s'agit pas d'un plan universel. Le plan variera bien sûr en fonction de la maturité de l'entreprise. Cependant, sans points clairement définis, il sera difficile de créer un bon système de gestion de documents et de contenu sur SharePoint. Cette série traite de la gestion documentaire sur SharePoint en général, cependant en disant SharePoint, je fais référence à SharePoint Server 2013, du moins le plus souvent.
Étape 1. Analyser les documents existants. Déterminer les types de documents, leurs propriétés.
Les documents existants, les données et les processus d'organisation sont le carburant de votre projet sur le chemin de la construction de systèmes de gestion de documents appropriés en utilisant SharePoint 2013 ou SharePoint 2010. En analysant les documents, les données et les processus existants, et en discutant avec des personnes de différents départements, vous pourrez vous faire une idée de l'architecture SharePoint, de la liste des propriétés requises, des bibliothèques, des listes SharePoint, des types de contenu, des scénarios possibles d'automatisation et de génération de documents SharePoint, des flux de travail de révision ou d'approbation, des permissions...
Si nous examinons les documents et les processus, par exemple, des départements des ventes ou des ressources humaines dans le cadre de la gestion documentaire, nous remarquerons qu'ils ont beaucoup de tâches similaires liées à la génération de documents sans erreur, à la facilité de recherche, à l'agrégation de données ou de documents, aux rapports, à la gestion de l'expiration des documents, à l'approbation, etc.
Lors de l'examen des documents, il convient de prêter attention aux éléments suivants :
- Quels documents utilisent-ils, à quoi ressemblent-ils, quels types de contenu devriez-vous créer pour décrire complètement les documents ?
- Quelles sont les données qui pourraient être introduites automatiquement dans les documents ?
- Dois-je utiliser ces données comme métadonnées du document ?
- Quelles données devez-vous introduire dans les listes pour pouvoir les réutiliser dans des documents ultérieurs ? Un bon exemple est celui des listes d'entreprises ou d'employés, que vous pouvez réutiliser par le biais de recherches.
Parlons maintenant des types de documents et de contenus. Les types de documents sont les différents types de documents utilisés par une organisation. Les types de contenu sont des conteneurs SharePoint utilisés pour stocker une collection de propriétés de documents, leur classement et les modèles de documents. Un type de document est-il la même chose qu'un type de contenu, me direz-vous, plutôt oui, du moins très similaire.
Le nombre de types de documents doit-il donc être égal au nombre de types de contenu ? La réponse est non, dans la plupart des cas, car il est préférable d'avoir une structure de type de contenu parent-enfant pour garantir l'évolutivité, la flexibilité et la facilité de gestion des types de contenu à l'avenir. Toutefois, dans les environnements très restreints, il se peut que vous n'ayez pas ou peu de types de contenu pour créer des documents à partir de modèles. Mais pour une meilleure structuration de l'information, je recommande d'utiliser des types de contenu.
Propriétés. La principale recommandation pour la création de propriétés découle de la nécessité de trier ou de rechercher ces données, de remplir des documents, d'utiliser les champs de propriété pour certains calculs ou automatisations, pour la description d'éléments dans des listes, à des fins de rapport et de veille stratégique.
Où créer les champs de propriété ? Je recommande de les créer au niveau du site et de les ajouter aux bibliothèques de documents par le biais des types de contenu. Dans la plupart des cas, nous créons des colonnes au niveau du site uniquement pour les bibliothèques de documents ; pour les listes, nous utilisons des colonnes de listes locales. Pensez à choisir le bon type de données lorsque vous créez des champs de propriété. Considérez que chaque champ de recherche supplémentaire ralentira le rendu de la vue de la liste SharePoint.
Créez des noms de colonnes sans espaces et renommez-les après la création. Cela vous permettra d'avoir des noms de colonnes qui sont bien rangés et qui n'ont pas ces ajouts _x0020_ ennuyeux pour remplacer les espaces par SharePoint.
Étape 2. Créer une structure de type de contenu flexible et facilement extensible.
Planifiez soigneusement la structure, la hiérarchie et les métadonnées des types de contenu avant de les créer.
- Si vous souhaitez utiliser les types de contenu sur chaque site de votre collection de sites, créez-les sur le site racine (home).
- Pour simplifier la gestion, placez vos types de contenu personnalisés dans de nouveaux groupes significatifs. Par exemple, vous pouvez regrouper les types de contenu par département : RH, finances, informatique, projets, etc.
Les groupes sont classés par ordre alphabétique, j'utilise donc le symbole “_” dans le nom du groupe pour m'assurer que mes groupes de types de contenu personnalisés se trouvent en haut de la liste des types de contenu du site afin de les trouver facilement.
Créez toujours vos types de contenu personnalisés à partir des types de contenu standard de SharePoint. Par exemple, pour les types de formulaire de liste, utilisez le type standard “Item”, pour les types de contenu de document, utilisez le type standard “Document”. À l'avenir, cela vous permettra de mettre à jour SharePoint sans perdre vos personnalisations.
- La relation hiérarchique vous permet de réutiliser les paramètres (champs) définis dans un type de contenu (parent) dans d'autres types de contenu (enfants). La hiérarchie des types de contenu peut être étendue à l'infini en largeur et en profondeur. Toutefois, la meilleure pratique consiste à utiliser une hiérarchie parent-enfant à trois niveaux.
Hiérarchie des types de contenu parent-enfant : un examen plus approfondi dans le cadre d'un scénario de vente/comptabilité :
Votre équipe de vente souhaite créer des devis et des factures.
Déterminer la quantité de métadonnées à capturer pour les deux types de documents (devis et factures). Nous pouvons donc créer un type de contenu “parent” “Vente”(dérivé du type de contenu SharePoint “Document”) qui contient les colonnes qui seront partagées :
- Date du document
- Client
- Total
- Notes
Vous devez ensuite créer des types de contenu enfantins distincts “Quotations” et “Factures”héritant de ces colonnes du parent “Vente“. Ajoutez ensuite des colonnes uniques aux types de contenu enfants, _Quotations et _Invoices, pour compléter la collection de colonnes. La date d'échéance, par exemple, dans le cas des factures ou la date de fin de validité dans le cas des devis.
Une fois les colonnes définies, créez un nouveau type de contenu et héritez-le de _Quotations ou _Invoices afin de disposer d'un type de contenu distinct pour stocker uniquement la configuration d'un modèle. Cela vous permettra de réutiliser le jeu de colonnes requis tout en étant en mesure d'utiliser différents modèles.
Voici donc à quoi ressemble la chaîne finale des types de contenu : Document -> _Sales (pour le stockage des propriétés majeures qui correspondent aux niveaux des enfants) -> Quotations (pour le stockage de tous les champs obligatoires pour les devis ->) Modèle de devis1 (en utilisant la collection de colonnes de _Quotations et en stockant les informations de Template1).
Pensez aux métadonnées utiles et essayez de ne pas insérer trop de colonnes dans vos types de contenu. De même, évitez d'utiliser beaucoup de requis Les utilisateurs ne seront pas satisfaits de perdre du temps à remplir de grands formulaires. Les utilisateurs ne seront pas satisfaits de perdre du temps à remplir de grands formulaires. OU, comme autre option, vous pouvez utiliser notre Solution d'automatisation des documents SharePoint JungleDocs pour remplir automatiquement la plupart des colonnes.
Je conclus ce billet ici, mais ne manquez pas de consulter la deuxième partie de ce billet. Série sur la gestion des documents SharePoint où je vous aide à décider si vous devez utiliser des listes ou des bibliothèques de documents SharePoint pour stocker vos fichiers et je vous présente deux stratégies pour mieux les organiser.
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