Lettres d'information Outlook : fonctionnalités, limites et alternative pour les entreprises

Communication interne

Microsoft a publié Lettres d'information Outlook, un outil natif destiné aux mises à jour internes, aux rapports et aux annonces. Il a été mis à la disposition de tous en août 2025 et est activé par défaut pour la plupart des locataires Microsoft 365.

Cela mérite qu'on s'y penche sérieusement. Depuis des années, les lettres d'information internes sont créées à partir d'e-mails vierges et de listes de diffusion. L'évaluation de cette solution ne coûte rien : pas de nouveau fournisseur, pas de procédure d'appel d'offres et aucun achat supplémentaire pour les clients qui utilisent déjà Exchange Online et SharePoint.

Les brouillons sont stockés dans des conteneurs SharePoint Embedded au sein de votre propre tenant ; par conséquent, les règles de conservation de Purview, les étiquettes de sensibilité et l'eDiscovery s'appliquent à ces brouillons comme à n'importe quel fichier SharePoint. Les versions publiées sont des e-mails classiques.

La question n'est donc pas de savoir si Outlook Newsletters fonctionne. Il s'agit plutôt de savoir où s'arrêtent ses limites.

Comment créer une lettre d'information dans Outlook

Huit étapes, tirées de la documentation de Microsoft. Six d'entre elles sont présentées ci-dessous.

Étape 1. Vérifier les droits d'accès

Un administrateur définit Outlook, Lettres d'information, Niveau d'accès à Lecture-Écriture dans la stratégie de votre boîte aux lettres OWA. Le module apparaît entre 15 et 30 minutes plus tard, et uniquement dans la nouvelle version d’Outlook pour Windows ou dans Outlook sur le Web. Il n’apparaît pas dans la version classique d’Outlook.

Étape 2. Créer la série

Aller à Lettres d'information, alors Créer une lettre d'information. La série est le répertoire dans lequel vos éditions sont publiées. Définissez un titre, une image d'en-tête et jusqu'à 100 responsables, qui auront tous accès aux statistiques, aux abonnés et à l'exportation des données. Les abonnements sont activés par défaut.

La visibilité comporte trois niveaux, et non deux :

• Mon organisation. Tout membre de la communauté peut le trouver et s'y abonner.
• Non répertorié. Lien direct uniquement.
• Privé. Réservé aux utilisateurs invités, sans abonnement.

Configurer une seule fois. Les éditions y sont publiées au fil du temps.

Étape 3. Créer une édition

Sélectionner Créer une édition et choisissez une mise en page vierge, un préréglage ou un modèle personnalisé. Donnez-lui un nom lors de l'enregistrement, puis indiquez si vous souhaitez enregistrer un une édition ou un modèle.

À surveiller. Les modèles ne peuvent pas être publiés et ne peuvent pas accueillir de contributeurs. Chacun d'entre eux appartient à une seule série ; ainsi, une mise en page créée par les RH n'est pas accessible au service des finances.

Les modèles personnalisés apparaissent après les préréglages, au sein de la série qui les a créés.

Étape 4. Le mettre en forme

Quatre zones sont modifiables: titre, image d'en-tête, table des matières et sections. Les sections constituent à la fois l'unité de mise en page et d'organisation collaborative.

Ajouter des composants à partir de la Édition onglet : Texte et image, Images, Citation mise en forme ou Personnes. Des étiquettes de sensibilité et un outil de vérification de l'accessibilité sont disponibles ici.

À surveiller. Les images constituent le seul contenu intégré. Pas de vidéos, pas de documents.

Les sections constituent à la fois l'unité de mise en page et celle de collaboration.

Étape 5. Désigner les contributeurs

Attribuez à chaque rubrique ses propres contributeurs. Leurs noms et leurs avatars apparaissent dans la rubrique dont ils sont responsables.

À surveiller. Il y a pas d'édition en temps réel ni d'historique des versions. Si deux personnes travaillent sur une même section, la deuxième à enregistrer soit écrase le travail de l'autre, soit annule le sien.

Étape 6. Aperçu

Sélectionner Aperçu, activer ou désactiver le mode sombre, et vous envoyer une copie par e-mail. Microsoft recommande de vérifier si vos collègues utilisent encore Outlook Mobile et Outlook Classic.

Le mode sombre est une option à activer ou désactiver, et non un thème distinct. Vérifiez-le avant chaque envoi.

Étape 7. Publier

Sélectionner Suivant, puis consultez le paramètres de publication.

• Expéditeur. Indiquez un expéditeur alternatif si vous disposez de la fonction « Envoyer en tant que ». Sinon, utilisez Demander l'envoi et ils le publient eux-mêmes. L'auteur principal reste la personne qui a réalisé l'édition.
• Destinataires. Vous remplissez le champ « À ». Le champ « CC » est prérempli avec tous les propriétaires ainsi que votre nom. Le champ « Cci » est prérempli avec tous les abonnés.
• Visibilité. Un tirage peut être plus limité que celui de sa série, mais jamais moins.

À surveiller. Les adresses externes sont supprimées lors de l'envoi. Une liste de diffusion compte pour un seul destinataire dans le cadre de vos limites d'envoi. Pour publier à partir d'un groupe ou d'une liste de diffusion, vous devez utiliser un expéditeur alternatif via la fonction « Envoyer en tant que ».

Les éditions publiées s'accompagnent d'avis, de commentaires et de réactions.

Étape 8. Consultez les statistiques

Ouvrez l'édition et sélectionnez Analyse. Vous obtenez le nombre de destinataires, le nombre total de consultations, le nombre de consultations par e-mail, le nombre de consultations via l'application de la newsletter, les réactions et les commentaires.

À surveiller. Aucun clic sur les liens. Aucune donnée par destinataire.

Tous les indicateurs communiqués par Outlook Newsletters. Pas de ligne pour les clics, pas de ligne indiquant qui a fait quoi.

Là où s'arrêtent les newsletters Outlook

La présentation ci-dessus met en évidence les contraintes auxquelles vous êtes confronté lors de la création d'une édition. Quatre autres ne se manifestent qu'à grande échelle.

Les licences sont à l'envers. Besoins en matière de création de contenu Entra ID, une boîte aux lettres Exchange Online et l'accès à SharePoint. Le cloud gouvernemental n'est pas pris en charge. Et comme les brouillons sont stockés dans SharePoint Embedded, la création de contenu dépend des formules SharePoint 1 ou 2 : la formule « Kiosk » incluse dans les licences Frontline telles que F1 et F3 ne remplit pas les conditions requises. C'est justement dans les organisations où le personnel de première ligne est très présent que cet outil est le moins accessible, alors que, comme le montre l'étude ci-dessous, ce sont celles-là qui sont les plus difficiles à atteindre.

Les destinataires externes ont besoin d'une solution de contournement qui n'est pas évolutive. Microsoft supprime les adresses externes lors de l'envoi. La véritable règle, comme le dit Tony Redmond démontré, c'est que seuls les destinataires connus d'Exchange Online peuvent recevoir une édition ; ainsi, l'utilisation d'un contact de messagerie par personne fonctionne. Mais si vous le faites à grande échelle, vous atteindrez les limites de taux applicables aux destinataires externes. Les prestataires, les franchisés, les membres du conseil d'administration et les partenaires font partie du véritable public interne de la plupart des organisations.

Les équipes de communication ne peuvent pas rédiger de messages à partir de leur propre boîte mail. La plupart publient à partir d'un dossier partagé communications-internes@ adresse. Les boîtes aux lettres partagées ne fonctionnent pas de la même manière que les boîtes aux lettres des utilisateurs pour les applications, donc Recommandations de Microsoft consiste à rédiger le message depuis sa boîte mail personnelle et à l'envoyer via la fonction « Envoyer en tant que ». La responsabilité incombe alors à chaque employé à titre individuel.

Le stockage SharePoint n'est pas synonyme de réutilisation des actualités SharePoint. Enregistrer les brouillons dans SharePoint Embedded relève d'une bonne gouvernance. Cela évite que les actualités de l'intranet que vous avez déjà publiées ne se retrouvent dans un e-mail que les destinataires ouvrent réellement.

Et c'est justement cet écart de mesure qui détermine les achats. Tests indépendants Cela confirme ce qu'indique l'onglet « Analyses » : destinataires, consultations, réactions, commentaires. Aucun clic sur les liens. Aucune donnée par destinataire. C'est suffisant pour un point d'information au sein d'un service. Mais cela ne suffit pas pour une notification de conformité, une date limite concernant les avantages sociaux ou un bulletin de sécurité, où la seule question qui compte est de savoir si les personnes qui devaient agir ont effectivement agi.

Ce qu'en dit la recherche

On pourrait facilement en conclure que la solution réside dans un outil proposant davantage d'indicateurs. Or, les faits révèlent une réalité bien plus dérangeante.

Gallagher’s Rapport sur la communication avec les salariés 2026 a interrogé plus de 1 300 professionnels de la communication et des ressources humaines dans 40 pays. L'étude a révélé que 70% des équipes de communication interne ne mesurent que les résultats élémentaires: ouvertures, clics, pages vues. Seuls 16% mesurent des indicateurs tels que le sentiment. Seuls 12% établissent un lien entre leur travail et l'impact sur l'activité.

« Outlook Newsletters » n'affiche même pas la barre de gauche. En l'absence de suivi des liens, il mesure le nombre de consultations plutôt que celui des clics.

Mais le constat le plus important concerne le piège. Au sein des équipes peu expérimentées, les indicateurs les plus souvent demandés par la direction sont l’activité et la portée. Les équipes optimisent donc leurs efforts en fonction des clics, ce qui renforce l’idée que les clics constituent la définition même du succès. Le conseil de Gallagher est sans détour : Arrêtez de compter les clics ; commencez plutôt à compter les personnes que vous ne touchez pas.

Cela redéfinit la catégorie. Le ciblage est généralement présenté comme un moyen de rendre les messages plus pertinents. L'étude montre qu'il s'agit avant tout d'un moyen de les rendre moins. Les organisations qui communiquent à un rythme soutenu constatent une Saut 30% en considérant la confiance envers les dirigeants comme un risque important.

Une autre conclusion revêt une importance particulière pour toute entreprise dont les effectifs sont répartis sur plusieurs sites. Les organisations dont le personnel est principalement en contact direct avec la clientèle sont 1,3 fois plus susceptible perçoivent un risque élevé pour leurs objectifs de communication, et les équipes de première ligne sont, selon l'expression de Gallagher, “ stratégiquement négligées ”. Ajoutez à cela la contrainte liée aux licences « Frontline » évoquée plus haut.

Comment JungleMail complète Microsoft 365

L'objectif n'est pas de remplacer Outlook. Il s'agit de créer correctement des lettres d'information destinées aux employés et de les diffuser dans les boîtes de réception Outlook, tout en offrant aux équipes de communication les outils de ciblage, de contrôle et de mesure dont elles ont besoin.

Créez votre site sans faire appel à un graphiste, tout en préservant l'identité de votre marque

L'éditeur « glisser-déposer » permet d'assembler les éditions à partir de sections, de blocs et d'éléments réutilisables. Les sections enregistrées sont reprises d'une édition à l'autre, ce qui évite à chacun de devoir recréer chaque mois la note de la direction.

Les administrateurs globaux gèrent l'identité visuelle. Les paramètres d'identité visuelle permettent d'appliquer les logos, les polices et les couleurs à l'ensemble des sites, et Verrouillage du modèle oblige les auteurs à utiliser des modèles préapprouvés, dont seules les parties autorisées sont modifiables. Le bouton “ Commencer à zéro ” peut être désactivé complètement.

Rédacteur IA et Artiste IA rédiger des objets d'e-mail, peaufiner le texte, vérifier la grammaire et le ton, et créer des images conformes à l'identité de la marque. Les administrateurs choisissent les assistants à activer ou à désactiver.

Les pièces jointes sont prises en charge, et les extraits vidéo provenant de YouTube ou de n'importe quelle URL s'affichent sous forme de vignettes cliquables. Outlook Newsletters n'accepte que les images.

Recevoir les actualités SharePoint dans la boîte de réception

JungleMail's SharePoint News Embed Il importe directement les articles d'actualité, les pages et les éléments de liste dans l'espace de création de la newsletter. Il suffit de définir un filtre, par exemple les actualités des sept derniers jours, pour que le bloc se remplisse automatiquement. S'il n'y a pas de nouvelles actualités, l'envoi est ignoré.

Les sections dynamiques vont encore plus loin : elles génèrent du contenu sur mesure pour chaque destinataire à partir de listes SharePoint, à l'aide d'espaces réservés et de conditions. Les éditions envoyées sont archivées dans SharePoint afin de conserver un historique vérifiable.

Personnalisez vos envois pour en envoyer moins

Les segments dynamiques sont créés à partir d'Entra ID, de listes SharePoint ou de fichiers téléchargés. Grâce à la visibilité au niveau des sections, chaque personne ne voit que le contenu qui lui est destiné, au sein d'une même newsletter. Les employés peuvent choisir eux-mêmes les thèmes, la fréquence et la langue via un formulaire d'abonnement SharePoint.

Un calendrier de communication partagé permet d'éviter que les équipes n'accumulent leurs envois le même matin. Au vu des études mentionnées plus haut, il ne s'agit pas d'une simple formalité. C'est ainsi qu'une équipe évite d'envoyer toutes ses communications à tout le monde.

Parler la langue de chaque collaborateur

Créez une newsletter principale, ajoutez-y des versions linguistiques, puis traduisez-la manuellement ou à l'aide de DeepL, Gemini ou OpenAI. L'intégration de DeepL prend en charge 39 langues.

Chaque version est acheminée vers son public en fonction des critères de diffusion : pays, bureau, code de poste ou tout autre attribut Entra ID personnalisé. L'interface de l'application est multilingue, ce qui permet aux auteurs et aux validateurs de travailler dans leur propre langue.

Outlook Newsletters ne propose ni traduction ni gestion multilingue. La solution consiste à créer une lettre d'information distincte pour chaque langue, gérée manuellement.

Mesurer ce sur quoi le leadership peut agir

Ouvertures, clics, temps de lecture, liens les plus consultés, cartes de clics, parcours de navigation, répartition par appareil et par lieu, ainsi que résultats d'enquêtes intégrées, le tout en temps réel. Les résultats peuvent être segmentés par fonction, service, site ou segment personnalisé, avec des tendances longitudinales, et exportés au format CSV, Word ou Power BI.

La carte des clics apporte des réponses que les newsletters d'Outlook ne peuvent pas fournir : non pas combien de personnes l'ont ouverte, mais ce qu'elles ont fait.

Les analyses des profils d'annuaire ventilent l'engagement par fonction, service et lieu. C'est cette vision, qui permet de se demander “ qui ne parvenons-nous pas à atteindre ? ”, que Gallagher estime que les équipes peu expérimentées devraient mettre en place.

Tracking respecte la vie privée. Les abonnés peuvent activer la pseudonymisation, définir des durées de conservation, collecter des réponses à des sondages de manière anonyme et mettre en place des mécanismes de désabonnement. L'exploration détaillée des données individuelles n'est disponible que si un administrateur l'active.

Collaborez en temps réel et validez avant l'envoi

La fonctionnalité de co-rédaction permet de collaborer en temps réel sur les modèles et les newsletters, grâce à un chat intégré à l'éditeur. Pas de boîtes de dialogue de conflit. Le travail de personne n'est perdu.

Les workflows de validation acheminent une édition vers les services de communication, le service juridique ou la direction dans Power Automate avant que quoi que ce soit ne quitte le tenant. La fonctionnalité « Lettres d'information Outlook » ne comporte aucune étape de validation.

Ne vous limitez pas à un seul locataire, et envoyez depuis votre propre compte

Les abonnés externes sont regroupés dans une plateforme centrale, avec des formulaires en ligne, des e-mails de bienvenue et le suivi des préférences, sans qu'il soit nécessaire de recourir à une solution de contournement consistant à envoyer un e-mail individuel à chaque personne.

JungleMail envoie les e-mails via l'API Microsoft Graph en utilisant votre tenant ; ainsi, la réputation de l'expéditeur, la limitation du débit et les politiques organisationnelles s'appliquent par défaut. Les boîtes aux lettres partagées et la fonctionnalité « Envoyer en tant que » sont prises en charge. La fonctionnalité « Time Zone Sending » assure la livraison pendant les heures de travail de chaque région plutôt qu'à une heure fixe pour tous. L'hébergement sur Azure est disponible au Royaume-Uni, dans l'Union européenne, aux États-Unis, au Canada, en Australie et aux Émirats arabes unis pour la résidence des données.

Une petite mise en garde, par honnêteté. L'intégration de l'API Graph n'est pas un moyen de contourner les limites d'envoi d'Exchange Online, et tout fournisseur laissant entendre le contraire fait de la publicité mensongère. Son intérêt réside dans la gouvernance, le ciblage et le contrôle opérationnel liés à l'envoi.

Côte à côte

● Pris en charge ·  ◐ Partiel, avec une solution de contournement ·  ○ Non pris en charge

Faites défiler le tableau horizontalement pour afficher la colonne « JungleMail ».

Lisez-le ainsi : Les trois dernières lignes expliquent pourquoi Outlook Newsletters vaut vraiment la peine d'être utilisé. Les quatre premières expliquent pourquoi les équipes finissent par le dépasser.

Foire aux questions