Construire un système de gestion documentaire performant sur SharePoint n'est pas une tâche difficile. Cependant, elle exige certainement une quantité précieuse de connaissances et d'efforts. Croyez-moi, le processus peut prendre un certain temps, mais il en vaudra la peine pour l'avenir de votre entreprise, lorsque la complexité et la quantité de documents peuvent être écrasantes. Dans l'espoir de rendre ce processus plus accessible à tous, je partage nos meilleures pratiques sur la gestion des documents SharePoint dans une série d'articles.
Dans la première partie de cette série, j'ai présenté une Modèle de plan de gestion des documents SharePoint et discuté des deux premiers points. L'importance d'analyser les documents existants dans votre environnement et la façon de créer une structure de type contenu cohérente.
Dans ce billet, je couvre deux autres points dans lesquels je vais discuter du type de conteneurs que vous devriez choisir pour stocker des documents dans SharePoint 2010 ou 2013 et démontrer comment le faire.
Planifier la gestion des documents SharePoint
1. Analyser les documents existants. Déterminer les types de documents, leurs propriétés ;
2. Créer une structure de type de contenu flexible et facilement extensible ;
3. Choisir où et comment stocker les documents dans SharePoint ;
4. Créer des champs, des sites, des bibliothèques et des listes. Ajouter des types de contenu ;
5. Prévoir les autorisations ;
6. Définir et automatiser le nommage des documents SharePoint ;
7. Unifier l'emplacement des modèles de documents ;
8. Distribuer le contenu dans des fichiers plus petits ;
9. Automatisation des documents SharePoint ;
10. Optimiser les vues et les bibliothèques ;
Étape 3. Choisissez où et comment stocker les documents dans SharePoint.
Lorsque nous parlons d'OÙ stocker les documents dans SharePoint, nous sommes toujours confrontés à un choix à faire. Dois-je utiliser une liste ou une bibliothèque SharePoint ?
Comme vous le savez, dans SharePoint, vous pouvez choisir de stocker vos documents dans les listes SharePoint, en tant que pièces jointes, ou dans les bibliothèques de documents, en tant qu'éléments. Le choix n'est pas aussi simple que vous le pensez et dépend de plusieurs variables telles que les types de documents, les processus d'entreprise, les exigences en matière de sécurité et la fonctionnalité que vous essayez d'atteindre. Jetons un coup d'œil aux deux cas :
Liste SharePoint : Stockage de documents en tant que pièces jointes d'éléments
Avantages :
- Plusieurs documents peuvent être pris en charge par un seul élément, puisque chaque élément sert de conteneur pour les documents qui lui sont attachés. C'est une bonne option (surtout si vous utilisez SharePoint Foundation, où Mes sites ou les ensembles de documents ne peuvent pas être utilisés) pour stocker des documents entrants tels que : des communications par courrier électronique avec des lettres d'affaires, des ordres du jour de réunions ou des protocoles joints ; des contrats avec des spécifications supplémentaires ou des annexes ; une liste d'employés avec des documents individuels connexes ; le stockage des mêmes documents mais dans des types de fichiers différents (.docx et .pdf par exemple) ou des documents qui ne nécessitent pas d'être modifiés ;
- Les autorisations au niveau des éléments et l'accès limité peuvent être mis en œuvre plus facilement que dans les bibliothèques de documents. En effet, il existe des paramètres supplémentaires pour les listes, tels que :
Bibliothèque SharePoint : Stockage de documents en tant qu'éléments
Avantages :
- L'ouverture des documents est plus rapide et plus pratique ;
- Prise en charge de l'édition simultanée d'un document ou de la co-écriture ;
- Soutient la Ouvrir avec l'explorateur Windows et simplifie les processus de gestion, de copie et de suppression des documents ;
- Les processus de génération de documents et de fusion de courriers sont simplifiés par l'utilisation des métadonnées des fichiers et du remplissage automatique. Fonctionne bien pour générer des contrats, des factures, des propositions commerciales, des présentations et des rapports personnalisables avec SharePoint, en particulier en utilisant notre module solution d'automatisation des documents JungleDocs;
Je pense qu'il est clair que l'option d'utiliser les bibliothèques SharePoint pour stocker des documents apporte plus d'avantages que d'inconvénients, et ouvre plus de possibilités d'utilisation. C'est pourquoi nous essayons d'éviter d'utiliser les listes SharePoint lorsque nous concevons des systèmes de gestion de documents dans SharePoint. C'est également la raison pour laquelle, dans cet article et dans les articles suivants, je me concentrerai sur le stockage des documents dans les bibliothèques. Nous préférons voir les documents comme un point central dans le système, avec des types de contenu, des métadonnées et des modèles comme facteurs de soutien pour de très bonnes possibilités d'automatisation et de migration des documents.
Une fois que vous avez décidé de l'endroit où stocker vos documents, vous pouvez passer à la façon dont vous allez les gérer, et cela dépend de variables telles que le nombre d'éléments attendus, les exigences de l'environnement et les considérations relatives aux autorisations. Analysons quelques méthodes de stockage disponibles dans SharePoint :
Vue d'ensemble
Il s'agit d'une option par défaut, largement répandue et très efficace pour les bibliothèques contenant moins de 5 000 documents et n'utilisant pas de permissions fines. Si vous pensez que votre bibliothèque n'atteindra pas ce chiffre, ou que cela n'arrivera que dans quelques années, optez pour Views, car c'est la méthode la plus simple et la plus facile à gérer. La seule exception est la nécessité de regrouper ou d'avoir des conteneurs pour les documents ;
Dossiers
J'ai lu de nombreux blogs affirmant que les dossiers sont un mal en raison de leurs problèmes d'utilisation et d'adoption. Je suis d'accord avec les inconvénients liés à l'utilisation des dossiers, mais il est parfois nécessaire de les utiliser pour garantir un environnement SharePoint sain. Voici un conseil : enregistrez tous les documents dans l'emplacement racine de la bibliothèque et, lorsque le nombre de documents approche la valeur seuil de la vue SharePoint par défaut de 5000 éléments (pour SharePoint 2010, SharePoint 2013), déplacez une partie substantielle de vos documents dans un dossier. Vous pouvez classer les documents par mois ou par identifiant, “1-4000” par exemple. Envisagez d'utiliser des types de contenu pour les dossiers, car cela vous permettra d'avoir des métadonnées supplémentaires, une meilleure description du contenu et même d'ajuster les vues à l'intérieur de ces dossiers ;
Sets de documents
Il s'agit de dossiers hybrides dotés de certaines fonctionnalités. Le principal avantage des ensembles de documents est la possibilité de propager des métadonnées à l'intérieur des documents. Cela est particulièrement utile pour télécharger en masse de nouveaux documents, par exemple pour stocker des contrats avec des annexes ou des informations sur les employés. Nous pouvons définir les métadonnées d'un seul document téléchargé, mais lorsque nous le faisons en masse, je doute que quelqu'un revienne pour modifier les propriétés de chaque fichier. L'utilisation d'ensembles de documents permet de s'affranchir de cette contrainte. Les métadonnées partagées seront mises à jour par une tâche de temporisation. En fonction de la quantité d'informations concernées, la tâche peut prendre un certain temps jusqu'à ce que toutes les métadonnées soient correctement définies pour les nouveaux documents. Mais cela fonctionnera. Ne vous inquiétez pas.
Une solution unique pour gérer les documents dans votre SharePoint ne fonctionnera pas. L'idéal est d'utiliser un peu de tout pour maximiser l'efficacité. Quelle que soit la combinaison choisie, le stockage des documents en un seul endroit vous permettra d'utiliser les fonctionnalités de SharePoint et, croyez-moi, c'est bien plus efficace que tout ce que nous pouvons inventer nous-mêmes. Les vues, les filtres et la recherche sont autant d'outils puissants qui vous faciliteront la vie.
Le dernier point de cette partie que je souhaite aborder ne concerne pas la manière dont vous stockez vos documents, mais la manière dont vous pouvez facilement y accéder ou les filtrer. Cette méthode doit compléter toutes les méthodes de stockage décrites ci-dessus :
Métadonnées gérées
Il s'agit de termes gérés de manière centralisée qui peuvent être utilisés comme attributs d'éléments. Le niveau de gestion peut varier, allant d'un ensemble de termes strictement définis à des ensembles ouverts permettant les contributions des utilisateurs. La gestion centralisée garantit la cohérence au sein de l'entreprise et facilite la recherche. Cependant, tous les membres de l'entreprise doivent connaître les termes ou les “étiquettes” pour les utiliser correctement. Cela peut nécessiter un peu de formation.
Étape 4. Créez des champs, des sites, des bibliothèques et des listes. Ajouter des types de contenu.
Sur ce point, je vais discuter de l'organisation logique des bibliothèques en commençant par réfléchir à la taille de votre bibliothèque. Bien sûr, je ne veux pas dire que tous les documents doivent être stockés dans une seule bibliothèque comme les documents partagés, Dieu non. La gestion des documents dans SharePoint s'effectue généralement en regroupant les documents de même type ou de type similaire et en utilisant une collection de sites et de bibliothèques de documents. Parfois, dans le cas d'environnements très vastes, les documents doivent être répartis dans plusieurs collections de sites ou même dans des applications web avec des bases de données de contenu distinctes.
Avant de créer des espaces de stockage pour tous les types de documents dans votre SharePoint, analysez votre situation actuelle et élaborez une structure pour l'information. Calculez le nombre de sites et de sous-sites dont vous aurez besoin, le nombre de bibliothèques de documents et la manière dont elles seront associées. Les emplacements de stockage ou les bibliothèques de documents doivent être aussi peu nombreux que possible.
Conseils pratiques : Vous devriez stocker les données les plus réutilisées dans le site supérieur de votre hiérarchie de gestion des documents. La raison principale en est que vous ne pouvez créer des références que si elles proviennent du site parent. Les colonnes d'un site ne peuvent être héritées que vers le bas, de sorte que les consultations ne peuvent être que vers le haut. Il n'est possible de contourner ce problème qu'en modifiant directement les propriétés du champ de consultation.
Deux techniques
Nous utilisons deux techniques pour organiser la structure des données. La première est une technique standard qui consiste à organiser les documents par type de documentLes documents sont classés en trois catégories : les types de documents tels que les propositions, les contrats, les accords de confidentialité, les lettres d'affaires, etc. et les documents relatifs aux différentes organisations, aux projets, aux employés et ainsi de suite - en plaçant le tout dans des bibliothèques distinctes. Fondamentalement, nous classons ces documents en utilisant les références des sites parents (sociétés, employés, numéro de projet, etc.). En utilisant cette méthode d'architecture, vous aurez tous les documents du même type dans une seule bibliothèque. Par exemple, toutes les propositions pour plusieurs clients seront dans la même bibliothèque.
Une autre technique consiste à organiser le contenu par entité, La structure de l'entreprise se compose de plusieurs éléments, tels que le client, le projet ou l'employé. En utilisant cette technique, vous organisez votre structure comme un site par client ou un site par projet, etc. Chaque site aura ses propres bibliothèques, listes, calendriers ou pages.
Une méthode de site par entité peut être très utile une fois que vous avez défini des modèles de site pour les nouvelles entités. Nous utilisons également cette technique pour la gestion des projets chez EnovaPoint. Cependant, cette architecture peut être une véritable plaie si vous devez modifier une structure existante. Vous devez être très prudent lorsque vous implémentez de telles structures pour de nombreuses entités-sites. Dans ce cas, vous devez absolument avoir un plan ou des outils si vous devez changer la structure. Des complications peuvent apparaître si vous devez générer des rapports à partir de plusieurs sites ou surveiller les changements ou l'expiration d'une bibliothèque particulière.
C'est tout pour cette fois. N'hésitez pas à laisser des commentaires et n'oubliez pas de consulter la rubrique 3ème partie de cette série sur la gestion des documents SharePoint où je vous explique comment planifier vos permissions sans compromettre votre système de gestion et d'automatisation des documents dans SharePoint.
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