SharePoint News digest aide les entreprises à tenir leurs employés au courant des derniers articles d'actualité. En savoir plus sur les fonctionnalités de SharePoint News digest.
L'un des principaux avantages de SharePoint News digest est qu'il peut être envoyé rapidement sous la forme d'une lettre d'information. Il offre des options limitées de marquage et de personnalisation, ainsi que la possibilité d'envoyer automatiquement les derniers articles sous forme de bulletin d'information, afin de tenir les employés au courant des nouvelles qu'ils auraient pu manquer.
Fonctionnalités du bulletin d'information SharePoint
La plupart des Les fonctionnalités de SharePoint News digest ne s'appliquent que si les l'administrateur général a activé les Fonctionnalité d'envoi automatique de nouvelles de SharePoint. Si vous envoyez le bulletin d'information SharePoint manuellement, vous ne pourrez profiter que de quelques avantages que cet outil a à offrir. Ci-dessous, nous avons dressé une liste de ses caractéristiques.
Liste des fonctionnalités de SharePoint News digest :
- Envoyer des articles d'actualité SharePoint sous forme de bulletin d'information en quelques étapes
- Possibilité de choisir les articles de presse à envoyer
- Envoi à des destinataires individuels, à des groupes et à des listes de distribution
- Option permettant de modifier l'ordre des articles d'actualité dans le modèle
- Un bouton pour voir tous les articles
- Possibilité de se désabonner des bulletins d'information de SharePoint News
Fonctionnalités du bulletin d'information automatique de SharePoint :
- Bulletins d'information automatiques une fois par semaine
- Marquage de la lettre d'information avec les couleurs et le logo du thème que vous avez choisi
- Personnalisation d'une lettre d'information
- Classement intelligent permettant aux utilisateurs de recevoir les nouvelles les plus pertinentes pour eux ou les nouvelles encouragées par l'organisation.
- Numéro d'affichage de l'article dans la lettre d'information
- Archives des lettres d'information dans les pages du site SharePoint
Limitations de SharePoint News digest
Même si l'outil est très rapide et facile à utiliser, les limitations existantes vous empêchent de tirer le meilleur parti de vos lettres d'information internes. Les fonctionnalités manquantes et la flexibilité dans la création des lettres d'information limitent la création de lettres d'information robustes, qui constituent un outil de communication essentiel pour renforcer les liens avec les employés, accroître leur intérêt pour la mission et la culture de l'entreprise, et stimuler leur engagement.
Voici une liste des principales limitations de l'outil SharePoint News digest :
1. Modèle et conception du bulletin d'information SharePoint
Tout d'abord, la limitation la plus importante de SharePoint News digest est la gestion des modèles. Les utilisateurs ne peuvent pas modifier la mise en page des emails de SharePoint News digest. Cela signifie que tous les courriels d'information se ressemblent, avec la seule possibilité d'ajouter le logo de l'entreprise et les couleurs du thème si SharePoint News digest est automatisé. Dans l'email de synthèse, vous ne pouvez pas ajouter d'images ; vous ne pouvez pas non plus modifier l'en-tête et le pied de page ou la zone de résumé.
Les images et le texte visible des articles présentés ne peuvent être ni remplacés ni modifiés. Les seules options d'édition consistent à modifier l'ordre d'affichage des articles dans l'e-mail et à supprimer des articles du modèle.
2. Marque de l'email SharePoint News digest
La fonction SharePoint News digest dispose d'un constructeur simple qui vous permet d'envoyer rapidement une lettre d'information, mais cela signifie également que les courriels ont un aspect ordinaire et incluent les logos de Microsoft et de SharePoint si votre site n'a pas de marque.
Le modèle de marque n'est envoyé que lorsque les bulletins d'information sont automatisés, de sorte que la marque ne sera pas appliquée si le bulletin d'information est envoyé manuellement. Le marquage dans les news digest est limité à l'image du logo, au texte de la barre de navigation, à la couleur, à la couleur de l'icône et à la couleur d'accentuation. Le modèle d'e-mail est marqué automatiquement et ne peut pas être modifié manuellement si vous souhaitez changer les couleurs ou déplacer le logo à un autre endroit.
3. Analyse du bulletin d'information SharePoint
Si vous pouvez voir le nombre d'utilisateurs qui ont lu les articles, vous ne savez pas qui a ouvert l'e-mail et l'a lu. Après l'envoi de la lettre d'information, les seules données analytiques disponibles se trouvent dans l'article lui-même : les pages vues et consultées, le temps moyen passé et le trafic de la page en fonction de l'heure. Dans le modèle de bulletin d'information automatique de SharePoint, le nombre de vues de l'article est visible dans le bulletin d'information lui-même.
L'analyse des courriels n'existe pas, de sorte que des statistiques telles que les taux d'ouverture et de clics, la durée de lecture ou les appareils de lecture ne sont pas disponibles. En vous basant uniquement sur les analyses des articles de presse, vous ne pouvez pas vous prononcer sur les performances de votre lettre d'information et sur le niveau d'engagement des employés à l'égard du contenu.
4. Nombre minimum d'articles d'actualité SharePoint
Vous ne pouvez pas envoyer de bulletin d'information SharePoint News si le nombre d'articles ne dépasse pas cinq. En d'autres termes, la fonctionnalité SharePoint n'apparaîtra pas comme une option si vous avez moins d'articles à envoyer sous forme de bulletin d'information. Pour envoyer un condensé par courriel, l'option ‘Voir tout’ doit apparaître dans la section ‘Actualités’.
La création du nombre exact d'articles limite le partage d'un ou deux articles écrits avec vos employés. Ce n'est qu'après avoir rédigé cinq articles sur le site que vous pouvez choisir ceux que vous souhaitez envoyer.
5. Sources des destinataires et compte de l'expéditeur limités
Si vous préférez utiliser une liste de destinataires à partir d'un fichier Excel, l'envoi d'un bulletin d'information SharePoint ne sera pas possible. Il en va de même pour la liste SharePoint. Bien qu'il soit possible d'envoyer le bulletin à des utilisateurs externes, ceux-ci doivent avoir accès aux articles dans l'environnement SharePoint.
Pour envoyer un bulletin d'information, vous pouvez fournir une liste de distribution, un groupe ou des adresses électroniques individuelles.
Outre la limitation des sources des destinataires, il est important de mentionner qu'un compte d'expéditeur ne peut pas être choisi manuellement, étant donné qu'il est sélectionné par défaut sur la base du compte avec lequel vous êtes connecté. Par conséquent, si vous souhaitez envoyer un bulletin d'information à partir d'un autre compte d'expéditeur ou de l'e-mail de l'équipe/du groupe, la seule solution consiste à le créer en tant qu'utilisateur Microsoft.
6. Manque de personnalisation
La fusion de courrier automatique incluant le nom complet du destinataire ne s'applique qu'au bulletin d'information automatique de SharePoint. Il n'y a pas d'option pour recevoir les nouvelles selon les préférences d'abonnement du destinataire. Par conséquent, l'absence d'informations ciblées pour chaque employé peut entraîner une baisse du taux d'ouverture de votre bulletin d'information.
Il convient de mentionner que la fonction SharePoint News digest cible les nouvelles sur différents critères en utilisant un classement intelligent. L'article est publié sur le site où se trouve l'utilisateur ; l'article publié est renforcé par l'organisation ; un article est publié par un membre de la direction, etc. Cependant, elle ne permet pas aux employés de choisir les nouvelles qu'ils souhaitent recevoir.
Le fait de demander aux employés leurs préférences et de ne leur envoyer que des informations sur les sujets qui les intéressent garantit une meilleure performance des lettres d'information et un engagement accru des destinataires.
7. Pas d'informations supplémentaires
Vous souhaitez écrire un texte de prévisualisation (preheader) pour un e-mail ou ajouter un rappel d'un événement ou d'une vidéo de webinaire ? C'est impossible. Par conséquent, le contenu de l'e-mail ne contient que des articles d'actualité sélectionnés et ne peut pas être modifié. Aucune section supplémentaire ne peut être ajoutée. En d'autres termes, pas de descriptions, de notes, de liens, de vidéos ou d'enquêtes, à l'exception d'un message facultatif au-dessus des articles d'actualité.
En outre, l'absence d'options permettant de modifier la mise en page et d'ajouter vos commentaires limite les possibilités de rendre une lettre d'information plus attrayante et passionnante pour les employés ou d'envoyer d'autres informations importantes en même temps que la lettre d'information.
8. Automatisation limitée du bulletin d'information de SharePoint
Les courriels de SharePoint News digests peuvent être envoyés automatiquement ; cependant, pour les rendre automatiques, il faut disposer d'un compte d'administrateur de locataire. Seuls les administrateurs de locataire peuvent activer et désactiver l'automatisation pour l'ensemble de l'organisation à l'aide de commandes PowerShell spécifiques. Les utilisateurs peuvent se désabonner des nouvelles dans leurs paramètres de notification par courriel.
L'automatisation des bulletins d'information SharePoint a ses limites. Un bulletin est envoyé au maximum une fois par semaine, avec un maximum de dix articles d'actualité par bulletin.
9. Archives des bulletins d'information SharePoint
Lorsque vous envoyez manuellement l'e-mail SharePoint News digest, le système l'enregistre automatiquement sur le site SharePoint. Vous pouvez trouver l'archive dans l'onglet ‘Site contents’ de l'onglet ‘Site pages’. L'inconvénient est que l'archive enregistre non seulement les bulletins envoyés mais aussi les nouvelles publiées.
L'archive de SharePoint News digest peut être dédiée uniquement aux emails du digest, cependant, cette solution nécessite la construction d'un workflow dans Power Automate.
Comment augmenter l'engagement de vos employés par le biais d'un outil de lettre d'information interne
Modèle de marque accrocheur
Des lettres d'information bien conçues représentent non seulement la marque et la culture de votre entreprise, mais incitent également les employés à s'impliquer dans le contenu et à lire la lettre d'information au lieu d'ouvrir et de fermer immédiatement un simple courrier électronique.
Les modèles de lettres d'information de qualité professionnelle peuvent sembler une tâche ardue, mais vous pouvez facilement les créer avec les outils destinés aux lettres d'information internes. Les sections préenregistrées et la possibilité d'enregistrer les modèles dans la galerie peuvent vous faire gagner du temps et vous assurer que la conception de la lettre d'information est toujours d'actualité.
Nouvelles personnalisées adaptées à chaque destinataire
La personnalisation est vraiment importante dans le monde de l'e-mail. Si un lecteur reçoit un courriel collectif contenant des informations sans rapport avec son sujet d'intérêt ou sa position, il n'est pas certain qu'il ouvrira le courriel suivant. Il est essentiel de veiller à ce que les lettres d'information soient envoyées individuellement à chaque destinataire. Le contenu doit intéresser le lecteur et être basé sur ses préférences.
Outre le ciblage des destinataires, le compte de l'expéditeur est l'un des principaux paramètres à garder à l'esprit. C'est l'une des premières choses qu'un employé voit dans sa boîte de réception, il doit donc être représentatif de la personne qui envoie les courriels internes.
Inclure le retour d'information des employés
L'ajout de commentaires sur les nouvelles, de liens supplémentaires et de rappels peut transformer votre bulletin d'information quotidien, hebdomadaire ou mensuel en un courriel que vos employés sont impatients de recevoir. Des fonctionnalités supplémentaires vous permettant d'inclure des vidéos, des invitations et des enquêtes ouvrent de nouvelles voies pour impliquer les employés dans les nouvelles qu'ils ont l'habitude de recevoir.
Les créateurs de lettres d'information proposent généralement des options permettant d'ajouter facilement des blocs de texte, des images et des vidéos. En fait, ces éléments en eux-mêmes peuvent être très engageants. Pour aller plus loin et établir une communication à double sens, il est intéressant d'inclure des sondages. Cette fonction permet aux employés de donner leur avis.
Remarque : En JungleMail, Dans le cadre de l'enquête de satisfaction, nous proposons dix types d'enquêtes différents, y compris des enquêtes basées sur des images, qui constituent un moyen créatif d'impliquer et d'inspirer vos employés.
Les courriels de synthèse sans logo d'entreprise, sans marque et sans touche personnelle ne sont pas lus par les employés, sont considérés comme du spam ou proviennent de l'extérieur de l'organisation. De telles limitations réduisent l'engagement des employés à grande échelle.
Il ne fait aucun doute qu'un bulletin d'information personnalisé peut constituer un élément important de votre communication interne. Les modèles qui attirent l'attention et incluent des fonctions supplémentaires (comme des enquêtes !) peuvent facilement atteindre vos employés et stimuler l'engagement. Utilisez les bons outils pour SharePoint - en savoir plus.
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