Chaque organisation a ses propres défis à relever en matière de stratégie et de gestion de la communication interne. Les processus de communication avec les employés sont encore plus délicats dans les grandes entreprises, car plusieurs spécialistes travaillent ensemble avec le même logiciel. En savoir plus sur la gestion efficace des équipes de communication.
Ce qui peut faciliter la création de contenu, c'est d'avoir des environnements d'outils distincts pour chaque département ou chaque équipe de communication. Aujourd'hui, nous allons voir comment faciliter la vie des communicateurs internes qui travaillent avec des lettres d'information et des enquêtes internes dans une version mise à jour. JungleMail.
Sites de l'équipe de communication
Les logiciels de lettres d'information ont généralement un environnement partagé par plusieurs utilisateurs. Cela signifie que tout le contenu créé et téléchargé est visible par les autres et rend difficile l'utilisation efficace de l'outil par plusieurs utilisateurs.
Dans l'application JungleMail newsletter et enquête, vous pouvez séparer le contenu comme les modèles, les newsletters, les analyses, les paramètres, etc. entre les différents sites de l'équipe de communication. Cela permet aux équipes de communication de travailler facilement avec le même outil mais dans des environnements différents. Cela signifie qu'il n'y a pas de confusion pour trouver les bons modèles, les sections sauvegardées, envoyer des informations sensibles et vérifier les analyses pertinentes des lettres d'information envoyées.
Communication Gestion des équipes et des rôles
Auparavant, les rôles de permission des utilisateurs s'appliquaient à tous les sites de communication, et c'était le seul environnement pour les gérer dans JungleMail. Avec la nouvelle mise à jour et les sites virtuels des équipes de communication (détachés de SharePoint), il est devenu évident que la gestion des utilisateurs par site d'équipe de communication est nécessaire.
L'accès des utilisateurs est maintenant géré par la gestion des utilisateurs du site de l'équipe de communication. Si un utilisateur n'est pas inclus dans la liste, il n'a pas accès au site de l'équipe de communication JungleMail.
Par conséquent, tous les utilisateurs de la liste globale des utilisateurs ont été copiés sur chaque site de l'équipe de communication lors de la mise à jour. Certes, cela a pu engendrer un travail supplémentaire de réorganisation des utilisateurs (aucun autre accès ne leur a été accordé), mais cela a certainement permis d'améliorer le processus de gestion des utilisateurs.
Remarque : Les autorisations SharePoint sont prises en compte pour les sites d'équipe de communication liés à SharePoint.
Nouveau site de l'équipe de communication virtuelle
Il n'est plus nécessaire de créer des équipes de communication dédiées à JungleMail dans des sites SharePoint. Les administrateurs globaux peuvent créer des sites virtuels d'équipes de communication directement dans les paramètres globaux de JungleMail.
Les sites d'équipe de communication créés dans l'application ne sont pas connectés à SharePoint par défaut. Les utilisateurs peuvent activer la connexion SharePoint dans les Paramètres pour utiliser des fonctionnalités telles que Contenu dynamique.
Équipe de communication Gestion des sites
Les grandes organisations doivent pouvoir séparer leur travail dans n'importe quel système utilisé par différents départements. De cette manière, les employés évitent la confusion et se concentrent uniquement sur la création de contenu de communication.
Dans JungleMail pour Office 365, les administrateurs devaient accéder à l'outil depuis des sites SharePoint distincts pour effectuer des modifications simples. Avec la dernière mise à jour, nous avons introduit un moyen très pratique d'accéder à chaque site.
Tout utilisateur ayant accès à plus d'un site d'équipe de communication peut facilement passer de l'un à l'autre en utilisant un bouton en haut de l'application JungleMail for Office 365 et en sélectionnant le bon site dans la liste déroulante. Les administrateurs globaux peuvent voir tous les sites d'équipe de communication disponibles et les gérer sans avoir besoin d'ouvrir l'application à partir d'un emplacement spécifique.
Conseil : nommer les sites des équipes de communication en fonction de la structure de votre entreprise pour naviguer rapidement entre eux.
Rôle d'administrateur mondial
Nous avons introduit le Administrateur mondial pour faciliter la gestion des utilisateurs et des sites de l'équipe de communication. Les comptes d'administrateur global ont accès aux paramètres de tous les sites d'équipe de communication et peuvent ajouter/modifier les rôles de chaque utilisateur.
Les utilisateurs ayant ce rôle peuvent créer et accéder au site des rapports cumulés, où l'on trouve une vue d'ensemble de toutes les lettres d'information programmées et envoyées ainsi que leurs analyses.
Rapports cumulatifs (Fonctionnalité Entreprise)
Les administrateurs globaux peuvent créer et accéder au site des rapports cumulés, qui leur permet de visualiser les bulletins d'information programmés ainsi que les analyses et rapports généraux des bulletins d'information envoyés par tous les sites de l'équipe de communication.
Les utilisateurs ont la possibilité de filtrer les données analytiques par date. Les rapports cumulatifs indiquent le nombre de newsletters envoyées, les taux d'ouverture et de clics, les rebonds, les désabonnements, ainsi que le taux de distribution des appareils de lecture. Les administrateurs globaux peuvent vérifier la répartition statistique de chaque lettre d'information envoyée, gérer les lettres d'information programmées et traiter les rapports.
Conseil : Au lieu de comparer les données analytiques sur différents sites, créez un site de rapports cumulés pour regrouper les lettres d'information envoyées en un seul endroit.
Plans Entreprise et Pro mis à jour
Nous proposons trois formules d'abonnement à la solution de newsletter pour Microsoft 365 : Standard, Pro et Enterprise. Dans chaque plan, les utilisateurs peuvent séparer leurs données de newsletter telles que les modèles, les newsletters envoyées, les images, les analyses et les comptes d'envoi entre les différents sites de l'équipe JungleMail Communication.
Le fait d'avoir plus d'un site d'équipe de communication signifie que chaque équipe de communication de votre organisation peut disposer d'un environnement dédié. Il est ainsi plus facile pour les différents services de travailler avec le même outil, mais en séparant leurs travaux.
Récemment, nous avons mis à jour JungleMail pour les plans d'abonnement Office 365 Pro et Enterprise. Le plan Pro permet d'avoir deux sites d'équipe de communication au lieu d'un et le plan Enterprise permet d'avoir un nombre illimité de sites d'équipe de communication.
Remarque : L'administrateur global peut accéder à tous les sites des équipes de communication, créer et consulter le site des rapports cumulés.
Comparer Plans JungleMail 365.
Les logiciels destinés aux PME et aux entreprises font une énorme différence dans l'efficacité du travail des employés. Investir dans les bons outils signifie que les équipes internes peuvent se concentrer sur la création de contenu plutôt que sur les aspects techniques. Plongez dans la puissance de la gestion des sites des équipes de communication avec JungleMail 365 pour favoriser la collaboration au sein de votre organisation.
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