Comme le titre ci-dessus vous l'a laissé deviner, je vais faire un peu de détournement dans ce billet. Au lieu de me concentrer sur les bulletins d'information internes, je vais mettre l'accent sur SharePoint. La raison en est simple. Pour que d'excellentes lettres d'information internes s'épanouissent, vous aurez besoin d'un environnement intranet fructueux.
Prévoir des lettres d'information internes dans SharePoint
1. Pourquoi envoyer des lettres d'information à vos employés ?
2. Comment rédiger une lettre d'information interne que vos employés voudront lire ?
3. 10 idées de sujets pour vous aider à lancer votre campagne de newsletter interne
4. Pourquoi votre bulletin d'information interne devrait également porter sur la sécurité
5. Comment utiliser les informations relatives à votre campagne de lettres d'information internes pour en améliorer les résultats ?
6. Comment transformer votre SharePoint en une plateforme d'engagement ultime
7. Comment l'architecture de l'information vous aidera à automatiser la diffusion du contenu
8. Modèles d'e-mails réactifs : pourquoi les utiliser ?
9. Métriques des lettres d'information, clics sur les liens et ouvertures, comment elles fonctionnent
La plupart des personnes qui ont travaillé avec SharePoint conviendront qu'il constitue une base parfaite pour un intranet qui fonctionne bien. Mais attendez, avez-vous détecté le problème auquel je faisais allusion dans la phrase précédente ? Il se trouve dans le mot base. Quel que soit le potentiel de SharePoint, il faut l'adapter pour qu'il fonctionne au mieux.
Alors, comment maintenir l'engagement de vos employés à l'aide de SharePoint ? En abordant 5 points clés, je vais vous expliquer comment - avec un peu de travail et beaucoup de motivation - votre intranet SharePoint peut devenir la plateforme d'engagement par excellence.
1. Créer un plan d'action
Rome ne s'est pas construite en un jour. Votre nouvel intranet SharePoint perfectionné ne le sera pas non plus. Comme le changement commence toujours par un plan, nous partirons de là. Pour une analyse pratique de la manière dont le changement est réalisé, j'ai adapté et optimisé Les 8 étapes du changement du Dr. John Kotter pour créer et maintenir un intranet attrayant :
- Étape 1 : SAVOIR là où le problème se pose car c'est là que l'on saisit les opportunités
- Étape 2 : CONSTRUIRE soutien dans l'ensemble de l'organisation
- Étape 3 : ENVISION vos résultats et élaborer des initiatives stratégiques pour les atteindre
- Étape 4 : RECRUTEMENT des volontaires au sein de votre organisation
- Étape 5 : Libérer la voie en ENLEVEMENT obstacles et barrières
- Étape 6 : Fixer le court terme OBJECTIFS
- Étape 7 : Poursuivre l'accélération vers CHANGEMENT en cours
- Étape 8 : MESURE changer à l'intérieur de votre organisation pour qu'elle en fasse partie intégrante
Pour tirer le meilleur parti de votre plan en 8 étapes, il est essentiel de comprendre quels sont les outils à votre disposition. Parlons de ces outils et de la manière dont ils peuvent vous aider.
2. Maîtriser les outils à votre disposition
SharePoint propose plusieurs outils, tous hautement personnalisables. Si vous les utilisez à bon escient, ils vous garantissent une augmentation de l'engagement. Les outils fondamentaux à utiliser pour accélérer l'engagement sont les suivants : Actualités, Calendriers, Blogs, Pages Wiki, Tableaux de discussion, Sondages, Bulletins d'information et Alertes. Examinons maintenant chacun d'entre eux de plus près.
Actualités
C'est le meilleur moyen de partager les réalisations de l'entreprise. La publication d'un flux régulier et pertinent de nouvelles dans SharePoint jouera un rôle majeur dans la vitalité de votre intranet. Et c'est facile à faire en utilisant votre bibliothèque de pages de publication. Cette fonctionnalité est excellente parce qu'elle est facilement modifiable : vous pouvez faire apparaître des nouvelles dans la plupart des parties de votre intranet en utilisant les webparts de recherche et de requête. Lorsque vous avez publié une nouvelle et que celle-ci change - soyons honnêtes, c'est toujours le cas - la fonction check-in/check-out de SharePoint permet de mettre à jour rapidement et sans effort votre publication. Pour les nouvelles plus courtes, vous devriez utiliser votre liste d'annonces ; placez-la sur la page d'accueil pour atteindre les gens instantanément.
Outils de réseautage social
Semblable à votre section Actualités, mais plus axée sur la conversation que sur l'information, vous pouvez créer vos propres médias sociaux au sein de votre SharePoint. Le Newsfeed de Yammer et SharePoint fonctionne de la même manière que les réseaux de médias sociaux existants. Il s'agit d'un moyen facile et accessible pour les utilisateurs de partager de courtes informations entre eux. Il peut s'agir de sujets plus légers, ce qui donne à chacun un espace de travail plus agréable ! Les deux sont bien intégrés dans SharePoint et contribueront à créer une plateforme plus attrayante.
Calendriers
Les calendriers font exactement ce que vous attendez d'eux : ils tiennent les gens au courant, leur rappellent les échéances qui approchent et leur donnent une vue d'ensemble claire de tous les événements importants qui se dérouleront dans un avenir proche. Les éléments que vous devriez envisager d'ajouter à votre calendrier sont : les événements, les plans de vacances du service ou de l'entreprise, les réunions et les anniversaires. Vous pouvez pimenter les choses en ajoutant une journée de bureau à thème tous les deux mois ; la journée "Parlez comme un pirate" a toujours été très populaire d'après notre expérience.
Pages Wiki
C'est ici que vous établissez une base de connaissances solide pour votre organisation. Pour commencer : créez une base de tutoriels faciles à lire et simples à exécuter. Encouragez le personnel à ajouter leurs commentaires et à discuter de leurs meilleures pratiques. De cette manière, vous pouvez être sûr que les améliorations sont apportées au niveau de l'organisation intermédiaire par le biais d'une collaboration, au lieu d'être imposées du haut vers le bas. Pour tirer le meilleur parti de vos pages wiki, vous devez utiliser des services de recherche de site préconfigurés et les intégrer à vos colonnes de métadonnées.
Blogs
Il s'agit de l'endroit de votre intranet SharePoint où les avis sont les plus partagés. Par exemple, partagez des idées, des savoir-faire, des conseils sur les processus et discutez de tout cela à partir de votre blog. Demandez aux utilisateurs qui sont les plus actifs sur les forums de discussion de contribuer également au blog. De plus, demandez à des utilisateurs de plusieurs départements de contribuer à la formation d'une communauté interfonctionnelle. En utilisant votre blog, vous ne ferez pas seulement participer les gens, mais vous développerez collectivement les connaissances et les compétences.
Rappelez-vous que les gens, par nature, apprennent. Ils ne verront donc pas d'inconvénient à ce que vous partagiez avec eux des faits et des développements intéressants concernant votre secteur d'activité. En fait, 65% de la population est composée d'apprenants visuels. Profitez-en et partagez de belles infographies informatives pour une expérience d'apprentissage plus visuelle.
Tableaux de discussion
Un forum de discussion est l'endroit idéal pour engager la conversation avec les membres du personnel. Ou, tout aussi bien, ils peuvent converser entre eux. Un bon conseil : soignez votre forum de discussion pour qu'il soit visuellement attrayant - pourquoi ne pas copier ici ce que les réseaux sociaux font si bien ? Pour obtenir les meilleurs résultats, placez le forum de discussion sur votre page d'accueil. Ainsi, les internautes verront toujours si un sujet qui les intéresse personnellement est en cours de discussion.
Enquêtes
Il n'est pas nécessaire de les utiliser au sens traditionnel du terme. Utilisez-les pour accélérer et animer les conversations, ou pour voter sur des questions de bureau plus légères telles que la mise en place d'un distributeur automatique de bonbons gratuits. (Bien sûr que oui !)
Bulletins d'information et alertes
Pour maintenir une communication efficace et engageante, il faut délivrer des messages anticipés, personnels et pertinents aux personnes qui souhaitent les recevoir. Votre bulletins d'information et les alertes devraient être personnalisables pour et par chaque individu. Les destinataires pourront alors choisir d'accepter ou de refuser les messages qu'ils souhaitent recevoir, ce qui garantira un taux d'ouverture et de clics plus élevé.
3. Provoquer une connectivité croisée
Ce qui suit peut constituer le nœud gordien de la création d'un intranet attrayant. Cependant, c'est aussi le moyen de réussir. L'avantage de SharePoint que nous apprécions le plus est que tous les outils susmentionnés de votre intranet peuvent fonctionner ensemble pour créer une expérience utilisateur fluide. Il vous appartient maintenant de créer un flux de ce que nous appelons une connectivité croisée.
Assurez-vous que toutes les fonctionnalités que vous jugez les plus importantes sont faciles à atteindre, de préférence à partir de votre page d'accueil. Rien n'est plus dangereux que des fonctionnalités cachées à 5 clics de profondeur dans votre intranet. Ensuite, vous devez créer des liens entre chacune des fonctionnalités. Les actualités peuvent guider les utilisateurs vers des tutoriels déjà disponibles ou des discussions sur les meilleures pratiques dans vos pages Wiki. Utilisez votre forum de discussion et vos enquêtes l'un en face de l'autre pour entamer des dialogues.
Vous devrez accélérer la connectivité croisée, en particulier lors du lancement de votre intranet amélioré. De cette manière, vous pourrez entamer des dialogues cohérents et réguliers et stimuler l'engagement. En outre, vous pouvez être sûr que l'interaction sur votre intranet SharePoint ne sera plus une activité rare, mais fera partie de la vie quotidienne au bureau.
4. Contrôler et améliorer
Vous devez maintenant contrôler l'efficacité de votre intranet SharePoint amélioré et plus attrayant. Le moyen le plus simple d'y parvenir est de fixer quelques objectifs à court et à long terme lorsque vous commencez à travailler. Ces objectifs peuvent être les suivants
- Réduire le délai de réponse aux propositions de 5 jours dans un délai de 30 jours
- Amélioration de la satisfaction des clients et du personnel de 2 points en 90 jours
- Augmenter les ventes de 5% dans les 90 prochains jours
- Augmenter le nombre de pages vues/visites de 20%
Vous avez atteint vos objectifs ? Vous êtes sur la bonne voie - ce qui ne veut pas dire que vous pouvez vous en remettre à la foi. Vous n'avez pas atteint vos objectifs ? Pas de problème. Commencez par comprendre pourquoi et apportez des modifications et des améliorations là où vous le pouvez.
Vous avez probablement déjà entendu dire qu'il n'y a pas de mal à faire des erreurs, à condition de ne les faire qu'une seule fois - vous en avez peut-être même assez de l'entendre ou de la voir sur des affiches de motivation ! Néanmoins, il s'agit d'une excellente maxime à garder à l'esprit lors de la construction et de la maintenance de votre intranet SharePoint. Le projet visant à transformer votre SharePoint en une plateforme d'engagement ultime ne se termine pas lorsque le service est en ligne, ni 30 jours plus tard. Continuez donc à surveiller et à améliorer votre intranet. Après tout, il s'agit d'un système en pleine croissance.
5. Bulletins d'information et SharePoint
L'objectif de cette série de blogs étant de vous aider à optimiser vos campagnes de lettres d'information internes, je souhaite revenir sur ce point.
Les lettres d'information internes, pour reprendre le cliché, sont le ciment de votre intranet. En conséquence, les lettres d'information doivent conduire les gens vers votre intranet, et vice versa. Elles doivent couvrir les mêmes sujets, car ce sont ceux dont on parle. Si vous constatez qu'un certain sujet est largement débattu sur votre forum de discussion, incluez-le dans votre prochaine lettre d'information interne. De même, vous pouvez utiliser vos lettres d'information pour lancer une nouvelle conversation, en établissant un lien avec une enquête, un article de blog ou un nouveau sujet sur le forum de discussion.
SharePoint, comme je l'ai déjà mentionné, est hautement personnalisable. Vous pouvez même créer une solution qui recueille les données de vos listes SharePoint pour composer automatiquement des lettres d'information. Vous n'avez pas le temps de le faire vous-même ? Heureusement, il existe des applications tierces qui s'en chargent pour vous.
Ici encore, nous constatons que la connectivité croisée joue un rôle actif dans la création et la distribution du contenu. Gardez cela à l'esprit comme point de départ, créez votre propre plan en 8 étapes et vous serez bientôt sur la bonne voie pour créer et gérer un intranet SharePoint plus attrayant.
Conclusion
SharePoint est, plus qu'on ne le pense, une plateforme sociale. En outre, il peut aider à établir des relations qui conduisent à une plus grande confiance et à une communication et une collaboration plus ouvertes au sein de votre organisation.
Lorsque SharePoint fonctionne comme votre intranet, le personnel sera continuellement actif sur la plateforme, travaillant et interagissant avec toutes ses fonctionnalités. En fournissant toutes les informations pertinentes au bon moment grâce à l'utilisation d'outils de recherche efficaces, de la taxonomie, de la collaboration et de toutes les fonctionnalités disponibles de SharePoint, vous pouvez créer un intranet de meilleure qualité et plus engageant.
Prochainement dans notre série "Meilleures pratiques pour les lettres d'information internes" :
Comment l'architecture de l'information vous aidera à automatiser la diffusion du contenu
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