Gérer les documents de votre SharePoint avec précision et soin est une étape essentielle dans l'optimisation de votre intranet. Elle aidera ainsi votre organisation à atteindre son plein potentiel. L'endroit et la manière dont vous stockerez vos documents feront toute la différence. Contrairement à ce qui se passe sur votre ordinateur de bureau, au lieu de dossiers, vous utiliserez des vues et des bibliothèques dans SharePoint pour ordonner vos informations.
Planifier la gestion des documents SharePoint
1. Analyser les documents existants. Déterminer les types de documents, leurs propriétés ;
2. Créer une structure de type de contenu flexible et facilement extensible ;
3. Choisir où et comment stocker les documents dans SharePoint ;
4. Créer des champs, des sites, des bibliothèques et des listes. Ajouter des types de contenu ;
5. Prévoir les autorisations ;
6. Définir et automatiser le nommage des documents SharePoint ;
7. Unifier l'emplacement des modèles de documents ;
8. Distribuer le contenu dans des fichiers plus petits ;
9. Automatisation des documents SharePoint ;
10. Optimiser les vues et les bibliothèques.
Dans ce billet, j'expliquerai ce que sont les vues, comment les utiliser et les créer, et comment en tirer le meilleur parti. Au passage, je vous ferai part de mes expériences personnelles et de mes recommandations.
Étape 10 : Optimiser les vues et les bibliothèques
Vous connaissez sans doute ce moment terrible où vous ne parvenez pas à trouver le fichier dont vous avez besoin à l'instant même. La localisation d'un fichier spécifique peut s'avérer difficile si votre SharePoint est constitué d'un grand nombre de dossiers différents. Mais pas de panique. C'est là que les vues viennent à votre secours.
Points de vue sont le meilleur outil pour localiser rapidement des fichiers dans SharePoint. Ils vous permettent d'éviter l'encombrement d'une masse de dossiers. (C'est pourquoi il est impératif que vous soyez prudent lorsque vous créez de nouveaux dossiers, et je reviendrai sur ce point un peu plus loin dans ce billet).
Alors pourquoi devriez-vous vous tourner vers les vues maintenant ? Elles vous permettront d'utiliser des filtres et des styles pour organiser et afficher les informations déjà disponibles dans vos listes et bibliothèques. Et vous savez quoi ? Même sans que vous le sachiez, il y a toujours une vue activée dans votre liste ou votre bibliothèque. La vue standard automatique sélectionnée est “tous les éléments”. Même si vous ne le saviez pas, vous avez certainement déjà vu cette vue.
Voyons maintenant comment vous pouvez utiliser les vues pour améliorer votre intranet SharePoint existant - et en fait, faire de votre intranet un meilleur endroit où être.
Voir les types
Il n'existe que quatre types de vues à la volée dans SharePoint. Cependant, vous pouvez créer votre propre vue, en utilisant l'une des vues à la volée comme base. De cette manière, vous avez la possibilité de créer presque n'importe quoi.
Voyons maintenant les différents types de vues à la volée et leurs avantages respectifs.
Vue du calendrier
La vue standard est... eh bien, elle est standard. Cela signifie qu'elle est simple et directe. Lorsque vous créez une liste ou une bibliothèque, c'est cette vue qui s'affiche. Plus précisément, la vue standard affiche toutes les informations disponibles dans une liste sous la forme d'un tableau Excel statique.
Vous pouvez sélectionner différents styles pour votre vue standard. Chaque style donne un aspect différent à votre vue. Cela vaut la peine de faire des essais et de trouver celui qui vous convient le mieux.
Vue du calendrier
La vue Calendrier est exactement ce que vous pensez qu'elle est. Elle présente toutes les informations de votre liste sous la forme d'un calendrier. De plus, vous avez la possibilité de choisir si vous souhaitez que la vue du calendrier s'étende sur une semaine, un mois, un jour ou toute autre période de temps que vous souhaitez.
Vue de la fiche technique
Tout comme la vue Standard, la vue Feuille de données ressemble à une feuille Excel. La grande différence, et l'avantage, c'est que vous pouvez modifier vos données en masse dans cette vue. Cette fonctionnalité vous fera gagner du temps, alors n'hésitez pas à en prendre note.
Vue Gantt
Une vue Gantt n'est pas si différente d'un calendrier. Tous deux sont basés sur des dates. La vue Gantt est cependant un peu plus avancée et vous montre la progression de différents éléments dans le temps. La vue Gantt est un outil pratique qui vous donne un aperçu rapide de l'avancement d'un projet.
Comment modifier une vue
La modification d'une vue existante est simple. Cliquez sur “Modifier la vue” pour commencer. Les paramètres que vous avez configurés lors de la création de la vue s'affichent et vous pouvez les modifier.
Remarque : vous ne modifiez une vue que si vous, ou vos collègues, n'en avez plus besoin dans sa forme actuelle. Parce que vous allez la modifier, les paramètres d'origine disparaîtront. Si vous avez encore besoin de cette vue à l'avenir dans sa forme actuelle, plutôt que de la modifier à chaque fois, vous devriez créer une vue entièrement nouvelle. Voyons rapidement comment procéder.
Vous trouverez l'option de création d'une nouvelle vue juste à côté de “Modifier la vue”. Vous devez maintenant sélectionner l'un des types de vue énumérés ci-dessus. Vous pouvez choisir parmi une multitude de paramètres différents. Si vous pouvez imaginer une vue, vous pouvez la construire.
Voici un petit guide pas à pas dans lequel je crée une nouvelle vue. Ici, j'ai créé une nouvelle vue pour classer les factures de mon entreprise par année et par mois. Je fais cela pour qu'il soit très facile par la suite de laisser SharePoint créer automatiquement des rapports de vente pour moi!
Création d'une vue à partir de zéro
1. Allez dans la liste où vous stockez les informations dont vous avez besoin. Pour moi, il s'agit des factures.
2. Cliquez ensuite sur les petits points pour ouvrir un menu déroulant et sélectionnez Créer une vue. Le menu de configuration pour la création d'une nouvelle vue s'ouvre alors.
3. Choisissez votre type d'affichage. Dans le cas présent, l'affichage standard me convient le mieux.
4. Sélectionnez un nom pour votre nouvelle vue.
5. Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez afficher en cochant les cases correspondantes.
6. Comme je souhaite que cette vue regroupe les informations relatives à mes factures par mois et par année, je dois la paramétrer en conséquence. Faites défiler vers le bas. Dans le menu Grouper par, sélectionnez D'abord grouper par la colonne Mois ; et pour Ensuite grouper par la colonne Année.
7. Une fois que je me suis assuré d'avoir réglé ma vue en conséquence, je peux appuyer sur OK pour l'enregistrer.
C'était facile, n'est-ce pas ? À vrai dire, la création d'une vue a été l'une des premières choses que j'ai apprises à faire dans SharePoint. J'ai été stupéfait par l'intuitivité de tout cela.
Quelles sont les meilleures pratiques pour les vues SharePoint ?
L'un des plus grands problèmes dans l'architecture de SharePoint - tout le monde vous le dira - est que les utilisateurs créent trop de dossiers à l'intérieur des bibliothèques. Il serait beaucoup plus rapide et plus facile de faire des recherches si des vues étaient créées à la place. Pourquoi les dossiers sont-ils si mauvais ?
Lorsque vous créez un dossier, il devient sa propre liste d'éléments ou de documents. Le problème est que lorsque vous créez un filtre dans votre bibliothèque pour voir, par exemple, tous les documents créés en 2016, le filtre ignore tout ce qui se trouve à l'intérieur des dossiers.
Il existe une règle empirique très simple pour éviter ce problème. Chaque fois que vous créez un nouveau dossier dans une liste ou une bibliothèque, demandez-vous si cela n'affectera pas vos recherches par la suite.
Vous n'êtes pas encore convaincu et vous souhaitez toujours utiliser des dossiers ? Voici quelques raisons supplémentaires de ne pas le faire :
- Modifier la structure des dossiers prend du temps, modifier les métadonnées est facile.
- Le déplacement d'un dossier entraîne la modification de l'URL complète - c'est ainsi que les membres de votre équipe ne retrouveront plus le document.
- Les dossiers augmentent la longueur de l'URL, qui s'interrompt lorsqu'elle dépasse 260 caractères.
- Il rend le tri et le filtrage de vos documents difficiles, voire impossibles.
- La navigation deviendra un problème majeur. À un moment donné, vous ne saurez plus comment vous êtes arrivé à ce dossier, et encore moins comment revenir en arrière !
Ce ne sont là que quelques-unes des raisons. Je pourrais (et j'aimerais) vous en donner beaucoup d'autres, mais ce billet ne doit pas se transformer en une diatribe contre les documents.
Maintenant que nous avons couvert les vues SharePoint, nous pouvons passer aux bibliothèques. Cette partie de l'article sera traitée de la même manière que la première partie.
Qu'est-ce qu'une bibliothèque SharePoint ?
La première chose à savoir lorsque vous utilisez SharePoint est que vous travaillerez toujours à l'intérieur d'une liste ou d'une bibliothèque. Pour comprendre ce qu'est exactement une bibliothèque, vous devez comprendre la différence entre les deux.
Tout d'abord, une liste est simplement une table des matières. Elle n'est pas très différente de celle que vous créez dans Excel. Cependant, dans SharePoint, vous avez plus de contrôle sur les différentes colonnes que vous créez.
Deuxièmement, une bibliothèque est presque la même chose. Mais il y a une grande différence. Au lieu d'une simple liste d'éléments dans le tableau, vous trouverez tous les documents que vous avez téléchargés dans SharePoint. Il peut s'agir de documents PDF, PowerPoint, Word, etc.
Passons maintenant aux meilleures pratiques pour vos bibliothèques SharePoint, avant de conclure ce billet.
Quelles sont les meilleures pratiques pour les bibliothèques SharePoint ?
Toutes les directives que j'ai mentionnées précédemment pour la gestion des vues s'appliquent également à vos bibliothèques SharePoint. Une fois de plus, je tiens à préciser que l'utilisation des métadonnées est une bonne alternative à l'utilisation des dossiers. Un grand nombre de dossiers différents rendra la navigation dans votre SharePoint de plus en plus difficile.
1. Lorsque vous créez une nouvelle bibliothèque, choisissez un nom court et descriptif. Il est préférable de lui donner un nom d’un seul mot, car le nom que vous lui attribuez maintenant deviendra également l’URL de votre bibliothèque. Vous pourrez toujours modifier ce nom ultérieurement. L'URL conservera alors la forme simple que vous lui aurez donnée précédemment ! Cela évitera également que l'URL ne comporte le symbole [] chaque fois qu'un espace est utilisé.
2. Veillez à ce qu'il y ait une mention "Propriété". De cette manière, vous vous assurez que seuls les utilisateurs désignés peuvent accéder et/ou modifier les fichiers à l'intérieur de la bibliothèque.
3. Limitez chaque vue de la bibliothèque à un maximum de 1 000 documents. Cela permettra à la page de se charger beaucoup plus rapidement, croyez-moi.
4. Vous devez activer les fonctions Versioning et History lorsque vous travaillez avec vos bibliothèques. Cela activera la capacité de check-in/check-out de SharePoint. Un outil extrêmement pratique lorsque vous travaillez sur des projets collaboratifs.
Conclusion
Dans l'ensemble, l'utilisation des vues et des bibliothèques SharePoint devrait être assez simple. On peut dire que la création de vues et de bibliothèques est l'une des tâches les plus simples de SharePoint. Et vraiment, lorsque vous commencerez à mettre en œuvre les conseils que j'ai donnés dans ce billet, vous devriez voir une nette augmentation de la vitesse et de la facilité d'utilisation dans votre intranet SharePoint nouveau ou existant.
Pour conclure ce billet, permettez-moi d'insister une dernière fois sur ce petit point crucial : n'abusez pas des dossiers. Ils reviendront vous hanter. Les métadonnées doivent être votre élément de base.
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