Si vous utilisez SharePoint pour gérer vos données d'entreprise, il existe de nombreux scénarios dans lesquels vous pourriez vouloir envoyer des rappels à votre courrier électronique. Par exemple, une notification accompagnée d'un courrier électronique concernant l'anniversaire d'un membre du personnel ou l'expiration d'un contrat peut s'avérer très utile.
L'une des façons les plus rapides de créer des rappels pour les éléments SharePoint est d'utiliser Microsoft Flow. Tout d'abord, vous devez ajouter une colonne “Date et heure” à la liste. Cette colonne servira de point de référence à Microsoft Flow lors de l'envoi des rappels. Une fois cette colonne en place, il vous suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'élément, puis de cliquer sur Flux > Définir un rappel > [Nom de la colonne].
Dans la fenêtre contextuelle, vous pourrez également indiquer combien de jours à l'avance vous souhaitez recevoir des rappels. L'e-mail qui en résultera ressemblera à ceci :
Certes, cette fonctionnalité de rappel n'est suffisante que pour les tâches les plus simples. Par exemple, si vous souhaitez envoyer des rappels d'anniversaire, vous devrez modifier manuellement la date chaque année. Il n'est pas non plus possible d'ajouter une description ou de modifier le design du rappel de quelque manière que ce soit. Voyons maintenant comment vous pouvez faire tout cela et bien plus encore avec notre outil de messagerie pour SharePoint Online.
Créer des rappels avec JungleMail pour Office 365
En fait, JungleMail a d'abord été conçu pour envoyer des campagnes d'email, pas des rappels. Cependant, avec quelques ajustements, il peut devenir un puissant outil de notification. Jetez un coup d'œil aux deux exemples ci-dessous.
#1 : Configuration des rappels d'anniversaire
L'idée de ce tutoriel est de mettre en place des rappels annuels par e-mail pour les anniversaires des employés lorsque les données des employés et leurs dates de naissance sont stockées dans une liste SharePoint.
1. Créez une liste SharePoint avec une colonne de type “Date et heure”. Dans notre exemple, cette colonne s'appelle Date de naissance.
2. Ajouter une colonne de type “Calculé” à la liste. Cette colonne est nécessaire pour extraire automatiquement les valeurs du mois et du jour de la base de données des Date de naissance de la colonne. De plus, en supprimant les valeurs de l'année de la colonne, vous n'aurez pas besoin de la mettre à jour chaque année. Plus tard, nous configurerons JungleMail pour qu'il examine cette colonne et vérifie s'il est temps d'envoyer un rappel. Voici le résultat :
ou ajouter une telle colonne, aller à Paramètres de la liste > Créer une colonne. Saisissez un nom de colonne, sélectionnez le type “Calculé” et insérez cette formule :
=MONTH(Birthdate)&”-“&DAY(Birthdate)
L'explication de la syntaxe de cette formule particulière nécessiterait un article à part entière, alors soyez patients - ou, si cela vous intéresse, lisez plus en détail ce qui suit rédaction de formules de champs calculés.
3. Lancez JungleMail pour Office 365 et sélectionnez un modèle. Vous pouvez choisir dans la bibliothèque de modèles ou en créer un nouveau à partir de zéro. Nous utiliserons ce modèle pour envoyer des rappels par courrier électronique.
4. Configurer le contenu dynamique. Dans le modèle, nous allons créer deux blocs de contenu différents : l'un pour afficher la date et l'autre pour extraire de SharePoint le ou les noms des employés qui fêtent leur anniversaire à cette date.
Remarque : Si vous êtes nouveau dans JungleMail, veuillez lire plus sur la création de contenu dynamique dans notre documentation ou dans le présent article de blog.
Voici les formules que nous avons utilisées dans les blocs de contenu :
- {FormatDate(Today ; ”dddd, d MMMM”)} - insère la date du jour (en savoir plus sur JungleMail syntaxe de formatage de la date dans notre documentation).
- {S :[Prénom]} {S :[Nom]} - extrait de la liste SharePoint le nom et le prénom de la personne dont c'est l'anniversaire aujourd'hui.
Voici à quoi ressemble un modèle avec des formules dans notre cas :
5. Configurer les conditions d'envoi. Nous voulons que JungleMail vérifie si le fichier BirthCustom correspond à la date du jour (en d'autres termes, si c'est l'anniversaire de quelqu'un aujourd'hui) et n'envoie un rappel que si c'est le cas. La formule pour la date elle-même est la suivante FormatDate(Today ; “M-d”).
Enfin, en vertu de la Ne pas envoyer de courrier électronique si le résultat est, sélectionner Est vide. Voici la configuration de la section dynamique :
Voici le résultat que nous recherchons, tel qu'il apparaît dans l'étape de prévisualisation de la campagne :
Notez que dans l'exemple, le rappel est envoyé le jour même de l'anniversaire. Si vous souhaitez recevoir un rappel un jour à l'avance, vous devez modifier la formule de la condition en FormatDate(Today+1 ; “M-d”).
Voyons maintenant comment vous pouvez utiliser les mêmes principes pour créer des rappels par courrier électronique pour les abonnements à des produits arrivant à expiration.
#2 : Créer des rappels de rétention
SharePoint est sans doute l'un des meilleurs outils pour stocker et gérer les données des clients, y compris les informations sur les contrats ou les abonnements et leurs dates d'expiration. Si vous êtes directeur commercial ou propriétaire d'une entreprise, le fait d'être informé à l'avance qu'un abonnement arrive à son terme contribue certainement à assurer un service client de qualité. Dans cet exemple, nous montrons comment vous pouvez utiliser JungleMail pour Office 365 comme outil de rappel de rétention.
1. Créer une liste SharePoint avec des données sur les clients et les produits.. Cette liste doit contenir le nom de l'entreprise, le nom ou la version du produit, la date d'expiration et d'autres informations pertinentes pour vous.
2. Lancer JungleMail pour Office 365 et spécifier les destinataires. Contrairement aux rappels d'anniversaire envoyés à tout le monde, vous souhaitez que les notifications de conservation ne soient envoyées qu'à vous (ou à d'autres employés chargés de la gestion de la conservation). Configurez l'option Bénéficiaires en conséquence.
3. Sélectionnez un modèle JungleMail et configurez le contenu dynamique. Ici, nous avons opté pour un design simple et épuré. Comme dans l'exemple précédent, nous avons d'abord créé une section dynamique contenant plusieurs blocs de contenu. Nous avons ensuite configuré ces blocs pour qu'ils récupèrent les métadonnées de certaines colonnes de la liste SharePoint.
4. Spécifiez les conditions d'envoi. Comme nous voulions recevoir le rappel une semaine avant la date d'expiration, la formule était la suivante FormatDate(Today+7 ; “M-d”).
Et voici le résultat, tel qu'il s'affiche dans Outlook :
Comme vous pouvez le constater, la configuration de JungleMail pour l'envoi de rappels pour des éléments SharePoint est relativement simple et peut s'avérer extrêmement utile. Si vous utilisez déjà cet outil, nous espérons que cet article vous donnera de nouvelles idées. Et si vous êtes novice en matière de SharePoint, donnez à JungleMail la possibilité de vous aider. JungleMail pour Office 365 un essai !
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