C'est le moment idéal pour la newsletter
L'attention est une denrée rare, la confiance est précieuse, et c'est dans la boîte de réception que ces deux éléments se concentrent encore. C'est une position de force, à condition de savoir en tirer parti.
Commençons par être honnêtes sur le contexte, car cela permet de mieux cerner cette opportunité. Rapport Gallup sur l'état du monde du travail à l'échelle mondiale 2026 indique que l'engagement mondial a reculé à 20% en 2025, son niveau le plus bas depuis 2020, ce qui représente un coût estimé à $10 billions en perte de productivité. Aucune région n'a enregistré d'amélioration. Chaque point de pourcentage correspond à environ 21 millions de travailleurs.
Voici ce qui est encourageant. La newsletter reste le seul canal qui permet d'atteindre de manière fiable toutes les personnes disposant d'une boîte de réception, et la vague d'études 2025-2026 nous indique précisément ce qu'il faut y inclure. Cinq conclusions, chacune pouvant être mise en œuvre dès ce trimestre.
La reconnaissance est votre contenu le plus rentable. Utilisez-la sans compter.
Si les études mettent en avant un type de contenu en particulier, c'est bien celui-ci, et c'est un vrai plaisir de présenter ces chiffres. Étude conjointe de Gallup et Workhuman révèle que les salariés qui sont tout à fait d’accord pour dire que la reconnaissance est un élément important de leur culture d’entreprise sont 3,7 fois plus susceptibles d’être engagés, 3,8 fois plus susceptibles de se sentir en phase avec cette culture, et environ deux fois moins susceptibles de souffrir fréquemment d’épuisement professionnel. Les salariés qui se sentent valorisés ont 45% moins de chances d’avoir quitté l’entreprise deux ans plus tard. Pour une organisation de 10 000 personnes engagées, l’analyse de Gallup estime que les économies réalisées en termes de fidélisation peuvent atteindre $16,1 millions par an.
Mieux encore : la matière première existe déjà au sein de votre organisation. La reconnaissance s’exprime chaque jour au sein des équipes, mais reste généralement confinée à ce cadre. La newsletter est le seul canal qui permet de la rendre publique, transversale et régulière. Lorsque nous aidons les clients de JungleMail à concevoir leurs modèles et leur contenu, les rubriques consacrées à la reconnaissance et aux témoignages d’employés font partie des éléments pour lesquels les équipes nous indiquent le plus souvent que leurs collaborateurs y sont sensibles. C’est une lacune que vous pouvez combler en un seul envoi.
La reconnaissance devient une rubrique permanente, et non plus une opération mensuelle improvisée. Les collègues proposent des candidatures via un simple formulaire Microsoft Forms ; les candidatures sont ensuite enregistrées dans SharePoint, et un section de reconnaissance dynamique génère automatiquement chaque mention : l'étape franchie, l'anecdote et la photo de profil de l'employé, extraite directement de son profil Microsoft Entra ID. Un visage associé à un nom, à côté d'une réussite identifiée, sans que personne n'ait à courir après des photos par e-mail. Et lorsque l'édition est archivés dans SharePoint, les collègues peuvent « aimer » la page et y laisser des commentaires ; ainsi, un simple message de remerciement continue de susciter des félicitations longtemps après sa publication.
La qualité compte autant que la présence. Selon les cinq piliers définis par Gallup et Workhuman, la reconnaissance est la plus efficace lorsqu’elle est épanouissante, authentique, personnalisée, équitable et ancrée dans la culture d’entreprise. C’est également la formule vers laquelle nous guidons les équipes. Concrètement, dans une newsletter : le nom d’une personne, une contribution spécifique et une ligne expliquant en quoi cela a compté. “ Un grand merci à l’équipe financière ” ne répond à aucun de ces critères. “ Rasa a clôturé l’audit de fin d’année avec deux semaines d’avance, ce qui a permis de publier le budget du premier trimestre dans les délais ”, répond à tous ces critères, en 19 mots.
À surveiller. Le fait de constater que les candidats proviennent tous d'un même service ou d'un même niveau hiérarchique peut être perçu comme du favoritisme. Procédez à une rotation délibérée et confiez la sélection des candidats aux formulaires de nomination par les pairs. Cela permet de répartir à la fois la charge de travail et la crédibilité.
Envoyez moins, ciblez mieux. Les données sont d'une clarté réjouissante.
La nouvelle perspective la plus utile de l'année nous vient de Rapport Gallagher sur la communication interne 2026, qui s'appuie sur l'enquête « State of the Sector » menée auprès de plus de 1 300 professionnels de la communication et des ressources humaines dans 40 pays. Le ciblage est généralement présenté comme un outil permettant d’améliorer la pertinence. Les données de Gallagher montrent qu’il s’agit en réalité de bien plus que cela : un facteur de confiance. Les équipes dotées de solides capacités de segmentation font état d’une baisse significative de la lassitude de leur public, d’une réduction de la surcharge d’informations et d’un risque moindre pour la confiance accordée à la direction. Sans ciblage, les communicants ont tendance à recourir à la répétition et à une diffusion à grande échelle, ce qui ajoute du bruit au lieu d’élargir la portée.
Nous soutenons cette approche sans réserve. Forts de notre expérience dans la mise en place de solutions de newsletter internes aux côtés des équipes de communication d’entreprises du S&P 500 et de multinationales depuis 2011, notre première recommandation est presque toujours la même que celle de Gallagher : segmenter avant de se développer. Toutes les fonctionnalités qui en découlent, du contenu dynamique à l’analyse de données, fonctionnent mieux lorsqu’elles s’appuient sur une base ciblée.
Parmi les clients que nous avons aidés à mettre en place ce système, ceux qui comptent plus de 1 000 salariés ont tous fait le même choix : ils laissent les salariés faire leur sélection une seule fois, puis laissent le système se charger de l'appariement à chaque envoi. A Formulaire d'abonnement à SharePoint il prend en compte les thèmes, la fréquence et le langage propres à chaque personne. Les responsables de contenu attribuent à chaque publication d’actualités SharePoint une balise de type « Actualités », telle que RH, Informatique ou Communication. Une section de contenu dynamique SharePoint intégrée au modèle affiche alors uniquement les éléments correspondant aux préférences de chaque destinataire : une seule mise en page qui fonctionne comme des milliers de lettres d’information personnalisées, sans aucune liste à gérer.
Le contrôle qualité est visuel : l'aperçu de l'édition sous l'angle de différents destinataires montre que chacun reçoit des sections différentes, ce qui permet de vérifier la segmentation en quelques secondes au lieu de devoir la deviner. Et comme il n'existe pas d'heure d'envoi idéale pour tous, Fuseau horaire d'envoi effectue les livraisons pendant les horaires de travail locaux de chaque région, plutôt qu'à un moment fixe pour tout le monde.
En pratique : une seule newsletter, adaptée à chaque service. Un collaborateur de première ligne ne devrait pas avoir à faire défiler trois écrans d’actualités du siège pour trouver la modification de la politique relative aux horaires de travail qui le concerne. Segmentez par fonction, lieu d’affectation et langue avant d’ajouter quoi que ce soit d’autre à la feuille de route. Les collaborateurs le remarquent, et les données sur la confiance montrent qu’ils apprécient cette démarche.
Et parmi ces trois aspects, la langue est celui que les équipes reportent le plus souvent, et celui que les employés ressentent le plus. Une newsletter rédigée dans la langue maternelle de chacun élimine le fardeau quotidien, bien que discret, que représente le fait de devoir assimiler les actualités de l’entreprise dans une langue étrangère ; pour les équipes internationales et celles en contact direct avec la clientèle, cela fait souvent la différence entre une lecture superficielle et une compréhension réelle. Dans le cadre de notre collaboration avec des clients disposant d’un personnel multilingue, les versions linguistiques font partie des changements pour lesquels les équipes nous indiquent que les employés les remercient activement, ce qui constitue sans doute le signe d’engagement le plus fort qu’un canal interne puisse recevoir.
Les équipes créent une newsletter principale, puis y ajoutent versions linguistiques, puis de les traduire manuellement ou automatiquement à l'aide de DeepL, Gemini ou OpenAI. Chaque version est ensuite acheminée en fonction des conditions de diffusion, telles que le pays, le bureau ou tout autre attribut d'Entra ID. Ainsi, un collègue à Vilnius lit la version en lituanien tandis que son collègue à Lyon la lit en français, à partir du même envoi. Les auteurs et les validateurs travaillent également dans la langue de leur interface, de sorte que le programme multilingue ne dépend pas d’un seul éditeur bilingue.
À surveiller. Gallagher souligne que les équipes de première ligne sont stratégiquement négligées : les organisations dont le personnel est principalement composé d'employés de première ligne sont 1,3 fois plus susceptibles de percevoir un risque élevé pour leurs objectifs de communication. Si votre modèle de segmentation ne prend pas en compte les employés sans poste de travail fixe, il n'est pas encore abouti.
Faites de la newsletter un véritable échange
Les formats qui gagnent du terrain en 2026 sont ceux qui savent aussi bien écouter que s'exprimer, et leur mise en place est incroyablement peu coûteuse. Une question-flash intégrée, un sondage, une réaction en un clic : chacun de ces éléments transforme une publication de routine en un outil permettant de mesurer en temps réel le sentiment des utilisateurs. La véritable valeur ne réside pas dans l'augmentation de l'engagement en soi, mais dans le retour d'information direct et instantané que ces éléments génèrent sur les contenus et les décisions qui comptent le plus.
C'est également le moyen le plus rapide de combler ce déficit de mesure. Le rapport 2026 de Gallagher a révélé que 70% des équipes de communication interne ne mesurent que des indicateurs de base tels que les messages ouverts et les clics. Seules 16% mesurent des résultats tels que le sentiment. Seules 12% établissent un lien entre leur travail et l'impact sur l'activité. Une question intégrée au sondage « Pulse », posée de manière systématique, constitue le moyen le plus simple de rejoindre ce groupe des 16%, et elle commence à tracer une courbe de tendance dès le troisième mois. C’est également le point de départ que nous recommandons à toutes les équipes que nous accompagnons, quelle que soit leur taille : une question, à chaque édition, avant même la création d’un tableau de bord.
Un choix de conception que les équipes avec lesquelles nous travaillons soulignent souvent : la question figure directement dans la newsletter elle-même, et il suffit d'un clic depuis la boîte de réception pour y répondre, plutôt que de devoir cliquer sur un lien menant à un formulaire séparé. Enquêtes intégrées propose dix types de questions, allant d’un rapide sondage par emojis aux sondages par images en passant par des échelles de type eNPS, et les résultats des sondages sont directement intégrés aux mêmes analyses que les ouvertures et les clics. Les réponses peuvent être recueillies de manière anonyme, ce qui permet d’obtenir des réponses sincères. Et l’habitude que les équipes considèrent comme le facteur ayant le plus d’impact : publier les résultats dans la prochaine édition, afin que les collaborateurs voient que leur contribution porte ses fruits.
À surveiller. Pour obtenir des réponses sincères, il faut que les données soient collectées de manière anonyme. Si les réponses sont attribuées à des personnes, précisez-le d'emblée, sinon attendez-vous à recevoir des réponses polies plutôt que des données.
Rédigez vos messages à l'intention des responsables, et vous verrez qu'ils seront réellement compris
Le rapport Gallup de 2026 contient un avertissement et un indice majeur. L’avertissement : l’engagement des managers est passé de 31% en 2022 à 22% en 2025, et Gallup attribue la majeure partie de la baisse mondiale de l’engagement à cette chute. L'indice : les managers constituent le maillon de transmission qui transforme la stratégie en priorités et le changement en habitudes. Soutenez-les, et chaque message portera plus loin. Dans cette même étude, les organisations appliquant les meilleures pratiques ont enregistré un taux d'engagement des cadres de 79%., soit près de quatre fois la moyenne mondiale ; le plafond est donc véritablement élevé.
En ce qui concerne le contenu de la newsletter, la conclusion est d’ordre pratique, mais presque personne ne la met en application : considérez les managers comme votre segment de public le plus important. L’édition destinée à l’ensemble du personnel informe les collaborateurs de ce qui se passe. Une brève section destinée aux managers indique aux chefs d’équipe comment exploiter ces informations : les points à aborder, les questions susceptibles d’être posées, la mesure à prendre lors de la prochaine réunion d’équipe. La visibilité au niveau des services permet d’en faire une édition unique, et non une deuxième newsletter.
Parce que les spectateurs viennent directement de Microsoft Entra ID, sans fichiers CSV ni répertoire distinct, une section “ réservée aux responsables ” n’est qu’une condition de visibilité supplémentaire appliquée à un bloc de contenu : les chefs d’équipe voient les points à aborder, tandis que tous les autres voient la version qui ne les contient pas. Et comme l’attention des responsables est la ressource la plus rare dans l’entreprise, le contenu partagé Calendrier des communications évite que les services RH, informatique et communication n'accumulent leurs envois le même lundi matin.
Les contenus consacrés au leadership s'imposent selon le même principe. Une note de direction expliquant une décision, y compris les compromis qui ont été faits, renforce davantage la confiance qu'un récapitulatif trimestriel des faits marquants. Supprimez les mises à jour qui ne font que démontrer une activité, et conservez celles qui expliquent une décision.
Mesurez vos résultats et profitez de votre place parmi les 121 premiers du classement TP3T
Voici une situation rare dans le B2B : la barre est basse, la méthode est connue, et la récompense, c’est une place à la table des décisions stratégiques. Les données de Gallagher montrent que seules 12% des équipes IC établissent un lien entre leur travail et l’impact commercial, ce qui signifie que celles qui le font se démarquent immédiatement. Gallagher met également en garde contre un piège à éviter : parmi les équipes peu matures, la direction demande le plus souvent des indicateurs d’activité et d’audience, ce qui pousse les équipes à optimiser les clics, ce qui incite la direction à continuer de demander des clics. Leur conseil : arrêtez de compter les clics ; commencez à compter ceux que vous n’atteignez pas. Nous donnons le même conseil aux équipes, et nous avons constaté que cela changeait la donne : dès qu’une équipe de communication montre à la direction quels segments ne sont pas atteints, au lieu de lui présenter un énième graphique sur les taux d’ouverture, le service cesse de rendre compte de l’activité et commence à éclairer les décisions.
Les équipes qui prennent de l'avance ont en commun un modèle de reporting à quatre niveaux :
Considérez l'audience par segment, et non de manière globale. Un taux d'ouverture global satisfaisant peut masquer un segment de première ligne dont les destinataires n'ouvrent pratiquement jamais les e-mails. L'identification de ce segment « non lu » constitue un constat, et y remédier représente un succès tangible.
Le comportement, pas l'attention. Les personnes qui devaient s'inscrire, signer ou participer l'ont-elles réellement fait ? Les données au niveau des clics permettent de répondre à cette question, contrairement au nombre total de pages vues.
Le sentiment représenté sous forme de courbe de tendance. Une question qui revient souvent. Au bout de trois mois, vous disposez d’un indicateur de performance (84%) dont la plupart des équipes ne disposent pas.
Un chiffre qui fait déjà le bonheur des dirigeants. Taux de fidélisation, résultats d'enquêtes, adoption d'un changement. Il suffit de lier un programme de newsletter à un indicateur clé de performance, d'en rendre compte chaque trimestre, et le ton des discussions budgétaires s'en trouve modifié.
Le schéma de reporting ci-dessus correspond directement à Analyse de JungleMail. L’analyse basée sur les profils ventile les ouvertures, les clics et le temps de lecture par rôle, service et lieu, à partir des données extraites de l’annuaire, ce qui correspond exactement à la vue “ qui ne parvenons-nous pas à atteindre ” que, selon Gallagher, les équipes devraient mettre en place. Les cartes de clics et les parcours de navigation montrent ce que les utilisateurs ont fait, et pas seulement s’ils ont consulté la page. Les tendances comparent les périodes, de sorte que l’évolution du sentiment s’affiche sous forme de courbe et non plus de simple point. Et toutes les données peuvent être exportées au format CSV ou vers Power BI, ce qui permet d’intégrer les chiffres trimestriels destinés à la direction dans le tableau de bord que celle-ci consulte déjà. La confidentialité reste configurable à tous les niveaux : la pseudonymisation, les délais de conservation et la collecte anonyme des sondages sont des paramètres configurables au niveau du tenant.
La composition du contenu corroborée par les données disponibles
Chaque ligne correspond à une décision que vous pouvez prendre ce trimestre, accompagnée des éléments factuels qui la justifient.
| Décision relative au contenu | Les éléments de preuve | La pratique |
|---|---|---|
| Reconnaissance en tant que section permanente | Gallup-Workhuman : engagement multiplié par 3,7, taux de rotation du personnel réduit de 45% | Une section « Créateurs » enregistrée, alimentée par une liste SharePoint de nominations par les pairs. Nom de la personne, contribution spécifique, justification métier. |
| Une question « Pulse » par numéro | Gallagher : seules les mesures 16% évaluent le sentiment ; les questions intégrées permettent d'obtenir davantage de réponses, qui sont en outre plus sincères. | Un sondage intégré, avec la même question chaque mois, dont les réponses sont recueillies de manière anonyme. Les résultats seront publiés dans le prochain numéro. |
| Ciblage au niveau des sections | Gallagher : la segmentation réduit l'épuisement professionnel, la surcharge de travail et les risques liés à la confiance | Préférences d'abonnement et balises de type d'actualité alimentant une rubrique dynamique. Rôle, lieu, langue. Priorité aux acteurs de première ligne. |
| Un seul message, dans toutes les langues | Gallagher : les personnels de première ligne et les travailleurs internationaux constituent les publics les plus défavorisés | Versions linguistiques avec traduction automatique, acheminées en fonction d'un attribut Entra ID tel que le pays ou le site. |
| Points à aborder par le responsable | Gallup : engagement des cadres à 22%, meilleures pratiques à 79% | Un bloc de contenu réservé aux responsables via la visibilité Entra ID : contexte, questions susceptibles d'être posées, une action. |
| Décisions concernant les annonces | Gallagher : un volume élevé de communications augmente le risque lié à la confiance envers les dirigeants | Expliquez pourquoi et quels sont les compromis. Utilisez le calendrier partagé pour éviter les envois qui se chevauchent. |
| Rapports sur l'audience par segment | Gallagher : la mesure 70% ne porte que sur les résultats ; les personnes non atteintes constituent le constat. | Analyses basées sur les profils, par service et par site. Indiquez qui n'a pas ouvert le message avant ceux qui l'ont fait. |
Des réponses rapides pour les équipes de communication très occupées
JungleMail s'intègre à votre environnement Microsoft 365. Réservez une brève démonstration pour découvrir comment les sections de reconnaissance, la segmentation basée sur les préférences, les sondages instantanés intégrés et les analyses “ Qui ne parvenons-nous pas à atteindre ? ” s'articulent entre eux, sans qu'il soit nécessaire de gérer manuellement des listes de contacts ni d'effectuer une synchronisation distincte.
Ce rapport s'appuie à la fois sur des études indépendantes récentes et sur les enseignements que nous avons tirés de notre collaboration avec les clients de JungleMail : nous avons travaillé avec eux sur leurs modèles et messages personnalisés, et les équipes de plus de 550 organisations nous ont fait part de ce qu'elles jugent le plus pertinent et de ce qui, selon elles, fonctionne le mieux. Ces conclusions sont le fruit de cette collaboration et ne proviennent pas d'une analyse du contenu ou des données des clients. Chaque statistique externe renvoie à une étude clairement identifiée, dont l'échantillon est précisé.
- Gallup, « État des lieux du monde du travail à l'échelle mondiale 2026 » (141 444 personnes interrogées ayant un emploi, dans plus de 140 pays)
- Gallup & Workhuman, programme de recherche sur la reconnaissance au travail
- Gallagher, Rapport sur la communication interne 2026 / État du secteur 2025/26 (plus de 1 300 professionnels de la communication et des ressources humaines, dans 40 pays)
- Modèles de réussite client, élaborés en collaboration avec les clients de JungleMail, EnovaPoint, 2024-2026