Une communication efficace avec les employés est l'épine dorsale de toute entreprise prospère. Une entreprise peut prospérer dans un environnement de travail hybride si la communication est solide. Que faut-il pour cela ? Nous pouvons commencer par la communication des employés entre eux, les formats de communication que l'entreprise choisit d'adapter et, enfin, la fluidité et la clarté de la communication à l'échelle de l'entreprise. Nous espérons que les six conseils suivants vous aideront dans votre démarche de communication interne dans un environnement de travail hybride.
Une communication efficace nécessite une stratégie
Planifiez le fonctionnement de la communication dans votre entreprise. Lorsque nous répartissons les employés entre le bureau et les environnements distants, il est essentiel d'élaborer une stratégie.
Il existe deux modes de communication hybride : synchrone et asynchrone. Lors de l'élaboration d'un plan de communication, veillez à équilibrer ces modes. Pour commencer par le mode synchrone, ce type de communication se produit lorsque vous transférez un message. Il nécessite donc une réponse immédiate. Les exemples de communication synchrone sont les appels téléphoniques, les vidéoconférences, les massages instantanés, etc. Ce mode de communication a tendance à être oublié dans les équipes hybrides, mais ne doit pas être évité. Ce mode de communication a tendance à être oublié dans les équipes hybrides, mais il ne doit pas être évité. Le mode synchrone est également idéal pour renforcer les liens au sein de l'équipe !
En ce qui concerne la communication asynchrone, nous devons discuter du délai entre la réception d'un message et la réponse à ce message. Ce mode de communication ne se déroule pas en temps réel. Il fonctionne donc lorsque nous voulons éliminer la pression d'une réponse instantanée. Nous parlons de courrier électronique, de fax, de documents partagés, d'outils de collaboration, etc. Utilisez la communication asynchrone pour traiter des informations de qualité. En utilisant ce mode, vous fixez des délais raisonnables pour donner suite à un message envoyé et apporter une réponse qui peut nécessiter plus de temps ou des ajustements. En outre, certaines informations doivent être assimilées avant d'agir.
Pour déterminer votre stratégie de communication hybride, demandez à vos équipes ce qui fonctionne le mieux pour elles. Voici quelques idées pour répondre à ces questions :
- Quel est le moyen le plus pratique pour communiquer avec vos coéquipiers ?
- Choisissez-vous votre mode de communication en fonction du fait que la personne que vous souhaitez contacter travaille au bureau ou à distance ?
- Comment communiquez-vous les informations importantes concernant le travail ?
- Quels sont les outils de communication les plus pratiques ? Dans quelles situations ?
Les différents messages requièrent des formats différents
Une réunion n'est pas toujours la solution. Pour obtenir les meilleurs résultats, choisissez le canal de communication approprié. C'est essentiel lorsque vous travaillez dans un environnement hybride.
Bien entendu, la communication en face à face est plus que jamais essentielle. Par conséquent, des réunions fréquentes sont recommandées et indispensables en cas d'embauche d'un nouveau membre de l'équipe. Pour que les nouveaux membres de l'équipe se sentent intégrés et s'adaptent en douceur à l'entreprise, ils doivent savoir avec qui ils travaillent. En outre, s'il y a quelque chose d'urgent ou qui nécessite une discussion/un retour d'information immédiat, il faut sans aucun doute organiser une réunion ! Cependant, les réunions ne sont pas toujours efficaces ; nous allons vous expliquer pourquoi.
Par exemple, si vous souhaitez vérifier l'état d'avancement d'un projet avec un responsable, il est préférable d'utiliser la plateforme de messagerie pour obtenir une réponse plus rapidement plutôt que d'attendre qu'il réponde à votre courriel ou qu'il prenne le temps d'organiser une réunion. Vous avez besoin de quelque chose d'urgent de la part de votre fournisseur ? Passez un coup de fil. Vous souhaitez envoyer un relevé mensuel ? Pourriez-vous l'envoyer par courrier électronique ? Pensez non seulement au contenu, mais aussi à la conception ; la mise en page est essentielle pour inciter les employés à s'engager dans quelque chose de significatif.
Oui, à la communication visuelle
Les communicateurs adoptent de plus en plus de canaux en ligne, de sorte que la communication visuelle gagne également en importance. Les gens ont tendance à s'intéresser davantage aux images qu'aux textes.
Les applications de messagerie, les intranets et les outils de newsletter sont conçus pour être utilisés avec des visuels. Concentrez-vous davantage sur les photos qui attirent l'attention, créez des designs uniques, présentez des informations à l'aide d'infographies et n'oubliez pas le contenu vidéo. La communication visuelle est le moyen le plus rapide de partager des informations car, en tant qu'êtres humains, nous reconnaissons d'abord les choses en images. Ainsi, la plupart d'entre nous réagissent plus rapidement aux images qu'aux textes. La communication visuelle permet de gagner du temps dans le traitement de l'information et de clarifier le message que nous voulons transmettre. En outre, l'utilisation de visuels dans la communication interne crée une cohérence de l'image de marque des employés ; cela peut aider les membres du personnel à comprendre l'identité de l'entreprise dans laquelle ils travaillent et leur rappeler les valeurs fondamentales qu'une entreprise veut que ses employés respectent.
Choisir le bon ton
La connaissance de votre ton est particulièrement importante dans un lieu de travail hybride. La raison en est qu'une grande partie de la communication se fait en ligne, ce qui signifie une communication sans expressions faciales ni gestes de la main.
Contrairement à une conversation en face à face, une conversation en ligne peut nous amener à nous interroger sur l'intention ou le ton d'une personne lorsque le message n'est écrit que sur nos écrans. Veillez à ce que votre communication soit claire et empathique. Une entreprise doit réfléchir aux moyens de partager les meilleures pratiques en matière de ton de voix dans la communication écrite afin que chacun sache ce que l'on attend de lui et comment communiquer de manière efficace et respectueuse dans les équipes et les messages privés. De cette manière, votre entreprise peut établir un cadre basé sur les valeurs de l'entreprise et permettre aux employés de travailler efficacement, même à distance. Les lignes directrices en matière de communication permettent une transparence totale entre les équipes.
Reconnaître les autres. C'est important
Le fait que les gens ne se rencontrent pas souvent au bureau complique également la reconnaissance des employés. Cela ne signifie pas qu'il faille oublier cet aspect. C'est même tout le contraire.
Pour une communication efficace avec les employés, il est essentiel de donner la priorité à la reconnaissance des employés et de prévoir des moyens numériques pour y parvenir. Les membres de l'équipe ont besoin de recevoir un retour d'information motivant non seulement de la part de leurs chefs d'équipe en tête-à-tête, mais aussi d'être reconnus publiquement. Pourquoi est-ce si important ? Parce que cela aide considérablement les employés à se sentir plus liés à leur organisation et récompensés pour les résultats qu'ils obtiennent lorsqu'ils font des efforts supplémentaires. Cependant, n'oubliez pas d'écouter chaque employé et de comprendre ses préférences en matière de reconnaissance. Si certains apprécient la reconnaissance publique, d'autres préfèrent la recevoir personnellement. Dans le cas d'un lieu de travail hybride, veillez à ce que tous les employés soient remerciés sur les canaux numériques. Remarque importante : la reconnaissance des employés ne doit pas se faire un jour seulement, mais tout au long de l'année. L'une des solutions pour rendre la reconnaissance durable est d'établir un programme de récompense.
Apurement sur les clarifications
Le passage de la communication à l'espace numérique signifie que certaines choses peuvent se perdre dans la traduction. Il est essentiel de se documenter pendant une réunion, même à distance.
Les propos tenus lors de la réunion en ligne peuvent être mal entendus ou mal compris, et si l'employé n'est pas présent à la réunion, il doit se fier à des informations de seconde main, qui peuvent être mal interprétées. Une solution ? Forcer la pratique de la prise de notes et de la documentation d'une réunion. Cela peut sembler démodé, mais cela fonctionne lorsque des informations essentielles sont mises par écrit et partagées ensuite avec les participants à la réunion dans le cadre d'un suivi. Réfléchissez aux formats appropriés pour partager les détails de la réunion ; il peut s'agir de Slack, d'un courriel ou d'une lettre d'information s'il y a des informations supplémentaires que vous souhaitez partager avec les notes de réunion. De cette façon, tous les membres de l'équipe peuvent être sûrs de ne manquer aucune information précieuse.
Maintenant que vous en savez plus sur la communication efficace avec les employés, nous espérons que la série de blogs sur le travail hybride vous a été utile ! Retrouvez tous les articles depuis le début :
- Le travail hybride : Avantages et défis du futur lieu de travail
- Comment faire du travail hybride une réussite ?
- 6 conseils pour une communication efficace entre employés sur un lieu de travail hybride
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