La raison principale pour laquelle les utilisateurs de SharePoint n'accordent pas beaucoup d'attention aux noms de fichiers SharePoint peut être résumée en un seul mot : Métadonnées. Comme SharePoint nous permet de décrire chaque propriété d'un document dans les métadonnées de sa colonne séparée, nous considérons que le nom du fichier lui-même n'a pratiquement aucune signification.
Mais ce n'est pas vrai.
Dans la plupart des cas, le nom du fichier reste le principal identifiant du document dans la bibliothèque SharePoint. En outre, il permet d'ordonner correctement les éléments, de simplifier le processus de gestion quotidienne et de rendre l'expérience de l'utilisateur final plus agréable.
En outre, une fois qu'un document se trouve en dehors de votre environnement SharePoint, par exemple lorsque vous l'envoyez et le recevez de clients externes par courrier électronique, toutes les informations relatives aux métadonnées deviennent plus difficiles d'accès ou se perdent complètement. Il ne reste plus que le nom du document.
A ce nouveau poste de notre Série de bonnes pratiques pour la gestion des documents SharePoint, Je vais discuter de quelques règles et idées sur la façon de nommer les documents pour renforcer votre système d'automatisation des documents SharePoint. Alors, restez dans les parages !
Planifier la gestion des documents SharePoint
1. Analyser les documents existants. Déterminer les types de documents, leurs propriétés ;
2. Créer une structure de type de contenu flexible et facilement extensible ;
3. Choisir où et comment stocker les documents dans SharePoint ;
4. Créer des champs, des sites, des bibliothèques et des listes. Ajouter des types de contenu ;
5. Prévoir les autorisations ;
6. Définir et automatiser le nommage des documents SharePoint ;
7. Unifier l'emplacement des modèles de documents ;
8. Distribuer le contenu dans des fichiers plus petits ;
9. Automatisation des documents SharePoint ;
10. Optimiser les vues et les bibliothèques ;
Étape 6. Définir et automatiser le nommage des documents SharePoint.
Il est simple de comprendre la nécessité d'une politique de dénomination : En l'absence d'une telle politique, lorsqu'il s'agira de nommer un nouveau fichier, chaque employé le fera en fonction de ce qu'IL pense être le meilleur, ce qui signifie que les fichiers seront nommés de multiples façons différentes. Cette rupture d'unité génère non seulement de la confusion, mais aussi de l'imprévisibilité. les niveaux de risque à l'entreprise.
Il est certain qu'une politique de nommage des documents SharePoint bien pensée peut aider à optimiser la recherche SharePoint, améliorer l'expérience de l'utilisateur, organiser et filtrer les fichiers, et maintenir une performance saine de l'environnement.
C'est pourquoi j'ai élaboré 5 règles globales pour le nommage des documents SharePoint. Jetez-y un coup d'œil :
Règle #01 : choisir des données de nom de fichier uniques
La première étape du nommage SharePoint consiste à définir les données qui seront incluses dans la structure du nom de fichier. Puisque nous parlons de SharePoint, cela signifie qu'il faut sélectionner les métadonnées les plus importantes à mettre en évidence. Qu'est-ce qui fait que l'information est plus importante dans ce scénario ? Il y a deux points à prendre en considération :
Point #1 : Les informations importantes doivent faire en sorte que les noms de fichiers des documents soient liés mais aussi UNIQUES entre eux ;
Par exemple : si vous avez un grand nombre de documents de vente ou de projet dans une bibliothèque, comme des factures, des devis, l'assurance qualité, etc. Envisagez d'ajouter au nom du fichier une brève description ou une abréviation du “type” de document, comme INV - pour les factures, QN - pour les devis, ou QA - pour l'assurance qualité, suivie également du nom du client et du numéro d'identification du document. De cette manière, tous les documents peuvent être reliés entre eux, mais chaque fichier reste unique.
Incorrect
- Contoso-Invoice1.pdf
- Quality-Assurance-Document-Contoso-5.pdf (en anglais)
- Contoso_ClientQuotation.pdf
Correct
- INV-Contoso-01.pdf
- QA-Contoso-05.pdf
- QN-Contoso-01.pdf
Point #2 : Les informations importantes doivent permettre d'optimiser les processus quotidiens impliquant les documents (par exemple, le tri, le filtrage et la recherche).
Dans la plupart des cas, nous recommandons d'inclure dans la structure de noms des séquences de documents uniques, comme le numéro de document ou l'identifiant du client. Cela peut vous aider à organiser les fichiers de manière plus structurée et à les retrouver plus rapidement en cas de besoin.
Incorrect
- Devis-2015-NouveauDocument.pdf
- ProjectContoso-SponsorshipProposal-V1Draft.pdf (en anglais)
- Contoso_Group_Germany_Office-Quotation.pdf
Correct
- QN-15-0001.pdf
[Type + Année + ID du document]
- P023-SP-V01_1.pdf
[ID du projet + Type + Version du projet]
- CL204320-QN.pdf
[ID du client + Type]
Ces deux points peuvent varier considérablement en fonction du scénario concerné. Ce n'est qu'en procédant à des essais que vous trouverez une solution optimale pour chaque cas. Concentrez-vous sur la quantité d'informations utilisées : juste assez d'éléments pour identifier rapidement le document et permettre des recherches précises et spécifiques, mais pas trop pour ne pas compromettre le temps de recherche avec des données inutiles.
Incorrect
- Facture-Contoso.pdf
Pas assez d'informations
- Devis-Client_Contoso-2015-n2-Version2.pdf
Contient des informations inutiles
Correct
- INV-Contoso-0125.pdf
- QN-Contoso-15-002-V02.pdf
Règle #02 : faire court
Comme je l'ai déjà mentionné, le nom de fichier doit être aussi court que possible sans perdre son potentiel d'identification et de recherche. En outre, les noms de fichiers plus longs prennent plus de temps à lire et à mémoriser. Étant donné que SharePoint inclut les noms de fichiers dans leurs URL, un long nom de fichier générera un long chemin d'accès au fichier SharePoint, ce qui compliquera le partage par courrier électronique. De plus, l'excès de données peut ralentir les performances de l'environnement.
Il existe de nombreuses façons de réduire la taille d'un nom de fichier : Commencez par remplacer les mots répétitifs par des préfixes ou des abréviations (par exemple, DRG pour les dessins) et mettez en place une convention de versionnement (par exemple, v. 01, 02 représente les versions principales des documents, et v.01_01, 02_01 représente respectivement les versions préliminaires de chaque version principale).
Incorrect
- ProjetContoso-Drawings4-FinalVersion.pdf
- Université d'Allemagne - Payment-2014-Draft1.pdf
Correct
- P025-DRG-004-V01.pdf
[ID du projet + Type + ID du document + Version finale].
- UniGER-PAY-V01_01.pdf
[Client + Type + Version provisoire]
Évitez d'utiliser des espaces dans les noms de fichiers. SharePoint ne peut pas les inclure dans les URL ; il remplace alors chaque espace par “ ”, ce qui rend le chemin d'accès au fichier difficile à lire. Par conséquent, utilisez le tiret (-) pour délimiter chaque élément distinct, et le trait de soulignement (_) pour séparer plusieurs mots au sein d’un même élément. Vous pouvez également mettre la première lettre de chaque mot en majuscule.
Incorrect
- Contoso group invoice 1.pdf
URL= …\Contosogroupinvoice1.pdf
- JungleMail SharePoint 2013 Version d'essai V.3.pdf
URL= …\JungleMailSharePoint2013TrialVersionV.3.pdf
Correct
- ContosoGrp-INV-01.pdf
URL= ...\NContosoGrp-INV-01.pdf
- JungleMail_SP13-Trial-V03.pdf
URL= ...\NJungleMail_SP13-Trial-V03.pdf
Règle #03 : définir l'ordre des données
L'ordre des éléments présents dans le nom du fichier peut être un point critique pour le succès d'un système de gestion documentaire. Il interviendra non seulement dans la manière dont les documents sont stockés et visualisés, mais aussi dans la manière dont ils sont recherchés. Cependant, deux points doivent être pris en compte ici :
Point #1 : Les éléments du nom de fichier doivent être classés en fonction de leur niveau de détail : du plus général au plus spécifique. C'est plus logique.
Point #2 : Les éléments du nom de fichier ayant le même niveau de détail doivent être classés en fonction de leur importance dans le processus de recherche. En outre, l'élément le plus recherché doit être placé en premier.
Incorrect
- Version2-Proposition de parrainage-Contoso.pdf
- 3Trimestre-2015-Contrat_de_partenariat-EnovaPoint.pdf
Correct
- SP-Contoso-V02.pdf
[Le type est plus général / La version est plus spécifique]
- EnovaPoint-PCT-Q3-15.pdf
[Le client est plus important pour la recherche]
Une fois encore, le processus doit varier en fonction du profil des documents concernés et de l'objectif de leurs conteneurs. Il est nécessaire de considérer chaque bibliothèque/liste SharePoint, ou chaque dossier, séparément afin que la recherche et le tri des documents soient optimaux.
Mais voici quelques idées qui peuvent vous aider. Tout d'abord, n'utilisez jamais de numéros inférieurs à 2 chiffres. C'est très important pour maintenir l'ordre numérique des fichiers lorsqu'ils sont triés par nom. Il ne fait aucun doute qu'il faut toujours ajouter un zéro devant les chiffres de 0 à 9. Cela semble évident, je sais, mais à un moment ou à un autre, cela vous échappera.
Il en va de même pour les dates : elles sont toujours présentées sous la forme d'un nombre à 8 chiffres et d'avant en arrière, c'est-à-dire selon le schéma suivant : “AAAAMMJJ” (Année, Mois, Date) pour garantir un affichage chronologique correct. Si vous incluez le numéro d'identification du document dans le nom du fichier, vous devez toujours tenir compte de la rotation des documents de votre entreprise. Par exemple, s'il est de l'ordre de 100 000, un suffixe à 3 chiffres ne suffira pas. Dans ce cas, commencez par le numéro “000001” et poursuivez à partir de là.
Incorrect
- QualityAssurance-Contoso-07-04-2015WorkOrder.pdf
- Fev_10_2015-MarketingMeeting.pdf
- JungleDocs_Trial-John_Smith-n120.pdf
Correct
- QA-WO-Contoso-20150407.pdf
[Type + Type2 + Client + Date]
- 20150210-Mktg-MTG.pdf
[Date + Département + Type]
- SmithJohn-JD_Trial_00120.pdf
[Nom + Produit + Version]
Règle #04 : plan à usage externe
Il est clair que toutes ces politiques de dénomination sont destinées à soutenir les métadonnées déjà présentes dans le document SharePoint. C'est pourquoi toutes les données ne doivent pas nécessairement être insérées dans le nom.
Mais que se passe-t-il lorsque les fichiers doivent quitter l'environnement SharePoint ? En effet, nous ne pouvons plus compter sur le fait que toutes les métadonnées et la structure des dossiers de SharePoint soient visibles ou faciles d'accès. Un fichier peut perdre son contexte et vous pouvez le perdre dans la structure du document.
C'est pourquoi il est important de planifier différemment les noms de fichiers pour les documents destinés à être partagés par courrier électronique ou sur des appareils portables. Les règles “Faire court” et “Définir l'ordre des données” peuvent être appliquées de la même manière. Ce qui change, c'est la sélection des données, qui doivent contenir plus d'informations.
Cependant, une excellente façon de le faire est de dissoudre un structure hiérarchique des dossiers et en intégrant les données dans le nom de fichier du document. Cela permet non seulement de réduire le nombre de niveaux de dossiers dans la gestion des documents en général, mais aussi de rendre la recherche et l'identification plus précises.
Incorrect
- .../JungleDocs/Documentation/Report/ExportSPLists.pdf
- .../SalesDocs/Quotations/Clients/Contoso/151002.pdf
- .../EnovaPoint/Site/Blog/Articles/DocManagPart02.pdf
Correct
- .../JungleDocs/JD_DOC-Report-ExpSPLists.pdf
• …/Sales/QN-Contoso-20151002.pdf
- .../EnovaPoint/Blog-ART-DocManagP02.pdf
Règle #05 : appliquer la politique et automatiser
Le dernier point que je souhaite aborder à propos du nommage des documents SharePoint est que, même si vous disposez d'une politique de nommage pratique, il faut que tout le monde la respecte. Bien que cela puisse être une tâche difficile à réaliser. Comme nous l'avons vu précédemment, chaque conteneur a ses propres conventions, et tout le monde n'est pas familier avec tous les détails impliqués. C'est pourquoi nous recommandons vivement d'automatiser ce processus.
Vous pouvez automatiser le processus de remplissage des métadonnées à l'aide des fonctionnalités de SharePoint. Utilisez une combinaison de valeurs de colonnes par défaut et de validation de colonnes pour vous assurer que vos documents ont un ensemble correct de propriétés.
Cependant, vous ne pouvez pas effectuer ce même processus facilement pour la colonne Titre. Pour cela, vous pouvez utiliser des outils tiers. Naturellement, pour nous, il s'agit de JungleDocs. Il permet de nommer les documents à l'aide de formules, ce qui signifie que vous pouvez spécifier le modèle que JungleDocs doit suivre et qu'il nommera vos documents en conséquence. Pratiquement tous les types de noms sont possibles, cela dépend seulement de la complexité de la formule que l'on peut écrire avec succès.
Une fois que nous l'aurons mis en place, chaque nouveau document sera nommé automatiquement et les préfixes seront définis correctement sans que vous ayez à vous en préoccuper. Vous pouvez définir automatiquement les valeurs des autres colonnes de la même manière, de sorte que vous n'avez pas à vous préoccuper du nom des documents.
Merci d'avoir suivi cette série de blogs, et restez en contact avec le prochain article sur la gestion du contenu des documents !
Automatisez vos documents SharePoint
Essayez gratuitement l'automatisation des documents JungleDocs !
Démarrage libre