Dans le cadre de notre série sur la gestion des documents, nous abordons le sujet du contenu des documents lui-même. Je vais vous expliquer comment vous pouvez gérer efficacement le contenu des documents et garantir un environnement ordonné. La première idée qui vient à l'esprit est que la façon dont nous gérons le contenu des documents n'a pas d'importance, tant que les documents eux-mêmes sont faciles à trouver. Cependant, la façon dont vous choisissez de gérer le contenu des documents affecte directement la façon dont votre système de gestion de documents SharePoint est construit, et peut même limiter ou étendre les possibilités de la gestion de documents. Découvrez deux façons de stocker les modèles de documents SharePoint !
Planifier la gestion des documents SharePoint
1. Analyser les documents existants. Déterminer les types de documents, leurs propriétés ;
2. Créer une structure de type de contenu flexible et facilement extensible ;
3. Choisir où et comment stocker les documents dans SharePoint ;
4. Créer des champs, des sites, des bibliothèques et des listes. Ajouter des types de contenu ;
5. Prévoir les autorisations ;
6. Définir et automatiser le nommage des documents SharePoint ;
7. Unifier l'emplacement des modèles de documents ;
8. Distribuer le contenu dans des fichiers plus petits ;
9. Automatisation des documents SharePoint ;
10. Optimiser les vues et les bibliothèques ;
Étape 7. Unifier l'emplacement des modèles de documents.
La première chose à faire est de jeter un coup d'œil au plan de votre système de gestion des documents (que vous avez, je l'espère, préparé à l'avance) et de prendre note de tous les différents documents que vous stockez ou générez dans vos sites SharePoint. Cela vous permettra de décider du type de modèles à utiliser.
D'une manière générale, les modèles ne doivent contenir que le contenu et le formatage les plus courants. Cela signifie qu'aucune information réelle concernant les clients ou les services ne doit figurer dans le modèle.
Pour nous, à EnovaPoint, un modèle idéal est juste une mise en page pour de nouveaux documents qui montre où nous devons insérer toutes les données, comme les détails des clients, les descriptions des produits ainsi que les listes de prix. Comment pouvons-nous faire cela ? Nous répartissons tout le contenu dans des fichiers plus petits et nous assemblons de nouveaux documents en fusionnant ces fichiers plus petits. Je reviendrai sur ce point à l'étape suivante.
Vous devez stocker les modèles à un seul endroit. Si vous utilisez des types de contenu pour créer des documents dans SharePoint, vous pouvez stocker tous les modèles dans une seule bibliothèque SharePoint et simplement assigner un modèle au type de contenu requis pour l'utiliser dans la bibliothèque requise. Cette méthode présente de nombreux avantages par rapport à la méthode par défaut modèle de type de contenu ou de choisir d'en télécharger une nouvelle :
- Vous pouvez vous assurer que vous n'utilisez que la dernière version du modèle ;
- Vous pouvez facilement rechercher et migrer des modèles ; vous pouvez même effectuer un simple glisser-déposer dans la vue Explorateur pour les déplacer tous ;
- Vous pouvez déterminer qui peut modifier les modèles en gérant les éléments suivants autorisations en un seul endroit et vous pouvez ainsi facilement contrôler qui travaille avec les modèles.
Bien entendu, dans certains cas, le fait d'avoir une seule bibliothèque pour votre ferme SharePoint ne fonctionnera pas. Dans ce cas, notre suggestion reste généralement la même : vous devriez créer et gérer un emplacement séparé pour tous les documents “système” pour votre collection de sites au moins. Vous devriez avoir un site séparé pour les modèles et autres éléments de votre système de gestion de documents SharePoint qui y sont stockés en toute sécurité.
Étape 8. Répartir le contenu dans des fichiers plus petits.
Les modèles et la distribution de contenu sont étroitement liés car, à un moment donné, vous devrez insérer le contenu distribué dans les modèles, sinon tout cela n'a aucun sens. En parlant de distribution de contenu, je veux dire que tout le contenu réutilisable possible devrait avoir son propre emplacement de stockage séparé.
Prenons l'exemple suivant :
Nous devons faire des propositions à nos clients, et en fonction de leurs besoins et des produits que nous proposons, le document final se présente différemment. Cependant, il existe de multiples façons de procéder, et nous allons analyser deux approches opposées.
Méthode #1
Nous pouvons essayer de créer toutes les variantes possibles de la proposition finale, de sorte qu'une fois que nous en avons besoin, il nous suffit d'en prendre une toute prête, de remplir les informations relatives au client et de l'envoyer.
Cela semble simple et ne demande pratiquement aucun effort une fois mis en œuvre, mais cela pose de nombreux problèmes. Le plus important d'entre eux est probablement l'effort que vous devez fournir pour que tout soit à jour. Plusieurs types de propositions peuvent contenir du texte sur le produit spécifique, et lorsque celui-ci change, tous les documents doivent être mis à jour séparément, ce que personne ne fait jamais. Ils ne sont mis à jour que lorsque c'est absolument nécessaire.
L'autre grande préoccupation à ce stade est l'évolutivité : si un nouveau produit est introduit, de nombreux types de propositions différents pourraient devoir être créés simultanément, ce qui augmenterait de manière exponentielle la quantité de “modèles”. En fait, cela ne peut jamais être une bonne chose. À un moment donné, personne ne saura lequel d'entre eux est le bon document.
Méthode #2
Plutôt que d'avoir des documents prêts à l'emploi pour chaque situation, nous suggérons de les construire à la volée. J'ai déjà parlé brièvement du contenu des modèles. Les modèles doivent contenir exclusivement le contenu nécessaire à toutes les variantes possibles du document final. Par exemple, supposons que ma proposition se compose des chapitres suivants : Page de titre contenant des informations sur l'entreprise et le client, Introduction sur ce qui est proposé, Détails réels de la proposition, et une Conclusion” comme des témoignages de clients ou des listes de prix, en fonction de la situation.
“Le mot clé est ”selon" : si l'on y regarde de plus près, chaque partie de la proposition varie. Quel est le contenu mutuel à ce stade ? Dans mon cas, il s'agit simplement de la page de titre. Et c'est exactement à cela que ressemble mon modèle : une page de titre avec un en-tête et un pied de page, quelques espaces réservés pour les informations sur le client et les détails de la proposition. Nous stockons tout le reste dans des fichiers séparés dans d'autres bibliothèques.
Cette méthode présente de nombreux avantages par rapport à la première :
- Il réduit considérablement le nombre de documents dont il faut s'occuper ;
- Chaque élément d'information ne se trouve qu'à un seul endroit, ce qui signifie qu'une seule mise à jour est nécessaire pour maintenir un sujet à jour ;
- Le stockage peut être strictement défini et l'accès peut être limité à des groupes ou à des personnes spécifiques.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Comme vous pouvez le deviner, je suis plus enthousiaste à l'idée d'utiliser la deuxième méthode. Dans le monde réel, cependant, nous devons trouver une solution commune, en tirant le meilleur parti de toutes les connaissances disponibles. À ce stade, tout ressemblerait à ceci :
- Un site distinct, appelé Small Parts, héberge tous les fichiers système, les modèles et le contenu distribué, que nous appelons Small Parts ; aucun document réel n'est créé ici.
- Sur ce site, il existe une bibliothèque pour les modèles ; en fonction du nombre de modèles, vous pouvez utiliser plusieurs bibliothèques pour séparer les différents types ;
- Pour les petites pièces, il existe une bibliothèque unique avec plusieurs dossiers pour tous les types de petites pièces disponibles ; nous avons différents modèles pour différents produits, mais nous stockons toujours toutes les informations réelles dans les petites pièces ;
- En dehors du site du système, plusieurs bibliothèques stockent les documents générés.
Comme je l'ai mentionné, nous utilisons JungleDocs pour générer des documents, de sorte que plusieurs modèles simplifient le processus de création à ce stade, car le nombre de modèles reste inférieur à 10 %. Nos modèles contiennent des espaces réservés pour les informations sur les clients et les petites pièces. Pour créer un document, il suffit de lancer JungleDocs, de sélectionner le modèle à utiliser et les petites pièces à inclure. Tout le reste se fait automatiquement, c'est donc très simple.
Même sans JungleDocs, ce type de distribution de contenu a du sens. Comme nous le voyons, les avantages sont multiples et le seul inconvénient est qu'il faut un peu plus de copier-coller pour obtenir le même résultat.
Merci de suivre cette série, bonne chance pour vos documents !
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