Ce billet de blog est en fait une réponse à une question réelle posée par l'une de nos clientes. Elle cherchait un moyen simple de stocker automatiquement les lettres d'information dans SharePoint Online. Elle préférait également les avoir “au format lisible”, c'est-à-dire avec tous les formats intacts. Dans l'idéal, l'ensemble du processus devait également être gratuit, de sorte que les outils tiers constituaient une option de dernier recours. Découvrez deux façons d'archiver les courriels avec Microsoft Flow.
Heureusement, il existe un moyen de faire tout cela, et c'est relativement simple - si vous savez ce qu'il faut chercher. Ce tutoriel se concentre sur les points suivants :
- Les spécialistes du marketing qui souhaitent donner à leurs collègues un accès en lecture seule aux lettres d'information.
- Utilisateurs souhaitant créer une archive de newsletter consultable dans SharePoint Online
Workflow Buzz
Chez EnovaPoint, nous sommes très attachés à l'automatisation - nous sommes donc ravis de constater la popularité croissante des services qui aident les gens à passer moins de temps sur des tâches répétitives.
L'un des principaux acteurs dans ce domaine est Microsoft Flow - un outil basé sur le cloud qui vous permet de créer et d'automatiser des processus composés de plusieurs tâches dans plusieurs applications. En informatique, ces processus sont appelés "workflows", et Microsoft les appelle "flux". Ils seront au cœur de ce tutoriel.
Pour créer un flux, vous devez spécifier l'action à effectuer lorsqu'un événement spécifique se produit. Cet événement est appelé déclencher. Ainsi, l'événement principal déclenche une action, qui à son tour déclenche une autre action, et ainsi de suite, jusqu'à ce que le processus soit terminé. C'est ainsi que fonctionne Microsoft Flow.
Introduit en 2016, Microsoft Flow prend actuellement en charge plus de 200 applications différentes et deux des principaux clients de messagerie : Outlook et Gmail. Si vous utilisez un autre client, votre seule option est de recourir à des outils tiers compatibles avec Flow, comme Parserr, qui nécessitent un compte distinct et rendent l'ensemble de la configuration un peu plus compliquée.
Méthode #1 : Téléchargement d'un courriel dans une bibliothèque SharePoint
Comme nous l'avons déjà mentionné, vos lettres d'information peuvent être archivées automatiquement en tant que documents de la bibliothèque SharePoint Online ou en tant qu'éléments de liste. Commençons par la première méthode.
- Créer une bibliothèque SharePoint qui servira d'archive pour le bulletin d'information.
- Choisissez le compte de messagerie à partir duquel les lettres d'information seront téléchargées sur SharePoint Online. Ensuite, configurez l'envoi automatique d'une copie de votre newsletter à ce compte. Dans JungleMail pour Office 365, vous pouvez définir des destinataires supplémentaires en cliquant sur l'icône d'engrenage, puis en cliquant sur Autres.
- Connectez-vous à Microsoft Flow. Assurez-vous que votre compte a également accès au site SharePoint Online où vous souhaitez créer l'archive.
Cliquez sur Mes flux, alors Créer à partir d'une page blanche.
Dans la liste des déclencheurs ci-dessous, recherchez et cliquez sur Lorsqu'un nouveau courriel arrive. Si vous ne souhaitez copier que certaines lettres d'information, cliquez sur Afficher les options avancées pour réduire les conditions de déclenchement.
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Nouvelle étape et ajouter une action Office 365 Outlook - Exporter le courrier électronique.
Cliquez sur l'icône Id du message. Ensuite, dans la fenêtre de droite, trouvez le contenu dynamique appelé Id du message.
Ajouter une action SharePoint - Créer un fichier. C'est ici que vous indiquerez l'emplacement et les propriétés de la copie de votre lettre d'information :Adresse du site: spécifiez l'URL de votre site cible. Normalement, vous devriez la trouver dans la liste déroulante.
Chemin d'accès au dossierajouter le nom de la bibliothèque de destination.
Nom du fichierLe contenu dynamique : ici, vous pouvez faire preuve de créativité et mélanger du texte statique avec des valeurs multiples provenant de la liste déroulante du contenu dynamique. Vous pouvez aussi simplement ajouter Sujet. Maintenant, si vous voulez que le fichier soit lisible par votre navigateur, ajoutez le suffixe .eml ou .mht à la fin et voyez quel format vous convient le mieux.
Contenu du fichier: ajouter Corps dans la liste déroulante du contenu dynamique.
Enregistrez et testez votre flux. Si vous rencontrez des erreurs, vérifiez à nouveau les chemins d'accès aux fichiers : le problème se situe très probablement à cet endroit.
La structure de flux finale devrait ressembler à ceci :
Et voici la copie de la lettre d'information, sauvegardée en tant que document de bibliothèque :
Méthode #2 : Enregistrer un courriel dans une liste SharePoint
La conversion d'un courriel en élément de liste SharePoint Online vous permet de conserver des informations supplémentaires sur le courriel sous forme de métadonnées. C'est un avantage considérable si vous avez l'intention de travailler sérieusement sur vos archives de lettres d'information par la suite. Grâce aux colonnes de métadonnées, vous pourrez trier, filtrer et regrouper les éléments (c'est-à-dire les lettres d'information) afin de les retrouver plus facilement.
Voici comment créer un flux de travail :
- Créer une liste SharePoint qui servira d'archive à votre newsletter. Créez ensuite les colonnes de base dont vous aurez besoin dans cette liste (par exemple, Objet, Date d'envoi, De).
- Répétez les étapes 2 à 5 de la procédure ci-dessus.
- Ajouter une action SharePoint - Créer un élément et remplissez les champs :
- Adresse du site: spécifiez l'URL de votre site cible. Normalement, vous devriez la trouver dans la liste déroulante.
- Nom de la listenom de la liste SharePoint pour l'archive de votre newsletter.
- Les autres champs reflètent les colonnes que vous avez créées dans la liste. Choisissez les métadonnées appropriées pour ces colonnes en sélectionnant le contenu dynamique dans le menu déroulant.
- Sauvegardez et testez votre flux.
Voici l'exemple de notre structure de flux :
Et voici le résultat :
Vous pouvez maintenant sélectionner l'élément et cliquer sur l'icône d'information à droite pour voir le contenu de l'e-mail. Vous pouvez également cliquer sur Retour à SharePoint classique dans le coin inférieur gauche de l'écran - le contenu du courrier électronique s'affichera directement dans la liste :
Intégrer les lettres d'information dans le site de communication
Une fois vos lettres d'information téléchargées sur SharePoint Online, il existe plusieurs façons de partager ce contenu. La plus efficace est probablement d'inclure l'archive dans un site de communication SharePoint.
Introduits à la fin de l'année dernière, les sites de communication font partie de l'offre Office 365. Pour citer Microsoft, ils sont “parfaits pour les campagnes internes interentreprises, les rapports hebdomadaires et mensuels, les mises à jour de statut, les lancements de produits, les événements et bien plus encore“. En bref, c'est un excellent moyen de communiquer avec un public plus large au sein de votre organisation.
Les sites de communication se présentent sous la forme de deux modèles configurables (voir ci-dessus), ou vous pouvez partir d'une page blanche.
Par exemple, vous pouvez créer un site de communication et d'y créer une page pour communiquer des mises à jour sur un projet d'entreprise particulier. Cette page pourrait notamment afficher un aperçu des dernières lettres d'information envoyées aux clients. Nous avons constaté que la meilleure façon de procéder était de.. :
- créer une liste séparée pour les lettres d'information ;
- mettre en place un flux Microsoft pour importer des lettres d'information dans cette liste ;
- ajouter le visualiseur de fichiers partie web sur la page.
L'avantage est que l'archive de votre newsletter est mise à jour automatiquement dès qu'une newsletter est publiée - et avec elle, votre site de communication sera également mis à jour.
Archivage automatique des courriels dans SharePoint
JungleMail newsletter et application d'enquête’gagnent du temps car ils n'ont pas besoin de configurer l'archivage des courriels avec Microsoft Flow. L'application peut stocker automatiquement les lettres d'information dans SharePoint. Avec JungleMail intégré Archives de la lettre d'information SharePoint il vous suffit de sélectionner le site dans lequel vous souhaitez archiver les lettres d'information.
Nous espérons que ce tutoriel vous a aidé à trouver ce que vous cherchiez !
Archiver automatiquement les lettres d'information dans SharePoint
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