Las formas en que recopilan, utilizan, almacenan y gestionan los datos personales de los ciudadanos de la Unión Europea están a punto de cambiar. A partir del 25 de mayo de 2018 Entra en vigor el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Esta nueva normativa, de ámbito comunitario, tiene un impacto directo en sus actividades de marketing por correo electrónico. No se trata de algo que se pueda pasar por alto, ya que las multas por incumplimiento pueden ascender hasta los 20 millones de euros.
En esta entrada del blog, te ofreceremos una breve descripción general del RGPD y te ayudaremos a comprender cómo afectará a tu estrategia de marketing por correo electrónico.
¿Qué es el RGPD?
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es un nuevo conjunto de normas de la Unión Europea que regula el tratamiento de los datos personales. Además, dado que el mundo digital está en constante evolución, el RGPD tiene por objeto actualizar las leyes de protección de datos anteriores (sustituye a la directiva de 1995). Su objetivo es reforzar la protección de datos dentro de la UE mediante la aplicación de normas (¡y sanciones!) sobre la forma en que se tratan, recogen y almacenan los datos personales.
¿Se aplica a mi empresa?
Si su organización trata, almacena o utiliza datos personales de ciudadanos de la UE, el RGPD le es de aplicación. Los datos personales abarcan cualquier información que almacene sobre sus clientes, incluidas direcciones de correo electrónico, nombres, números de teléfono, datos de comportamiento, etc. Es importante señalar aquí que la normativa sigue aplicándose a los datos personales que se exportan fuera de la UE (a EE. UU., por ejemplo).
¿Qué implicaciones tiene esto para mi estrategia de marketing por correo electrónico?
El RGPD establece normas más estrictas sobre la forma en que se solicita, registra y gestiona el consentimiento para el envío de comunicaciones de marketing. En la práctica, esto significa que las personas que te facilitan su dirección de correo electrónico deben dar su consentimiento de forma activa y explícita antes de que puedas enviarles correos electrónicos.
Este consentimiento debe ser concedido de forma activa. Esto significa que no se puede hacer marcando una casilla que ya esté marcada de antemano. El propio cliente debe marcar la casilla de forma activa. Una forma correcta de registrar el consentimiento sería mediante una casilla de verificación situada debajo del campo del correo electrónico:
Además, es importante que el consentimiento sea explícito. Esto significa que el cliente debe tener claro lo que está aceptando (véase la imagen anterior).
Ten en cuenta que, en caso de que se te solicite, deberás poder presentar pruebas del consentimiento otorgado. Por lo tanto, es importante que mantengas un registro de todos los consentimientos otorgados por tus suscriptores.
¿Es siempre necesario el consentimiento?
No, es posible enviar correos electrónicos sin obtener el consentimiento. En lugar de basarte en el consentimiento, puedes indicar que envías boletines informativos porque lo haces para promover los ’intereses legítimos‘ de tu empresa. Sin embargo, y esto es importante, la persona a la que envías los correos electrónicos debe tener una relación contigo. Por ejemplo, que haya comprado uno de tus productos. Depende de cada empresa decidirlo. qué opción se adapta mejor a su empresa – ya sea basándose en el consentimiento o en intereses legítimos – y garantizar que cumplen con el RGPD.
¿Se aplica esto a los datos recopilados anteriormente?
¡Sí, así es! Esto significa que debes revisar la forma en que recopilabas los datos anteriormente. Si esos datos personales no se obtuvieron de acuerdo con el requisito del RGPD de que se dé un consentimiento activo y explícito, tendrás que preguntar a esas personas si puedes seguir enviándoles correos electrónicos. Podrías, por ejemplo, enviarles un correo electrónico para que te vuelvan a confirmar su consentimiento.
Hoy en día, muchas empresas recaban el consentimiento de los usuarios mediante unas pocas líneas en su política de privacidad o en sus condiciones de uso. Esto ya no será suficiente.
¿Qué nuevos derechos adquieren los ciudadanos de la UE?
El RGPD otorga a los ciudadanos de la UE derechos adicionales para ayudarles a tomar el control de sus datos personales.
Derecho al olvido
Si un ciudadano hace valer este derecho, la empresa que tenga sus datos tendrá que eliminarlos todos.
Derecho de acceso
Los ciudadanos tienen derecho a solicitarte, de forma gratuita, un informe sobre cómo utilizas sus datos.
Notificación de violación de datos
En caso de una filtración de datos, dispone de 72 horas desde el momento en que tenga conocimiento de la misma para notificarlo a sus clientes.
Derecho a la portabilidad
Cuando un cliente lo solicite, debes facilitarle los datos que tengas sobre él.
Lista de verificación para asegurarte de que tus actividades de marketing por correo electrónico cumplen con el RGPD
Sigue la siguiente lista de comprobación para asegurarte de que puedes seguir enviando correos electrónicos de marketing a tus clientes:
Paso 1: En primer lugar, hazte una idea general de tu política de datos actual.
- ¿Es seguro?
- ¿Quién tiene acceso a ello?
- ¿A quién se transfieren los datos (terceros)?
- ¿Durante cuánto tiempo se conserva?
Paso 2: Asegúrate de tener los datos del consentimiento que se ha registrado anteriormente.
- ¿Dispone de los registros del consentimiento otorgado por sus clientes? (Es necesario obtener el consentimiento para todo lo que se haga con los datos)
- ¿Se dio el consentimiento de forma activa y explícita? ¿O simplemente se mencionaba en tu Política de privacidad o en las Condiciones de uso, o la casilla ya estaba marcada?
Paso 3: Probablemente tendrás que revisar tu política de privacidad, tus condiciones de uso y tus formularios de registro para cumplir con la nueva normativa.
Paso 4: Asegúrate de que los terceros con los que trabajas también cumplan con el RGPD.
- Identifica a todos tus proveedores externos y comprueba cómo recopilan y tratan los datos
- Conocer las medidas de seguridad que han implantado para proteger los datos
Paso 5: Informe a su personal sobre el RGPD y sus implicaciones para su empresa.
Nota: No somos abogados y cada empresa deberá aplicar estrategias diferentes para cumplir con el RGPD. No bases tu estrategia de cumplimiento únicamente en este artículo; en su lugar, asegúrate de comprender plenamente la nueva normativa y de tener claro qué medidas puede adoptar tu empresa para cumplirla. Para obtener más información, visita la página web oficial del RGPD.
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