Simplificación, automatización, empleo de robots... son realidades de nuestros días. Aun así, en todos los trabajos nos enfrentamos a tareas monótonas que hacen que uno se pregunte por qué no se han automatizado todavía. De cada 10 personas que utilizan SharePoint para crear documentos, 9 lo harán de forma tediosa, repetitiva e innecesariamente complicada. Sumérjase y descubra la automatización de la creación de documentos.
Planificar la gestión de documentos de SharePoint
1. Analizar los documentos existentes. Determinar tipos de documentos, propiedades;
2. Crear una estructura de tipos de contenido flexible y fácilmente ampliable;
3. Elija dónde y cómo almacenar los documentos en SharePoint;
4. Crear campos, sitios, bibliotecas y listas. 5. Añadir tipos de contenido;
5. Plan de permisos;
6. Definir y automatizar la asignación de nombres a los documentos de SharePoint;
7. Unificar la ubicación de las plantillas de documentos;
8. Distribuir el contenido en archivos más pequeños;
9. Automatización de documentos SharePoint;
10. Optimizar vistas y bibliotecas;
Entonces, ¿qué significa esto en términos más prácticos? Al crear varios contratos, facturas e informes en SharePoint, la mayoría de las personas copian y pegan datos de un archivo a otro o de una lista de SharePoint a un documento. Cualquiera que haya hecho esto sabe lo tedioso que puede llegar a ser. Sin embargo, con el conjunto adecuado de herramientas, puede automatizar este proceso y dejar que SharePoint haga el trabajo por usted.
En este post, presentaré los pasos de creación de documentos de SharePoint que puede automatizar, así como las mejores prácticas para este proceso.
Paso 9. Automatización de documentos SharePoint.
Dudo que nadie niegue la utilidad de automatizar la creación de documentos en SharePoint. Aun así, antes de empezar, tendrá que prepararse. Deberá crear un plan de acción, un plan de gestión de documentos y, además de eso, deberá esbozar un calendario para su trayectoria de cambio.
Un buen punto de partida es leer las entradas anteriores de esta serie. A lo largo de la serie, discutimos todas las mejores prácticas para la automatización de documentos en SharePoint, incluyendo los aspectos más técnicos.
¿Qué procesos puede automatizar?
Puede automatizar la creación de prácticamente cualquier documento que utilice habitualmente en SharePoint. Y esto es precisamente lo que nos encanta de este producto: es muy adaptable para hacer lo que queramos.
Las propuestas, las facturas y también los informes se encuentran entre los documentos más populares de cualquier empresa. Dado que deben crearse y cumplimentarse con regularidad, también son candidatos perfectos para la automatización. Pasemos ahora al aspecto técnico de esta historia.
Cómo iniciar la automatización de documentos
Hay dos formas principales de crear un sistema para procesar los documentos. La primera consiste en crear plantillas de documentos para todas las situaciones posibles y rellenarlas con los datos necesarios cuando sea necesario. En nuestra opinión, se trata de una forma indirecta con bastantes inconvenientes.
El segundo método, y el que preferimos, es dejar que los documentos se rellenen por usted automáticamente. Este método es también una de las principales características de Jungle Docs y JungleDocs para Office 365. Requiere una configuración inicial, pero a partir de ahí te ahorrará mucho tiempo.
En primer lugar, debe crear una plantilla limpia y, consecutivamente, un conjunto de archivos más pequeños que incluyan toda la información opcional. A estos archivos más pequeños los llamamos "Small Parts". Se puede añadir fácilmente cualquier número de Small Parts a una plantilla para crear un documento listo para enviar.
Importante: Las Pequeñas Partes por sí solas no constituyen un documento; sólo forman los bloques de construcción de un documento final.
Configurar una plantilla
Supongamos que desea crear una plantilla de factura. En ella, debe añadir toda la información estática necesaria, como el diseño, la dirección de su empresa, etc. Por supuesto, debe omitir cualquier dato que sea específico de una factura individual: fecha, información del cliente, productos, números de impuestos, presupuestos, etc.
Entonces añadir marcadores de contenido a su plantilla. Cuando cree una nueva factura, los marcadores de posición se rellenarán automáticamente con sus metadatos de SharePoint (por ejemplo, nombres y direcciones).
¿Y qué pasa con las piezas pequeñas?
Sus Small Parts incluirán información sobre contratos, clientes, etc. que sólo necesitará en determinadas facturas, no en todas. Con Small Parts, seleccionará los elementos que necesite haciendo clic en las casillas de Small Parts correspondientes y dejará que se cree el documento por usted.
Ventajas de la automatización
La primera ventaja es obvia: la automatización de los procesos de creación de documentos le ahorrará tiempo. De hecho, mucho tiempo.
Además, la automatización producirá una estructura más coherente en la arquitectura de la información de SharePoint, lo que se traducirá en una intranet que funcionará mejor. Creará plantillas claras y almacenará información opcional en carpetas. Por cierto, también puede automatizar la asignación de nombres a los documentos para que su intranet sea más fácilmente navegable.
¿A qué dificultades se ha enfrentado a la hora de crear documentos empresariales? ¿Le parece que la automatización de documentos es algo que le interesaría probar?
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