A partir de este post, vamos a comenzar una serie de posts sobre la gestión de documentos de SharePoint, compartiendo un poco de nuestra experiencia en la gestión de documentos en general, y algunos consejos sencillos de SharePoint sobre la automatización de documentos que pueden mejorar el rendimiento y la eficiencia de su negocio.
En esta serie de entradas, repasaremos los puntos principales de la creación de un sistema de gestión de documentos de éxito en SharePoint y algunos momentos complicados que podría pasar por alto.
Introducción a la gestión y automatización de documentos de SharePoint
Se ha hablado mucho de la gestión y automatización de documentos de SharePoint, y se hablará mucho más, porque los documentos no se van a ir a ninguna parte, al menos no en un futuro previsible, y tenemos que gestionarlos. Cuanto más eficientemente lo hagamos, mejor.
Si ha leído acerca de los fracasos en la implementación de la gestión de documentos de SharePoint, y de cómo Microsoft recomienda, para preservar el rendimiento del entorno, no teniendo más de 5000 elementos por contenedor en SharePoint 2010 o 2013, y sólo 2000 elementos para SharePoint 2007, se podría pensar que SharePoint no está diseñado para manejar grandes cantidades de documentos en absoluto.
En EnovaPoint en 2008 tuvimos una mala experiencia con un entorno SharePoint mal diseñado para un cliente con 100.000 documentos al año. Tuvimos que pasar un mes para arreglar todo lo que estaba mal, trabajando en las carpetas, permisos y flujos de trabajo. Créeme, en ese momento estaba convencido de que SharePoint no es adecuado para grandes cantidades de documentos. Por suerte, me equivocaba. En realidad, SharePoint puede manejar grandes cantidades de documentos, lo único que hay que tener en cuenta es que hay que arquitecturarlo BIEN desde el principio.
Si quieres configurar tu SharePoint para gestionar documentos, manejar un gran número de ellos, necesitas que sea adaptable al crecimiento de tu empresa. Debe tener en cuenta muchas cosas, como una estructura correcta de sitios, listas y bibliotecas, cómo construir sus tipos de contenido, el uso de carpetas, permisos y flujos de trabajo, búsqueda, retención, etc. Por eso es crucial construir un Sistema de Gestión Documental y Automatización de SharePoint escalable y flexible. Y no es una tarea fácil.
Planificación de la gestión de documentos de SharePoint
Lo primero que debe tener es un plan claro y preciso, donde pueda describir los aspectos relacionados con la gestión de documentos en SharePoint. El plan es esencial para crear una arquitectura adecuada para la gestión de documentos de SharePoint en caso de que desee evitar problemas en el futuro.
Para simplificar las cosas, he preparado una lista, a modo de plan, con todo lo necesario para un sistema de gestión documental SharePoint bien diseñado. Con este post, cubriré los 2 primeros temas del plan. Seguramente cubriré otros en posteriores entradas del blog.
Planificar la gestión de documentos de SharePoint
1. Analizar los documentos existentes. Determinar tipos de documentos, propiedades;
2. Crear una estructura de tipos de contenido flexible y fácilmente ampliable;
3. Elija dónde y cómo almacenar los documentos en SharePoint;
4. Crear campos, sitios, bibliotecas y listas. Añadir tipos de contenido;
5. Plan de permisos;
6. Definir y automatizar la asignación de nombres a los documentos de SharePoint;
7. Unificar la ubicación de las plantillas de documentos;
8. Distribuir contenidos en archivos más pequeños;
9. Automatización de documentos SharePoint;
10. Optimizar vistas y bibliotecas;
No se trata de un plan universal. Por supuesto, el plan variará en función de la madurez de la empresa. Sin embargo, sin puntos claramente definidos, será difícil crear un buen sistema de gestión de documentos y contenidos en SharePoint. La serie trata sobre la gestión documental en SharePoint en general, sin embargo al decir SharePoint, me refiero a SharePoint Server 2013, al menos más a menudo.
Paso 1. Analizar los documentos existentes. Determinar los tipos de documentos y sus propiedades.
Los documentos, datos y procesos de organización existentes son el combustible para su proyecto en el viaje hacia la construcción de sistemas de gestión de documentos adecuados utilizando SharePoint 2013 o SharePoint 2010. Mediante el análisis de los documentos, datos y procesos existentes, hablar de ellos con personas de diferentes departamentos le ayudará a construir una imagen de la arquitectura de SharePoint, lista de propiedades necesarias, bibliotecas, listas de SharePoint, tipos de contenido, posible automatización de documentos de SharePoint y escenarios de generación de documentos, revisión o aprobación de flujos de trabajo, permisos....
Si observamos los documentos y procesos, por ejemplo, de los departamentos de Ventas o RRHH en el ámbito de la gestión documental, nos daremos cuenta de que tienen muchas tareas similares relacionadas con la generación de documentos sin errores, la búsqueda fácil, la agregación de datos o documentos, la elaboración de informes, la gestión de la caducidad de los documentos, la aprobación, etc.
Al revisar los documentos debe prestar atención a:
- ¿Qué documentos utilizan, qué aspecto tienen, qué tipos de contenido debe crear para describir completamente los documentos?
- ¿Qué datos podrían introducirse automáticamente en los documentos?
- ¿Debo utilizar esos datos como metadatos del documento?
- ¿Qué datos necesita introducir en las listas para beneficiarse de su reutilización en futuros documentos? Un buen ejemplo son las listas de empresas o empleados, que puede reutilizar mediante búsquedas.
Bien, hablemos de los tipos de documentos y de contenido. Los tipos de documentos son diferentes tipos de documentos que una organización utiliza. Los tipos de contenido son contenedores de SharePoint utilizados para almacenar una colección de propiedades de documentos, su ordenación y plantillas de documentos. Es lo mismo un tipo de documento que un tipo de contenido, te preguntarás, más o menos sí, al menos muy parecido.
Entonces, ¿la cantidad de tipos de documento debe ser igual a la cantidad de tipos de contenido? La respuesta es no, en la mayoría de los casos, porque es mejor tener una estructura de tipos de contenido padre-hijo para garantizar la escalabilidad, flexibilidad y facilidad de gestión de los tipos de contenido en el futuro. Sin embargo, en entornos muy pequeños es posible que no se disponga de tipos de contenido, o que sólo se disponga de unos pocos, para crear documentos a partir de plantillas. Pero para una mejor estructuración de la información, recomiendo utilizar tipos de contenido.
Propiedades. La principal recomendación para crear propiedades surge de la necesidad de ordenar o buscar por esos datos, rellenar datos en documentos, utilizar campos de propiedades para algunos cálculos o automatizaciones, para la descripción de elementos en listas, para la elaboración de informes y para fines de inteligencia empresarial.
¿Dónde crear los campos de propiedad? Recomiendo crearlos a nivel de sitio y añadirlos a las bibliotecas de documentos a través de los tipos de contenido. En la mayoría de los casos, creamos columnas a nivel de sitio sólo para las bibliotecas de documentos, para las listas utilizamos columnas de lista locales. Piense en elegir el tipo de datos adecuado cuando cree campos de propiedades. Tenga en cuenta que cada campo de búsqueda adicional ralentizará la representación de la vista de lista de SharePoint.
Cree nombres de columna sin espacios y renómbrelos después de crearlos. Esto le permitirá tener nombres de columna que son agradables y ordenados y no tienen esos molestos _x0020_ adiciones para reemplazar los espacios por SharePoint.
Segundo paso. Cree una estructura de tipos de contenido flexible y fácilmente ampliable.
Planifique cuidadosamente la estructura, jerarquía y metadatos de los tipos de contenido antes de crearlos.
- Si desea utilizar tipos de contenido en todos los sitios de su colección de sitios, créelos en el sitio raíz (home).
- Para simplificar la gestión, ponga sus tipos de contenido personalizados en nuevos grupos significativos. Por ejemplo, puede agrupar los tipos de contenido por departamentos: RRHH, Finanzas, TI, Proyectos, etc.
Los grupos están ordenados alfabéticamente, por lo que utilizo el símbolo “_” en el nombre del grupo para asegurarme de que mis grupos de tipos de contenido personalizados están en la parte superior de la lista de tipos de contenido del sitio para encontrarlos fácilmente.
Cree siempre sus tipos de contenido personalizados a partir de los tipos de contenido estándar de SharePoint. Por ejemplo, para los tipos de formulario de lista utilice el estándar “Elemento”, para los tipos de contenido de documento utilice el estándar “Documento”. En el futuro, esto le permitirá actualizar SharePoint sin perder las personalizaciones.
- La relación jerárquica permite reutilizar los ajustes (campos) definidos en un tipo de contenido (padre) en otros tipos de contenido (hijo). La jerarquía de los tipos de contenido puede ampliarse hasta una anchura y profundidad infinitas. Sin embargo, la mejor práctica es utilizar una jerarquía padre-hijo de 3 niveles.
Jerarquía de tipos de contenido padre-hijo: una mirada más cercana considerando un escenario de ventas/contabilidad:
Su equipo de ventas quiere crear presupuestos y facturas.
Determinar la cantidad de metadatos que deben capturarse para ambos tipos de documentos (presupuestos y facturas). Para ello podemos crear un tipo de contenido “padre” “Ventas”(derivado del tipo de contenido “Documento” de SharePoint) que contiene las columnas que se compartirán:
- FechaDocumento
- Cliente
- Total
- Notas
A continuación, deberá crear tipos de contenido hijo separados “Citas” y “Facturas”heredando estas columnas de la matriz “Ventas“. A continuación, añada columnas únicas a los tipos de contenido hijo, _Cotizaciones y _Facturas para completar la colección de columnas. El DueDate, por ejemplo, en el caso de las facturas o ValidUntil en el caso de Quotation.
Cuando esté todo listo con las columnas, cree un nuevo tipo de contenido y herédelo de _Quotations o _Invoices según corresponda para tener un tipo de contenido separado para almacenar sólo una configuración de plantilla. Esto le ayudará a reutilizar el conjunto de columnas necesario y, al mismo tiempo, podrá utilizar diferentes plantillas.
Así es como queda la cadena final de tipos de contenido: Documento -> _Ventas (para almacenar las propiedades principales que se ajustan a los niveles inferiores) -> Citas (para almacenar todos los campos obligatorios para Presupuestos -> Plantilla de presupuesto1 (utilizando la colección de columnas de _Quotations y almacenando la información de Template1).
Piense en metadatos útiles e intente no insertar demasiadas columnas en sus tipos de contenido. Además, evite muchas obligatorio campos. A los usuarios no les gustará perder el tiempo rellenando grandes formularios. O, como otra opción, puede utilizar nuestro Solución de automatización de documentos SharePoint JungleDocs para rellenar automáticamente la mayoría de las columnas.
Concluyo aquí este post, pero no dejes de consultar la 2ª parte de este Serie de gestión de documentos SharePoint donde te ayudo a decidirte por el uso de listas o bibliotecas de documentos de SharePoint para almacenar tus archivos y te presento dos estrategias para organizarlos mejor.
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