Crear con éxito un sistema de gestión de documentos en SharePoint no es una tarea difícil. Sin embargo, sí que exige una gran cantidad de conocimientos y esfuerzo. Créame, el proceso puede llevar algún tiempo, pero merecerá la pena en el futuro de su empresa cuando la complejidad y la cantidad de documentos puedan resultar abrumadoras. Con la esperanza de hacer este proceso más accesible a todos, estoy compartiendo nuestras mejores prácticas sobre la gestión de documentos de SharePoint en una serie de posts.
En la parte 1 de esta serie he presentado un Modelo de plan de gestión documental de SharePoint y discutimos los dos primeros puntos. Lo importante que es analizar los documentos existentes en su entorno y cómo crear una estructura de tipos de contenido coherente.
En este post, estoy cubriendo dos puntos más en los que voy a discutir qué tipo de contenedores debe elegir para almacenar documentos en SharePoint 2010 o 2013 y demostrar cómo hacerlo.
Planificar la gestión de documentos de SharePoint
1. Analizar los documentos existentes. Determinar tipos de documentos, propiedades;
2. Crear una estructura de tipos de contenido flexible y fácilmente ampliable;
3. Elija dónde y cómo almacenar los documentos en SharePoint;
4. Crear campos, sitios, bibliotecas y listas. 5. Añadir tipos de contenido;
5. Plan de permisos;
6. Definir y automatizar la asignación de nombres a los documentos de SharePoint;
7. Unificar la ubicación de las plantillas de documentos;
8. Distribuir el contenido en archivos más pequeños;
9. Automatización de documentos SharePoint;
10. Optimizar vistas y bibliotecas;
Paso 3. Elija dónde y cómo almacenar los documentos en SharePoint.
Cuando hablamos de DÓNDE almacenar documentos en SharePoint siempre nos enfrentamos a una elección. ¿Debo utilizar una lista o una biblioteca de SharePoint?
Como sabe, en SharePoint puede elegir almacenar sus documentos en listas de SharePoint, como archivos adjuntos de elementos, o en bibliotecas de documentos, como elementos. Pues bien, la elección no es tan fácil como usted puede pensar y depende de algunas variables como sus tipos de documentos, procesos de negocio, requisitos de seguridad y la funcionalidad que está tratando de lograr. Veamos ambos casos:
Lista de SharePoint: Almacenamiento de documentos como archivos adjuntos de elementos
Ventajas:
- Un único elemento puede contener varios documentos, ya que cada elemento sirve de contenedor para los documentos adjuntos. Es una buena opción (especialmente si utiliza SharePoint Foundation, donde no se pueden utilizar Mis Sitios o Conjuntos de Documentos) para almacenar documentos entrantes como: comunicaciones por correo electrónico con cartas comerciales, agendas de reuniones o protocolos adjuntos; contratos con especificaciones o apéndices adicionales; listas de empleados con documentación individual relacionada; almacenamiento de los mismos documentos pero en diferentes tipos de archivo (.docx y .pdf por ejemplo) o documentos que no requieren ser modificados;
- En comparación con las bibliotecas de documentos, los permisos a nivel de elemento y los accesos restringidos pueden aplicarse más fácilmente. Eso es porque hay ajustes adicionales para las listas como:
Biblioteca SharePoint: Almacenamiento de documentos como elementos
Ventajas:
- La apertura de documentos es más rápida y cómoda;
- Admite la edición simultánea de un documento o la coautoría;
- Apoya la Abrir con el Explorador de Windows y simplifica el proceso de gestión, copia y eliminación de documentos;
- La generación de documentos y el proceso de combinación de correspondencia se simplifican mediante el uso de metadatos de archivo y autocompletado. Funciona bien para generar contratos personalizables, facturas, propuestas de negocio, presentaciones e informes con SharePoint, especialmente utilizando nuestro solución de automatización de documentos JungleDocs;
Creo que está claro que la opción de utilizar bibliotecas de SharePoint para almacenar documentos aporta más ventajas que inconvenientes, y abre más posibilidades de uso. Por eso intentamos evitar el uso de listas de SharePoint a la hora de diseñar sistemas de gestión documental en SharePoint. Es más, por eso en este post y en los siguientes de la serie me centraré en el almacenamiento de documentos en bibliotecas. Nos gusta más ver los documentos como un punto central en el sistema, teniendo tipos de contenido, metadatos y plantillas como factores de apoyo para una muy buena automatización de documentos y posibilidades de migración.
Una vez que haya decidido dónde almacenar sus documentos, puede pasar a CÓMO va a gestionarlos, y esto depende de variables como la cantidad de elementos esperada, los requisitos del entorno y las consideraciones sobre permisos. Analicemos algunos métodos de almacenamiento disponibles en SharePoint:
Vistas planas
Esta es una opción por defecto, ampliamente extendida y muy buena para bibliotecas que contengan menos de 5000 ítems y no utilicen permisos finos concedidos. Si crees que tu biblioteca no va a llegar a esa cantidad, o sólo ocurrirá dentro de unos años, sigue adelante con Views, ya que es la forma más sencilla y fácil de gestionar. La única excepción es la necesidad de agrupar o tener contenedores para los documentos;
Carpetas
He leído muchos blogs diferentes que afirman que las carpetas son un mal debido a sus problemas de usabilidad y adopción. Estoy de acuerdo sobre los inconvenientes de usabilidad cuando se utilizan carpetas, sin embargo, a veces hay que utilizarlas para garantizar un entorno SharePoint saludable. He aquí un consejo: Guarde todos los documentos en la ubicación raíz de la biblioteca, y cuando el número de documentos se acerque al valor umbral predeterminado de la vista de SharePoint de 5000 elementos (para SharePoint 2010, SharePoint 2013), mueva una parte sustancial de sus documentos a una carpeta. Puede crear carpetas de documentos por mes o por ID, “1-4000” por ejemplo. Considere la posibilidad de utilizar tipos de contenido de carpetas, ya que esto le permitirá tener metadatos adicionales, una mejor descripción del contenido e incluso ajustar las vistas dentro de estas carpetas;
Conjuntos de documentos
Son carpetas híbridas con algunas características por encima. La principal ventaja de los conjuntos de documentos es la posibilidad de propagar metadatos a documentos internos. Esto es especialmente útil para subir nuevos documentos en bloque, como almacenar contratos con apéndices o información sobre los empleados. Podemos establecer los metadatos de un solo documento cargado, pero al hacerlo en bloque, dudo que alguien vuelva para cambiar las propiedades de cada archivo. Con los conjuntos de documentos no hace falta hacer eso. Los metadatos compartidos serán actualizados por un trabajo de temporizador. Dependiendo de la cantidad de información involucrada, el trabajo del temporizador puede tardar algún tiempo hasta que todos los metadatos estén correctamente configurados para los nuevos documentos. Pero funcionará. No se preocupe.
Optar por una única solución para gestionar documentos en su SharePoint no funcionará. Lo ideal es utilizar un poco de todo para maximizar la eficiencia. Así que sea cual sea la combinación que elijas, almacenar los documentos en un solo lugar te permitirá utilizar la funcionalidad de SharePoint y créeme, es mucho más eficiente que cualquier cosa que se nos pueda ocurrir a nosotros. Las vistas, los filtros y las búsquedas son herramientas potentes que te harán la vida mucho más fácil.
El último punto de esta parte del que quiero hablar no se refiere a cómo almacenas tus documentos, sino a cómo puedes acceder a ellos o filtrarlos fácilmente. Debería complementar todos los métodos de almacenamiento descritos anteriormente:
Metadatos gestionados
Consiste en términos gestionados de forma centralizada que pueden utilizarse como atributos de los artículos. El nivel de gestión puede variar, desde un conjunto de términos estrictamente definido hasta conjuntos abiertos que permiten las aportaciones de los usuarios. La gestión centralizada garantiza la coherencia en toda la empresa y facilita las búsquedas. Sin embargo, todo el mundo en su empresa debe conocer los términos o “etiquetas” para utilizarlos correctamente. Puede requerir un poco de formación.
Paso 4. Cree campos, sitios, bibliotecas y listas. Añada tipos de contenido.
En este punto, voy a discutir la organización lógica de las bibliotecas empezando por considerar lo grande que va a ser tu biblioteca. Por supuesto, no quiero decir que todos los documentos deban almacenarse en una única biblioteca como Documentos Compartidos, Dios no. La gestión de documentos en SharePoint se suele realizar agrupando documentos del mismo o similar tipo de contenido y utilizando una colección de sitios y bibliotecas de documentos. A veces, para entornos muy grandes, los documentos deben dividirse en varias colecciones de sitios o incluso aplicaciones web con bases de datos de contenido independientes.
Antes de crear lugares de almacenamiento para todo tipo de documentos en su SharePoint, analice su situación actual y esboce una estructura para la información. Calcule cuántos sitios y subsitios necesitará, cuántas bibliotecas de documentos habrá y cómo se asociarán todas ellas. Debe haber el menor número posible de ubicaciones o bibliotecas para documentos.
Un consejo: Debería almacenar los datos más reutilizados en el sitio superior de su jerarquía de gestión documental. La razón principal es que sólo puede crear búsquedas que provengan del sitio principal. Las columnas del sitio sólo pueden heredar hacia abajo, por lo que las búsquedas sólo irán hacia arriba. Sólo es posible evitarlo modificando directamente las propiedades del campo de búsqueda.
Dos técnicas
Utilizamos dos técnicas para organizar la estructura de datos. La primera es una estándar en la que organizar los documentos por tipo de documentoTipos de documentos como propuestas, contratos, acuerdos de confidencialidad, cartas comerciales, etc. y documentos relacionados con diferentes organizaciones, proyectos, empleados, etc., colocándolos en bibliotecas separadas. Básicamente, clasificamos estos documentos mediante búsquedas en los sitios principales (empresas, empleados, n.º de proyecto, etc.). Utilizando este método de arquitectura, tendrá todos los documentos del mismo tipo en una sola biblioteca. Por ejemplo, todas las propuestas para varios clientes estarán en la misma biblioteca.
Otra técnica consiste en organizar los contenidos por entidad, como Cliente, Proyecto o empleado. Usando esta técnica, usted está organizando su estructura como Sitio por Cliente o Sitio por Proyecto, etc. Cada sitio tendrá bibliotecas, listas, calendarios o páginas requeridas dentro de él.
Un método de sitio por entidad puede ser muy útil cuando se definen plantillas de sitio para nuevas entidades. También utilizamos esta técnica para gestionar proyectos en EnovaPoint. Sin embargo, esta arquitectura puede ser un verdadero dolor en el caso si usted requiere cambiar una estructura existente. Debe tener mucho cuidado cuando implemente tales estructuras para muchas entidades-sitios. En este caso, definitivamente necesita tener un plan o herramientas si se requiere cambiar la estructura. Las complicaciones pueden aparecer si se requiere generar informes desde múltiples ubicaciones o vigilar una biblioteca en particular por cambios o caducidad.
Esto es todo por esta vez. Siéntase libre de dejar cualquier comentario y asegúrese de comprobar el 3ª parte de esta serie sobre gestión de documentos de SharePoint donde comparto cómo planificar sus permisos sin comprometer su sistema de gestión y automatización de documentos en SharePoint.
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