Si ha estado buscando métodos para cambiar las propiedades de varios elementos o documentos de SharePoint a la vez, ha llegado al lugar adecuado. Le mostraremos una opción de edición masiva integrada y una alternativa que es mucho más robusta.
#1 Edición masiva en SharePoint Online
Los sitios de Office 365 SharePoint Online introdujeron la compatibilidad con la edición masiva como parte de una actualización de enero de 2018. Usando esta característica, puede seleccionar y actualizar varias propiedades de elementos de lista simultáneamente. Tenga en cuenta que esta característica solo funciona dentro de la vista de lista moderna, así que asegúrese de que la está utilizando antes de continuar.
El proceso es sencillo: seleccione los artículos que desea actualizar y haga clic en el panel de detalles. Allí verá los campos correspondientes a las columnas de propiedades de los artículos. Rellene esos campos, haga clic en Guardar y el sistema actualizará todos los elementos seleccionados en consecuencia.
#2 Reglas de actualización de JungleDocs
La edición masiva de metadatos en SharePoint Online hace exactamente lo que dice. Sin embargo, sabemos por experiencia que los usuarios a menudo necesitan una solución de edición masiva más sofisticada. Por esta razón, hemos creado Reglas de actualización, una función de JungleDocs para Office 365. Veamos las principales ventajas de las reglas de actualización en comparación con la edición masiva estándar.
Automatización del valor de columna
Muy a menudo, al gestionar nuevos elementos o documentos, querrá actualizar exactamente la misma propiedad -o un conjunto de propiedades- una y otra vez (por ejemplo, cambiar el estado del cliente). Esta situación requiere algún tipo de automatización.
Una regla de actualización funciona como una plantilla: una colección de cambios predefinidos. Puede configurarla una vez y luego aplicarla con sólo pulsar un botón. No hace falta decir que las plantillas pueden ahorrarte mucho tiempo a largo plazo.
Mientras que la edición masiva nativa se limita a los elementos de las listas de SharePoint, las reglas de actualización admiten el cambio masivo de propiedades tanto en elementos como en documentos.
Renombrar por lotes
Junto con las propiedades, también puede utilizar las reglas de actualización para editar en bloque los nombres de archivo de los documentos. Y no sólo eso, sino que dispondrá de bastantes opciones de denominación de archivos para ayudarle. Entre otras cosas, su regla de Actualización puede modificarse para insertar automáticamente un texto especificado, varios tipos de separadores o una secuencia numérica. Todos los cambios son visibles al instante en una vista previa del nombre del archivo.
Además, puede utilizar fórmulas en el nombre de archivo para recuperar la primera palabra de un valor de columna especificado. También puede utilizar fórmulas para calcular e insertar automáticamente la fecha de mañana en un nombre de archivo. Sea cual sea la convención de nomenclatura de archivos que sigas, puedes automatizarla con JungleDocs para Office 365.
Ruta de guardado dinámica
A menudo es necesario (o conveniente) no sólo reescribir las propiedades de los documentos, sino moverlos después a una carpeta diferente. Por ejemplo, es posible que desee reubicar sus clientes potenciales en otro directorio después de que se conviertan en clientes, junto con algunos cambios o adiciones en sus metadatos.
Mediante las reglas de actualización, puede configurar rutas de guardado dinámicas para que los archivos se reubiquen automáticamente en carpetas predeterminadas, creándose nuevas carpetas si es necesario. También puede aplicar determinadas condiciones. Por ejemplo, dar a una carpeta el nombre de un valor de columna específico, la fecha actual y algún otro criterio.
Y ahí lo tienes: 2 formas de editar elementos y documentos de forma masiva en SharePoint Online - una básica y otra automatizada. Cuál prefieres y conoces otros métodos?
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